DMS là gì?
Hệ thống quản lý tài liệu (DMS), là một kho lưu trữ các tài liệu điện tử với các chức năng giúp làm việc trên và trong tài liệu dễ dàng hơn. Các tính năng của DMS có thể bao gồm lưu trữ, tìm kiếm, kiểm soát phiên bản và các quy trình làm việc. Các tổ chức chọn sử dụng DMS để có hiệu quả cao hơn, bảo mật và truy xuất nguồn gốc khi làm việc với một số lượng lớn tài liệu.
Tại sao DMS lại quan trọng?
Các tổ chức trong khu vực công và tư nhân có thể tích lũy và lưu trữ hàng chục nghìn tài liệu trong hoạt động hàng ngày. Tài liệu có thể tích lũy trong các quy trình kinh doanh khác nhau, bao gồm các dự án tiếp thị, quản lý nhà cung cấp, hóa đơn tài chính và dữ liệu nguồn nhân lực của công ty. Quy mô tài liệu trong một doanh nghiệp khiến việc quản lý tài liệu trở thành một cân nhắc kinh doanh quan trọng. Nhờ những tiến bộ trong công nghệ, chúng ta không còn cần phải giải quyết các giải pháp quản lý dựa trên giấy tờ, cấu trúc thư mục kỹ thuật số đơn giản và thực hành đặt tên tệp để sắp xếp tài liệu.
Đơn giản hóa việc quản lý tài liệu
Hệ điều hành cung cấp khả năng quản lý tài liệu tích hợp hạn chế, chẳng hạn như đi qua cấu trúc tệp và các thuộc tính tệp cơ bản. Tuy nhiên, các giải pháp quản lý tài liệu tích hợp có thể gây khó khăn cho người dùng trong việc điều hướng hoặc tìm kiếm thông tin cốt lõi mà họ đang tìm kiếm.
Hệ thống quản lý tài liệu (DMS) cung cấp cho người dùng và nhóm một cách dễ dàng hơn để lưu trữ, sắp xếp, sắp xếp và tìm kiếm tài liệu điện tử trong toàn tổ chức.
Các lợi ích khác
Những lợi ích của hệ thống quản lý tài liệu bao gồm:
- Quy trình xử lý tài liệu tập trung, chuẩn hóa
- Giảm thời gian dành cho việc tìm kiếm để tăng năng suất
- Loại bỏ nhu cầu phải nhắn tin cho các thành viên trong đội ngũ để xác định vị trí tệp
- Bằng chứng lịch sử trong quản lý tệp
- Kiểm soát tốt quản lý truy cập người dùng
DMS có những khả năng gì?
Khả năng của hệ thống quản lý tài liệu có thể khác nhau, tùy thuộc vào việc triển khai sản phẩm hoặc ngăn xếp sản phẩm. Dưới đây, chúng tôi sẽ trình bày một số tính năng phổ biến của DMS.
Lưu trữ
Giải pháp thường bao gồm lưu trữ tài liệu, để các tệp luôn được cung cấp cho người dùng truy cập, chỉnh sửa, tìm kiếm và quản lý. Kho lưu trữ tài liệu phải được cung cấp theo yêu cầu.
Siêu dữ liệu
Mỗi tài liệu trong hệ thống sẽ có siêu dữ liệu liên kết được xác định trong thuộc tính. Siêu dữ liệu này thường bao gồm chủ sở hữu tài liệu, trình chỉnh sửa và người dùng chỉ đọc, cùng với ngày tạo và sửa đổi tài liệu. Nó cũng có thể bao gồm các trường khác như tên dự án, ngày làm việc, trạng thái và các trường tùy chỉnh khác. Ví dụ: Một hình ảnh bao gồm văn bản có thể lưu trữ văn bản đầy đủ của tài liệu trong siêu dữ liệu. Siêu dữ liệu được sử dụng cho mục đích tìm kiếm và lọc.
Lập phiên bản
Lập phiên bản giữ bản sao khi tài liệu thay đổi, để luôn có một phiên bản lịch sử trước đó để tham khảo. Nó đảm bảo thông tin quan trọng không thể bị xóa và các bản sao cũ hoặc các phần tài liệu có thể được khôi phục.
Cộng tác
Một trong những mục tiêu của DMS là có một hệ thống chức năng cho phép nhiều người dùng đồng thời tạo, sửa đổi, quản lý và tìm kiếm tài liệu. Mỗi hệ thống xử lý cộng tác khác nhau tùy thuộc vào cấu hình. Một số hệ thống cho phép nhiều người dùng sửa đổi cùng một tài liệu cùng lúc.
Quy trình tự động
Một số DMS có quy trình làm việc như quy trình phê duyệt và quy trình lưu trữ tự động được tích hợp vào cốt lõi của hệ thống. Các DMS khác cho phép quản trị viên hệ thống hoặc người dùng được phê duyệt tạo các quy trình tự động này khi các yêu cầu phát sinh. Bằng cách bao gồm quản lý quy trình làm việc trong DMS, người dùng có thể tiết kiệm thời gian và doanh nghiệp có thể tiết kiệm tài nguyên.
Bảo mật
Hệ thống quản lý tài liệu yêu cầu cấu hình bảo mật để lưu trữ an toàn, quản lý danh tính và truy cập (IAM), chính sách xóa tài liệu và quyền nâng cao để tạo và quản lý quy trình làm việc.
Tìm kiếm DMS
Tìm kiếm cơ bản bao gồm tìm kiếm văn bản thuần túy với khả năng lọc, nhưng một hệ thống thường bao gồm các tính năng phức tạp hơn. Khả năng tìm kiếm của DMS phải mạnh mẽ để đáp ứng các yêu cầu của tổ chức. Tìm kiếm có thể bao gồm các kết quả gần đúng, lọc phạm vi siêu dữ liệu và các hạn chế dựa trên người dùng.
Tìm kiếm hiện đại tích hợp AI để cho phép người dùng nhập các truy vấn bằng ngôn ngữ tự nhiên. Ví dụ: AI có thể phản hồi một cách thông minh bằng cách tạo tóm tắt tài liệu và câu trả lời trực tiếp từ bên trong văn bản tài liệu, cùng với các tham chiếu đến các tài liệu có liên quan.
Những cân nhắc chính trong việc lựa chọn DMS là gì?
Mỗi tổ chức có nhu cầu khác nhau cho hệ thống quản lý tài liệu của mình. Dưới đây là những cân nhắc chính trong việc lựa chọn giải pháp quản lý tài liệu.
Bảo mật và tuân thủ
DMS phải hoạt động trong các chính sách tuân thủ và bảo mật hiện có của công ty. Ví dụ: hệ thống cần hỗ trợ quản lý danh tính và truy cập (IAM), lưu trữ an toàn trong khu vực, mã hóa, che giấu thông tin nhận dạng cá nhân (PII) và lập phiên bản lịch sử để đáp ứng các yêu cầu của ngành.
Tìm kiếm nâng cao
Cân nhắc chính mà tính năng tìm kiếm phải giải quyết là khả năng sử dụng. Ví dụ: Tìm kiếm chỉ trả về các kết quả khớp chính xác cho một cụm từ trong tên tệp bị giới hạn về khả năng sử dụng. Thay vào đó, hãy tìm kiếm chức năng tìm kiếm toàn văn linh hoạt cho phép người dùng nhanh chóng tìm thấy những gì họ đang tìm kiếm. Tìm kiếm dựa trên AI nên được tích hợp nếu có thể và cho phép theo nghĩa vụ bảo mật và tuân thủ.
Tùy chỉnh
Các DMS thương mại sẵn có với giấy phép phần mềm dành cho doanh nghiệp bị hạn chế về khả năng tùy chỉnh. Ví dụ: Phần mềm có thể không cho phép tích hợp với các giải pháp IAM hiện tại, có thể có bộ nhớ cố định hoặc có thể có khả năng hạn chế trong việc tự động hóa quy trình làm việc trong phần mềm. DMS có thể tùy chỉnh cung cấp một giải pháp có thể duy trì được phát triển phù hợp với các yêu cầu của người dùng, tổ chức và bảo mật.
Quyền kiểm soát
Một hệ thống quản lý tài liệu phải có khả năng thêm các mức độ kiểm soát khác nhau. Quyền truy cập dựa trên người dùng phải tuân thủ cấu trúc tổ chức, nguyên tắc đặc quyền tối thiểu và quyền truy cập hiện có cho tệp. Các quyền phức tạp được xác định bởi một quản trị viên bảo mật. Quản trị viên, nhóm và quyền truy cập dựa trên vai trò, bao gồm khách hàng và máy khách, phải có thể xác định và có thể thực thi trên DMS.
Quản lý tài liệu dựa trên đám mây
Hệ thống quản lý tài liệu dựa trên đám mây cho phép người dùng thực hiện công việc từ xa đồng thời đảm bảo độ tin cậy và độ sẵn sàng của giải pháp. Kiến trúc dựa trên đám mây loại bỏ nhu cầu mua, bảo trì và quản lý phần cứng. Chọn cấu hình dựa trên đám mây thay vì DMS tại chỗ cho phép các cách làm việc và truy cập hiện đại.
So sánh DMS và CMS
Hệ thống quản lý nội dung (CMS), được định nghĩa là một giải pháp tổ chức các tài liệu, hình ảnh, phương tiện truyền thông và tệp để xuất bản. Mục đích chính của CMS là tổ chức nội dung để xuất bản trên web. Tuy nhiên, CMS cũng có thể được sử dụng cho các cổng nội bộ, các kênh xuất bản phương tiện truyền thông khác và tài liệu kỹ thuật. CMS không có giao diện người dùng cho phép xuất bản lên bất kỳ frontend hoặc giao diện người dùng nào.
CMS tương tự như các hệ thống quản lý tài liệu; tuy nhiên, mục tiêu chính của chúng là xuất bản nội dung thay vì sử dụng nội bộ. Các tổ chức tìm kiếm một thành phần xuất bản trong quản lý tài liệu của họ có thể chọn CMS hoặc thêm lớp giao diện người dùng vào DMS của họ với các kết nối API trong tương lai nếu cần.
AWS có thể hỗ trợ quản lý DMS như thế nào?
AWS giúp các tổ chức tạo, lưu trữ và quản lý hệ thống quản lý tài liệu dựa trên đám mây bằng một loạt các dịch vụ, công cụ và hỗ trợ có thể tùy chỉnh.
Cơ sở dữ liệu đám mây AWS và dịch vụ lưu trữ đám mây AWS cung cấp khả năng điều chỉnh quy mô, độ sẵn sàng của dữ liệu và hiệu năng hàng đầu trong ngành để lưu trữ dữ liệu và tệp một cách an toàn. Bạn được tích hợp sẵn tính năng lập phiên bản, lưu trữ khu vực, mã hóa, v.v.
Amazon Kendra cho phép các nhà phát triển tích hợp khả năng tìm kiếm vào DMS, cho phép người dùng cuối khám phá thông tin được lưu trữ trong tất cả các loại tài liệu trong toàn tổ chức.
Quản lý danh tính và truy cập trong AWS cho phép bạn quản lý quyền truy cập và quyền của người dùng trên các tệp DMS và kiến trúc doanh nghiệp trên AWS
AWS DataSync cho phép bạn di chuyển dữ liệu tài liệu tại chỗ sang AWS một cách an toàn, dễ dàng và trong khi vẫn duy trì tính toàn vẹn, quyền và quyền truy cập của dữ liệu.
Bắt đầu xây dựng hệ thống quản lý tài liệu của bạn trên AWS bằng cách tạo tài khoản miễn phí ngay hôm nay.