Modernización Sostenible de la Gestión Documental SAP con Amazon S3: El Caso de Servihabitat

Por Manuel Cruz, IT Director of Technology en Servihabitat y Beatriz Alcantara, Senior Solutions Architect en AWS | Implementado por Logicalis Spain.

Introducción

En el sector financiero e inmobiliario, la gestión documental no es un proceso auxiliar: es el sistema nervioso que conecta los departamentos de operaciones, cumplimiento normativo y servicio al cliente. Servihabitat, servicer líder en la gestión de carteras de crédito y activos inmobiliarios, gestionaba cientos de millones de documentos, desde contratos hipotecarios hasta escrituras notariales, sobre una infraestructura que se había convertido en uno de sus mayores riesgos operativos.

En este blog explicamos cómo Servihabitat, junto con AWS y Logicalis Spain como partner de implementación, diseñó y desplegó una arquitectura cloud-native que resolvió de raíz los problemas de obsolescencia y convirtió un centro de coste en una plataforma preparada para el futuro.

El reto: Cuando la infraestructura legacy se convierte en un ancla

El punto de partida de Servihabitat es un escenario familiar para muchas organizaciones: un sistema documental legacy on-premises, con componentes fuera de soporte del fabricante. Decenas de terabytes de datos críticos de negocio reposaban sobre una infraestructura que generaba cuatro problemas estructurales:

1. Costes operativos crecientes e incontrolables

El modelo de licenciamiento tradicional exigía renovaciones periódicas con incrementos de precio significativos. A esto se sumaban los costes de hardware dedicado y el mantenimiento especializado que requería un stack heterogéneo de múltiples fabricantes.

2. Riesgo de compliance real y creciente

Operar productos sin soporte en un entorno regulado (GDPR, normativa financiera española) no era solo un riesgo teórico: era una vulnerabilidad que cualquier auditoría podía convertir en un hallazgo crítico.

3. Escalabilidad de capacidad fija

Cada ampliación de almacenamiento requería planificación con meses de antelación, adquisición de hardware, instalación y configuración. En un negocio donde el volumen documental crece de forma orgánica e impredecible, esto era un cuello de botella operativo.

4. Complejidad operativa insostenible

La complejidad operativa se traducía en backups manuales, actualizaciones que había que coordinar entre múltiples capas de software independientes y una dependencia de conocimiento especializado que generaba un riesgo de persona clave difícil de mitigar.

La pregunta no era si había que cambiar, sino cómo hacerlo sin interrumpir el servicio a las decenas de aplicaciones que dependían de este repositorio: SAP ECC, RISE with SAP, portales web para terceros, gestorías y notarías.

El punto de inflexión: diseñando la solución entre Servihabitat, AWS y Logicalis

La transformación comenzó con una decisión estratégica: no se trataba de migrar a la nube, sino de rediseñar la arquitectura documental desde cero aprovechando servicios cloud-native. Los equipos de arquitectura de AWS trabajaron con Servihabitat en el diseño de la solución y en la validación técnica de cada componente.

Logicalis Spain, como partner de implementación, movilizó un equipo multidisciplinar de especialistas AWS y SAP Content Manager, respaldados por certificaciones ISO 9001 (Calidad), ISO 27001 (Seguridad de la Información) e ISO 14001 (Gestión Medioambiental), para ejecutar el proyecto en un entorno de producción de esta envergadura. Cabe resaltar que Logicalis Spain cuenta con más de 35 años de experiencia ayudando a las organizaciones a convertir la tecnología en una ventaja competitiva real. Su combinación de experiencia, talento y alianzas estratégicas con los principales fabricantes del mercado le permite diseñar, implementar y gestionar soluciones innovadoras en cloud.

La solución se construyó sobre cuatro pilares tecnológicos:

1. Amazon S3 como repositorio documental primario

Amazon S3 se convirtió en el almacén central de todos los documentos, ofreciendo una durabilidad del 99,999999999% (11 nueves). Las políticas de ciclo de vida de Amazon S3 mueven automáticamente los documentos entre S3 Standard (acceso frecuente, latencia en milisegundos) y S3 Glacier Flexible Retrieval (archivos históricos, coste optimizado), sin ninguna intervención manual.

2. SAP Content Server en clúster de alta disponibilidad

Para mantener la integración nativa con el ecosistema SAP a través del protocolo estándar ArchiveLink, desplegamos SAP Content Server en un clúster de instancias Amazon EC2 distribuidas en varias zonas de disponibilidad (Multi-AZ), detrás de un Elastic Load Balancer (ELB) distribuyendo el tráfico y con Auto Scaling ajustando la capacidad automáticamente según la demanda. Este componente actúa como puente transparente entre las aplicaciones SAP y S3: los usuarios siguen trabajando exactamente igual, sin percibir que el almacenamiento subyacente ha cambiado por completo. Toda la infraestructura se desplegó de forma declarativa con Terraform, garantizando reproducibilidad, portabilidad y eliminando configuraciones manuales.

3. AWS Storage Gateway para acceso universal

AWS Storage Gateway ofrece a las aplicaciones un acceso local y en la nube a un almacenamiento en prácticamente ilimitado. El modo File Gateway expone S3 como un sistema de archivos NFS convencional, con una caché local que garantiza latencias inferiores a 200 milisegundos para los documentos más solicitados. La sincronización con S3 ocurre en segundo plano, de forma automática y transparente.

4. Conectividad segura y resiliente

La conectividad se basa en un enlace dedicado AWS Direct Connect conectado a AWS Transit Gateway, con resolución DNS global vía Amazon Route 53 y failover automático a través de VPN Site-to-Site. Los datos viajan cifrados en tránsito con TLS y se cifran en reposo con claves gestionadas en AWS Key Management Service (KMS).

Figura 1. Arquitectura de conectividad — RISE with SAP → Direct Connect / VPN → Transit Gateway → SAP Content Server (EC2 Multi-AZ) → S3 File Gateway → S3 Standard → S3 Glacier

La migración: Cientos de millones de documentos sin interrumpir el servicio

Se adoptó por una estrategia incremental en dos fases, priorizando la seguridad de los datos sobre la velocidad.

Fase 1: Documentos integrados con SAP (4 meses)

El primer paso fue un análisis y saneamiento exhaustivo del repositorio documental. Este proceso reveló que solo una fracción del repositorio contenía documentos activos, lo que permitió optimizar drásticamente el volumen a migrar antes de mover un solo archivo. Esta fase de higiene de datos, lejos de ser un paso menor, demostró ser una de las decisiones más rentables del proyecto.

La migración se ejecutó en 8 lotes progresivos utilizando el report SAP

Z_DOC_COPY

basado en SAP Note 2774469 en modo de copia no destructiva, el contenido original nunca se eliminó hasta completar la validación. Entre cada lote se aplicó un proceso de verificación exhaustivo:

• Checksums MD5 para garantizar la integridad bit a bit de cada documento
• Comparación de metadatos campo por campo contra el sistema origen
• Pruebas de acceso desde SAP para confirmar la disponibilidad funcional real

Resultados de Fase 1

Fase 2: Documentos no integrados con SAP y metadatos

La segunda fase amplió el alcance a todo el contenido documental restante no vinculado directamente a aplicaciones SAP, incluyendo documentos consumidos por portales web, gestorías y notarías.

Logicalis desarrolló un sistema de migración a medida, no basado en productos comerciales de terceros, con innovaciones clave:

• Lanzador incremental que permite relanzar procesos detenidos o incompletos sin duplicaciones, garantizando resiliencia ante cualquier interrupción.
• Proceso independiente de migración de metadatos almacenados en Amazon DynamoDB, desacoplado del flujo de documentos, que asegura la correcta asociación de toda la información contextual de cada documento en el sistema destino, con trazabilidad completa.
• Arquitectura serverless capaz de procesar hasta 800 documentos en paralelo, con gestión de errores mediante colas de mensajes fallidos, Dead Letter Queues (DLQ) en Amazon SQS y trazabilidad completa en Amazon CloudWatch Logs.

Los outputs de migración se almacenan en Amazon S3 como repositorio compartido, habilitando su explotación posterior por plataformas analíticas.

Figura 2. Arquitectura serverless Fase 2 — SAP Content Server + Aplicaciones externas → S3 File Gateway → S3 → Lambda → DynamoDB (metadatos), con Cognito para autenticación

Los beneficios: Más allá del ahorro de costes

Adiós a la obsolescencia

Este es posiblemente el mayor beneficio estratégico. Al apoyarse en servicios gestionados de AWS, Servihabitat ha eliminado el ciclo de renovación de hardware y gran parte del mantenimiento de la infraestructura subyacente: no hay servidores de almacenamiento que renovar ni licencias del gestor documental que renegociar. Para el área de tecnología, esto significa liberar presupuesto y equipo del mantenimiento reactivo para dedicarlos a proyectos que generan valor.

«Por primera vez en años, nuestro equipo dedica su tiempo a innovar en lugar de a mantener. Migrar cientos de millones de documentos sin interrumpir el servicio exige una solvencia técnica que solo un equipo maduro puede garantizar. Ese es el verdadero retorno del proyecto.» — Manuel Cruz, Director de Tecnología, Servihabitat.

Reducción drástica de OPEX

La eliminación de las licencias de software propietario, combinada con el modelo de pago por uso de AWS, ha reducido los costes operativos a la mitad frente a la alternativa de renovar la infraestructura legacy. Las políticas de ciclo de vida de Amazon S3 optimizan el coste de almacenamiento sin intervención humana.

Disponibilidad superior al 99,9%

El despliegue Multi-AZ en EC2, el balanceo de carga con ELB, el Auto Scaling, los backups automáticos y el failover sin intervención manual proporcionan una resiliencia operativa que la infraestructura anterior, con su diseño single-site, no podía ofrecer. La latencia promedio se mantiene por debajo de 1,5 segundos, superando los objetivos de diseño, con tiempos de acceso a caché inferiores a 200 milisegundos.

Seguridad y compliance por diseño

La arquitectura implementa seguridad en capas: cifrado en reposo con AWS KMS y rotación automática de claves, cifrado en tránsito con TLS/SSL conforme a SAP Security Notes, control de acceso con AWS Identity and Access Management (IAM) bajo el principio de mínimo privilegio, auditoría completa con AWS CloudTrail y monitorización proactiva con Amazon CloudWatch. Al apoyarse en servicios de AWS que cuentan con certificaciones como ISO 27001 y SOC2, la arquitectura facilita el cumplimiento de GDPR desde el inicio.

Sostenibilidad medible

La eliminación de hardware on-premises reduce directamente la huella de carbono. Pero en este proyecto la sostenibilidad no es solo un discurso: Logicalis, certificada en ISO 14001 e ISO 14064-1, ha medido y reportado la huella de carbono de la implementación en 0,069 t CO2e entre ambas fases del proyecto. Servicio 100% remoto, sin desplazamientos ni fabricación o distribución de hardware. AWS opera con el compromiso de alimentar sus operaciones con energía 100% renovable, completando el círculo de sostenibilidad.

Escalabilidad ilimitada

Con Amazon S3 almacenando más de 500 billones de objetos a nivel global, la capacidad de crecimiento es, a efectos prácticos, ilimitada. No hay que planificar ampliaciones, ni aprobar inversiones en hardware, ni esperar meses para disponer de más espacio. El almacenamiento crece de forma elástica y automática con la demanda.

Conclusión: Una plataforma preparada para el futuro

Para Servihabitat, esta transformación no ha sido únicamente un proyecto de infraestructura, sino un cambio en la forma de gestionar la información documental: de una arquitectura rígida, costosa y frágil a una plataforma elástica, eficiente y resiliente.

«Este proyecto demuestra que la modernización de la infraestructura no es solo un ejercicio técnico: es una decisión estratégica que libera presupuesto, reduce riesgo y devuelve a la organización la capacidad de seguir innovando.» — Alberto Martínez Uriarte, CIO, Servihabitat.

La base construida, documentos estructurados y accesibles en S3, metadatos correctamente migrados y outputs listos para consumo analítico, es además el cimiento sobre el que Servihabitat ya está desplegando capacidades de inteligencia artificial para la clasificación, extracción y procesamiento automático de documentos.

El caso muestra el valor de combinar el cliente, AWS y un partner de implementación con excelencia operativa: AWS aportó el diseño arquitectónico y la validación técnica, y Logicalis Spain tradujo ese diseño en una migración sin incidencias, con herramientas propias para garantizar la resiliencia y trazabilidad de un proceso que afectaba a cientos de millones de documentos en producción.

Para las organizaciones que aún operan gestores documentales legacy sobre infraestructura on-premises, este patrón es directamente replicable. Puede consultar el proceso detallado paso a paso en este blog de referencia de AWS,  o contactar con su equipo de cuenta de AWS. El camino está trazado, los resultados son medibles y la tecnología está probada.

Autores

	Manuel Cruz es Director de Tecnología en Servihabitat, donde lidera la estrategia tecnológica y de infraestructura de la compañía. Impulsó el proyecto de modernización de la gestión documental sobre AWS, una transformación que afectó a cientos de millones de documentos en producción sin interrumpir el servicio al negocio.
	Beatriz Alcántara  es Senior Solutions Architect en AWS y ayuda a clientes a transformar sus negocios en la nube, con amplia experiencia en banca y retail. Beatriz ha liderado proyectos de infraestructura para compañías internacionales desde la fase de análisis y preventa hasta la implementación.