Why resisting digital transformation is riskier than embracing it, and how to mitigate risk

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When considering digital transformation, governments tend to focus on the potential drawbacks instead of focusing on the risks of failing to adopt new technologies. A newly released report by Ottawa-based Public Policy Forum and the Amazon Web Services (AWS) Institute, “The Risk of the Digital Status Quo,” outlines four risks of forgoing digital modernization in Canada and offers strategies to address those risks.

The first risk stems from maintaining legacy systems, which requires special skills and funding and creates barriers to integration with new technologies. Cyber security due to the inability to secure legacy systems and a lack of updates to the systems is the second risk. The third risk is driving away talent and reinforcing a stagnant work culture. The fourth risk is the increasing risk of service failure as the gap between government service delivery and citizen expectations widen. Failure to embrace expectations could lead to irrelevance, citizen frustration, and eventual disengagement.

Despite the Canadian government’s drive to modernize services, public servants remain risk averse. In a survey of senior Canadian public servants, those officials revealed the reasons behind their hesitation: a rapidly evolving digital landscape with no clear modernization strategy; a poor understanding of the digital state of their organization; and a short-term focus tied to election cycles, among other factors. The report lists and ranks the factors contributing to the lack of support for digital transformation.

The report offers the following strategies to assess and address the risk of forgoing digital transformation:

1. Factor in the cost of legacy systems maintenance. According to a recent report by the Information Technology Association of Canada, continued dependence on outdated legacy systems costs the government $12.5 billion annually. The government should also consider the cost of training employees to maintain those systems, and the accumulating technical debt in legacy systems. Review outdated procurement processes to help enable long-term digital opportunities.
2. Frame the need for legacy replacement as a cyber security issue to elevate its importance. The potential impact of digital transformation is best assessed when weighed against the potentially greater risk of cyber security issues such as a data breach — and being publicly named and shamed for it.
3. Factor in the financial cost of cyber security risks posed by legacy systems. Organizations affected by a breach should consider the cost of data loss, business disruption, regulatory penalties, and other factors when evaluating the overall costs of digital transformation.
4. Leverage digital transformation to attract and retain talent. Shifting to a digital workplace culture and embracing flexibility, innovation, and rapid technology adoption can reduce the risk of losing or failing to attract skilled workers. In an environment where private and public sectors are competing for the best talent, consider how digital transformation can attract talent.
5. Factor in the risks to government relevance and citizen engagement – a key performance indicator for many governments. Governments need to improve how they provide services to meet the needs of their citizens. Providing easy-to-access and seamless service offerings will lead to a more positive interaction with government. Technology enables the kind of services that citizens have come to expect of their governments. Resisting digital transformation risks diminishing citizen engagement.

In addition to surveying senior Canadian officials, the authors drew on the perspectives of 16 current and former government leaders from the United Kingdom, Scotland, New Zealand, Australia, Finland, the United States, and Canada. Their insights and examples of governments around the world, demonstrate that although digital transformation poses challenges, it is proving to be the less risky option.

Read the report, “The Risk of the Digital Status Quo,” and read more insights from the AWS Institute.

Pourquoi il est plus risqué de résister à la transformation numérique que de l’adopter, et comment atténuer les risques

Lorsqu’ils envisagent la transformation numérique, les gouvernements ont tendance à se concentrer sur les inconvénients potentiels plutôt que sur les risques de ne pas adopter les nouvelles technologies. Un rapport récemment publié par le Forum des politiques publiques d’Ottawa et Amazon Web Services (AWS) Institute et intitulé « Le risque du statu quo numérique  », décrit quatre risques liés au renoncement à la modernisation numérique au Canada et propose des stratégies pour y faire face.

Le premier risque provient du maintien des systèmes existants, qui nécessite des compétences et un financement particuliers et crée des obstacles à l’intégration des nouvelles technologies La cybersécurité due à l’incapacité de sécuriser les systèmes existants et au manque de mises à jour des systèmes constitue le deuxième risque. Le troisième risque est de faire fuir les talents et de renforcer une culture du travail stagnante. Le quatrième risque est le risque croissant d’échec des services à mesure que l’écart entre les prestations des services publics et les attentes des citoyens se creusent. Le fait de ne pas répondre aux attentes pourrait conduire à un manque de pertinence, à la frustration des citoyens et à un éventuel désengagement.

Malgré la volonté du gouvernement canadien de moderniser les services, les fonctionnaires restent réticents à prendre des risques. Dans un sondage réalisé auprès de hauts fonctionnaires canadiens, ces derniers ont révélé les raisons de leur hésitation : un paysage numérique en évolution rapide sans stratégie de modernisation claire, une mauvaise compréhension de l’état numérique de leur organisation et une orientation à court terme liée aux cycles électoraux, entre autres facteurs. Le rapport répertorie et classe les facteurs qui contribuent à l’absence de soutien à la transformation numérique.

Il propose les stratégies suivantes pour évaluer et traiter le risque de renoncer à la transformation numérique :

1. Prendre en compte le coût de la maintenance des anciens systèmes. Selon un récent rapport de l’Association canadienne de la technologie de l’information, la dépendance continue à l’égard de systèmes traditionnels obsolètes coûte au gouvernement 12,5 milliards de dollars canadiens par an. Le Gouvernement doit également prendre en compte le coût de la formation des employés pour la maintenance de ces systèmes, et la dette technique accumulée dans les systèmes existants. Revoir les processus obsolètes d’approvisionnement afin de favoriser les opportunités numériques sur le long terme.
2. Considérer la nécessité de remplacer les systèmes traditionnels comme une question de cybersécurité afin d’en accroître l’importance. L’impact potentiel de la transformation numérique est mieux évalué lorsqu’il est mis en balance avec le risque potentiellement plus élevé de problèmes de cybersécurité tels qu’une atteinte à la protection des données, ainsi que la dénonciation publique qui l’accompagne.
3. Prendre en compte le coût financier des risques de cybersécurité posés par les anciens systèmes. Les organisations affectées par une atteinte à la protection des données doivent tenir compte du coût de la perte de données, de la perturbation des activités, des sanctions réglementaires et d’autres facteurs lorsqu’elles évaluent les coûts globaux de la transformation numérique.
4. Tirez parti de la transformation numérique pour attirer et retenir les talents. Le passage à une culture de travail numérique et l’adoption de la flexibilité, de l’innovation et de l’adoption rapide des technologies peuvent réduire le risque de perdre ou de ne pas attirer des personnes qualifiées. Dans un environnement où les secteurs privé et public se disputent les meilleurs talents, examinez comment la transformation numérique peut attirer les talents.
5. Prendre en compte les risques qui pèsent sur le Gouvernement et l’engagement des citoyens est un indicateur clé de performance pour de nombreux gouvernements. Les gouvernements doivent améliorer la manière dont ils fournissent les services pour répondre aux besoins de leurs citoyens. Des offres de services faciles d’accès et fluides permettent une interaction plus positive avec le Gouvernement. La technologie permet d’offrir le type de services que les citoyens attendent de leurs gouvernements. Résister à la transformation numérique risque de diminuer l’engagement des citoyens.

En plus de sonder les hauts fonctionnaires canadiens, les auteurs se sont inspirés des points de vue de 16 chefs de gouvernement actuels et anciens du Royaume-Uni, de l’Écosse, de la Nouvelle-Zélande, de l’Australie, de la Finlande, des États-Unis et du Canada. Leurs points de vue et les exemples de gouvernements du monde entier montrent que si la transformation numérique pose des défis, elle s’avère être l’option la moins risquée.

Lisez le rapport « Le risque du statu quo » et d’autres informations de l’AWS Institute.