Polyconseil, le cabinet d’innovation numérique du Groupe Bolloré, facilite la mise en place du télétravail et la gestion du flexoffice avec sa solution Coviflex développée sur le Cloud AWS

Coviflex apporte une réponse aux questions posées par la mise en place du flexoffice et l’évolution de l’organisation des modes de travail, accélérées dans un contexte de confinement puis de déconfinement.

Coviflex utilise tous les atouts du Cloud AWS pour atteindre ses objectifs : faciliter les déploiements réguliers pour maximiser la flexibilité et l’évolutivité de la solution, garantir la disponibilité du service pour ses clients tout en proposant des performances rapides pour renseigner et visualiser les données.

 Un outil pour accompagner la mise en place du télétravail à grande échelle et/ou du flexoffice

La fin du confinement annonce le retour progressif des employés au bureau. Les directions générales, les DRH et les managers doivent s’organiser pour coordonner la présence de leurs collaborateurs en respect de protocoles qui garantiront la sécurité sanitaire sur le lieu de travail tout en mettant en place une organisation autour du télétravail et du flexoffice durable.

Afin de faciliter la gestion du télétravail et du flexoffice, la société Polyconseil a annoncé l’année dernière la solution Coviflex qui se présente sous la forme d’une application SaaS hébergée dans le Cloud AWS, accessible sur mobile ou sur ordinateur. Son point fort est sa simplicité. Polyconseil s’est concentré sur la qualité de la solution, son ergonomie et le support client. Aucune formation n’est nécessaire pour utiliser Coviflex, qui prend en compte la gestion de l’espace des bureaux mais également celle des espaces de restauration et des places de parking. Le déploiement se réalise rapidement et facilement, y compris pour des entreprises qui comptent des milliers d’employés. L’ambition de Coviflex est de cibler des entreprises dans le monde entier car le besoin s’exprime partout de la même manière.

Au-delà de la langue (Coviflex est déjà disponible en 7 langues), il était nécessaire de disposer d’un produit et d’une infrastructure IT sous-jacente qui puissent facilement se déployer à l’international.

Les mêmes bénéfices du cloud partout dans le monde

La présence internationale d’AWS et des services cloud associés ont été déterminants pour aider Coviflex à atteindre ses objectifs que ce soient en termes de déploiement, de disponibilité et de performance. L’installation de Coviflex s’effectue habituellement en moins d’une journée lorsque le client dispose de toutes les informations nécessaires à sa configuration. En utilisant l’infrastructure as a code AWS (AWS CloudFormation), Polyconseil a pu quasiment industrialiser le déploiement des infrastructures IT qui assurent le fonctionnement de Coviflex ainsi que le plan de reprise d’activité (PRA). Les différents environnements de production et de pré-production ont ainsi pu être uniformisés.

Pour assurer une haute disponibilité à ses utilisateurs, Coviflex s’appuie sur l’architecture multi AZ (Availability Zone). Aucun client ne dépend d’un seul centre de données pour un service critique. L’ensemble des briques d’infrastructure de Coviflex utilise le multi-AZ. Les clusters Kubernetes ont des nœuds dans au minimum 3 AZ et les applications sont réparties sur chacune de ces AZ. Les bases de données sont également en multi-AZ, donnant la possibilité de changer de master rapidement en cas d’indisponibilité. Il en est de même pour les load balancer. Quelle que soit leur situation géographique, les utilisateurs sont donc assurés d’un service hautement disponible avec des performances améliorées par le réseau rapide de diffusion de contenu (CDN) Amazon CloudFront.

Prochaine étape pour Coviflex : le machine learning

Le lancement de Coviflex s’est accompagné de campagnes d’emails. L’envoi de dizaines de milliers de mails chaque semaine a été réalisé avec Amazon Simple Email Service (SES) dont l’intégration avec Amazon Simple Notification Service (SNS) a offert une visibilité précise sur les campagnes.

Le service serverless pour containers AWS Fargate a aidé Coviflex à prendre rapidement position sur de nouveaux marchés. Il n’a fallu que quelques jours pour installer le premier environnement de production dans une région AWS ou rien n’avait été déployé auparavant.

La prise en compte de nouveaux clients s’est faite progressivement en augmentant les ressources de stockage dans le cloud avec Amazon Simple Storage Service (Amazon S3) sans nécessiter d’investissement initiaux couteux.

Depuis de nouvelles fonctions ont été développées pour améliorer l’adoption du produit. Avec le temps, les utilisateurs de la solution Coviflex vont engranger des informations intéressantes sur les habitudes des collaborateurs. Polyconseil travaille déjà à développer de nouvelles fonctionnalités pour analyser et visualiser ces données. Par la suite, la société de conseil envisage de se servir d’Amazon SageMaker pour aider ses datascientists et ses développeurs à créer, entraîner et déployer rapidement des modèles de machine learning qui proposeront des recommandations et des suggestions de planifications pour gérer et optimiser la présence des différentes équipes sur site. Une manière de simplifier encore l’utilisation de Coviflex, de fluidifier la gestion des espaces mais surtout d’accompagner les entreprises dans une gestion des bureaux plus adaptée aux besoins de leurs collaborateurs.

Après avoir gouté au télétravail, les employés, comme les entreprises, en ont vu tous les avantages tout en constatant qu’il était nécessaire de préserver de vraies relations personnelles au bureau.  Gérer la mise en place d’une organisation permettant de combiner les bénéfices de ces deux mondes devient simple avec Coviflex.