Otimizar custos de organizações sem fins lucrativos na nuvem

Por: Alex Dinnouti, Gerente Técnico de Programas para Entidades Sem Fins Lucrativos, AWS. 
Post original: https://aws.amazon.com/pt/blogs/publicsector/optimizing-nonprofits-costs-cloud/

Agora, mais do que nunca, as organizações sem fins lucrativos precisam otimizar e fazer seu dinheiro render para maximizar o valor investido em sua missão. Muitas vezes, essas entidades avaliam a eficiência com base em suas despesas operacionais. Para muitas delas, isso significa buscar a nuvem para eliminar os custos iniciais relacionados à compra de servidores e à criação de datacenters. Com a nuvem, as organizações sem fins lucrativos podem entender melhor suas faturas, descobrir estratégias básicas, configurar alertas de orçamento e monitorar os custos e o uso para que possam gastar somente nos recursos de que precisam.

Entenda sua fatura

A primeira etapa para identificar possíveis economias em seus gastos com a Amazon Web Services (AWS) é entender sua fatura, o que ajudará a controlar os custos e identificar pontos em que é possível economizar. Por exemplo, o Dashboard de Gerenciamento de Custos e Faturamento da AWS apresenta um resumo de todos os seus custos com a AWS. O AWS Cost Explorer permite detalhar os custos, monitorar e analisar seu uso da AWS.

Com ele é possível analisar o relatório de custos mensais por serviço para entender onde estão seus custos e priorizar o gerenciamento de custos por serviços ociosos ou itens com maior preço. O agrupamento por região permite entender onde residem seus serviços, já que seus preços podem variar dependendo da região. O agrupamento por conta vinculada permite entender qual conta da AWS precisa ser investigada. Se você agrupar por tipo de instância, pode ver ser o dimensionamento está correto.

Beneficie-se do dimensionamento correto para pagar somente pelo que usar

O dimensionamento correto é o processo de combinar tamanhos e tipos de instância com requisitos de performance e capacidade de sua workload com o menor custo possível. Esse também é o processo de observar as instâncias implantadas e identificar oportunidades para eliminar ou reduzir o tamanho sem comprometer a capacidade ou outros requisitos. A AWS ajuda os clientes a controlar a capacidade de recursos e pagar somente pelo que consomem.

Historicamente, os departamentos de TI tinham que provisionar para picos na demanda. Na nuvem, é possível minimizar os custos porque você provisiona a capacidade com base no uso médio, não no futuro pico de uso. O dimensionamento correto pode ajudar a economizar até 70% em sua fatura mensal. O segredo é entender as necessidades e os padrões de utilização de sua organização e saber como se beneficiar da elasticidade que a Nuvem AWS tem para responder a essas necessidades. O dimensionamento correto é um processo contínuo e precisa fazer parte do processo de sua organização, já que os requisitos de performance e capacidade podem mudar com o tempo.

Use recomendações automáticas para escolher o tamanho certo

O AWS Compute Optimizer gera recomendações de otimização para reduzir o custo e melhorar a performance de suas instâncias do Amazon Elastic Compute Cloud (Amazon EC2). Cada recomendação é baseada no uso de CPU, memória, rede e disco local. Verifique se há futuras necessidades de uso das instâncias antes de implementar a recomendação. O AWS Compute Optimizer observa apenas o período referente aos 14 dias mais recentes e não prevê futuras necessidades. Se a recomendação se refere a um plano de economia, verifique o impacto e como a recomendação será faturada. Além disso, investigue o risco de performance, a quantidade de esforço para testar e certifique-se de que a recomendação da nova instância terá a performance planejada. Confira mais informações e recomendações sobre quando e como alterar o tipo de instância do Amazon EC2.

Desligue instâncias para economizar até 70% automaticamente

O desligamento de instâncias que não estão mais sendo usadas ou que são usadas somente por um breve período é uma maneira simples de reduzir os custos operacionais. Você pode programar as instâncias para serem executadas somente durante determinado período do dia. Por exemplo, talvez as instâncias de desenvolvimento sejam necessárias somente durante o horário comercial.

Antes de desligar instâncias, identifique o proprietário delas, entenda o impacto desse encerramento e meça o nível de esforço para recriá-las caso precisem ser restauradas. O encerramento de instâncias pode excluir ou deixar volumes do Amazon Elastic Block Store (Amazon EBS). Portanto, tenha uma estratégia de backup. O AWS Instance Scheduler permite configurar programações de início e parada para suas instâncias do Amazon EC2 e do Amazon Relational Database Service (Amazon RDS). Ao configurar suas instâncias para serem executadas durante o horário comercial, você pode economizar até 70% em comparação com a execução 24 horas por dia.

Reconheça a economia de custos com bancos de dados

Com o Amazon Aurora, um mecanismo de banco de dados compatível com MySQL e PostgreSQL, é possível reduzir seus custos com bancos de dados em 90%. Como é um serviço totalmente gerenciado, ele ajuda a economizar tempo automatizando tarefas demoradas como provisionamento, aplicação de patches, backup, recuperação, detecção de falhas e reparo.

A remoção de dados do Aurora libera espaço. Por exemplo, é possível descartar ou truncar uma tabela. Essa redução automática no uso do armazenamento ajuda a minimizar as cobranças relacionadas. Apesar disso, a criação e a restauração de um snapshot não reduzem o armazenamento alocado. O monitoramento da performance e das principais métricas permite identificar o tamanho certo do tipo de instância do Aurora.

Reduza os custos da transferência de dados

Identificar as cobranças por transferência de dados e o tráfego que passa por um gateway Network Address Translation (NAT – Tradução de endereços de rede) pode ajudar a otimizar os custos. Se a maioria de seu tráfego do gateway NAT vem do Amazon Simple Storage (Amazon S3) ou do Amazon DynamoDB na mesma região, troque o gateway NAT por um endpoint da VPC.

Identifique acúmulo de dados e economia com conjuntos de dados herdados

A higiene de dados é importante para identificar armazenamento desperdiçado. Quando você migra para o Amazon S3 Glacier Deep Archive os dados que estão no fim do ciclo de vida e são acessados raramente, pode economizar até 80% do preço do Amazon S3.

O Amazon S3 Intelligent-Tiering é uma classe de armazenamento do Amazon S3 que analisa seus padrões de acesso ao armazenamento. Ele gera economia de custos automática migrando dados entre dois níveis de acesso, acesso frequente e acesso infrequente, quando os padrões de acesso mudam. O Amazon S3 Intelligent-Tiering monitora padrões de aceso e move objetos que não foram acessados por 30 dias consecutivos para o nível de acesso infrequente. Não há tarifas de recuperação no Amazon S3 Intelligent-Tiering. Se um objeto no nível de acesso infrequente for acessado depois, ele será movido automaticamente de volta para o nível de acesso frequente. Nenhuma tarifa adicional pelo gerenciamento de níveis é aplicada quando os objetos são movidos entre níveis de acesso dentro da classe de armazenamento do Amazon S3 Intelligent-Tiering. Leia mais sobre as diferentes classes de armazenamento do Amazon S3.

A análise da classe de armazenamento de análises do Amazon S3 é um relatório que verifica os padrões de acesso ao armazenamento de todos os objetos em um bucket. Ou você pode filtrar o relatório por uma tag de objeto ou prefixo comum. Use as informações para escolher uma classe de armazenamento mais apropriada, melhorar as políticas de ciclo de vida e fazer previsões com relação ao uso e crescimento futuros.

O Amazon S3 Inventory fornece um relatório que especifica os objetos e respectivos metadados diária ou semanalmente em relação a um bucket do Amazon S3, que fornece uma alternativa para a API Amazon S3 List. Esse relatório permite identificar objetos por nome e metadados para migrá-los para uma classe de armazenamento diferente.

Use Savings Plans

Os Savings Plans permitem economizar até 72% no uso do Amazon EC2, AWS Fargate e AWS Lambda em troca de um compromisso com uma quantidade uniforme de utilização (medida em dólares/hora), em vez de configurações específicas de instâncias, como nas instâncias reservadas. Você pode encontrar Savings Plans personalizados com base em seu uso anterior. Observe que os créditos promocionais têm limitações quando usados para Savings Plans.

Controle custos com alertas para limites

A AWS pode monitorar e enviar alertas quando o custo ou o uso atuais ou previstos excedem os limites de seu orçamento. Uma prática recomendada é definir os alertas em escalas, em 80%, 90% e 100% do limite do orçamento, o que ajuda a reagir antes que a fatura ultrapasse esse limite.

O painel do AWS Budgets é um ponto central para criar, monitorar e inspecionar orçamentos. Mantenha suas despesas sob controle criando notificações de alerta e limites personalizados de orçamento. As notificações de alerta podem informar quando os custos ou o uso excederam (ou têm previsão de exceder) o montante de seu orçamento.

O AWS Cost Anomaly Detection utiliza tecnologias avançadas de machine learning para identificar gastos anormais e causas raiz. Em três etapas, é possível criar seu próprio monitor contextualizado e receber alertas quando algum gasto anormal for detectado. Deixe os criadores criarem e o AWS Cost Anomaly Detection monitorar seu gasto e reduzir o risco de surpresas no faturamento.

Beneficie-se de isenções tributárias para entidades sem fins lucrativos sediadas nos EUA

Se você é de uma entidade sem fins lucrativos com sede nos EUA e isenta de impostos em um determinado estado, pode estar qualificado para usar isenções tributárias em futuras compras da AWS. Abra um caso na Central de Suporte. Em seguida, anexe uma cópia eletrônica de seu certificado válido de isenção tributária ao caso usando o botão Add attachment (Adicionar anexo). Para obter informações sobre as políticas e práticas fiscais de vendas da AWS nos EUA, consulte Ajuda fiscal – Estados Unidos. Se você não tiver certeza se o uso da AWS está sujeito ao imposto sobre vendas dos EUA, consulte seu assessor tributário.

Saiba mais

Entidades sem fins lucrativos podem aproveitar os materiais adicionais da AWS para organizar e rastrear custos e uso, aprimorar o controle por meio de faturamento consolidado e permissão de acesso, permitir um melhor planejamento por meio de orçamentos e previsões ou reduzir ainda mais o custo com otimizações de recursos e preços. Saiba mais sobre a AWS para organizações sem fins lucrativos.

Sobre o autor

Alex Dinnouti é gerente de programa técnico na equipe de entidades sem fins lucrativos da Amazon Web Service (AWS). Antes de ingressar na AWS, ele foi chefe de soluções de tecnologia da informação na Conservation International. Ele possui mestrado em engenharia de software e seu sonho de aposentadoria é trabalhar para projetos de código aberto com impacto na missão de entidades sem fins lucrativos.