Avez-vous une liste de contrôle pour m'aider à créer et planifier ma première réunion ?

GitHub met à disposition d'excellentes consignes pour les développeurs d'événements, qui vous guident dès le mois précédant votre événement, jusqu'au jour J. Pour voir la liste de contrôle en intégralité, accédez à l'outil Meetup Organizer Timeline de Github.

Par où commencer ?

Tout d'abord, vous devez déterminer la plate-forme sur laquelle votre groupe sera hébergé. Il en existe plusieurs, mais la plupart des leaders de groupes d'utilisateurs préfèrent Meetup.com. Cette plate-forme représente le moyen le plus rapide de vous connecter à d'autres leaders de groupes d'utilisateurs et de trouver des membres près de chez vous. Il est important de garder à l'esprit que le type de plate-forme que vous sélectionnez aura un impact sur le style de votre communication et la simplicité de configuration. Choisissez ce qui vous convient le mieux. Il peut également être judicieux d'envisager de créer une communauté sur Google+ ou Facebook.

Comment choisir un leader ?

Si vous avez inscrit et créé un groupe, vous êtes un leader ! Toutefois, vous devriez envisager d'étendre votre groupe de leaders afin d'inclure d'autres membres qui pourront vous aider à assumer toutes les responsabilités. L'un des aspects les plus importants d'un groupe d'utilisateurs performant est une équipe de leaders enthousiaste. Les leaders ou organisateurs de groupe doivent être motivés et faire preuve de ressources. Si vous êtes trop occupé et ne pouvez plus diriger une réunion, vos co-organisateurs (ou votre équipe de leaders) peuvent intervenir et vous remplacer.

Qu'est-ce qui fait un bon leader ?

Une personne dotée d'un grand sens de détermination et motivée fait généralement un bon leader de groupe d'utilisateurs. Lorsque vous souhaitez que des co-organisateurs rejoignent votre équipe de leaders, il est préférable de rechercher des co-organisateurs dotés de compétences variées. Un co-organisateur ayant une compréhension technique approfondie d'AWS peut vous aider à trouver et à créer de très bonnes présentations. Une personne organisée, fiable et pleine de ressources, avec une compréhension globale des mécanismes de messagerie et de forum sur votre site s'avère également nécessaire. En outre, il est judicieux pour votre équipe de disposer d'une personne capable de promouvoir vos événements via des canaux personnels et sociaux. Par exemple, si vous êtes doué dans le premier domaine, envisagez de compléter votre équipe de leaders avec des membres excellant dans d'autres domaines.

Où trouver le contenu ?

Les programmes et contenu brillants créent des groupes d'utilisateurs performants et attirent des membres engagés. Avec plusieurs services Web et des implémentations innombrables, vous pourrez choisir parmi une variété de contenus. Pour commencer, demandez aux membres de votre groupe d'exposer des idées pour le contenu et de proposer des intervenants. Après avoir sélectionné une idée, sondez votre groupe pour découvrir si l'un des membres est expert en la matière et s'il serait prêt à en parler. Si vous ne trouvez personne, demandez aux membres de votre groupe de suggérer ou de présenter d'éventuels intervenants.

Les intervenants peuvent inclure des membres de la communauté possédant une application intéressante ou un expert dans un domaine particulier, des prestataires de service, des représentants AWS ou d'autres prestataires de technologie ou service Web. Les groupes performants programment les intervenants à l'avance et les préparent en partageant avec eux les besoins et les intérêts de leur groupe. Veillez à disposer d'un plan de secours en cas d'annulation de dernière minute d'un orateur.

Les Evangélistes AWS sont toujours prêts à venir parler de nouvelles fonctions lancées et d'autres développements AWS. Si vous souhaitez qu'un évangéliste technologique AWS fasse une présentation lors d'un rassemblement que vous organisez prochainement, écrivez à l'adresse evangelists@amazon.com

Comment sélectionner un espace de réunion ? / Où mon groupe devrait-il se rencontrer ?

Vous pouvez coordonner vos réunions en ligne, mais vous aurez tout de même besoin de sécuriser un espace de réunion physique pour votre groupe. Il incombe au leader du groupe d'utilisateurs de rechercher, localiser et réserver un espace de réunion. Certains espaces sont gratuits, d'autres sont payants. Contactez le propriétaire d'un site avant de l'annoncer dans l'invitation à la réunion de votre groupe.

Trouvez un lieu de réunion fiable qui dispose d'un projecteur et d'une connexion Internet permanents. Demandez à vos membres s'ils disposent d'une salle de conférence que vous pouvez utiliser ou adressez vous aux entreprises et clubs locaux ou aux restaurants dotés d'une salle séparée. Vous pourriez également contacter les groupes d'utilisateurs locaux pour leur demander où ils se rencontrent.

Soyez organisés ; programmez des réunions mensuelles et publiez les sujets à l'avance. Et surtout, le plus important, amusez-vous !

Si vous ne savez pas par où commencer, examinez certaines de nos suggestions ci-dessous.

•       Espaces de co-working, tels que WeWork ou Office Nomands

•       Vérifiez auprès des membres du groupe qui serait capable d'héberger l'événement dans son bureau

•       Vérifiez si des espaces de réunion publics sont disponibles dans votre bureau

•       Bâtiments d'université/d'école supérieure

•       Lieux communautaires publics

Comment créer une communauté ?

Les membres se joignent aux groupes pour diverses raisons ; la raison la plus courante est d'obtenir une connaissance pratique, afin d'implémenter des technologies spécifiques ou d'élargir son réseau pour accroître son activité. Les groupes performants communiquent leurs objectifs et sont transparents à propos de leurs intentions. Développez une communauté soudée en établissant la confiance au sein de votre groupe et en communiquant régulièrement. Des outils, tels que Meetup.com, sont très appréciés pour la gestion et la promotion de réunions, ainsi que pour communiquer avec les groupes.

L'un des moyens les plus rapides de promouvoir votre groupe est de le publier sur votre compte Twitter, Facebook ou flux Google+. D'autres passionnés se cachent peut-être parmi vos contacts ou ces derniers peuvent vous présenter d'autres personnes partageant les mêmes intérêts. La qualité compte tout autant que la taille. Par conséquent, pensez à collecter du contenu pour votre réunion, afin de pouvoir vous réunir régulièrement.

Quand programmer ma première réunion ?

 

Cela dépend de ce qui est mieux pour votre groupe. Avant de programmer une réunion, lancez un fil de discussion ou un sondage, et demandez à votre groupe l'heure et la date qui lui convient le mieux. Proposez quelques options et identifiez la plus populaire au sein du groupe. Si vous programmez des réunions régulières, les membres de votre groupe pourront prévoir de participer à une réunion en avance. Cela permettra d'augmenter le nombre de participants et de réduire la frustration ou la confusion.

Il est important d'envoyer un rappel avant l'événement, notamment si une partie de l'événement a été modifiée. Laissez à votre communauté le temps de répondre à votre e-mail et soyez prêt à répondre à toute question éventuelle. Enfin, une fois l'événement terminé, demandez des commentaires sur celui-ci afin de pouvoir continuer à améliorer vos réunions.

Lorsque vous êtes prêt, que vous avez créé votre groupe, constitué votre équipe de leaders et programmé votre première réunion, n'oubliez pas d'en informer l'équipe d'AWS Community pour que nous puissions ajouter votre groupe à la page officielle des groupes d'utilisateurs. Veuillez nous contacter. Nous pouvons vous aider à promouvoir l'événement et vous fournir des conseils supplémentaires. Nous sommes heureux de voir la communauté AWS s'accroître !