Lexoffice se adapta al crecimiento y reduce el tiempo de respuesta de los usuarios en un 50 %

Lexoffice, un producto SaaS desarrollado por Lexware, es líder en el mercado de software de contabilidad en Alemania, con 250 000 usuarios activos diariamente, entre los que se incluyen comerciantes individuales, microempresas y pequeñas empresas. Los módulos de contabilidad del producto comprenden servicios de facturación, nómina, banca y declaración de impuestos, todos los cuales ayudan a simplificar los procedimientos contables para que los clientes puedan centrarse en el desarrollo de su empresa. Lexoffice también ayuda a sus usuarios a cumplir con las complejas normativas alemanas para la declaración de impuestos, denominadas GoBD, que establecen los requisitos de TI para el procesamiento y el registro de los datos relevantes para los impuestos. Las regulaciones incluyen medidas de seguridad de datos para garantizar que todos los registros fiscales digitales puedan protegerse, rastrearse y verificarse fácilmente.

En 2015, Lexoffice comenzó a tener problemas de rendimiento y fiabilidad que estaban teniendo un efecto negativo en la experiencia del usuario final. Utilizó AWS para las pruebas y el desarrollo desde el primer día y creó esta instalación en Amazon Elastic Compute Cloud (Amazon EC2), que proporciona una capacidad de computación segura y redimensionable para prácticamente cualquier carga de trabajo.

Gracias a su experiencia previa positiva con AWS, el equipo de producto de Lexoffice migró partes de su sistema de producción a AWS para mejorar el rendimiento del producto, utilizando Amazon Simple Storage Service (Amazon S3), un almacenamiento de objetos creado para recuperar cualquier cantidad de datos desde cualquier lugar. Luego, la empresa comenzó a crear la mayoría de las nuevas características de su producto como microservicios independientes directamente en AWS, incluidas plantillas de facturas personalizadas y un módulo de generación de PDF.

Cuando Lexoffice experimentó nuevos problemas de rendimiento en 2019, la empresa supo que tenía que actuar con decisión. En lugar de llevar a cabo una costosa actualización de su configuración local, la empresa consideró que lo mejor sería apostar por AWS de forma integral. «Necesitábamos poder mejorar el rendimiento del producto para los clientes actuales e incorporar otros nuevos de manera más eficiente para mantenernos al día con la creciente demanda del mercado», afirma Christian Steiger, director general de Lexware. «Vimos que AWS podía respaldar nuestro rápido crecimiento y escalabilidad para mantener una experiencia sólida para el usuario final».
 

Lexoffice comenzó su migración trasladando primero sus bases de datos a AWS con Amazon Aurora, que proporciona un alto rendimiento y una disponibilidad incomparables a escala global con total compatibilidad con MySQL y PostgreSQL. Esto redujo los tiempos de respuesta en un 50 %. Al basarse en AWS, Lexoffice puede escalar para satisfacer las demandas de uso máximo y también puede reducir el uso de la infraestructura cuando es necesario, por ejemplo, durante la noche, cuando la demanda de los clientes disminuye.

Debido a la necesidad de proteger la información financiera confidencial de los clientes, la empresa utiliza una gama de servicios de seguridad y cifrado de datos de AWS. Estos incluyen AWS WAF, integrado con Elastic Load Balancing (ELB), como protección contra los ataques web comunes, AWS Shield para la protección administrada contra ataques DDoS y Amazon GuardDuty para monitorizar continuamente la actividad maliciosa. «Otra ventaja clave de AWS es la capacidad de proporcionarnos una imagen completa de nuestro nivel de seguridad en cualquier momento, ya que todos sus servicios están estrechamente conectados», afirma Steiger. «Con los servicios de AWS, podemos configurar el nivel de cifrado que necesitamos, lo que nos da la tranquilidad de saber que nuestra configuración en la nube mantiene seguros los registros financieros de nuestros clientes».

La empresa también utiliza AWS para ayudar a sus clientes a recopilar toda la actividad financiera y cumplir con las normativas fiscales GoBD. Con los registros de actividad, los datos importantes se pueden recuperar casi de inmediato en lugar de tener que esperar horas. Para ello, utiliza Amazon DynamoDB, un servicio de base de datos NoSQL flexible que ofrece un rendimiento de milisegundos de un solo dígito. «Nuestros clientes pueden localizar fácilmente la información y proporcionar datos de respaldo precisos para todos los informes financieros», afirma Steiger. «Si no usáramos AWS, necesitaríamos tener un equipo para comprobar el rendimiento de forma periódica o ver si necesitamos aumentar la capacidad de la base de datos; como podemos escalar automáticamente, no es necesario».

El equipo de TI de Lexoffice ahora tiene más tiempo para centrarse en el desarrollo de nuevos productos y características, lo que había sido un proceso mucho más lento con la configuración local. El equipo ha ahorrado tiempo en la administración de servidores al adoptar el concepto de infraestructura inmutable. Esto ha generado una mayor consistencia y fiabilidad en la infraestructura, con una mayor previsibilidad en el proceso de despliegue. Con los servicios sin servidor de AWS, el sistema puede escalar automáticamente para cumplir con los picos de tráfico y demanda. Además, Lexoffice ahora admite webhooks, lo que permite a los clientes configurar los eventos de la aplicación para que activen automáticamente los eventos en sistemas de software externos, como cuando se paga una factura o la creación de nuevas cuando es necesario emitirlas automáticamente. Para ello, utiliza AWS Lambda, que permite a los usuarios ejecutar código en respuesta a eventos sin pensar en servidores o clústeres.

Con AWS, la empresa ha podido crear una cultura de DevOps que ayuda a sus equipos de Lexoffice a gestionar los problemas de rendimiento de forma mucho más rápida. «El equipo de TI ya no tiene que ocuparse de cuestiones como las actualizaciones manuales, el escalamiento y la monitorización, ya que los servicios de AWS tienen un mayor nivel de abstracción», afirma Steiger. «Con los servicios administrados de AWS, no necesitamos armar equipos para gestionar aspectos como las actualizaciones de seguridad y el escalamiento. AWS nos informa sobre las actualizaciones y solo nos pregunta cuándo deben aplicar los cambios, lo que nos permite ahorrar mucho tiempo».

Con AWS, Lexoffice ahora tiene la flexibilidad de escalar y hacer crecer su base de clientes en línea sin comprometer su servicio. Planea empezar a trasladar su plataforma de desarrollo de Amazon EC2 a Amazon Elastic Container Service (Amazon ECS) para ejecutar contenedores altamente seguros, confiables y escalables.

La empresa también planea desarrollar su estrategia de cuentas múltiples para mejorar y desarrollar el entorno de AWS. «Estamos expandiéndonos y llegando a nuevos clientes todo el tiempo, por lo que es muy importante que nuestra infraestructura de TI respalde eso», afirma Steiger. «Ganamos 93 000 clientes nuevos solo en el último año y estamos seguros de que ahora podemos crecer sin problemas, algo que no habríamos podido hacer sin AWS».