Che cos'è il DMS?
Che cos'è il DMS?
Un sistema di gestione dei documenti (DMS) è un archivio di documenti elettronici con funzioni utili a semplificare il lavoro sui documenti e tra i documenti. Le funzionalità di un DMS possono includere archiviazione, ricerca, controllo della versione e flussi di lavoro. Le organizzazioni scelgono di utilizzare un DMS per una maggiore efficienza, sicurezza e tracciabilità nel lavorare con un gran numero di documenti.
Perché è importante il DMS?
Le organizzazioni del settore pubblico e privato possono raccogliere e archiviare decine di migliaia di documenti durante le loro attività quotidiane. I documenti possono accumularsi in vari processi aziendali, tra cui progetti di marketing, gestione dei fornitori, fatture finanziarie e dati sulle risorse umane aziendali. L'ampiezza e la varietà dei documenti presenti all'interno di un'azienda rendono la gestione documentale una questione strategica di grande rilevanza aziendale. Grazie ai progressi tecnologici, non è più necessario affidarsi a soluzioni di gestione cartacea, a semplici strutture di cartelle digitali o a convenzioni di denominazione dei file per organizzare i documenti.
Semplifica la gestione dei documenti
I sistemi operativi offrono funzionalità limitate di gestione documentale integrate, come la navigazione nella struttura dei file e le proprietà di base dei file. Tuttavia, queste soluzioni integrate possono risultare difficili da utilizzare per gli utenti o poco efficaci nel reperire le informazioni principali di cui hanno bisogno.
I sistemi di gestione dei documenti (DMS) offrono agli utenti e ai team un modo più semplice per archiviare, organizzare, ordinare e cercare documenti elettronici in tutta l'organizzazione.
Altri vantaggi
I vantaggi di un sistema di gestione dei documenti includono:
- Processi di gestione dei documenti centralizzati e standardizzati
- Riduzione del tempo dedicato alla ricerca per una maggiore produttività
- Eliminazione della necessità di inviare messaggi ai membri del team per individuare i file
- Tracciabilità nella gestione dei file
- Controllo preciso della gestione degli accessi degli utenti
Quali sono le funzionalità di un DMS?
Le funzionalità di un sistema di gestione dei documenti possono variare a seconda del prodotto o dell'implementazione dello stack di prodotti. Di seguito sono riportate alcune funzionalità comuni nei DMS.
Archiviazione
Generalmente, la soluzione include l'archiviazione dei documenti, in modo che i file siano sempre disponibili per l'accesso, la modifica, la ricerca e la gestione da parte degli utenti. L'archivio documenti dovrebbe essere disponibile su richiesta.
Metadati
A ogni documento all'interno del sistema saranno associati dei metadati definiti nelle relative proprietà. Solitamente, questi metadati includono il proprietario del documento, i redattori e gli utenti con accesso in sola lettura, oltre alle date di creazione e modifica del documento. Possono includere anche altri campi come il nome del progetto, le date di lavorazione, lo stato e ulteriori campi personalizzati. Ad esempio, un'immagine che contiene testo può avere l'intero contenuto del documento memorizzato nei suoi metadati. I metadati vengono utilizzati per scopi di ricerca e applicazione di filtri.
Versioni multiple
Il controllo delle versioni conserva le copie dei documenti man mano che vengono modificati, garantendo così la disponibilità di una versione cronologicamente precedente come riferimento. Assicura che le informazioni critiche non possano essere cancellate e che le vecchie copie o parti di documenti possano essere ripristinate.
Collaborazione
Uno degli obiettivi di un DMS è disporre di un sistema funzionale che consenta a più utenti di creare, modificare, gestire e ricercare documenti in modo simultaneo. Ogni sistema gestisce la collaborazione in modo diverso a seconda della sua configurazione. Alcuni sistemi consentono a più utenti di modificare lo stesso documento contemporaneamente.
Automazione dei processi
Alcuni DMS integrano nei propri sistemi flussi di lavoro come processi di approvazione e archiviazione automatica. Altri, invece, consentono agli amministratori o agli utenti autorizzati di creare questi processi automatizzati in base alle esigenze. L'inclusione della gestione dei flussi di lavoro in un DMS permette agli utenti di risparmiare tempo e alle aziende di ottimizzare le risorse.
Sicurezza
Un sistema di gestione dei documenti richiede configurazioni di sicurezza per l'archiviazione sicura, la gestione delle identità e degli accessi (IAM), policy di eliminazione dei documenti e autorizzazioni elevate per la creazione e la gestione del flusso di lavoro.
Ricerca nel DMS
La ricerca di base include la ricerca in testo semplice con funzionalità di filtro, ma un sistema in genere include funzionalità più sofisticate. Le funzionalità di ricerca di un DMS devono essere affidabili per soddisfare i requisiti organizzativi. La ricerca può includere corrispondenze adiacenti, filtri basati sugli intervalli dei metadati e restrizioni legate agli utenti.
La ricerca moderna integra l'intelligenza artificiale per consentire agli utenti di inserire query in linguaggio naturale. L’IA può rispondere in modo intelligente, ad esempio generando riepiloghi dei documenti e risposte dirette a partire dal testo, includendo anche i riferimenti ai documenti pertinenti.
Quali sono le considerazioni più importanti nella scelta di un DMS?
Ogni organizzazione ha esigenze diverse per il proprio sistema di gestione dei documenti. Ecco le considerazioni più importanti nella scelta di una soluzione per la gestione dei documenti.
Sicurezza e conformità
Un DMS dovrebbe operare nel rispetto delle policy aziendali di sicurezza e conformità già esistenti. Ad esempio, il sistema dovrebbe supportare la gestione delle identità e degli accessi (IAM), l'archiviazione sicura nella regione, la crittografia, il mascheramento delle informazioni di identificazione personale (PII) e il controllo storico delle versioni per i requisiti del settore.
Ricerca avanzata
La considerazione principale che la ricerca deve affrontare è la facilità d'uso. Ad esempio, una ricerca che restituisce solo corrispondenze esatte di una frase all'interno di un nome file ha un'utilità limitata. È preferibile, invece, disporre di una funzionalità di ricerca flessibile a testo completo, che consenta agli utenti di trovare rapidamente ciò che cercano. La ricerca basata sull'IA dovrebbe essere integrata ove possibile e consentita in base agli obblighi di sicurezza e conformità.
Personalizzazione
I DMS commerciali pronti all'uso con licenze software per le aziende sono soggetti a limitazioni in termini di personalizzazione. Ad esempio, il software potrebbe non consentire l'integrazione con le attuali soluzioni IAM, avere un'archiviazione fissa o disporre di capacità limitate per automatizzare i flussi di lavoro all'interno del software. Un DMS personalizzabile offre una soluzione gestibile che cresce in linea con i requisiti dell'utente, dell'organizzazione e di sicurezza.
Controllo
Un sistema di gestione documentale deve offrire la possibilità di applicare diversi livelli di controllo. Le autorizzazioni di accesso basate sugli utenti devono rispettare la struttura organizzativa, il principio del privilegio minimo e i permessi di accesso già esistenti sui file. Le autorizzazioni più complesse vengono definite da un amministratore della sicurezza. Amministratori, gruppi e permessi di accesso basati sui ruoli, inclusi clienti e partner, devono poter essere definiti e applicati all'interno del DMS.
Gestione dei documenti basata sul cloud
I sistemi di gestione dei documenti basati sul cloud consentono agli utenti di eseguire il lavoro a distanza garantendo al contempo l'affidabilità e la disponibilità della soluzione. Le architetture basate sul cloud eliminano la necessità di acquisto, manutenzione e gestione dell'hardware. Optare per una configurazione basata sul cloud anziché per un DMS on-premises permette modalità di lavoro e accesso più moderne.
DMS e CMS a confronto
Un sistema di gestione dei contenuti (CMS) è una soluzione che consente di gestire documenti, immagini, contenuti multimediali e file destinati alla pubblicazione. Lo scopo principale di un CMS è organizzare i contenuti per la pubblicazione sul web. Tuttavia, i CMS possono essere utilizzati anche per portali interni, altri canali di pubblicazione multimediale e documentazione tecnica. Un CMS headless consente la pubblicazione su qualsiasi frontend o interfaccia utente.
I CMS sono simili ai sistemi di gestione dei documenti; tuttavia, il loro obiettivo principale è la pubblicazione dei contenuti, piuttosto che l'uso interno. Le organizzazioni che desiderano una componente di pubblicazione nella gestione documentale possono scegliere un CMS o, se necessario, aggiungere in futuro un livello di interfaccia utente al proprio DMS (sistema di gestione dei documenti) tramite connessioni API.
In che modo AWS può supportare la gestione dei DMS?
AWS aiuta le organizzazioni a creare, archiviare e gestire i propri sistemi di gestione dei documenti basati sul cloud con una varietà di servizi, strumenti e opzioni di supporto personalizzabili.
I database cloud AWS e i servizi di archiviazione cloud AWS offrono scalabilità, disponibilità dei dati e prestazioni leader del settore per archiviare dati e file in modo sicuro. Ottieni il controllo delle versioni integrato, l'archiviazione regionale, la crittografia e altro ancora.
Amazon Kendra consente agli sviluppatori di integrare funzionalità di ricerca nel DMS, consentendo agli utenti finali di scoprire le informazioni archiviate in tutti i tipi di documenti all'interno dell'organizzazione.
AWS Identity and Access Management ti consente di gestire l'accesso e le autorizzazioni degli utenti nei file del tuo DMS e nell'architettura aziendale su AWS
AWS DataSync consente di migrare i dati dei documenti on-premises verso AWS in modo sicuro, con facilità e mantenendo l'integrità dei dati, le autorizzazioni e l'accesso.
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