DMS คืออะไร
ระบบจัดการเอกสาร (DMS) เป็นคลังเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ที่มีฟังก์ชันเพื่อให้การทำงานข้ามเอกสารและภายในเอกสารง่ายขึ้น ฟีเจอร์ของ DMS อาจรวมถึงพื้นที่เก็บข้อมูล การค้นหา การควบคุมเวอร์ชันและเวิร์กโฟลว์ องค์กรเลือกใช้ DMS เนื่องจากมีประสิทธิภาพ ความปลอดภัย และความสามารถในการตรวจสอบย้อนกลับที่สูงกว่าในการทำงานกับเอกสารจำนวนมาก
เหตุใด DMS จึงสำคัญ
องค์กรต่าง ๆ ทั้งภาคเอกชนและภาครัฐสามารถรวบรวมและจัดเก็บเอกสารหลายหมื่นรายการในการดำเนินงานประจำวันได้ เอกสารอาจสะสมมากขึ้นเรื่อย ๆ จากกระบวนการทางธุรกิจต่าง ๆ เช่น โครงการด้านการตลาด การจัดการผู้ขาย ใบแจ้งหนี้ทางการเงิน และข้อมูลทรัพยากรมนุษย์ของบริษัท ขอบเขตของเอกสารในธุรกิจทำให้การจัดการเอกสารเป็นข้อพิจารณาทางธุรกิจที่สำคัญ ด้วยความก้าวหน้าทางเทคโนโลยี เราจึงไม่จำเป็นต้องใช้โซลูชันการจัดการแบบกระดาษ โครงสร้างโฟลเดอร์ดิจิทัลที่เรียบง่าย และแนวทางปฏิบัติในการตั้งชื่อไฟล์เพื่อจัดระเบียบเอกสารอีกต่อไป
ลดความซับซ้อนในการจัดการเอกสาร
ระบบปฏิบัติการมีการจัดการเอกสารในตัวแบบจำกัด เช่น การเคลื่อนย้ายโครงสร้างไฟล์และคุณสมบัติของไฟล์พื้นฐาน อย่างไรก็ตาม โซลูชันการจัดการเอกสารในตัวอาจทำให้ผู้ใช้นำทางหรือค้นหาข้อมูลหลักที่ต้องการได้ยาก
ระบบจัดการเอกสาร (DMS) เป็นวิธีในการจัดเก็บ จัดระเบียบ จัดเรียงและค้นหาเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ทั่วทั้งองค์กรที่ง่ายสำหรับผู้ใช้และทีม
ประโยชน์อื่น ๆ
ประโยชน์ของระบบการจัดการเอกสาร ได้แก่
- กระบวนการจัดการเอกสารแบบรวมศูนย์และเป็นมาตรฐาน
- ลดเวลาที่ใช้ในการค้นหาเพื่อประสิทธิภาพที่มากขึ้น
- ลดความจำเป็นในการส่งข้อความถึงสมาชิกทีมเพื่อค้นหาไฟล์
- หลักฐานประวัติในการจัดการไฟล์
- การควบคุมการจัดการการเข้าถึงของผู้ใช้โดยละเอียด
ความสามารถของ DMS มีอะไรบ้าง
ความสามารถของระบบการจัดการเอกสารอาจแตกต่างกันไป ขึ้นอยู่กับการปรับใช้งานผลิตภัณฑ์หรือสแต็กผลิตภัณฑ์ เราได้ระบุถึงฟีเจอร์ทั่วไปบางส่วนของ DMS ไว้ที่ด้านล่าง
พื้นที่เก็บข้อมูล
โดยทั่วไปโซลูชันนี้จะมีพื้นที่เก็บเอกสารรวมอยู่ด้วย เพื่อให้ผู้ใช้สามารถเข้าถึง แก้ไข ค้นหา และจัดการไฟล์นั้น ๆ ได้เสมอ พื้นที่เก็บเอกสารควรมีให้บริการเมื่อแจ้งความประสงค์
ข้อมูลเมตา
เอกสารแต่ละฉบับภายในระบบจะมีข้อมูลเมตาที่เกี่ยวข้องซึ่งกำหนดไว้ในคุณสมบัติของเอกสารนั้น ๆ โดยทั่วไปแล้วข้อมูลเมตานี้จะมีข้อมูลต่าง ๆ อย่างเจ้าของเอกสาร ผู้แก้ไข และผู้ใช้แบบอ่านอย่างเดียว พร้อมกับวันที่สร้างและแก้ไขเอกสารรวมไว้อยู่ด้วย นอกจากนี้ยังอาจมีช่องข้อมูลอื่น ๆ เช่น ชื่อโปรเจกต์ วันที่ทำงาน สถานะ และช่องข้อมูลที่กำหนดเองอื่น ๆ ตัวอย่างเช่น ภาพที่มีข้อความอาจมีข้อความฉบับเต็มของเอกสารเก็บไว้ในข้อมูลเมตาแล้ว ระบบจะใช้ข้อมูลเมตาเพื่อวัตถุประสงค์ในการค้นหาและการกรอง
การกำหนดเวอร์ชัน
การกำหนดเวอร์ชันจะเก็บสำเนาเอกสารไว้เมื่อเอกสารดังกล่าวมีการเปลี่ยนแปลง ดังนั้นจึงมีเวอร์ชันก่อนหน้าไว้ให้อ้างอิงเสมอ การทำเช่นนี้ช่วยให้มั่นใจได้ว่าข้อมูลสำคัญไม่สามารถถูกลบได้และสามารถกู้คืนสำเนาเก่าหรือบางส่วนของเอกสารได้
การทำงานร่วมกัน
หนึ่งในเป้าหมายของ DMS คือการมีระบบฟังก์ชันการทำงานที่ช่วยให้ผู้ใช้หลายคนสามารถสร้าง แก้ไข จัดการ และค้นหาเอกสารได้พร้อม ๆ กัน แต่ละระบบจัดการการทำงานร่วมกันแตกต่างกันไป โดยขึ้นอยู่กับการกำหนดค่าของแต่ละระบบ บางระบบจะอนุญาตให้ผู้ใช้หลายคนแก้ไขเอกสารเดียวกันในเวลาเดียวกันได้
กระบวนการอัตโนมัติ
DMS บางตัวมีเวิร์กโฟลว์ เช่น กระบวนการอนุมัติและกระบวนการเก็บถาวรอัตโนมัติที่สร้างขึ้นและฝังไว้ในส่วนหลักของระบบ ส่วน DMS อื่น ๆ อาจอนุญาตให้ผู้ดูแลระบบหรือผู้ใช้ที่ได้รับอนุมัติสามารถสร้างกระบวนการอัตโนมัติเหล่านี้เมื่อจำเป็น การรวมการจัดการเวิร์กโฟลว์ไว้ใน DMS ทำให้ผู้ใช้สามารถประหยัดเวลา และธุรกิจก็สามารถประหยัดทรัพยากรได้
การรักษาความปลอดภัย
ระบบการจัดการเอกสารต้องมีการกำหนดค่าการรักษาความปลอดภัยสำหรับพื้นที่เก็บข้อมูลที่ปลอดภัย การจัดการข้อมูลประจำตัวและการเข้าถึง (IAM) นโยบายการลบเอกสาร และสิทธิ์การอนุญาตในระดับที่สูงขึ้นสำหรับการสร้างและการจัดการเวิร์กโฟลว์
ค้นหา DMS
การค้นหาพื้นฐานจะรวมถึงการค้นหาข้อความธรรมดาพร้อมความสามารถในการกรอง แต่ระบบมักจะฟีเจอร์ที่ซับซ้อนมากขึ้น ความสามารถในการค้นหาของ DMS ต้องมีประสิทธิภาพเพื่อตอบโจทย์ความต้องการขององค์กร การค้นหาอาจรวมถึงผลลัพธ์ที่ใกล้เคียงตรงกัน การกรองช่วงข้อมูลเมตา และข้อจำกัดที่อิงตามผู้ใช้
การค้นหาในสมัยใหม่จะผสานการทำงานกับ AI เพื่อให้ผู้ใช้สามารถป้อนคำสั่งสืบค้นในรูปแบบภาษาที่เป็นธรรมชาติได้ AI สามารถตอบกลับได้อย่างชาญฉลาด เช่น โดยการสร้างข้อมูลสรุปเอกสารและสร้างคำตอบโดยตรงจากภายในข้อความเอกสาร พร้อมกับการอ้างอิงถึงเอกสารที่เกี่ยวข้อง
ข้อควรพิจารณาที่สำคัญในการเลือก DMS คืออะไร
แต่ละองค์กรมีความต้องการระบบการจัดการเอกสารที่แตกต่างกัน ข้อควรพิจารณาที่สำคัญในการเลือกโซลูชันการจัดการเอกสารมีดังนี้
การรักษาความปลอดภัยและการปฏิบัติตามข้อกำหนด
DMS ควรทำงานภายใต้นโยบายความปลอดภัยและการปฏิบัติตามข้อกำหนดของบริษัทที่มีอยู่ ตัวอย่างเช่น ระบบควรรองรับการจัดการการระบุตัวตนและการเข้าถึง (IAM), พื้นที่จัดเก็บข้อมูลที่ปลอดภัยในภูมิภาค การเข้ารหัส การปิดบังข้อมูลที่ระบุตัวตนของบุคคลได้ (PII) และการกำหนดเวอร์ชันในอดีตสำหรับความต้องการในอุตสาหกรรม
การค้นหาขั้นสูง
ข้อควรพิจารณาหลักที่การค้นหาต้องมีคือความสามารถในการใช้งาน ตัวอย่างเช่น การค้นหาที่คืนค่าตรงกันที่ทุกประการสำหรับวลีในชื่อไฟล์นั้นมีข้อจำกัดในการใช้งาน แต่ให้มองหาฟังก์ชันการค้นหาข้อความเต็มที่ยืดหยุ่นซึ่งช่วยให้ผู้ใช้สามารถค้นหาสิ่งที่ต้องการได้อย่างรวดเร็ว การค้นหาที่ใช้ AI ควรผสานรวมกันหากเป็นไปได้และอนุญาตให้ทำได้ตามภาระผูกพันด้านความปลอดภัยและการปฏิบัติตามข้อกำหนด
การปรับแต่ง
DMS ที่จำหน่ายในเชิงพาณิชย์ที่มาพร้อมสิทธิ์การใช้งานซอฟต์แวร์สำหรับธุรกิจมีข้อจำกัดด้านความสามารถในการปรับแต่ง ตัวอย่างเช่น ซอฟต์แวร์อาจไม่อนุญาตให้ผสานรวมกับโซลูชัน IAM ปัจจุบัน อาจมีพื้นที่เก็บข้อมูลแบบคงที่ หรืออาจมีความสามารถสำหรับเวิร์กโฟลว์การทำงานอัตโนมัติภายในซอฟต์แวร์ที่จำกัด DMS ที่ปรับแต่งได้มอบโซลูชันที่สามารถบำรุงรักษาได้ซึ่งเติบโตตามความต้องการของผู้ใช้ องค์กร และความปลอดภัย
การควบคุม
ระบบการจัดการเอกสารต้องมีความสามารถในการเพิ่มการควบคุมในระดับต่าง ๆ สิทธิ์การเข้าถึงตามผู้ใช้จะต้องสอดคล้องกับโครงสร้างองค์กร หลักการให้สิทธิ์เท่าที่จำเป็น และสิทธิ์การเข้าถึงที่มีอยู่สำหรับไฟล์ สิทธิ์ที่ซับซ้อนจะกำหนดโดยผู้ดูแลระบบความปลอดภัย ผู้ดูแลระบบ กลุ่ม และสิทธิ์การเข้าถึงตามบทบาท เช่น ลูกค้า ต้องสามารถกำหนดและบังคับใช้ได้ทั่วทั้งระบบ DMS
การจัดการเอกสารบนระบบคลาวด์
ระบบการจัดการเอกสารบนระบบคลาวด์ช่วยให้ผู้ใช้สามารถทำงานจากระยะไกลในขณะที่รับรองความเสถียรและความพร้อมใช้งานของโซลูชันได้ สถาปัตยกรรมบนระบบคลาวด์ช่วยขจัดความจำเป็นในการซื้อ การบำรุงรักษา และการจัดการฮาร์ดแวร์ การเลือกการกำหนดค่าบนระบบคลาวด์ผ่าน DMS ในองค์กรช่วยให้สามารถทำงานและเข้าถึงได้อย่างทันสมัย
DMS กับ CMS
ระบบการจัดการเนื้อหา (CMS) ถูกกำหนดให้เป็นโซลูชันที่จัดระเบียบเอกสาร รูปภาพ สื่อ และไฟล์สำหรับการเผยแพร่ วัตถุประสงค์หลักของ CMS คือการจัดระเบียบเนื้อหาสำหรับการเผยแพร่บนเว็บ อย่างไรก็ตาม CMS ยังสามารถใช้กับพอร์ทัลภายใน ช่องทางการเผยแพร่สื่ออื่น ๆ และเอกสารทางเทคนิคได้เช่นกัน CMS แบบไม่มีอินเทอร์เฟซอนุญาตให้เผยแพร่ไปยังฟรอนต์เอนด์หรือ UI ทุกแบบ
CMS คล้ายกับระบบการจัดการเอกสาร แต่เป้าหมายหลักของ CMS คือการเผยแพร่เนื้อหา ไม่ใช่การใช้งานภายใน องค์กรที่ต้องการองค์ประกอบการเผยแพร่ในการจัดการเอกสารอาจเลือก CMS หรือเพิ่มเลเยอร์อินเทอร์เฟซผู้ใช้ไปยัง DMS ด้วยการเชื่อมต่อ API ในอนาคตหากจำเป็น
AWS สามารถสนับสนุนการจัดการ DMS ได้อย่างไร
AWS ช่วยให้องค์กรสร้าง จัดเก็บ และจัดการระบบการจัดการเอกสารบนระบบคลาวด์ด้วยบริการ เครื่องมือ และการสนับสนุนที่ปรับแต่งได้หลากหลาย
บริการฐานข้อมูล AWS Cloud และพื้นที่เก็บข้อมูล AWS Cloud มอบความสามารถในการปรับขนาด ความพร้อมใช้งานของข้อมูล และประสิทธิภาพชั้นนำในอุตสาหกรรมเพื่อจัดเก็บข้อมูลและไฟล์อย่างปลอดภัย คุณจะได้รับการกำหนดเวอร์ชันในตัว พื้นที่จัดเก็บข้อมูลระดับภูมิภาค การเข้ารหัส และอื่น ๆ อีกมากมาย
Amazon Kendra ช่วยให้นักพัฒนาสามารถผสานรวมความสามารถในการค้นหาเข้ากับ DMS ทำให้ผู้ใช้ปลายทางสามารถค้นพบข้อมูลที่จัดเก็บไว้ในเอกสารทุกประเภททั่วทั้งองค์กรได้
AWS Identity and Access Management ช่วยให้คุณสามารถจัดการการเข้าถึงและสิทธิ์ของผู้ใช้ในไฟล์ DMS และสถาปัตยกรรมองค์กรบน AWS
AWS DataSync ช่วยให้คุณสามารถย้ายข้อมูลเอกสารในองค์กรไปยัง AWS ได้อย่างปลอดภัย ง่ายดาย โดยที่ยังคงรักษาความสมบูรณ์ของข้อมูล สิทธิ์ และการเข้าถึงข้อมูล
เริ่มต้นการสร้างระบบการจัดการเอกสารของคุณบน AWS ด้วยการสร้างบัญชีฟรีวันนี้