クラウドで契約管理を効率化した財務リーダーの事例

CFO の役割は変化し続けています。今日では、新しい価値の源泉を見つけ、デジタルディスラプターを回避し、全社的な変革を推進することが一般的に含まれます。しかし、大規模な変革を主導する前に、CFO は自身の業務をモダナイズし、時間のかかる定型的な業務から従業員を解放する必要があります。

2020 年、AWS のグローバルファイナンスチームは、収益認識を承認するために、非標準の顧客契約を手動で処理するために月に 150 時間を超える時間を費やしていました。これは手間のかかる業務であり、AWS の収益は年間 40% で増加していて、レビューする契約の数は急増していました。財務チームは遅れないように苦労しており、チームの人員を増やすよりも、作業を管理するためのより良い方法が必要であることが明らかになりました。

その答えは Intelligent Document Processing ツールでした。

財務部門は、Fortune 500 企業であっても、作業の 90% を Microsoft Excel で行い、チームで大量の事務処理を手動で処理するのが一般的です。AWS では、高度な資格を持つアナリストが各契約をシステムにロードして、主要な契約条件をスキャンおよび抽出し、Excel ワークシートにロードします。

AWS の経理担当ディレクターである Mike Pokorny は、増大するワークロードに対応し、アナリストがより価値の高い業務に従事できる方法を必要としていました。同氏は AWS ProServe チームにサポートを求めました。

チームは 3 週間で、Intelligent Document Processing for the CFO (IDP-CFO) と呼ばれるソリューションを設計および構築しました。このツールは、紙面の契約を自動的にデジタル形式に変換し、主要な契約条件を抽出して、データベースに整理します。

さらに重要なことに、このツールはアナリストを定型的な手動の作業から解放し、より価値の高い財務分析と AWS の成長のサポートにより多くの時間を費やせるようにしました。さらに、アナリストは最先端のテクノロジーを利用した業務に熱意をもって取り組んでいます。このツールは関連するすべての契約データをキャプチャするため、このツールを使用して、収益機会の逸失につながる可能性が最も高い条件など、契約に関するインサイトを得ることができます。

IDP-CFO は、他のツールでは利用できない次の 2 つの独自機能のおかげで、あらゆるドキュメント分析タスクに対応できます。

柔軟性: AWS ソリューションは、自然言語処理 (NLP) を使用して、契約書のどの部分に記載されていても、契約条件とその値を識別します。多くの場合、競合製品が関連する契約条件を見つけることができるのは、表などの特定の方法で整理されている場合に限られています。

機械学習: 機械学習コンポーネントを使用すると、ツールはさまざまなドキュメントの条件の識別を継続的に改善できます。人間がドキュメントを確認すると、テクノロジーは、例外を修正するための人間による対応から学習して、その学習内容を自動的に適用します。これにより、財務リーダーは、ツールを使用するために複雑なテクノロジーのエキスパートになる必要がなくなります。

IDP-CFO ツールを使用すると、買掛金、売掛金、勘定調整、ベンダーと従業員の登録など、多くの会計プロセスを自動化できます。例えば、公開企業に財務関係書類と株主とのコミュニケーションに関するソリューションを提供するフィンテック企業である Broadridge Financial Solutions は、委任状を分析するための手動プロセスを自動化するためにこのツールを使用しました。IDP-CFO は、Environmental Social Governance (ESG) および他のデータを抽出して、会社が今後の株主総会での課題を予測できるようにします。これまで、Broadridge には 160 名のチームがあり、手動でデータを収集するのに年間 50,000 時間を超える時間を費やしていました。今後は、IDP-CFO ツールを使用することで、会社は 10 年以上前にさかのぼる 500 万を超える代理投票のデータポイントからインサイトを生成でき、工数を大幅に削減できます。

詳細については、AWS アカウントマネージャーにお問い合わせください。