¿Qué es la transferencia de archivos administrada?
La transferencia de archivos administrada (MFT) es el proceso mediante el cual se transfieren, de manera segura y eficiente, los archivos grandes o confidenciales entre sistemas y usuarios dentro de un entorno empresarial. Las transferencias de archivos son necesarias para tareas como procesar pedidos, enviar formularios y otros trámites digitales comunes en las transacciones de empresa a empresa. Una solución de transferencia de archivos administrada (MFTS) permite que las transferencias de archivos se realicen dentro de las organizaciones y entre ellas de forma controlada, segura y centralizada. Le permite automatizar procesos empresariales complejos que implican el intercambio de archivos y, al mismo tiempo, reducir los gastos de comunicación.
¿Cuáles son los casos de uso de la transferencia de archivos administrada?
Los servicios de MFT pueden ser una solución eficaz para administrar transferencias de archivos grandes o confidenciales a gran escala.
Ingesta de datos
Muchos casos de uso de un software de MFT dependen de que primero ingiera los datos en el lago de datos de su organización antes de que los puedan usar los sistemas integrados o compartirlos de forma segura con los socios. Por ejemplo, el MFTS se usa para los siguientes:
- Ingerir datos no estructurados, como JSON, XML o registros de bases de datos no relacionales para realizar consultas y análisis adicionales.
- Mover grandes conjuntos de datos y datos no estructurados para el procesamiento por lotes.
- Cargar datos estructurados de sistemas basados en SQL para informes, paneles y cargas de trabajo transaccionales.
- Transferir los datos de entrenamiento a modelos de IA generativa.
- Recopilar y transferir archivos y registros del sistema desde servidores, aplicaciones o dispositivos a herramientas de análisis.
Intercambio regulado de documentos
Un MFTS ayuda a una organización a compartir documentos de forma segura con equipos internos autorizados o socios externos, a la vez que mantiene una pista de auditoría completa para garantizar el cumplimiento de la normativa. Este nivel de control permite que las empresas cumplan con los requisitos establecidos por las normativas de varios sectores, incluidos los de la salud (HIPAA), los productos farmacéuticos y de fabricación (GDPR) y los servicios financieros (SOX).
Distribución de contenido
A diferencia de las herramientas tradicionales para compartir archivos, un MFTS puede ofrecer una distribución de contenido fiable y a escala a clientes, equipos remotos y socios con un riesgo mínimo de pérdida de datos o acceso no autorizado. Por ejemplo, esto incluye materiales como actualizaciones de software, medios de video o datos de marketing.
Integración con la ERP
Un MFTS puede ayudarlo a mantener su sistema de planificación de recursos empresariales (ERP) conectado con los proveedores, los servicios de logística y los departamentos internos. Puede ayudar a automatizar el procesamiento de archivos como las órdenes de compra, las notificaciones de envío y los informes de inventario.
Integración con dispositivos
El software de MFT facilita la transferencia de telemetría y otros datos generados por dispositivos desde los dispositivos periféricos de IoT y los sistemas integrados a los sistemas centrales para la supervisión, el análisis y la acción. Esta capacidad es crucial para industrias como la fabricación, la logística y la atención médica, que valoran la información en tiempo real. También es útil cuando desea mover datos desde ubicaciones remotas o de baja conectividad de manera más fiable.
¿Cuáles son las ventajas de las transferencias de archivos administradas?
Un MFTS le permite llevar a cabo procesos de transferencia de archivos a escala más fiables y rentables.
Mayor seguridad de los datos
Un MFTS ayuda a prevenir las filtraciones de datos y las transferencias fallidas, que pueden dañar a su organización tanto desde el punto de vista financiero como de reputación. La supervisión en tiempo real, el cifrado de extremo a extremo y las políticas de validación de transferencias automatizadas ayudan a garantizar que los datos confidenciales permanezcan seguros e intactos durante todo el proceso de transferencia de archivos.
Mayor eficiencia
Un MFTS automatiza las tareas repetitivas y manuales de transferencia de archivos. Por ejemplo, en el sector del envío y la logística, un MFTS puede automatizar el intercambio diario de facturas y notificaciones de envío entre los sistemas de almacén, los proveedores y sus centros de distribución. Esto garantiza actualizaciones en tiempo real sobre los niveles de inventario y el estado de los pedidos, lo que le ayuda a administrar las existencias de manera más eficiente. Esto también puede reducir los gastos operativos y de TI.
Auditabilidad y cumplimiento normativo
Las industrias como las finanzas, la atención médica y la fabricación deben cumplir con las regulaciones que exigen controles estrictos sobre el manejo de datos confidenciales. Las principales reglamentaciones incluyen las siguientes:
- Norma de seguridad de datos del sector de las tarjetas de pago (PCI DSS)
- Ley de portabilidad y responsabilidad de seguros de salud (HIPAA)
- Ley Sarbanes-Oxley (SOX)
- Reglamento general de protección de datos (RGPD)
Un MFTS ayuda a las organizaciones a cumplir con los estándares establecidos por estas regulaciones gracias a sus sólidas características de seguridad de datos. Ayudan a garantizar el seguimiento, la seguridad y la verificación de todas las transferencias de archivos.
Integración multiplataforma
La transferencia de archivos administrada centraliza y automatiza las capacidades de los protocolos de transferencia de archivos seguros y establecidos, y se integra sin problemas con la mayoría de los entornos de TI empresariales. Un MFTS se puede conectar a cualquier herramienta de colaboración que utilice su organización, como un ERP, un CRM o una plataforma en la nube.
¿Cómo funciona una solución de transferencia de archivos administrada?
Una solución de transferencia de archivos administrada proporciona una plataforma centralizada para gestionar el movimiento de datos a escala entre las aplicaciones del cliente y los sistemas centrales. Por lo general, un MFTS admite uno o más protocolos, cifrado de extremo a extremo, varias opciones de autenticación y registros de auditoría, todo lo cual ayuda a proporcionar una mejor visibilidad y gobernanzas de las transferencias de archivos.
Por el contrario, los métodos de transferencia de archivos antiguos a menudo carecían de una o más de estas capacidades y estaban descentralizados, lo que requería que cada usuario administrara su conexión de forma individual. Esto podría provocar retrasos operativos e incluso riesgos de cumplimiento normativo en las industrias reguladas.
Características
Entre sus características clave se incluyen:
Automatización del flujo de trabajo
Transferencias programadas, acciones activadas en función de eventos del sistema, procesamiento previo y posterior automatizado e integraciones con otras aplicaciones empresariales.
Administración centralizada
Visibilidad en tiempo real de la actividad de transferencia de archivos de todos los usuarios y clientes de software.
Controles de seguridad
Cifrado, autenticación de usuarios y registro detallado para el cumplimiento y las auditorías.
Flexibilidad de implementación
Soporte para la implementación de nubes híbridas y nativas en la nube para adaptarse a los casos de uso en muchos sectores regulados, como los servicios financieros, la atención médica y las empresas farmacéuticas.
Protocolos de transferencia de archivos
Muchos de los protocolos más utilizados están disponibles a través de un MFTS.
Protocolo de transferencia de archivos
El FTP es uno de los primeros protocolos para realizar transferencias de archivos de red. Aunque sigue siendo rápido y tiene un amplio soporte, no cifra los datos durante las transferencias. Esto hace que el FTP sea el más adecuado para compartir datos no confidenciales.
Protocolo seguro de transferencia de archivos
El FTPS añade el cifrado TLS/SSL al protocolo de FTP original, lo que asegura tanto las credenciales de usuario como los datos que se transfieren. Con frecuencia utilizará el FTPS cuando se requiera la compatibilidad con los sistemas heredados, pero aún así sea necesaria una seguridad sólida.
Protocolo de transferencia segura de archivos
El SFTP usa el protocolo SSH (Secure Shell) para cifrar tanto los comandos de transferencia de archivos como los datos que se envían. Si bien tiene un nombre similar, no es compatible con el FTPS. El SFTP es una opción adecuada cuando necesita una seguridad sólida, garantizar la compatibilidad con la infraestructura de seguridad de la red y administrar archivos de gran tamaño de manera eficaz.
Declaración de aplicabilidad 2
El AS2 es un protocolo que se utiliza para el intercambio seguro y autenticado de datos empresariales, en particular de documentos de intercambio electrónico de datos (EDI). Utiliza el protocolo web HTTPS para el cifrado y las firmas digitales a fin de proporcionar una prueba de entrega de MDN (notificaciones de disposición de mensajes). El AS2 se usa ampliamente en el comercio minorista y el cuidado de la salud para las transferencias de archivos entre socios comerciales que cumplen con las normas.
Servidores de transferencia de archivos administrada
Para implementar un MFTS, primero debe crear un servidor para su flujo de trabajo, por ejemplo, para la extracción de datos. Usted desea poder extraer datos de transacciones financieras de un CSV enviado por un usuario de su organización. Por lo general, puede aprovisionar un servidor a través de la interfaz web de su MFTS para admitir los protocolos más adecuados para este flujo de trabajo.
Clientes de transferencia de archivos administrada
Los usuarios finales se conectan a su servidor de MFTS mediante aplicaciones de escritorio, aplicaciones web o complementos independientes y seguros de transferencia de archivos. En nuestro ejemplo, supongamos que un analista financiero de su organización tiene un informe de transacciones de clientes que necesita registrar para cumplir con la normativa. Puede enviar el archivo al servidor a través de una aplicación del cliente. Internamente, la aplicación envía el archivo mediante el protocolo SFTP o AS2.
¿Cuáles son los desafíos de usar una solución de transferencia de archivos administrada?
Hay varias consideraciones clave que debe tener en cuenta al seleccionar una plataforma de MFT para la transferencia y el procesamiento de archivos dentro de su organización.
Mayores exigencias de seguridad y amenazas sofisticadas
Al realizar la transición a una plataforma centralizada para todas las transferencias de archivos empresariales, es fundamental estar especialmente atento a las posibles amenazas que podrían atacar a su organización, como el ransomware. Su equipo necesitará un conocimiento sólido de las capacidades de seguridad de datos del MFTS que utilice, incluidas las opciones de autenticación, la supervisión de las actividades de transferencia y las capacidades de generación de informes disponibles.
Intercambio de datos en un mundo siempre conectado
El uso de una única plataforma significa que debe realizar un seguimiento de todos los intercambios realizados entre los equipos internos, los clientes y los socios comerciales en un solo lugar. Debe asegurarse de que el MFTS que elija pueda adaptarse a todos los protocolos y flujos de trabajo de transferencia segura de archivos y evitar transferencias fallidas. También tendrá que mantenerse al día con las últimas actualizaciones de todas las normas reglamentarias asociadas.
Aprovechamiento de diversos conjuntos de datos
Las empresas suelen trabajar con múltiples orígenes y formatos de datos, tanto internos como externos. Obtener una visión completa y precisa de todas las transferencias de archivos, especialmente en entornos híbridos o en la nube, puede ser una tarea difícil. Debe identificar un MFTS que ayude a garantizar la coherencia, la precisión y la accesibilidad en todas las actividades de transferencia.
Reducción de los costos y aumento de la escalabilidad
A medida que aumentan los volúmenes de datos, también aumentan los costos asociados con la administración de las actividades de transferencia de archivos. Mientras usa su MFTS, esté atento a las formas de reducir la sobrecarga operativa y, al mismo tiempo, escalar de forma segura para satisfacer la demanda. Identifique las áreas en las que puede automatizar los flujos de trabajo y minimizar la intervención manual en el procesamiento de datos para mejorar la eficiencia.
¿Cómo puede AWS cumplir con sus requisitos de transferencia de archivos administrada?
AWS Transfer Family es un servicio completamente administrado que ofrece la transferencia segura de archivos hacia y desde los servicios de almacenamiento de AWS. Ofrece soporte totalmente administrado para transferir archivos a través de SFTP, AS2, FTPS, FTP y navegadores web directamente al almacenamiento de objetos en la nube (Amazon S3) o al almacenamiento de archivos en la nube (Amazon Elastic File System) o desde ellos.
Puede migrar, automatizar y supervisar sin problemas sus flujos de trabajo de transferencia de archivos y, al mismo tiempo, mantener las configuraciones existentes del lado del cliente para la autenticación, el acceso y los firewalls.
Nada cambia para sus clientes, socios y equipos internos, ni para sus aplicaciones. Sin embargo, usted puede lograr lo siguiente:
- Escalar para admitir a miles de usuarios simultáneos con controles de acceso.
- Impulsar tareas automatizadas y basadas en eventos con un servicio totalmente administrado y de bajo código.
- Migrar los flujos de trabajo de transferencias de archivos existentes a la nube de AWS sin afectar a sus conexiones e integraciones existentes.
También puede simplificar y automatizar el procesamiento de archivos posterior a la transferencia y el procesamiento de archivos posterior mediante servicios integrados, como el intercambio de datos B2B en AWS y AWS Step Functions.
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