lexoffice passt sich dem Wachstum an und verkürzt die Reaktionszeiten der Benutzer um 50 %

lexoffice, ein von Lexware entwickeltes SaaS-Produkt, ist in Deutschland Marktführer für Buchhaltungssoftware mit 250 000 aktiven täglichen Nutzern, darunter Einzelunternehmer, Kleinstunternehmen und Kleinunternehmen. Die Buchhaltungsmodule des Produkts umfassen Services für die Fakturierung, Rechnungsstellung, Gehaltsabrechnung, Bankgeschäfte und Steuererklärung – allesamt Services, die dazu beitragen, die Buchhaltung zu vereinfachen, so dass sich die Kunden auf die Entwicklung ihres Unternehmens konzentrieren können. lexoffice unterstützt seine Benutzer auch bei der Einhaltung der komplexen deutschen Steuererklärungsvorschriften (GoBD), die die IT-Anforderungen für die Verarbeitung und Erfassung steuerrelevanter Daten festlegen. Die Vorschriften beinhalten Datensicherheitsmaßnahmen, um sicherzustellen, dass alle digitalen Steuerunterlagen geschützt, nachvollziehbar und leicht überprüfbar sind.

Im Jahr 2015 traten bei lexoffice Leistungs- und Zuverlässigkeitsprobleme auf, die sich negativ auf das Endbenutzererlebnis auswirkten. Das Unternehmen verwendete AWS vom ersten Tag an für Tests und Entwicklung und entwickelte diese Einrichtung in Amazon Elastic Compute Cloud (Amazon EC2), die sichere und anpassbare Rechenkapazität für praktisch jeden Workload bereitstellt.

Aufgrund seiner früheren positiven Erfahrungen mit AWS migrierte das Produktteam von lexoffice Teile seines Produktionssystems zu AWS, um die Produktleistung zu verbessern. Dabei nutzte es Amazon Simple Storage Service (Amazon S3), einen Objektspeicher, der für den Abruf beliebiger Datenmengen von jedem Ort aus entwickelt wurde. Anschließend begann das Unternehmen damit, den Großteil aller neuen Produktfeatures als separate Microservices direkt in AWS zu entwickeln, einschließlich maßgeschneiderte Rechnungsvorlagen und ein Modul zur PDF-Generierung.

Als es bei lexoffice im Jahr 2019 zu weiteren Leistungsproblemen kam, wusste das Unternehmen, dass es entschlossen handeln musste. Anstatt ein kostspieliges Upgrade seiner On-Premises-Einrichtung vorzunehmen, war das Unternehmen der Meinung, dass es am besten wäre, vollständig auf AWS umzusteigen. „Wir mussten in der Lage sein, die Produktleistung für bestehende Kunden zu verbessern und neue Kunden effizienter zu gewinnen, um mit der wachsenden Marktnachfrage Schritt zu halten“, sagt Christian Steiger, Managing Director von Lexware. „Wir haben erkannt, dass AWS unser schnelles Wachstum und unsere Skalierung unterstützen kann, um ein solides Endbenutzererlebnis zu gewährleisten.“
 

lexoffice begann seine Migration, indem es zunächst seine Datenbanken mithilfe von Amazon Aurora auf AWS verlagerte. Amazon Aurora bietet eine beispiellos hohe Leistung und Verfügbarkeit auf globaler Ebene mit vollständiger MySQL- und PostgreSQL-Kompatibilität. Dies verkürzte die Reaktionszeiten um 50 Prozent. Durch die Entwicklung in AWS kann lexoffice skaliert werden, um Spitzenanforderungen zu erfüllen. Außerdem kann die Nutzung der Infrastruktur bei Bedarf reduziert werden, beispielsweise nachts, wenn die Kundennachfrage sinkt.

Aufgrund der Notwendigkeit, die vertraulichen Finanzinformationen der Kunden zu schützen, nutzt das Unternehmen eine Reihe von AWS-Sicherheits- und Datenverschlüsselungsservices. Dazu gehören AWS WAF – integriert mit Elastic Load Balancing (ELB) – zum Schutz vor gängigen Web-Angriffen, AWS Shield für verwalteten DDoS-Schutz und Amazon GuardDuty zur kontinuierlichen Überwachung bösartiger Aktivitäten. „Ein weiterer wichtiger Vorteil von AWS ist die Möglichkeit, uns jederzeit ein vollständiges Bild unseres Sicherheitsniveaus zu geben, da alle Services eng miteinander verbunden sind“, so Steiger. „Mithilfe von AWS-Services können wir die von uns benötigte Verschlüsselungsstufe konfigurieren und so die Gewissheit haben, dass unsere Cloud-Einrichtung die Finanzunterlagen unserer Kunden schützt.“

Das Unternehmen verwendet AWS auch, um seine Kunden bei der Erfassung aller Finanzaktivitäten und der Einhaltung der GoBD-Steuervorschriften zu unterstützen. Mithilfe von Aktivitätsprotokollen können wichtige Daten fast sofort abgerufen werden, anstatt stundenlang warten zu müssen. Hierzu nutzt es Amazon DynamoDB, einen flexiblen NoSQL-Datenbank-Service für eine Leistung im einstelligen Millisekundenbereich. „Unsere Kunden können Informationen leicht auffinden und genaue unterstützende Daten für die gesamte Finanzberichterstattung bereitstellen“, sagt Steiger. „Wenn wir AWS nicht verwenden würden, müssten wir ein Team haben, das regelmäßige Leistungsprüfungen durchführt oder prüft, ob wir die Datenbankkapazität erhöhen müssen. Da wir automatisch skalieren können, entfällt all das.“

Das IT-Team von lexoffice hat nun mehr Zeit, sich auf die Entwicklung neuer Produkte und Features zu konzentrieren, was bei der On-Premises-Einrichtung ein viel langsamerer Prozess war. Durch die Einführung des Konzepts der unveränderlichen Infrastruktur konnte das Team Zeit bei der Serververwaltung sparen. Dies hat zu einer höheren Konsistenz und Zuverlässigkeit der Infrastruktur sowie einer besseren Vorhersehbarkeit im Bereitstellungsprozess geführt. Mithilfe der Serverless-Services von AWS kann das System automatisch skaliert werden, um Datenverkehrs- und Nachfragespitzen zu bewältigen. Außerdem kann lexoffice jetzt Webhooks unterstützen. Damit können Kunden Anwendungsereignisse so konfigurieren, dass sie automatisch Ereignisse in externen Softwaresystemen auslösen, z. B. wenn eine Rechnung bezahlt wurde oder neue Rechnungen erstellt werden, wenn diese automatisch ausgestellt werden müssen. Dazu verwendet es AWS Lambda, mit dem Benutzer Code als Reaktion auf Ereignisse ausführen können, ohne an Server oder Cluster denken zu müssen.

Mithilfe von AWS war das Unternehmen in der Lage eine DevOps-Kultur zu schaffen, die seinen lexoffice-Teams dabei hilft, Leistungsprobleme viel schneller zu lösen. „Das IT-Team muss sich nicht mehr um Dinge wie manuelle Aktualisierungen, Skalierung und Überwachung kümmern, da AWS-Services über eine höhere Abstraktionsebene verfügen“, sagt Steiger. „Mit den von AWS verwalteten Services müssen wir keine Teams zusammenstellen, die sich um Dinge wie Sicherheitsupdates und Skalierung kümmern. AWS informiert uns über Aktualisierungen und fragt uns nur noch, wann die Änderungen angewendet werden sollen – das spart uns enorm viel Zeit.“

Mithilfe von AWS hat lexoffice nun die Flexibilität, seinen Online-Kundenstamm zu skalieren und zu vergrößern, ohne seinen Service zu beeinträchtigen. Es ist geplant, mit der Umstellung seiner Entwicklungsplattform von Amazon EC2 auf Amazon Elastic Container Service (Amazon ECS) zu beginnen, um hochsichere, zuverlässige und skalierbare Container auszuführen.

Das Unternehmen plant außerdem, seine Mehrkontenstrategie weiterzuentwickeln, um die AWS-Umgebung zu verbessern und darauf zu entwickeln. „Wir expandieren und erreichen ständig neue Kunden, daher ist es wirklich wichtig, dass unsere IT-Infrastruktur dies unterstützt“, sagt Steiger. „Wir haben allein im letzten Jahr 93 000 neue Kunden gewonnen und sind zuversichtlich, dass wir jetzt problemlos wachsen können – etwas, das wir ohne AWS nicht geschafft hätten.“