DMS とは?
ドキュメント管理システム (DMS) は、ドキュメント間およびドキュメント内での作業を容易にする機能を備えた電子ドキュメントのリポジトリです。DMS の機能には、ストレージ、検索、バージョン管理、ワークフローなどがあります。組織は、大量のドキュメントを扱う際の効率性、セキュリティ、トレーサビリティを向上させるために DMS を使用することを選択しています。
DMS はなぜ重要なのでしょうか?
民間および公共部門の組織は、日常業務において何万ものドキュメントを蓄積して保管することがあります。ドキュメントは、マーケティングプロジェクト、ベンダー管理、財務請求書、会社の人事データなど、さまざまなビジネスプロセスで蓄積される可能性があります。企業全体にわたるドキュメントの規模から、ドキュメント管理が重要なビジネス上の考慮事項になっています。テクノロジーの進歩により、紙ベースの管理ソリューション、単純なデジタルフォルダ構造、ドキュメントを整理するためのファイル命名プラクティスに対処する必要がなくなりました。
ドキュメント管理の簡素化
オペレーティングシステムには、ファイル構造のトラバーサルや基本的なファイルプロパティなど、限られた組み込みのドキュメント管理機能しかありません。ただし、組み込みのドキュメント管理ソリューションでは、ユーザーが探しているコア情報をナビゲートしたり見つけたりするのが難しい場合があります。
ドキュメント管理システム (DMS) は、ユーザーやチームが組織全体の電子ドキュメントをより簡単に保存、整理、ソート、検索する方法を提供します。
その他の利点
ドキュメント管理システムの利点には以下が含まれます。
- 一元化され標準化されたドキュメント処理プロセス
- 生産性向上のために費やす時間が短縮
- ファイルを探すためにチームメンバーにメッセージを送ることが不要に
- ファイル管理における履歴エビデンス
- ユーザーアクセス管理のきめ細かな制御
DMS の機能にはどのようなものがありますか?
ドキュメント管理システムの機能は、製品や製品スタックの実装状況によって異なります。一般的な DMS 機能を以下に示します。
ストレージ
このソリューションには通常、ドキュメントストレージが含まれているため、ユーザーはいつでもファイルにアクセス、編集、検索、管理できます。ドキュメントストアはオンデマンドで利用できるはずです。
メタデータ
システム内の各ドキュメントには、そのプロパティで定義された関連メタデータがあります。このメタデータには通常、ドキュメントの作成日と変更日に加えて、ドキュメント所有者、編集者、読み取り専用ユーザーが含まれます。プロジェクト名、作業日数、ステータス、その他のカスタムフィールドなど、他のフィールドが含まれる場合もあります。例えば、テキストを含む画像のメタデータには、文書の全文が保存されている場合があります。メタデータは検索とフィルタリングに使用されます。
バージョニング
バージョニングでは、ドキュメントが変更されてもそのコピーが保持されるため、以前の履歴バージョンが常に残って参照できます。これにより、重要な情報を消去できなくし、古いコピーやドキュメントの部分を復元できるようにします。
コラボレーション
DMS の目標の 1 つは、複数のユーザーが同時に文書を作成、変更、管理、検索できる機能的なシステムを構築することです。各システムは、その設定に応じてコラボレーションを異なる方法で処理します。一部のシステムでは、複数のユーザーが同じドキュメントを同時に変更することができます。
自動化されたプロセス
一部の DMS では、承認プロセスや自動アーカイブプロセスなどのワークフローがシステムの中核に組み込まれています。また、システム管理者または承認されたユーザーが、必要に応じてこれらの自動化プロセスを作成できる DMS もあります。DMS にワークフロー管理を含めることで、ユーザーは時間を節約でき、企業はリソースを節約できます。
セキュリティ
ドキュメント管理システムには、安全なストレージ、ID およびアクセス管理 (IAM)、ドキュメント削除ポリシー、およびワークフローの作成と管理のためのアクセス許可の昇格に関するセキュリティ設定が必要です。
DMS 検索
基本検索にはプレーンテキスト検索に加えてフィルタリング機能が含まれますが、システムには通常、より高度な機能が含まれています。DMS の検索機能は、組織の要件を満たすために堅牢でなければなりません。検索には、近似一致、メタデータ範囲のフィルタリング、およびユーザーベースの制限を含めることができます。
最新の検索は AI を統合して、ユーザーが自然言語クエリを入力できるようにします。例えば、AI は、関連するドキュメントへの参照とともに、ドキュメントのテキストから文書の要約や直接の回答を生成することで、インテリジェントに対応できます。
DMS を選択する際の主な考慮事項は何ですか?
ドキュメント管理システムに対するニーズは、組織ごとに異なります。ドキュメント管理ソリューションを選択する際の主な考慮事項は次のとおりです。
セキュリティとコンプライアンス
DMS は、既存の企業セキュリティおよびコンプライアンスポリシーの範囲内で機能する必要があります。例えば、システムは、ID およびアクセス管理 (IAM)、リージョン内の安全なストレージ、暗号化、個人を特定できる情報 (PII) マスキング、および業界の要件に応じた履歴バージョニングをサポートする必要があります。
高度な検索
検索で考慮すべき主な考慮事項は、使いやすさです。例えば、ファイル名中の語句と完全に一致するものだけを返す検索は、使い勝手が制限されます。代わりに、ユーザーが探しているものをすばやく見つけられる、柔軟な全文検索機能に着目しましょう。AI ベースの検索は、可能な限りセキュリティとコンプライアンス上の義務に従った許容できる範囲で統合する必要があります。
カスタマイズ
ビジネス向けのソフトウェアライセンスが付いたすぐに使える市販の DMS は、カスタマイズが制限されています。例えば、ソフトウェアが最新の IAM ソリューションとの統合を許可していない場合や、ストレージが固定されている場合や、ソフトウェア内のワークフローを自動化する機能が制限されている場合があります。カスタマイズ可能な DMS は、ユーザー、組織、およびセキュリティの要件に合わせて拡張できる保守可能なソリューションを提供します。
管理
ドキュメント管理システムには、さまざまな程度のコントロールを加えることができなければなりません。ユーザーベースのアクセス許可は、組織構造、最小特権の原則、およびファイルに対する既存のアクセス許可に準拠している必要があります。複雑なアクセス許可はセキュリティ管理者が定義します。管理者、グループ、およびロールベースのアクセス許可 (顧客とクライアントを含む) は、DMS 全体で定義および適用できる必要があります。
クラウドベースのドキュメント管理
クラウドベースのドキュメント管理システムにより、ユーザーはソリューションの信頼性と可用性を確保しながらリモート作業を行うことができます。クラウドベースのアーキテクチャでは、ハードウェアの購入、保守、管理の必要がなくなります。オンプレミスの DMS ではなくクラウドベースの設定を選択すると、最新の方法で作業およびアクセスできます。
DMS 対CMS
コンテンツ管理システム (CMS) は、公開するためのドキュメント、画像、メディア、およびファイルを整理するソリューションとして定義されています。CMS の主な目的は、ウェブ上で公開するコンテンツを整理することです。ただし、CMS は内部ポータル、他の媒体の公開チャネル、および技術文書にも使用できます。ヘッドレス CMS では、どのフロントエンドや UI にも公開できます。
CMS は文書管理システムに似ていますが、その主な目的は内部使用ではなくコンテンツの公開です。ドキュメント管理に公開コンポーネントを必要とする組織は、将来、必要に応じて CMS を選択するか、API 接続を使用して DMS にユーザーインターフェイスレイヤーを追加することができます。
AWS は DMS 管理をどのようにサポートできますか?
AWS は、カスタマイズ可能なさまざまなサービス、ツール、サポートにより、組織がクラウドベースのドキュメント管理システムを構築、保管、管理できるよう支援します。
AWS クラウドデータベースと AWS クラウドストレージサービスは、データやファイルを安全に保存するための業界トップクラスのスケーラビリティ、データ可用性、パフォーマンスを提供します。バージョニング、リージョン別ストレージ、暗号化などが組み込まれています。
Amazon Kendra を使用すると、デベロッパーは検索機能を DMS に統合できるため、エンドユーザーは組織全体のあらゆる種類のドキュメントに保存されている情報を検索できます。
AWS Identity and Access Management では、AWS 上の DMS ファイルとエンタープライズアーキテクチャ全体にわたるユーザーアクセスとアクセス許可を管理できます。
AWS DataSync を使用すると、データの整合性、アクセス許可、アクセス権を維持しながら、オンプレミスのドキュメントデータを AWS に安全かつ簡単に移行できます。
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