Что такое DMS?
Система управления документами (DMS) – это хранилище электронных документов с функциями, облегчающими работу с документами и внутри них. Функции DMS могут включать хранение, поиск, контроль версий и рабочие процессы. Организации предпочитают использовать DMS для повышения эффективности, безопасности и отслеживаемости при работе с большим количеством документов.
В чем заключается важность DMS?
Организации частного и государственного секторов могут накапливать и хранить десятки тысяч документов в своей повседневной деятельности. Документы могут накапливаться в различных бизнес-процессах, включая маркетинговые проекты, управление поставщиками, финансовые счета и данные о человеческих ресурсах компании. Масштабы документов в компании делают управление документами важным аспектом бизнеса. Благодаря технологическому прогрессу нам больше не нужно использовать бумажные решения по управлению, простые цифровые структуры папок и методы присвоения имен файлам для организации документов.
Упрощенное управление документами
Операционные системы предлагают ограниченное количество встроенных средств управления документами, таких как обход файловой структуры и базовые свойства файлов. Однако встроенные решения для управления документами могут затруднить навигацию или поиск основной информации.
Системы управления документами (DMS) упрощают пользователям и командам хранение, систематизацию, сортировку и поиск электронных документов в ресурсах организации.
Другие преимущества
К преимуществам системы управления документами относятся:
- централизованные стандартизированные процессы обработки документов;
- сокращение времени, затрачиваемого на поиск путей повышения производительности;
- устранение необходимости отправлять сообщения членам команды для поиска файлов;
- история изменений в управлении файлами;
- точный контроль прав доступа пользователей.
Каковы возможности DMS?
Возможности системы управления документами могут различаться в зависимости от продукта или реализации стека продуктов. Ниже мы приводим некоторые общие функции DMS.
Хранилище
Решение обычно включает в себя хранилище документов, благодаря которому пользователи всегда могут получить доступ к файлам для просмотра, редактирования, поиска и управления. Хранилище документов должно быть доступно по запросу.
Метаданные
Каждый документ в системе имеет связанные метаданные, определенные в его свойствах. Эти метаданные обычно включают владельца документа, редакторов и пользователей с доступом только для чтения, а также даты создания и изменения документа. Они также могут содержать такие настраиваемые поля, как название проекта, рабочие даты, статус и другие. Например, для изображения с текстовым содержимым в метаданных файла может храниться полный текст документа. Метаданные используются для поиска и фильтрации.
Управление версиями
При управлении версиями копии документов сохраняются по мере их изменения, поэтому для справки всегда доступна предыдущая историческая версия. Это гарантирует, что важную информацию нельзя будет стереть, а старые копии или части документов можно будет восстановить.
Совместная работа
Одна из целей DMS заключается в создании функциональной системы, позволяющей нескольким пользователям одновременно создавать, изменять и искать документы, а также управлять ими. Каждая система реализует функции совместной работы по-разному в зависимости от конфигурации. Некоторые системы позволяют нескольким пользователям изменять один и тот же документ одновременно.
Автоматизированные процессы
В некоторых DMS в ядро системы встроены такие рабочие процессы, как процессы утверждения и автоматического архивирования. Другие позволяют системным администраторам или утвержденным пользователям создавать эти автоматизированные процессы по мере возникновения требований. Интегрировав управление рабочими процессами в DMS, пользователи могут сэкономить время, а компании – ресурсы.
Безопасность
Система управления документами требует конфигураций безопасности для безопасного хранения, управления идентификацией и доступом (IAM), политик удаления документов и повышенных разрешений на создание рабочих процессов и управление ими.
Поиск в DMS
Базовый поиск включает в себя текстовый поиск с возможностью фильтрации, но система обычно содержит более сложные функции. Возможности поиска в DMS должны быть надежными, чтобы соответствовать требованиям организации. Функции поиска могут предусматривать нахождение приблизительных совпадений, фильтрацию по диапазонам метаданных, а также применение ограничений в зависимости от прав пользователя.
Современные системы поиска интегрируют технологии искусственного интеллекта, позволяя пользователям вводить запросы на естественном языке. Системы искусственного интеллекта способны обеспечивать интеллектуальные ответы, включая автоматическую генерацию аннотаций документов, извлечение прямых ответов из текста и ссылки на релевантные материалы.
Каковы основные соображения при выборе DMS?
Каждая организация имеет разные потребности в отношении системы управления документами. Ниже перечислены основные соображения при выборе решения для управления документами.
Безопасность и соответствие требованиям
DMS должна работать в рамках существующих политик безопасности и соответствия требованиям компании. Например, система должна поддерживать управление идентификацией и доступом (IAM), безопасное хранение данных в регионе, шифрование, маскировку информации, позволяющей установить личность, и управление историческими версиями в соответствии с отраслевыми требованиями.
Расширенный поиск
Основным требованием, которое должна учитывать система поиска, является удобство использования. Например, поиск, который возвращает точные совпадения только по фразе в имени файла, ограничен в удобстве использования. Вместо этого ищите гибкую функцию полнотекстового поиска, которая позволяет пользователям быстро находить нужную информацию. Поиск на основе искусственного интеллекта должен быть интегрирован там, где это возможно и допустимо в соответствии с обязательствами по безопасности и соответствию требованиям.
Настройка
Готовые коммерческие DMS с лицензиями на программное обеспечение для бизнеса ограничены в настройке. Например, программное обеспечение может не обеспечивать интеграцию с текущими решениями IAM, иметь фиксированное хранилище или ограниченные возможности автоматизации рабочих процессов. Настраиваемая система DMS предоставляет удобное в обслуживании решение, которое расширяется в соответствии с требованиями пользователей, организации и безопасности.
Контроль
Система управления документами должна поддерживать добавление многоуровневого контроля. Разрешения на доступ, основанные на пользователях, должны соответствовать организационной структуре, принципу наименьших привилегий и существующим разрешениям на доступ к файлам. Сложные разрешения определяются администратором безопасности. Администраторы, группы и разрешения на доступ на основе ролей, включая клиентов и заказчиков, должны быть определены и применимы в DMS.
Облачное управление документами
Облачные системы управления документами позволяют пользователям выполнять удаленную работу, обеспечивая при этом надежность и доступность решения. Облачные архитектуры устраняют необходимость в приобретении и обслуживании оборудования, а также в управлении им. Выбор облачной конфигурации вместо локальной DMS обеспечивает современные способы работы и получения доступа.
DMS против CMS
Система управления контентом (CMS) – это решение, которое организует документы, изображения, медиа- и другие файлы для публикации. Основная цель CMS – упорядочить контент для публикации в Интернете. Однако CMS также можно использовать для внутренних порталов, других каналов публикации в СМИ и технической документации. CMS без пользовательского интерфейса позволяет публиковать материалы в любом внешнем или пользовательском интерфейсе.
CMS аналогичны системам управления документами, однако их основная цель – публикация контента, а не внутреннее использование. Организации, которым нужен компонент публикации для управления документами, могут в будущем при необходимости выбрать CMS или добавить в свою систему управления документами (DMS) слой пользовательского интерфейса с помощью API-подключений.
Как AWS поддерживает управление DMS?
AWS помогает организациям создавать, хранить и контролировать облачные системы управления документами с помощью ряда настраиваемых сервисов, инструментов и поддержки.
Облачные базы данных и сервисы облачных хранилищ AWS обеспечивают лучшую в отрасли масштабируемость, доступность данных и производительность для безопасного хранения данных и файлов. Вы получаете встроенное управление версиями, региональное хранилище, шифрование и многое другое.
С помощью Amazon Kendra разработчики могут интегрировать возможности поиска в DMS, что позволяет конечным пользователям находить информацию, хранящуюся во всех типах документов организации.
Управление идентификацией и доступом AWS позволяет управлять доступом и разрешениями пользователей к файлам DMS и корпоративной архитектуре на AWS.
AWS DataSync позволяет безопасно и легко переносить локальные данные документов в AWS, сохраняя целостность данных, разрешения и доступ.
Начните создавать свою систему управления документами на AWS, создав бесплатный аккаунт уже сегодня.