Trao đổi dữ liệu điện tử là gì?
Trao đổi dữ liệu điện tử (EDI) là trao đổi tự động các tài liệu kinh doanh giữa các tổ chức. Quy trình công việc kinh doanh hàng ngày cần trao đổi các tài liệu như hóa đơn, đơn đặt hàng và biểu mẫu vận chuyển. Thông thường, các tài liệu giấy hoặc email có tệp đính kèm được chia sẻ giữa các đại diện công ty, sau đó họ xử lý thủ công và điền dữ liệu từ tài liệu vào trong hệ thống dữ liệu doanh nghiệp của mình. Công nghệ EDI tự động hóa các quy trình làm việc này để các hệ thống kỹ thuật số có thể chia sẻ và xử lý tài liệu qua ranh giới tổ chức mà không cần sự tham gia của con người. Các tổ chức có thể kết nối các hệ thống CNTT với các hệ thống khác trong mạng B2B của họ để tiết kiệm thời gian và loại bỏ các lỗi phát sinh trong quá trình xử lý thủ công.
Giải pháp trao đổi dữ liệu điện tử mang lại những lợi ích gì?
EDI mang đến cho doanh nghiệp những lợi ích sau đây.
Tiết kiệm thời gian
Việc lập hóa đơn, xử lý đơn đặt hàng và nhập dữ liệu tốn thời gian trong môi trường không phải EDI. Với EDI, bạn có thể sử dụng môi trường không cần nhiều mã để dễ dàng tự động hóa các bước xử lý và chia sẻ tệp thông thường, giúp tiết kiệm thời gian và công sức.
EDI cũng giúp loại bỏ sự chậm trễ liên quan đến các phương thức giao tiếp dùng giấy. EDI giúp gửi và trao đổi tài liệu kinh doanh tức thì. Việc truyền nhanh các tài liệu điện tử giúp phản hồi nhanh hơn và ra quyết định nhanh hơn.
Giảm lỗi
Nhờ quy trình xử lý tự động của EDI, bạn có thể tránh được lỗi nhập dữ liệu thủ công. EDI cũng có thể giúp bạn phát hiện lỗi và dữ liệu bất thường trong tài liệu. Tỷ lệ chính xác cao hơn của tài liệu giúp tăng hiệu quả xử lý dữ liệu bằng phương pháp này.
Tăng tính bảo mật
Với EDI, bạn có thể kiểm soát tốt hơn quyền truy cập và tính xác thực của người dùng. EDI kết hợp phương thức xác thực và mã hóa để kiểm soát ai có thể truy cập một số tệp nhất định. Hệ thống điện tử an toàn hơn nhiều so với các phương pháp truyền thống dùng giấy.
Tăng cường kết nối
Bạn có thể sử dụng dịch vụ truyền tệp hoạt động trên đám mây để chia sẻ các tập dữ liệu lớn một cách nhanh chóng và dễ dàng với các đối tác kinh doanh, người dùng và nhà cung cấp. Giao dịch EDI có thể dễ dàng tích hợp vào quy trình kinh doanh của bạn và tăng cường kết nối trong công ty bạn.
Quy trình trao đổi dữ liệu điện tử hoạt động như thế nào?
EDI hoạt động chủ yếu dựa vào 2 hình thức truyền tải:
- Kết nối điểm-điểm hoặc kết nối EDI trực tiếp sẽ liên kết 2 hệ thống kinh doanh với các giao thức an toàn
- Phương thức Mạng lưới giá trị gia tăng (VAN) sử dụng mạng của bên thứ ba để giám sát quá trình truyền dữ liệu
Phần mềm EDI thường sử dụng mô hình hộp thư để hỗ trợ trao đổi tài liệu và xử lý hàng loạt. Giao thức internet bảo mật, chẳng hạn như Giao thức truy cập đối tượng đơn giản (SOAP), Giao thức truyền tệp an toàn (SFTP) và các giao thức dựa trên HTTPS như AS2 được dùng để truyền các tài liệu EDI. Ngoài ra, các tiêu chuẩn truyền thông do nhiều tổ chức điều chỉnh (chẳng hạn như Ủy ban tiêu chuẩn được công nhận X12, Peppoi và ODETTE) đảm bảo các giao dịch EDI có mức quản trị dữ liệu cơ bản và dữ liệu đạt chất lượng cao.
Phần mềm EDI cũng có thể kết hợp hai hoặc nhiều phân đoạn dữ liệu để cung cấp bối cảnh lớn hơn trong tài liệu. Ví dụ: EDI có thể kết hợp các yếu tố dữ liệu ITEMQUANTITY và ITEMDESCRIPTION vào ORDERLINE để mô tả toàn diện các mặt hàng và số lượng trong một đơn đặt hàng. Sự kết hợp dữ liệu mang đến bối cảnh phong phú hơn và tinh giản cấu trúc của tài liệu EDI.
Hình ảnh sau đây cho thấy một ví dụ về EDI giữa hai tổ chức: nhà cung cấp và người trả tiền.
Việc thực hiện trao đổi dữ liệu điện tử đòi hỏi những gì?
Sau đây là 3 bước chính để triển khai EDI giúp xử lý tài liệu kinh doanh.
Thiết lập cơ sở hạ tầng
Ở bước đầu tiên, doanh nghiệp phải mua và thiết lập bất kỳ thành phần phần cứng và phần mềm EDI nào. Những thành phần này giúp quản lý việc truyền tải, tích hợp, dịch thuật và ánh xạ đường dẫn cho các tài liệu EDI. Phần mềm EDI đảm bảo rằng mọi tài liệu kinh doanh đều được chuyển đổi sang định dạng chính xác. Sau đây là các thành phần phần mềm phổ biến:
- Phần mềm ánh xạ EDI giúp lấy các trường trong tệp, chẳng hạn như tên và địa chỉ, sau đó chuyển chúng vào các tài liệu chuẩn hóa
- Phần mềm bao bọc và hủy bao bọc hàng loạt để người gửi và người nhận có thể nhận, gói và mở gói các giao dịch
- Phần mềm định tuyến thư để gửi thư đến đúng địa chỉ người nhận và đảm bảo rằng thư có định dạng tương thích với địa chỉ đích
Thông thường, bước này cũng liên quan đến việc thiết lập và kết nối với VAN, cung cấp các đường dẫn chuyển đáng tin cậy và an toàn. Nếu muốn quản lý EDI nội bộ, bạn phải đảm bảo rằng mình có phần cứng cần thiết, chẳng hạn như thiết bị mạng, bộ nhớ và máy chủ.
Thiết lập kết nối
Sau khi đặt nền tảng công nghệ cho hệ thống EDI, bạn phải kết nối với các đối tác kinh doanh. Vì đang xử lý và trao đổi tài liệu với các đối tác thương mại này, bạn phải thực hiện các tiêu chuẩn EDI để tạo điều kiện kết nối an toàn và bảo mật.
Mỗi ngành và khu vực có thể ưu tiên một định dạng tiêu chuẩn EDI riêng. Bạn có thể cấu hình hệ thống EDI để sử dụng các tiêu chuẩn giống như các đối tác thương mại của bạn, tạo điều kiện thuận lợi cho việc trao đổi tài liệu EDI. Cấu hình cũng bao gồm việc thiết lập các kết nối VPN, tường lửa hoặc AS2 mà bạn cần để đảm bảo đường dẫn truyền dữ liệu an toàn.
Tuân thủ các tiêu chuẩn
Hệ thống EDI của bạn phải tuân thủ các quy định và tiêu chuẩn bảo vệ dữ liệu theo yêu cầu của ngành. Nếu bất kỳ tiêu chuẩn nào bạn sử dụng có bản cập nhật, bạn phải điều chỉnh hệ thống của mình để đảm bảo sự tuân thủ. Tương tự, nếu đối tác thương mại của bạn quyết định thay đổi các tiêu chuẩn mà họ tuân theo, bạn nên nắm được các thông số kỹ thuật mới của họ để có thể đáp ứng chúng.
Những thách thức của các giải pháp trao đổi dữ liệu điện tử là gì?
Các doanh nghiệp muốn triển khai giải pháp EDI có thể gặp phải những thách thức chung sau đây.
Chi phí thực hiện
Để sử dụng EDI trong các quy trình kinh doanh, ban đầu bạn phải đầu tư một khoản đáng kể. Bạn phải đầu tư vào phần cứng, phần mềm và hệ thống tuân theo các tiêu chuẩn quy định. Nếu sử dụng nhà cung cấp mạng EDI bên thứ ba, bạn cũng cần phải trả tiền cho các dịch vụ đó. Để đảm bảo tích hợp EDI thành công, bạn phải đào tạo nhân viên của mình về các quy trình, phương pháp, tiêu chuẩn và phần mềm EDI. Hoạt động đào tạo liên tục cũng đòi hỏi doanh nghiệp phải trả phí và thiết lập các nguồn đào tạo dễ tiếp cận.
Ánh xạ tài liệu
Một thách thức khác là ánh xạ hiệu quả định dạng EDI với các tài liệu hiện có. Nếu hiện đang sử dụng nhiều hệ thống, bạn phải kiểm tra quy trình ánh xạ dữ liệu để đảm bảo độ chính xác. Quá trình này có thể tốn thời gian và phức tạp nếu bạn không có chuyên môn để giám sát.
Thách thức mở rộng quy mô
Sau khi thiết lập và vận hành các giải pháp EDI, bạn có thể gặp khó khăn trong việc mở rộng hệ thống trên tất cả các đối tác và nhà cung cấp dịch vụ kho vận. Ví dụ: đơn đặt hàng có thể có các quy tắc kinh doanh, yếu tố dữ liệu và trường tài liệu khác nhau tùy thuộc vào đối tác thương mại của bạn. Để mở rộng hệ thống EDI, bạn phải thích ứng với việc mỗi nhà cung cấp sẽ có mức độ sẵn sàng khác nhau về EDI.
Giám sát liên tục
Thông tin không chính xác, không đầy đủ hoặc không nhất quán sẽ gây cản trở cho các giải pháp EDI. Bạn phải liên tục giám sát các hệ thống EDI và tiêu chuẩn bảo mật hiện tại để ngăn chặn các tình huống không tuân thủ, sự sụt giảm chất lượng dữ liệu và tình trạng gián đoạn có thể xảy ra. Để giảm thiểu các vấn đề tuân thủ mới xuất hiện, bạn phải phân bổ nguồn lực để thường xuyên tiến hành kiểm toán, đánh giá bảo mật và đánh giá hiệu suất.
AWS có thể hỗ trợ các yêu cầu trao đổi dữ liệu điện tử bằng cách nào?
Amazon Web Services (AWS) cung cấp Bộ hỗ trợ truyền AWS để bạn dễ dàng chia sẻ và quản lý dữ liệu bằng cách truyền tệp an toàn, đơn giản và linh hoạt. Với Transfer Family, bạn có thể:
- Quản lý hoạt động truyền tệp và hiện đại hóa quy trình truyền trong vài giờ
- Lưu trữ thông tin trong Hệ thống tệp linh hoạt của Amazon (Amazon EFS) hoặc Dịch vụ lưu trữ đơn giản của Amazon (Amazon S3) và kích hoạt các tác vụ tự động, theo sự kiện với dịch vụ không cần nhiều mã
- Tuân thủ các yêu cầu bảo mật thông qua phương thức mã hóa dữ liệu, VPC, điểm cuối FIPS và PGP
- Cùng lúc hỗ trợ hàng nghìn người dùng để nhanh chóng mở rộng quy mô truyền tệp B2B
Bạn có thể sử dụng Transfer Family để chuyển đổi hệ thống tài liệu EDI thành một quy trình truyền tệp hiệu quả và hiện đại.
Bắt đầu sử dụng hệ thống trao đổi dữ liệu điện tử trên AWS bằng cách tạo tài khoản ngay hôm nay.
Các bước tiếp theo trên AWS
