Chép lời trực tuyến là gì?

Dưới đây là một số ví dụ trong nhiều trường hợp sử dụng cần chép lời trực tuyến.

Nâng cao chất lượng cuộc họp

Tính năng chép lời kỹ thuật số thời gian thực có thể chép lời các cuộc họp video và bản ghi âm thanh thành bản chép lại. Đối với những người không thể tham dự cuộc họp, các bản chép lại này là một cách để tóm tắt nội dung. Chép lời trực tuyến tự động có nghĩa là người tham dự không phải mất thời gian viết ghi chú cuộc họp và ghi biên bản.

Phân tích tổng đài

Các tổng đài có thể ghi lại các cuộc phỏng vấn và cuộc gọi khách hàng thành tài liệu để sử dụng trong việc tuân thủ và đào tạo. Bằng cách phân tích các tài liệu được chép lời, các tổ chức có thể xác định vấn đề nào của khách hàng là phổ biến nhất. Các tổ chức có thể kết hợp cách tiếp cận này với công nghệ AI phân tích cảm xúc để hiểu rõ hơn về nội dung và sự thành công của các cuộc trò chuyện hỗ trợ khách hàng.

Tạo nội dung

Các tổ chức có thể sử dụng dịch vụ chép lời trực tuyến để chuyển đổi các tệp âm thanh sang các định dạng khác nhau cho các tác vụ nội dung khác. Ví dụ: Một công ty có thể sử dụng văn bản chép lời từ hội thảo trực tuyến làm cơ sở cho một chuỗi các bài đăng trên mạng xã hội. Các công ty có thể nhanh chóng tạo phụ đề bằng nhiều ngôn ngữ, nâng cao chất lượng các tệp video với phụ đề bằng văn bản cho khán giả đa quốc gia.

Khả năng truy cập

Đối với những người không thể nghe tệp âm thanh hoặc không thể nghe, các công cụ chép lời nội dung thành văn bản viết giúp cải thiện đáng kể khả năng tiếp cận. Với chép lời tự động và theo thời gian thực, các tổ chức có thể cải thiện khả năng truy cập nội dung âm thanh và video của họ bằng cách đính kèm phụ đề trực tiếp.

Chép lời y tế

Chép lời các cuộc hẹn y tế cho phép bệnh nhân có hồ sơ về các cuộc trò chuyện của họ với bác sĩ. Những điều này có thể giúp đảm bảo bệnh nhân biết chính xác những gì đã xảy ra trong cuộc hẹn với bác sĩ của họ và có thể tham khảo lại bản chép lại nếu họ quên bất cứ điều gì. Từ quan điểm của chuyên gia y tế, bản chép lời y tế có thể tạo bản lưu trữ ghi chú phục vụ cho việc tuân thủ và kiểm toán. 

Chép lời pháp lý

Dịch vụ chép lời pháp lý được đào tạo về thuật ngữ pháp lý cần thiết để hiểu các chuyên gia trong lĩnh vực này. Luật sư có thể chép lời các cuộc họp của khách hàng và thủ tục tố tụng tòa án vào ghi chú của riêng họ. Ngoài ra, tòa án có thể sử dụng phần mềm chép lời tự động để tạo bản chép lời khai trực tiếp, song song với các tốc ký viên tòa án. Đây là trường hợp mà độ chính xác của bản chép lại là rất quan trọng.

Sử dụng dữ liệu 

Nếu tổ chức của bạn sử dụng dịch vụ chép lời trực tuyến được tăng cường AI, bạn cần hiểu liệu dữ liệu khách hàng có được lưu trữ và sử dụng để đào tạo thêm hay không. Đảm bảo theo dõi cách dữ liệu được sử dụng và liệu dữ liệu đó có được lưu trữ và sử dụng trong kho lưu trữ dài hạn với nhà cung cấp dịch vụ chép lời, hay dữ liệu đó chỉ di chuyển qua tổ chức của bạn.

Lưu trữ dữ liệu

Lập bản đồ vị trí lưu trữ dữ liệu của dịch vụ chép lời trực tuyến là một cách quan trọng để duy trì khả năng hiển thị đối với vị trí lưu dữ liệu trong tổ chức. Khả năng hiển thị là cực kỳ quan trọng, bởi vì tùy vào nơi đặt trụ sở của công ty, bạn có thể sẽ phải đáp ứng các yêu cầu về chủ quyền dữ liệu. Tương tự, nếu khách hàng gửi yêu cầu xóa dữ liệu cho tổ chức của bạn, bạn cần có khả năng đảm bảo rằng bất kỳ dịch vụ chép lời trực tuyến của bên thứ ba nào cũng xóa dữ liệu đó.

Mã hóa

Khi tải nhập và xử lý dữ liệu âm thanh hoặc video, các tổ chức phải xác định xem có cần mã hóa dữ liệu hay không. Dữ liệu âm thanh và video yêu cầu mã hóa phải được bảo vệ bằng các tiêu chuẩn mã hóa hiện đại. Mã hóa dữ liệu cả ở trạng thái lưu trữ và trong quá trình truyền sẽ giúp phòng chống việc chiếm đoạt dữ liệu và là một phần trung tâm trong việc tuân thủ các tiêu chuẩn bảo vệ dữ liệu.

Tuân thủ và biên tập

Mọi thông tin nhận dạng cá nhân (PII) thường được bảo vệ theo các quy định bảo vệ dữ liệu trung tâm và quyền riêng tư. Ví dụ: Đạo luật về trách nhiệm giải trình và cung cấp thông tin bảo hiểm y tế (HIPAA) bảo vệ thông tin y tế có thể nhận dạng. Đồng thời, Quy định chung về bảo vệ dữ liệu (GDPR) là luật bảo vệ dữ liệu người tiêu dùng châu Âu với phạm vi rộng hơn. Các tổ chức cần nhận thức được bất kỳ quy định bảo vệ dữ liệu và quyền riêng tư nào mà công ty của họ phải tuân thủ và tùy chỉnh công cụ chép lời của họ cho phù hợp.

Nếu có thể, hãy đảm bảo rằng bất kỳ PII nhạy cảm nào đều đã được xóa khỏi bản ghi lại trước khi được công bố, hoặc kiểm duyệt trong thời gian thực. Các công ty phải đào tạo dịch vụ chép lời trực tuyến của họ để vừa có thể nhận biết PII, vừa có thể xóa chúng nhằm đảm bảo rằng họ bảo vệ được thông tin cá nhân của khách hàng.