Panduan awal untuk tim keuangan dan operasional dalam perjalanan migrasi cloud

Tim keuangan memiliki posisi unik dalam organisasi yang memungkinkan mereka untuk mempercepat kepentingan bisnis strategis. Sebagai lembaga yang bertanggung jawab terhadap permodalan, mereka memiliki peran penting dalam memutuskan di mana pertaruhan kepentingan bisnis yang strategis. Migrasi cloud hadir dengan banyak hal yang tidak diketahui, variabel, dan kemampuan baru yang harus ditinjau oleh tim bisnis untuk perjalanan cloud yang lancar. Blog ini membahas beberapa area yang layak dipertimbangkan oleh tim keuangan serta operasional saat menuju migrasi ke cloud.

Apakah cloud menghemat biaya atau akselerator pertumbuhan?

Nilai migrasi cloud lebih dari sekadar penghematan biaya, organisasi dapat mewujudkan peningkatan nilai di bidang produktivitas staf, ketahanan operasional, dan kelincahan bisnis yang mengarah pada peningkatan inovasi dan pengurangan waktu ke pasar dalam meluncurkan fitur dan produk baru. Dengan adopsi cloud, pengadaan dan konsumsi infrastruktur tidak terikat pada rantai ketergantungan operasional dan keuangan. Teknologi cloud dan tim produk bukan hanya pembangun tetapi operator dan pemilik produk mereka. Mereka sekarang memiliki tanggung jawab untuk banyak kegiatan yang secara historis terkait dengan tim keuangan dan operasional termasuk pengadaan dan implementasi. Kemampuan untuk membuat dan menghentikan eksperimen meningkatkan kelincahan bagi tim teknologi dan memungkinkan mereka untuk berinovasi lebih cepat.

Apa Strategi migrasi yang benar?

Jawaban singkatnya adalah bahwa tim keuangan, operasional, dan bisnis tidak harus menyelesaikan semua variabel diawal. Sangat penting untuk memiliki strategi migrasi yang tepat untuk migrasi cloud Anda dan strategi ini mencakup investasi waktu dan biaya bersamaan dengan mengembalikan berbagai tingkat realisasi nilai cloud. Seringkali, organisasi  menganalisis  atau menganalisa secara berlebihan untuk  menciptakan strategi yang sempurna untuk migrasi yang menyebabkan penundaan dan kehilangan peluang. Biaya proyek dapat berbanding lurus dengan durasi migrasi. Selama fase migrasi cloud, organisasi harus membayar biaya on-premise maupun cloud untuk menjalankan workload mereka. Ini dikenal sebagai “double-bubbled cost” atau “biaya ganda”. Organisasi harus berusaha untuk mendapatkan manfaat bertahap dan tidak menunggu strategi migrasi yang sempurna. Mereka harus meluangkan waktu untuk memprioritaskan workload mereka dan kemudian menerapkan opsi migrasi yang sesuai untuk workload yang diprioritaskan tersebut untuk mempersingkat siklus migrasi dan secara bersamaan menetapkan fondasi untuk terus memodernisasi workload cloud mereka. Migrasi ke cloud bukanlah akhir tetapi awal dari perjalanan transformasi digital organisasi.

Mekanisme operasional apa yang harus ada untuk migrasi cloud yang efektif?

Banyak perusahaan membangun skenario bisnis dengan menggunakan metrik Return On Investment (ROI) sebagai justifikasi untuk migrasi cloud. ROI ini mencakup biaya untuk berjalan di AWS, peluang optimisasi cloud, dan gambaran rencana untuk memaksimalkan nilai cloud berdasarkan layanan terkelola seperti tanpa-server (serverless) dan/atau AI/ML. Setelah tim keuangan menyetujui skenario bisnis yang digunakan untuk membuat ROI, mereka memerlukan mekanisme untuk melacak biaya yang masih harus dibayar untuk memastikan bahwa ROI benar-benar terwujud. Menetapkan mekanisme kontrol operasional sejak awal keterlibatan migrasi memastikan transparansi biaya dan menjaga akuntabilitas di semua pihak (keuangan, teknologi, operasional) yang terlibat dalam migrasi.

Tim keuangan harus fokus pada pengembangan mekanisme untuk mengukur dan memantau pengeluaran cloud untuk workload atau aplikasi yang terlibat dalam migrasi. AWS dapat memungkinkan tim keuangan untuk mendapatkan tingkat visibilitas ini. Mengadopsi AWS Organizations membantu perusahaan untuk mengelola dan mengatur lingkungan cloud mereka secara terpusat saat investasi cloud mereka tumbuh dan berkembang. Menerapkan struktur multi-akun dengan  menggunakan AWS Organizations yang dikombinasikan dengan kategori biaya AWS dan praktik penandaan (tagging) memungkinkan tim keuangan untuk lebih memahami bagaimana unit bisnis dan grup fungsional memanfaatkan servis AWS. Kemudian, tim keuangan dapat mulai menghubungkan pengeluaran AWS mereka dengan pendapatan bisnis untuk mendapatkan gambaran dari realisasi nilai.

Tim keuangan dan operasional selanjutnya dapat menetapkan berbagai batasan keuangan pada proyeksi pengeluaran keseluruhan di layanan AWS atau di level akun AWS untuk mengurangi risiko pengeluaran berlebihan dengan menggunakan AWS Budgets. AWS Budgets memungkinkan Anda menetapkan anggaran dan memberi tahu Anda ketika Anda melebihi (atau diperkirakan akan melebihi) biaya atau jumlah penggunaan yang dianggarkan. Dengan menggunakan tindakan (actions) dari AWS Budgets, Anda juga dapat menentukan tindakan yang ingin Anda ambil dalam akun Anda jika biaya atau penggunaan Anda melebihi ambang batas yang dikonfigurasi atau diperkirakan akan melebihi ambang batas tersebut. Tindakan ini dapat dijalankan secara otomatis atau dengan persetujuan untuk mengurangi pengeluaran berlebihan yang tidak disengaja. Lihat Cara mengelola pembengkakan biaya di lingkungan multi-akun AWS Anda untuk mendapatkan wawasan tentang cara mengelola pembengkakan biaya Anda.

Bagaimana tim keuangan dapat menyelaraskan penawaran dan permintaan untuk mempercepat pertumbuhan bisnis?

Dengan model cloud “pay-as-you-go” (bayar sesuai pemakaian), ini membuka kemungkinan baru untuk menghubungkan permintaan bisnis perusahaan Anda dengan biaya operasi cloud. Perpindahan ke cloud memungkinkan visibilitas dan kemampuan manajemen biaya baru untuk membedakan pengeluaran yang baik terhadap pengeluaran yang tidak produktif untuk implementasi cloud Anda.

Biaya unit metrik bisnis yang relevan dengan organisasi Anda dapat berupa per transaksi, biaya per perdagangan, biaya per perjalanan, biaya per penerbangan, atau biaya per modul. Mengukur dan melaporkan biaya menggunakan metrik unit Key Performance Indicator (KPI) memberikan representasi yang lebih akurat tentang seberapa efisien penggunaan cloud Anda. Ini memberikan penentuan berbasis data untuk menilai apakah peningkatan pada pengeluaran adalah tanda keberhasilan atau tanda bahwa sesuatu perlu diselidiki agar tim keuangan dapat menyelaraskan penawaran dan permintaan untuk mempercepat pertumbuhan bisnis.

Apakah ada cara tambahan untuk mengoptimalkan pengeluaran cloud?

AWS memberi perusahaan berbagai cara untuk menggunakan layanan AWS berdasarkan kebutuhan bisnis mereka. Memanfaatkan berbagai program diskon seperti Savings Plans dan Reserved Instance sangat penting untuk menurunkan biaya per unit pada tagihan AWS Anda. Misalnya, Reserved Instance ideal untuk aplikasi dengan kondisi stabil atau penggunaan yang dapat diprediksi dan dapat memberikan diskon hingga 72% dibandingkan dengan harga on-demand, sementara Amazon EC2 Spot dapat mengurangi biaya hingga 90% pada workload komputasi yang fault-tolerant. Selain strategi diskon ini, penting untuk memiliki tata kelola untuk memantau dan mengontrol lingkungan AWS Anda. Ini termasuk mekanisme teknis seperti pengukuran instans dengan tepat, menghapus volume EBS yang tidak digunakan, menerapkan Amazon S3 lifecycle policies, dan menyempurnakan Auto Scaling policies. Sebagai acuan, lihat posting blog ini yang menjelaskan 10 hal yang dapat Anda lakukan untuk mengurangi biaya AWS Anda.

Kesimpulan

Sebagai ringkasan, ada banyak pertanyaan yang perlu dijawab oleh tim keuangan dan operasional ketika mereka memulai perjalanan cloud mereka dalam kemitraan dengan tim bisnis mereka. Dalam posting blog ini kami telah mencoba untuk memberikan contoh dari beberapa pertanyaan umum dan menguraikan jawabannya. Pindah ke cloud tidak hanya tentang penghematan biaya tetapi juga mempercepat perjalanan inovasi organisasi Anda. Anda harus mengambil pendekatan terprogram, dengan mekanisme kontrol operasional yang tepat sejak awal untuk perjalanan cloud yang sukses. Pada akhirnya, ingatlah untuk mengupayakan manfaat bertahap dengan memulai lebih cepat daripada menunggu strategi migrasi sempurna yang mencakup setiap migrasi workload.

Tulisan ini diterjemahkan dari tulisan A beginners’ guide for Finance and Operations teams in their cloud migration journey yang ditulis Mithil Prasad, Senior Customer Solution Manager, dan John V. Genovese, Global Client Partner.