Was ist DMS?
Ein Dokumentenmanagementsystem (DMS) ist ein Archiv für elektronische Dokumente mit Funktionen, die die Arbeit zwischen und innerhalb von Dokumenten erleichtern. Zu den Funktionen eines DMS können Speicherung, Suche, Versionskontrolle und Workflows gehören. Unternehmen entscheiden sich für die Verwendung eines DMS, um eine höhere Effizienz, Sicherheit und Rückverfolgbarkeit bei der Arbeit mit einer großen Anzahl von Dokumenten zu erzielen.
Warum ist ein DMS wichtig?
Unternehmen aus dem privaten und öffentlichen Sektor können in ihrem täglichen Betrieb Zehntausende von Dokumenten sammeln und speichern. Dokumente können sich in verschiedenen Geschäftsprozessen ansammeln, einschließlich Marketingprojekten, Lieferantenmanagement, Rechnungen und Personaldaten des Unternehmens. Der Umfang der Dokumente in einem Unternehmen macht das Dokumentenmanagement zu einem wichtigen Geschäftsaspekt. Dank technologischer Fortschritte müssen wir uns nicht mehr mit papierbasierten Verwaltungslösungen, einfachen digitalen Ordnerstrukturen und Verfahren zur Dateibenennung auseinandersetzen, um Dokumente zu organisieren.
Dokumentenmanagement vereinfachen
Betriebssysteme bieten eine begrenzte integrierte Dokumentenverwaltung, wie z. B. das Durchlaufen der Dateistruktur und grundlegende Datei-Eigenschaften. Mit integrierten Dokumentenverwaltungslösungen kann es für Benutzer jedoch schwierig sein, sich zurechtzufinden oder die wichtigsten Informationen zu finden, die sie suchen.
Dokumentenmanagementsysteme (DMS) bieten Benutzern und Teams eine einfachere Möglichkeit, elektronische Dokumente im gesamten Unternehmen zu speichern, zu organisieren, zu sortieren und zu durchsuchen.
Andere Vorteile
Zu den Vorteilen eines Dokumentenmanagementsystems gehören:
- Zentralisierte, standardisierte Prozesse zur Dokumentenverarbeitung
- Reduzierter Zeitaufwand für die Suche nach mehr Produktivität
- Macht es überflüssig, Teammitgliedern eine Nachricht zu senden, um Dateien zu finden
- Historische Beweise in der Dateiverwaltung
- Feinsteuerung der Benutzerzugriffsverwaltung
Was sind die Fähigkeiten eines DMS?
Die Funktionen eines Dokumentenverwaltungssystems können je nach Produkt- oder Produkt-Stack-Implementierung variieren. Im Folgenden geben wir einige allgemeine DMS-Features an.
Speicher
Die Lösung umfasst in der Regel die Speicherung von Dokumenten, sodass Benutzer jederzeit auf Dateien zugreifen, sie bearbeiten, suchen und verwalten können. Der Dokumentenspeicher sollte auf Anfrage verfügbar sein.
Metadaten
Jedem Dokument innerhalb des Systems sind Metadaten zugeordnet, die in seinen Eigenschaften definiert sind. Zu diesen Metadaten gehören in der Regel der Eigentümer des Dokuments, die Redakteure und schreibgeschützte Benutzer sowie das Erstellungs- und Änderungsdatum des Dokuments. Die Metadaten können auch andere Felder wie Projektname, Arbeitsdaten, Status und andere benutzerdefinierte Felder enthalten. Beispielsweise kann bei einem Bild, das Text enthält, der vollständige Text des Dokuments in den Metadaten gespeichert sein. Metadaten werden für Such- und Filterzwecke verwendet.
Versionsverwaltung
Bei der Versionsverwaltung werden Kopien von Dokumenten gespeichert, wenn sie sich ändern, sodass immer eine frühere historische Version zur Bezugnahme zur Verfügung steht. Sie stellt sicher, dass wichtige Informationen nicht gelöscht werden können und alte Kopien oder Dokumentteile wiederhergestellt werden können.
Zusammenarbeit
Eines der Ziele eines DMS ist ein funktionales System, das es mehreren Benutzern ermöglicht, Dokumente gleichzeitig zu erstellen, zu ändern, zu verwalten und zu durchsuchen. Jedes System geht je nach Konfiguration unterschiedlich mit der Zusammenarbeit um. Einige Systeme ermöglichen es mehreren Benutzern, dasselbe Dokument gleichzeitig zu ändern.
Automatisierte Prozesse
Bei einigen DMS sind Workflows wie Genehmigungsprozesse und automatische Archivierungsprozesse in den Kern des Systems integriert. Andere ermöglichen es Systemadministratoren oder zugelassenen Benutzern, diese automatisierten Prozesse je nach Bedarf zu erstellen. Durch die Integration des Workflow-Managements in ein DMS können Benutzer Zeit sparen und Unternehmen können Ressourcen schonen.
Sicherheit
Ein Dokumentenverwaltungssystem erfordert Sicherheitskonfigurationen für sichere Speicherung, Identitäts- und Zugriffsmanagement (IAM), Richtlinien zum Löschen von Dokumenten und erhöhte Berechtigungen für die Erstellung und Verwaltung von Workflows.
DMS-Suche
Die einfache Suche umfasst die Volltextsuche mit Filterfunktionen, aber ein System umfasst in der Regel komplexere Features. Die Suchfunktionen eines DMS müssen robust sein, um die organisatorischen Anforderungen zu erfüllen. Die Suche kann Nahübereinstimmungen, Metadatenbereichsfilterung und benutzerbasierte Einschränkungen umfassen.
Die moderne Suche integriert KI, sodass Benutzer Abfragen in natürlicher Sprache eingeben können. KI kann intelligent reagieren, indem sie beispielsweise Dokumentzusammenfassungen und direkte Antworten aus dem Dokumenttext generiert, zusammen mit Verweisen auf relevante Dokumente.
Was sind die wichtigsten Überlegungen bei der Auswahl eines DMS?
Jedes Unternehmen hat unterschiedliche Anforderungen an ihr Dokumentenmanagementsystem. Hier sind die wichtigsten Überlegungen bei der Auswahl einer Dokumentenverwaltungslösung.
Sicherheit und Compliance
Ein DMS sollte innerhalb der bestehenden Sicherheits- und Compliance-Richtlinien des Unternehmens funktionieren. Beispielsweise sollte das System Identitäts- und Zugriffsmanagement (IAM), sichere Speicherung innerhalb der Region, Verschlüsselung, Maskierung von persönlich identifizierbaren Informationen (PII) und historische Versionsverwaltung für Branchenanforderungen unterstützen.
Erweiterte Suche
Die wichtigste Überlegung, die bei der Suche berücksichtigt werden muss, ist die Benutzerfreundlichkeit. Beispielsweise ist eine Suche, die nur exakte Treffer für eine Phrase innerhalb eines Dateinamens zurückgibt, in ihrer Benutzerfreundlichkeit eingeschränkt. Suchen Sie stattdessen nach flexiblen Volltext-Suchfunktionen, mit denen Benutzer schnell finden können, wonach sie suchen. Die KI-gestützte Suche sollte integriert werden, wo dies möglich und im Rahmen der Sicherheits- und Compliance-Verpflichtungen zulässig ist.
Individuelle Anpassung
Kommerzielle DMS von der Stange mit Software-Lizenzen für Unternehmen sind in ihrer Anpassungsfähigkeit eingeschränkt. Beispielsweise ermöglicht die Software möglicherweise keine Integration mit aktuellen IAM-Lösungen, verfügt möglicherweise über festen Speicher oder verfügt möglicherweise nur über eingeschränkte Funktionen zur Automatisierung von Workflows innerhalb der Software. Ein anpassbares DMS bietet eine wartbare Lösung, die mit den Benutzer-, Unternehmens- und Sicherheitsanforderungen Schritt hält.
Kontrolle
Ein Dokumentenverwaltungssystem muss in der Lage sein, verschiedene Kontrollgrade hinzuzufügen. Benutzerbasierte Zugriffsberechtigungen müssen der Unternehmensstruktur, dem Prinzip der geringsten Berechtigung und den bestehenden Zugriffsberechtigungen für Dateien entsprechen. Komplizierte Berechtigungen werden von einem Sicherheitsadministrator definiert. Administratoren, Gruppen und rollenbasierte Zugriffsberechtigungen, einschließlich Kunden und Klienten, müssen im gesamten DMS definierbar und durchsetzbar sein.
Cloudbasiertes Dokumentenmanagement
Cloudbasierte Dokumentenmanagementsysteme ermöglichen es Benutzern, remote zu arbeiten und gleichzeitig die Zuverlässigkeit und Verfügbarkeit der Lösung sicherzustellen. Cloudbasierte Architekturen machen den Kauf, die Wartung und die Verwaltung von Hardware überflüssig. Die Wahl einer cloudbasierten Konfiguration gegenüber einem On-Premises DMS ermöglicht moderne Arbeits- und Zugriffsarten.
DMS im Vergleich zu CMS
Ein Content-Management-System (CMS) wird als eine Lösung definiert, die Dokumente, Bilder, Medien und Dateien für die Veröffentlichung organisiert. Der Hauptzweck eines CMS besteht darin, Inhalte für die Veröffentlichung im Web zu organisieren. CMS können jedoch auch für interne Portale, andere Medienveröffentlichungskanäle und technische Dokumentation verwendet werden. Ein Headless-CMS ermöglicht die Veröffentlichung auf jedem Frontend oder jeder Benutzeroberfläche.
CMS ähneln Dokumentenmanagementsystemen,. Ihr primäres Ziel ist jedoch die Veröffentlichung von Inhalten und nicht die interne Verwendung. Unternehmen, die eine Publikationskomponente in ihrem Dokumentenmanagement suchen, können sich in Zukunft für ein CMS entscheiden oder ihrem DMS bei Bedarf eine Benutzeroberflächenschicht mit API-Verbindungen hinzufügen.
Wie kann AWS das DMS-Management unterstützen?
AWS unterstützt Unternehmen bei der Erstellung, Speicherung und Verwaltung ihrer Cloud-basierten Dokumentenmanagementsysteme mit einer Reihe anpassbarer Services, Tools und Support.
AWS-Cloud-Datenbanken und AWS-Cloud-Speicherservices bieten branchenführende Skalierbarkeit, Datenverfügbarkeit und Leistung für die sichere Speicherung von Daten und Dateien. Sie erhalten integrierte Versionsverwaltung, regionalen Speicher, Verschlüsselung und mehr.
Amazon Kendra ermöglicht es Entwicklern, Suchfunktionen in das DMS zu integrieren, sodass Endbenutzer Informationen finden können, die in allen Arten von Dokumenten im gesamten Unternehmen gespeichert sind.
Mit AWS Identity and Access Management können Sie den Benutzerzugriff und die Berechtigungen für Ihre DMS-Dateien und Ihre Unternehmensarchitektur in AWS verwalten
Mit AWS DataSync können Sie On-Premises-Dokumentendaten sicher, einfach und unter Beibehaltung der Datenintegrität, der Berechtigungen und des Zugriffs zu AWS migrieren.
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