Cómo un líder de finanzas logró optimizar la administración de contratos con la nube
Artículo | Lectura de 3 minutos
por Lou Perugini
Líder de AWS en todo el mundo, transformación financiera/director financiero horizontal, AWS
El rol del director financiero está cambiando. En la actualidad, suele incluir la búsqueda de nuevas fuentes de valor, la neutralización de disruptores digitales y la impulsión de transformaciones a nivel de toda la empresa. Pero antes de poder liderar una transformación a gran escala, los CFO tienen que modernizar sus propias operaciones y liberar a los empleados de las tareas rutinarias que consumen tiempo.
En 2020, el equipo de finanzas de AWS dedicaba más de 150 horas al mes al procesamiento manual de contratos no estándar de clientes para ratificar el reconocimiento de ingresos. Era un trabajo tedioso, y ante un crecimiento de ingresos de AWS en el orden del 40 % anual, la cantidad de contratos que debían revisarse aumentaba rápidamente. El equipo de finanzas tenía problemas para mantener el ritmo, y estaba claro que debía haber una manera mejor de administrar el trabajo que no fuera sumar más gente al equipo.
La respuesta fue una herramienta de procesamiento inteligente de documentos.
El desafío: procesamiento manual de documentos
Los departamentos de finanzas, incluso en empresas del listado Fortune 500, suelen hacer el 90 % de su trabajo en Microsoft Excel y cuentan con equipos de personas que procesan manualmente grandes volúmenes de documentación en papel. En AWS, analistas altamente especializados solían cargar cada contrato en un sistema de escaneo y extracción de los términos contractuales clave para su posterior carga en planillas de Excel.
Mike Pokorny, director de contabilidad de AWS, necesitaba una manera de mantener el ritmo de la carga de trabajo acumulada y liberar analistas para tareas de mayor valor agregado. Se comunicó con el equipo de AWS ProServe para obtener ayuda.
La solución: procesamiento inteligente de documentos automático
En tres semanas, el equipo diseñó y construyó una solución denominada Intelligent Document Processing for the CFO (IDP-CFO). La herramienta convierte automáticamente contratos impresos a formato digital, extrae los términos contractuales clave y organiza los documentos en una base de datos.
La solución de procesamiento inteligente de documentos redujo el tiempo que los analistas dedican a revisar contrato en un 80 % y trajo aparejadas varias mejoras adicionales:
- Disminuyó la cantidad de horas-hombre de 150 a 30 horas por mes
- Redujo la cantidad de analistas de cinco a uno
- El tiempo promedio de procesamiento para un contrato pasó a menos de un minuto, una reducción del 80 %
- Disminuyó la cantidad de contratos que requieren revisión manual en un 85 %
Estamos ahorrando cientos de horas al mes en personal, tiempo y esfuerzo que pudimos reasignar a otras áreas de nuestro rol contable para fomentar un crecimiento más rápido de AWS”.
Lo más importante es que la herramienta liberó analistas de trabajos manuales y rutinarios para que puedan dedicar más tiempo a análisis financiero de mayor valor agregado en pos del crecimiento de AWS. Además, los analistas disfrutan el hecho de poder trabajar con tecnología de última generación. Debido a que la herramienta captura los datos de los contratos pertinentes, pueden usarla para obtener información acerca de los contratos, como los términos que probablemente signifiquen una pérdida de oportunidades de ingresos.
Hemos podido reasignar personal a tareas que disfrutan mucho más, y eso es bueno para nuestro negocio”.
La herramienta IDP-CFO puede asumir cualquier tarea de análisis de documentos gracias a dos características únicas no disponibles en otras herramientas:
Flexibilidad: la solución de AWS utiliza procesamiento de lenguaje natural (NLP) para identificar los términos contractuales y sus valores, más allá del lugar del contrato en el que se incluyan. Con frecuencia, los productos de la competencia solo pueden encontrar términos contractuales relevantes cuando se organizan de una manera particular (por ejemplo, en una tabla).
Machine learning: el componente de ML permite que la herramienta mejore continuamente la identificación de términos en diferentes documentos. Cuando un documento se revisa manualmente, la tecnología aprende lo que hizo una persona para corregir la excepción y aplica automáticamente ese aprendizaje en el futuro. De esta manera, se garantiza que los líderes financieros no deban convertirse en expertos en ninguna tecnología compleja para usar la herramienta.
La herramienta IDP-CFO puede utilizarse para automatizar muchos procesos contables, como cuentas por pagar, cuentas por cobrar, conciliación de cuentas e incorporación de proveedores y empleados. Por ejemplo, Broadridge Financial Solutions, una empresa fintech que ofrece soluciones de documentos financieros y comunicaciones para accionistas para empresas públicas, la utilizó para automatizar un proceso manual de análisis de formularios de delegación de poder. IDP-CFO extrae datos de gobernanza social ambiental y de otro tipo para que la firma pueda predecir cambios en las próximas reuniones de accionistas. En el pasado, Broadridge tenía un equipo de 160 personas que dedicaban más de 50 000 horas al año a la recolección manual de datos. Ahora, con la herramienta IDP-CFO, la firma puede generar información a partir de más de 5 millones de puntos de datos de votos de poderes hasta 10 años en el pasado, con una importante reducción de las horas-hombre.
Uno de los primeros pasos en la transformación financiera es digitalizar la documentación y automatizarla lo más posible. IDP-CFO permite que los departamentos de finanzas den el primer paso hacia la adopción de la era digital sin tener que diseñar su propia herramienta ni adaptar otra menos efectiva.
Tomamos algo que era altamente manual y repetitivo y lo automatizamos de forma tal que ha simplificado radicalmente lo que hacemos”.
Si está interesado en obtener más información, comuníquese con su administrador de cuentas de AWS.
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Acerca del autor
Lou Perugini, líder de AWS en todo el mundo, transformación financiera/director financiero Horizontal, AWS
Lou Perugini es el director financiero y el líder de penetración del mercado para la transformación financiera a nivel mundial de Amazon Web Services. Se especializa en ayudar a los directores financieros a comprender la naturaleza transformativa de la nube de AWS y a cómo la nube se puede utilizar como un motor para lograr la agilidad empresarial y gestionar los cambios con alta frecuencia. También ayuda a los directores financieros a medir el valor de la transformación y a prepararse para los impactos financieros de los proyectos de transformación.
Antes de unirse a AWS, Lou se desempeñó como director financiero de una sucursal de una compañía de TI grande y tiene una amplia trayectoria en el sector de tercerización y servicios de TI. Lou es contador público certificado (que no ejerce) y tiene amplia experiencia en contabilidad, análisis y planificación financiera, operaciones de centros de datos y operaciones empresariales.
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