Jurnal by Mekari Membantu Mendigitalisasi UKM dengan Solusi SaaS di AWS

Usaha kecil dan menengah (UKM) merupakan tulang punggung perekonomian Indonesia. Hampir 60 juta usaha kecil dan menengah di seluruh kepulauan Indonesia memberikan kontribusi sebesar 64 persen terhadap GDP negara. Jurnal by Mekari (Jurnal) adalah perangkat lunak akuntansi berbasis cloud yang dirancang untuk melayani para pelanggan UKM ini.

Saat Daniel Witono, founder dan chief product officer Mekari, mendirikan Jurnal pada tahun 2015, visinya untuk startup software-as-a-service (SaaS) adalah untuk menyediakan solusi akuntansi modern yang tidak memerlukan tim IT yang besar dalam mengelolalnya. Lain halnya dengan sistem akuntansi tradisional yang berjalan di server lokal, Jurnal mendukung UKM dengan model bayar-sesuai-pemakaian (pay-as-you-go) sekaligus memungkinkan karyawan UKM untuk bekerja dari mana saja. Bisnis ini lahir di Amazon Web Services (AWS) Cloud, dan Witono memilih AWS dari kredit startup yang diterimanya beserta kekuatan dukungan komunitas online AWS.

Pada tahun 2019, Jurnal bergabung dengan Mekari, bersama dengan dua vendor SaaS lainnya, Sleekr dan Talenta, dengan misi untuk memungkinkan UKM dalam mentransformasi operasi backend mereka secara digital dan pada akhirnya mampu meningkatkan daya saing mereka. Mekari menawarkan rangkaian empat produk perangkat lunak yang memfasilitasi manajemen keuangan, pajak, dan sumber daya manusia (SDM). Sebuah tim yang terdiri dari delapan engineer mengerjakan Jurnal dan Talenta, yang masing-masing ditugaskan dengan fungsi berbasis nilai seperti akuisisi atau retensi pelanggan.

Tanpa DevOps atau Ops engineer yang didedikasikan secara khusus, Jurnal menemukan nilai tambah dalam AWS interface yang intuitif dan fitur otomatisasi aslinya, misalnya dalam hal pemantauan dan pencadangan. Witono pun berpendapat, “AWS membantu dalam mengontrol jumlah karyawan kami, yang merupakan prioritas untuk startup seperti kami. Developer pun bisa membuat perubahan sendiri tanpa membutuhkan teknisi DevOps yang didedikasikan secara khusus.”

Peningkatan kerja platform tanpa batas dan juga berkelanjutan adalah salah satu manfaat yang bisa diharapkan oleh UKM dari perangkat lunak berbasis cloud – Jurnal. Hal ini memungkinkan UKM untuk tetap mengikuti perkembangan persyaratan pelaporan dan tren keuangan tanpa perlu memperbarui perangkat lunak atau menangani rilis sendiri. Engineer Jurnal terkadang melakukan deploy setiap hari, dengan rata-rata 5-10 minor platform deployment dalam sebulan. “Waktu ke pasar sangatlah penting, dan AWS pun mendukung kami di area itu. Jika kami memiliki kode baru yang sudah siap, kami pun bisa langsung mendorongnya ke tahap produksi dalam 1 atau 2 jam,” kata Witono.

Selain adanya perbaikan dalam skala minor ini, Jurnal juga memperkenalkan adanya perubahan sistem besar atau layanan baru sebanyak satu atau dua kali per kuartal. Baru-baru ini, mereka juga merilis sistem faktur yang telah direvisi, untuk memberikan benefit kepada pelanggan yang lebih besar yang memiliki operasi kompleks atau memiliki banyak cabang yang tersebar di seluruh Indonesia. Sistem baru ini juga memungkinkan pelanggan membuat beberapa persyaratan pembayaran untuk berbagai layanan sekaligus berdasarkan tanggal pengiriman mereka. Dengan demikian, pengguna Jurnal menghabiskan waktu yang lebih pendek untuk memproses faktur dan mampu menawarkan syarat pembayaran yang lebih baik kepada pelanggan mereka.

Jurnal telah berkembang pesat dalam dua tahun terakhir. Basis datanya, yang berisi buku bertahun-tahun dari puluhan ribu pelanggan, pun berlipat ganda. Saat ini, Jurnal telah menyimpan data pelanggan sekitar 10 TB.

Namun, pertumbuhan seringnya juga diikuti dengan berbagai kesulitan. Tahun lalu, perusahaan ini memperhatikan adanya latensi yang tinggi dalam kueri database, yang memperlambat perangkat lunak. Akses cepat dan ketersediaan yang tinggi secara langsung memengaruhi kemampuan pelanggan Jurnal untuk menjalankan fungsi keuangan intinya. “Latensi rendah sangatlah penting bagi pelanggan kami untuk mengoperasikan perangkat lunak kami dan juga untuk meningkatkan produktivitas saat melayani pelanggan,” kata Witono. Setelah berkonsultasi dengan arsitek solusi dari AWS, Jurnal menemukan cara untuk menambahkan sumber daya komputasi secara efisien, untuk menyelesaikan dan menghindari kemacetan seperti ini di masa depan.

“Arsitek solusi dari AWS memberi kami wawasan mendalam tentang infrastruktur kami dan cara menskalakan sekaligus menghemat biaya. Kami pun jadi lebih efisien dalam hal perencanaan kapasitas, karena mereka memberi kami saran tentang cara menghitung dan memprediksi konsumsi sumber daya,” kata Witono. Saat ini Jurnal menggunakan AWS Elastic Beanstalk untuk mengatur jadwal deployment dan penskalaan aplikasinya selama jam kerja, saat traffic pengguna mencapai puncaknya.

Jurnal telah mampu mengoptimalkan arsitekturnya seiring dengan pertumbuhan perusahaan, untuk membantu menekan biaya untuk UKM dengan perangkat lunak atau anggaran TI yang minimal. Untuk mengatasi masalah kapasitas database-nya, Jurnal memindahkan lognya ke Amazon Simple Storage Service (Amazon S3) —yang juga digunakan oleh perusahaan ini untuk menyimpan data yang telah diproses untuk analisis — mendapatkan efisiensi dan penghematan biaya. Bersama dengan AWS Glue dan Amazon Athena, Amazon S3 juga digunakan sebagai fondasi untuk data lake perusahaan.

Saat ini, startup tersebut menggunakan layanan Amazon Elasticsearch untuk menjalankan kueri dan Amazon ElastiCache untuk menyederhanakan pencarian dan analitik. Jurnal juga telah berinvestasi dalam praktik analitik yang canggih, untuk lebih memahami tingkat keterlibatan pelanggannya dengan perangkat lunak dan mengidentifikasi apa saja yang diperlukan untuk mengembangkan bisnis mereka sendiri. Tiga produk lain di grup Mekari juga menggunakan AWS dalam mendukung perangkat lunak mereka, untuk menyederhanakan agregasi dan analitik data di seluruh organisasinya.

Salah satu proyek yang sedang dipertimbangkan adalah penggunaan machine learning dalam membuat prediksi untuk pelanggan berdasarkan data transaksi dari tahun-tahun sebelumnya dan indikator ekonomi masa depan. “Kami berharap untuk memiliki kemampuan dalam memperkirakan tingkat penjualan masa depan bagi pelanggan kami dalam beberapa tahun ke depan, yang akan menjadi pertama kalinya di pasar Indonesia,” kata Witono.

Machine learning hanyalah salah satu cara Witono dalam berencana untuk membantu pelanggannya melakukan digitalisasi. Dengan dukungan dari perusahaan mitra Mekari dan yayasan di AWS, Jurnal kini sedang dalam perjalanan untuk meningkatkan adopsi dan kecanggihan teknologi di kalangan UKM Indonesia. “Pengalaman dengan AWS sangat luar biasa,” Ia pun menyimpulkan. “Komunitas, dukungan, harga, dan semua layanan yang tersedia bagi kami telah memungkinkan perusahaan kami untuk tumbuh lebih cepat.”

Untuk mempelajari lebih lanjut, kunjungi AWS Elastic Beanstalk.