lexoffice scala per rispondere alla crescita e riduce i tempi di risposta all'utente del 50%

lexoffice, un prodotto SaaS sviluppato da Lexware, è leader di mercato in Germania per il software di contabilità con 250.000 utenti giornalieri attivi tra cui ditte individuali, microimprese e piccole imprese. I moduli contabili del prodotto comprendono servizi di ricevute, fatturazione, buste paga, servizi bancari e dichiarazione dei redditi, che consentono di semplificare le procedure contabili affinché i clienti possano concentrarsi sullo sviluppo della propria attività. lexoffice permette inoltre ai propri utenti di conformarsi alle complesse normative tedesche in materia di rendicontazione fiscale, le cosiddette GoBD, che stabiliscono i requisiti IT per l'elaborazione e la registrazione dei dati di rilevanza fiscale. Le normative includono misure di sicurezza dei dati per garantire che tutti i documenti fiscali digitali possano essere protetti, tracciabili e facilmente verificati.

Nel 2015, lexoffice ha iniziato a riscontrare problemi di prestazioni e affidabilità con ricadute negative sull'esperienza dell'utente finale. Utilizzava AWS per test e sviluppo sin dal primo giorno, con un sistema creato sulla base di Amazon Elastic Compute Cloud (Amazon EC2), che fornisce capacità di calcolo sicura e ridimensionabile per qualsiasi carico di lavoro.

Grazie alla precedente esperienza positiva con AWS, il team di prodotto lexoffice ha migrato parti del proprio sistema di produzione su AWS per migliorare le prestazioni del prodotto, utilizzando Amazon Simple Storage Service (Amazon S3), uno storage di oggetti creato per recuperare qualsiasi quantità di dati da qualsiasi luogo. L'azienda ha quindi iniziato a sviluppare la maggior parte di tutte le nuove funzionalità del prodotto come microservizi separati direttamente su AWS, compresi modelli di fatture su misura e un modulo di generazione PDF.

Quando nel 2019 lexoffice ha riscontrato ulteriori problemi di prestazioni, l’azienda ha capito di dover agire con determinazione. Anziché effettuare un costoso aggiornamento della propria configurazione on-premises, l'azienda ha ritenuto che la scelta migliore fosse quella di puntare su AWS. "Dovevamo essere in grado di migliorare le prestazioni dei prodotti per i clienti esistenti e di integrarne di nuovi in modo più efficiente, per stare al passo con la crescente domanda del mercato", afferma Christian Steiger, amministratore delegato di Lexware. "Abbiamo visto che AWS poteva supportare la nostra rapida crescita e scalabilità per garantire una solida esperienza per l'utente finale."
 

lexoffice ha avviato la migrazione spostando per prima cosa i propri database su AWS utilizzando Amazon Aurora, che offre prestazioni elevate e disponibilità senza precedenti su scala globale con piena compatibilità con MySQL e PostgreSQL. Ciò ha ridotto i tempi di risposta del 50%. Partendo dall’offerta di AWS, lexoffice può scalare per soddisfare le richieste di utilizzo in fase di picco e può anche ridurre l'utilizzo dell'infrastruttura quando necessario, ad esempio durante la notte quando la domanda dei clienti cala.

Data la necessità di proteggere le informazioni finanziarie riservate dei clienti, l’azienda utilizza una gamma di servizi di sicurezza e crittografia dei dati AWS. Questi includono AWS WAF, integrato con Elastic Load Balancing (ELB), per la difesa dai comuni exploit web, AWS Shield per la protezione DDoS gestita e Amazon GuardDuty per monitorare continuamente le attività dannose. "Un altro vantaggio chiave di AWS è la capacità di fornirci un quadro completo del nostro livello di sicurezza in qualsiasi momento, poiché tutti i suoi servizi sono strettamente connessi," afferma Steiger. "Utilizzando i servizi AWS, possiamo configurare il livello di crittografia di cui abbiamo bisogno, avendo la certezza che la nostra configurazione cloud protegge i registri finanziari dei nostri clienti."

L'azienda utilizza inoltre AWS per aiutare i propri clienti a compilare tutte le attività finanziarie e ad assicurare la conformità alle normative fiscali GoBD. Utilizzando i log delle attività, i dati importanti possono essere recuperati quasi immediatamente anziché dover attendere ore. A tal fine utilizza Amazon DynamoDB, un servizio di database NoSQL flessibile per prestazioni in millisecondi a una cifra. "I nostri clienti possono individuare facilmente le informazioni e fornire dati di supporto accurati per tutti i report finanziari", afferma Steiger. "Se non utilizzassimo AWS, ci servirebbe un team per eseguire regolari controlli delle prestazioni o verificare se dobbiamo aumentare la capacità del database: poiché possiamo scalare automaticamente, quest’esigenza scompare."

Il team IT di lexoffice ora ha più tempo per concentrarsi sullo sviluppo di nuovi prodotti e funzionalità, un processo che si era dimostrato molto più lento con la configurazione on-premises. Il team ha risparmiato tempo nella gestione dei server adottando il concetto di infrastruttura immutabile. Ciò ha garantito una maggiore coerenza e affidabilità dell’infrastruttura, con una maggiore prevedibilità nel processo di implementazione. Utilizzando i servizi serverless AWS, il sistema può scalare automaticamente per soddisfare i picchi di traffico e di domanda. Inoltre, lexoffice può ora supportare i webhook, consentendo ai clienti di configurare eventi dell'applicazione per attivare automaticamente gli eventi in sistemi software esterni, come quando una fattura è stata saldata o creare nuove fatture quando devono essere emesse automaticamente. A tal fine, utilizza AWS Lambda, che consente agli utenti di eseguire codice in risposta agli eventi senza pensare a server o cluster.

Grazie ad AWS, l'azienda è stata in grado di creare una cultura DevOps che consente ai team lexoffice di gestire i problemi di prestazioni molto più rapidamente. "Il team IT non deve più occuparsi di aspetti quali aggiornamenti manuali, scalabilità e monitoraggio perché i servizi AWS hanno un maggiore livello di astrazione," afferma Steiger. "Con i servizi gestiti AWS, non abbiamo bisogno di creare team per gestire aspetti quali aggiornamenti di sicurezza e scalabilità. AWS ci informa sugli aggiornamenti e ci chiede solo quando occorre applicare le modifiche, il che rappresenta per noi un enorme risparmio di tempo."

Grazie ad AWS, lexoffice gode ora della flessibilità necessaria per scalare e far crescere il proprio bacino clienti online senza compromettere il proprio servizio. Prevede di iniziare a spostare la propria piattaforma di sviluppo da Amazon EC2 ad Amazon Elastic Container Service (Amazon ECS) per eseguire container estremamente sicuri, affidabili e scalabili.

L'azienda prevede inoltre di evolvere la propria strategia multi-account per migliorare e sviluppare l'ambiente AWS. "Ci stiamo espandendo e raggiungendo continuamente nuovi clienti, quindi è davvero importante che la nostra infrastruttura IT supporti tutto ciò," afferma Steiger. "Abbiamo acquisito 93.000 nuovi clienti solo nell'ultimo anno e siamo fiduciosi di poter ora crescere in modo fluido e senza ostacoli, cosa che non avremmo potuto fare senza AWS."