Qu'est-ce qu'un DMS ?
Qu'est-ce qu'un DMS ?
Un système de gestion de documents (DMS) est un référentiel de documents électroniques doté de fonctions visant à faciliter le travail entre les documents et au sein de ceux-ci. Les fonctionnalités d'un DMS peuvent inclure le stockage, la recherche, le contrôle de version et les flux de travail. Les organisations choisissent d'utiliser un DMS pour améliorer l'efficacité, la sécurité et la traçabilité lorsqu'elles traitent un grand nombre de documents.
Pourquoi un DMS est-il important ?
Les organisations des secteurs public et privé peuvent collecter et stocker des dizaines de milliers de documents dans le cadre de leurs activités quotidiennes. Les documents peuvent s'accumuler dans divers processus métier, notamment les projets marketing, la gestion des fournisseurs, les factures financières et les données relatives aux ressources humaines de l'entreprise. L'ampleur des documents au sein d'une entreprise fait de la gestion des documents une considération commerciale importante. Grâce aux avancées technologiques, nous n'avons plus besoin de solutions de gestion papier, de structures de dossiers numériques simples et de pratiques de dénomination des fichiers pour organiser les documents.
Simplifier la gestion des documents
Les systèmes d'exploitation offrent une gestion intégrée limitée des documents, comme la navigation dans la structure des fichiers et les propriétés de base des fichiers. Cependant, les solutions de gestion de documents intégrées peuvent être difficiles pour les utilisateurs qui souhaitent s'y retrouver ou trouver les informations essentielles qu'ils recherchent.
Les systèmes de gestion de documents (DMS) permettent aux utilisateurs et aux équipes de stocker, d'organiser, de trier et de rechercher plus facilement des documents électroniques au sein de l'organisation.
Autres avantages
Les avantages d'un système de gestion de documents incluent :
- Processus de gestion des documents centralisés et normalisés
- Réduction du temps consacré à la recherche d'une meilleure productivité
- Élimine le besoin d'envoyer des messages aux membres de l'équipe pour localiser les fichiers
- Preuves historiques en matière de gestion de fichiers
- Contrôle précis de la gestion des accès des utilisateurs
Quelles sont les fonctionnalités d'un DMS ?
Les fonctionnalités d'un système de gestion de documents peuvent varier en fonction du produit ou de la mise en œuvre de la pile de produits. Nous donnons ci-dessous quelques fonctionnalités courantes du DMS.
Stockage
La solution inclut généralement le stockage des documents, de sorte que les utilisateurs puissent toujours accéder aux fichiers, les modifier, les rechercher et les gérer. La banque de documents devrait être disponible sur demande.
Métadonnées
Chaque document du système sera associé à des métadonnées définies dans ses propriétés. Ces métadonnées incluent généralement le propriétaire du document, les éditeurs et les utilisateurs en lecture seule, ainsi que les dates de création et de modification du document. Il peut également inclure d'autres champs tels que le nom du projet, les dates de travail, le statut et d'autres champs personnalisés. Par exemple, une image qui inclut du texte peut contenir le texte intégral du document dans ses métadonnées. Les métadonnées sont utilisées à des fins de recherche et de filtrage.
Gestion des versions
La gestion des versions conserve des copies des documents au fur et à mesure de leur modification, de sorte qu'il existe toujours une version historique précédente à titre de référence. Elle garantit que les informations critiques ne peuvent pas être effacées et que les anciennes copies ou parties de documents peuvent être restaurées.
Collaboration
L'un des objectifs d'un DMS est de disposer d'un système fonctionnel permettant à plusieurs utilisateurs de créer, modifier, gérer et rechercher simultanément des documents. Chaque système gère la collaboration différemment en fonction de sa configuration. Certains systèmes permettent à plusieurs utilisateurs de modifier le même document en même temps.
Processus automatisés
Certains DMS disposent de flux de travail tels que des processus d'approbation et des processus d'archivage automatiques intégrés au cœur du système. D'autres permettent aux administrateurs système ou aux utilisateurs approuvés de créer ces processus automatisés en fonction des besoins. En intégrant la gestion des flux de travail dans un DMS, les utilisateurs peuvent gagner du temps et les entreprises peuvent économiser leurs ressources.
Sécurité
Un système de gestion de documents nécessite des configurations de sécurité pour un stockage sécurisé, une gestion des identités et des accès (IAM), des politiques de suppression de documents et des autorisations élevées pour la création et la gestion des flux de travail.
Recherche DMS
La recherche de base inclut la recherche en texte brut avec des fonctionnalités de filtrage, mais un système inclut généralement des fonctionnalités plus sophistiquées. Les fonctionnalités de recherche d'un DMS doivent être robustes pour répondre aux exigences de l'organisation. La recherche peut inclure des quasi-correspondances, un filtrage des plages de métadonnées et des restrictions basées sur l'utilisateur.
La recherche moderne intègre l'IA pour permettre aux utilisateurs de saisir des requêtes en langage naturel. L'IA peut réagir de manière intelligente, par exemple en générant des résumés de documents et des réponses directes à partir du texte du document, ainsi que des références aux documents pertinents.
Quels sont les principaux facteurs à prendre en compte lors du choix d'un DMS ?
Chaque organisation a des besoins différents en ce qui concerne son système de gestion de documents. Voici les principaux éléments à prendre en compte lors du choix d'une solution de gestion de documents.
Sécurité et conformité
Un DMS doit fonctionner dans le cadre des politiques de sécurité et de conformité existantes de l'entreprise. Par exemple, le système doit prendre en charge la gestion des identités et des accès (IAM), le stockage sécurisé au sein de la région, le chiffrement, le masquage des données d'identification personnelles (PII) et la gestion des versions historiques pour répondre aux exigences du secteur.
Recherche avancée
La principale considération que doit prendre en compte la recherche est la facilité d'utilisation. Par exemple, une recherche qui ne renvoie que des résultats exacts pour une phrase dans un nom de fichier est limitée en termes d'utilisabilité. Optez plutôt pour une fonctionnalité de recherche flexible en texte intégral qui permet aux utilisateurs de trouver rapidement ce qu'ils recherchent. La recherche basée sur l'IA devrait être intégrée chaque fois que cela est possible et autorisé en vertu des obligations en matière de sécurité et de conformité.
Personnalisation
Les DMS commerciaux prêts à l'emploi dotés de licences logicielles destinées aux entreprises sont limités en termes de personnalisation. Par exemple, le logiciel peut ne pas permettre l'intégration avec les solutions IAM actuelles, peut disposer d'un stockage fixe ou peut présenter des fonctionnalités limitées pour automatiser les flux de travail au sein du logiciel. Un DMS personnalisable fournit une solution maintenable qui évolue en fonction des exigences des utilisateurs, de l'organisation et de la sécurité.
Contrôle
Un système de gestion de documents doit être capable d'ajouter différents degrés de contrôle. Les autorisations d'accès basées sur l'utilisateur doivent être conformes à la structure organisationnelle, au principe du moindre privilège et aux autorisations d'accès existantes pour les fichiers. Les autorisations complexes sont définies par un administrateur de sécurité. Les administrateurs, les groupes et les autorisations d'accès basées sur les rôles, y compris les consommateurs et les clients, doivent être définissables et applicables dans l'ensemble du DMS.
Gestion de documents basée sur le cloud
Les systèmes de gestion de documents basés sur le cloud permettent aux utilisateurs de travailler à distance tout en garantissant la fiabilité et la disponibilité de la solution. Les architectures basées sur le cloud éliminent les besoins en matière d'achat, de maintenance et de gestion du matériel. Le choix d'une configuration basée sur le cloud plutôt que d'un DMS sur site permet de disposer de méthodes de travail et d'accès modernes.
DMS vs CMS
Un système de gestion de contenu (CMS) est défini comme une solution qui organise les documents, les images, les médias et les fichiers en vue de leur publication. L'objectif principal d'un CMS est d'organiser le contenu en vue de sa publication sur le web. Cependant, les CMS peuvent également être utilisés pour des portails internes, d'autres canaux de publication médiatique et de la documentation technique. Un CMS sans périphériques permet de publier sur n'importe quel frontend ou interface utilisateur.
Les CMS sont similaires aux systèmes de gestion de documents, toutefois, leur objectif principal est la publication de contenu, plutôt que l'usage interne. Les organisations qui recherchent un composant de publication dans leur gestion de documents peuvent choisir un CMS ou ajouter une couche d'interface utilisateur à leur DMS avec des connexions API à l'avenir, si nécessaire.
Comment AWS peut prendre en charge la gestion des DMS ?
AWS aide les entreprises à créer, stocker et gérer leurs systèmes de gestion de documents basés sur le cloud grâce à une gamme de services, d'outils et d'assistance personnalisables.
Les bases de données Cloud AWS et les services de stockage Cloud AWS offrent une capacité de mise à l'échelle, une disponibilité des données et des performances de pointe pour stocker des données et des fichiers en toute sécurité. Vous bénéficiez d'un système intégré de gestion des versions, d'un stockage régional, d'un chiffrement, etc.
Amazon Kendra permet aux développeurs d'intégrer des fonctionnalités de recherche dans le DMS, permettant ainsi aux utilisateurs finaux de découvrir les informations stockées dans tous les types de documents de l'entreprise.
AWS Identity and Access Management vous permet de gérer l'accès et les autorisations des utilisateurs dans vos fichiers DMS et votre architecture d'entreprise sur AWS
AWS DataSync vous permet de migrer les données des documents sur site vers AWS en toute sécurité et avec facilité, tout en préservant l'intégrité, les autorisations et l'accès aux données.
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