O que é intercâmbio eletrônico de dados (EDI)? – Explicação sobre o EDI

O que é intercâmbio eletrônico de dados?

O intercâmbio eletrônico de dados (EDI) é a troca automatizada de documentos comerciais entre organizações. Os fluxos de trabalho diários de negócios exigem a troca de documentos, como faturas, pedidos de compra e formulários de envio. Tradicionalmente, documentos em papel ou e-mails com anexos são compartilhados entre representantes da empresa, que então processam e preenchem manualmente os dados do documento em seus sistemas de dados corporativos. A tecnologia EDI automatiza esses fluxos de trabalho para que os sistemas digitais possam compartilhar e processar documentos além das fronteiras organizacionais sem o envolvimento humano. As organizações podem conectar sistemas de TI a outros em sua rede B2B para economizar tempo e eliminar erros do processamento manual.

Leia sobre fluxos de trabalho

Quais são os benefícios da troca eletrônico de dados?

O EDI oferece os seguintes benefícios para as empresas.

Economize tempo

O faturamento, o processamento de pedidos de compra e a entrada de dados são demorados em um ambiente não EDI. Com o EDI, você pode usar ambientes de baixo código para automatizar facilmente as etapas comuns de processamento e compartilhamento de arquivos, economizando tempo e esforço.

O EDI também elimina os atrasos associados aos métodos de comunicação baseados em papel. Ele fornece entrega instantânea e troca de documentos comerciais. A transmissão instantânea de documentos eletrônicos permite tempos de resposta mais rápidos e tomadas de decisão mais rápidas.

Reduza os erros

Devido ao processamento automático do EDI, você pode evitar erros manuais de entrada de dados. O EDI também pode ajudar na detecção de erros e anomalias de dados em documentos. Uma maior taxa de precisão nos documentos aumenta ainda mais a eficiência do processamento de dados com esse método.

Aumentar a segurança

Com o EDI, você pode controlar melhor o acesso e a autenticação do usuário. O EDI usa uma combinação de autenticação e criptografia para controlar quem pode acessar determinados arquivos. O sistema eletrônico é muito mais seguro do que os métodos tradicionais de priorizar o papel.

Melhore a conectividade

Você pode usar serviços de transferência de arquivos nativos de nuvem para compartilhar grandes conjuntos de dados de forma rápida e fácil com parceiros de negócios, usuários e fornecedores. As transações EDI podem ser facilmente integradas aos seus processos de negócios e aumentar a conectividade em sua empresa.

Como funciona o intercâmbio eletrônico de dados?

O EDI funciona principalmente usando duas formas de transmissão:

Uma conexão EDI ponto-a-ponto ou direta conecta dois sistemas de negócios com protocolos seguros
O método de rede de valor agregado (VAN) usa uma rede de terceiros que supervisiona o processo de transmissão de dados

O software EDI geralmente usa um paradigma de caixa de correio para facilitar a troca de documentos e o processamento em lote. Protocolos seguros da Internet, como o Protocolo Simples de Acesso a Objetos (SOAP), o Secure File Transfer Protocol (SFTP) e protocolos baseados em HTTPS, como o AS2, são usados para transmitir documentos EDI. Além disso, os padrões de comunicação regidos por várias organizações, como o Accredited Standards Committee X12, Peppoi e ODETTE, garantem um nível básico de governança de dados e permitem alta qualidade de dados em transações EDI.

O software EDI também pode combinar dois ou mais segmentos de dados para fornecer maior contexto no documento. Por exemplo, o EDI pode combinar os elementos de dados ITEMQUANTITY e ITEMDESCRIPTION em ORDERLINE para descrever de forma abrangente os itens e as quantidades em um pedido. As combinações de dados fornecem um contexto mais rico e simplificam a estrutura dos documentos EDI.

A imagem a seguir mostra um exemplo de EDI entre duas organizações: um provedor e um pagador.

O que a implementação do intercâmbio eletrônico de dados exige?

A seguir estão as três etapas principais para implementar o EDI para processar documentos comerciais.

Estabelecer infraestrutura

A primeira etapa exige que uma empresa adquira e configure qualquer componente de hardware e software EDI. Esses aspectos gerenciam a transmissão, integração, tradução e mapeamento de caminhos para documentos EDI. O software EDI garante que todos os documentos comerciais sejam convertidos no formato correto. Os componentes comuns de software incluem:

Software de mapeamento EDI que pega campos em um arquivo, como nomes e endereços, e os transfere para documentos padronizados
Software de envelopamento e desenvelopamento em lote para que remetentes e destinatários recebam, embalem e desembrulhem transações
Software de roteamento de mensagens para enviar mensagens, entregá-las aos endereços corretos dos destinatários e garantir que a mensagem tenha um formato compatível com o endereço de destino

Normalmente, essa etapa também envolve a configuração e a conexão com VANs, que fornecem caminhos de transferência confiáveis e seguros. Se você quiser gerenciar o EDI internamente, deve garantir que tenha o hardware necessário, como equipamento de rede, armazenamento e servidores.

Estabeleça conexões

Depois de estabelecer as bases tecnológicas para seu sistema EDI, você deve se conectar aos parceiros de negócios. Como você está processando e trocando documentos com esses parceiros comerciais, você deve implementar padrões EDI que facilitem uma conexão segura e protegida.

Cada setor e região diferentes podem favorecer um formato padrão EDI distinto. Você pode configurar seu sistema EDI para usar os mesmos padrões de seus parceiros comerciais, facilitando a troca de documentos EDI. A configuração também inclui a configuração das VPNs, firewalls ou conexões AS2 necessárias para garantir um caminho seguro de transferência de dados.

Cumpra os padrões

Seu sistema EDI deve seguir os regulamentos e padrões de proteção de dados exigidos pelo setor. Se algum padrão que você usa tiver uma atualização, você deverá ajustar seu sistema para manter a conformidade. Da mesma forma, se seus parceiros comerciais decidirem mudar os padrões que seguem, você deve estar ciente de suas novas especificações e ser capaz de acomodá-las.

Quais são os desafios das soluções de intercâmbio eletrônico de dados?

As empresas que desejam implementar uma solução EDI podem enfrentar os seguintes desafios comuns.

Custos de implementação

Usar o EDI em seus processos de negócios exige um investimento inicial substancial. Você precisa investir em hardware, software e sistemas que sigam os padrões regulatórios. Se você usa um provedor de rede EDI terceirizado, também precisará pagar por esses serviços. Para garantir o sucesso da integração do EDI, você deve treinar sua equipe em processos, abordagens, padrões e software de EDI. O treinamento contínuo também tem uma implicação de custo e exige que as empresas estabeleçam recursos de treinamento acessíveis.

Mapeamento de documentos

Outro desafio é mapear efetivamente o formato EDI para documentos existentes. Se você atualmente usa vários sistemas, precisa testar extensivamente seu mapeamento de dados para garantir a precisão. O processo pode ser demorado e complexo se você não tiver a experiência necessária para supervisioná-lo.

Desafios de escalabilidade

Depois que suas soluções EDI estiverem em funcionamento, talvez seja difícil escalar seu sistema para todos os parceiros e fornecedores de logística. Por exemplo, pedidos de compra podem ter regras de negócios, elementos de dados e campos de documentos diferentes, dependendo do seu parceiro comercial. Para escalar seu sistema EDI, você deve se adaptar aos diferentes níveis de prontidão para EDI em diferentes fornecedores.

Monitoramento contínuo

Informações imprecisas, incompletas ou inconsistentes impedem as soluções de EDI. Você deve monitorar continuamente os sistemas EDI e os padrões de segurança atuais para evitar possíveis interrupções, redução na qualidade dos dados ou situações de não conformidade. Para mitigar os problemas emergentes de conformidade, você deve alocar recursos para auditorias regulares, avaliações de segurança e análises de desempenho.

Como a AWS pode oferecer suporte aos seus requisitos de intercâmbio eletrônico de dados?

A Amazon Web Services (AWS) oferece o AWS Transfer Family, que você pode usar para compartilhar e gerenciar dados com facilidade com transferências de arquivos seguras, simples e escaláveis. Com o Transfer Family, você pode:

Gerenciar transferências de arquivos e modernizar seus fluxos de trabalho de transferência em horas
Armazenar informações no Amazon Elastic File System (Amazon EFS) ou no Amazon Simple Storage Service (Amazon S3) e acionar tarefas automatizadas e orientadas por eventos com um serviço de baixo código
Cumprir os requisitos de segurança com criptografia de dados, VPC, endpoints FIPS e PGP
Oferecer suporte a milhares de usuários simultâneos para escalar rapidamente suas transferências de arquivos B2B

Você pode usar o Transfer Family para transformar seu sistema de documentos EDI em um poderoso e moderno fluxo de trabalho de transferência de arquivos.

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