安全存储和共享

在 Amazon WorkDocs 中存储内容:您可以在 Amazon WorkDocs 上存储几乎所有类型的文件。Amazon WorkDocs 上的每个用户账户都默认有 1TB 的存储容量。管理员可设置各个用户的存储限制,还能根据按需付费方式为用户购买额外的存储容量。您可以存储的额外数据量和文档数量没有限制。

无限制版本控制功能:您可以使用无限制版本控制功能轻松跟踪 Amazon WorkDocs 中的先前版本。您每次保存文件时都会创建新版本的文件。使用 Amazon WorkDocs,所有反馈都与特定的文件版本相关联,因此您可以轻松地回顾较早迭代中的评论。

搜索:Amazon WorkDocs Smart Search 简化了搜索:Amazon WorkDocs Smart Search 可加快内容搜索速度,因此您有更多时间与同事一起创建、编辑和共享文件。除文件和文件夹名称外,它还允许您搜索文档内容、评论和标签。您可以按内容位置、上次更新时间和日期范围以及特定文件类型进一步完善您的搜索。结果将以列表的形式显示,按文件夹、文件的先后顺序排列。

WorkDocs Drive 离线内容和离线搜索:利用 WorkDocs Drive 离线功能,即使网络连接受限,您也可以访问内容。此外,您还可以使用 Smart Search 通过在线和离线模式查找内容。除了按名称搜索文件之外,您还可以使用 WorkDocs Smart Search 在内容、评论和文档标签之间进行查询。

共享链接:您可以使用可共享的链接与任何人共享文件,邀请任何内部用户处理文件,以及请求反馈。创建链接时,您可以决定是将链接向所有人开放还是只向其他用户开放。您可以在链接中设置到期日期和密码。

邀请其他人 – 内部和外部:借助 Amazon WorkDocs,您可以通过输入用户名、组名称和电子邮件地址来邀请其他人查看、处理或共同拥有您的文件。您还可以通过发送私人消息来请求特定反馈并设置截止日期。要将内容进行外部共享,您可以邀请外部用户在首次登录 Amazon WorkDocs 时创建访客账户。

一键式文件共享:您还可以使用 Amazon WorkDocs Companion 直接通过在 Windows PC 上的 Windows 文件资源管理器中单击一下来共享内容。要使用此功能,您需要在 Microsoft Windows PC 上安装 Amazon WorkDocs Companion 应用程序。您可以上传文件至您的 Amazon WorkDocs 站点,并使用自动复制到剪贴板的链接来共享这些文件。

文件控制:借助 Amazon WorkDocs,您可以控制谁能访问、评论以及下载或打印您的文件。您可以锁定文件来进行更改,从而确保所做编辑不会被其他贡献者覆盖,因而无需协调更改。您还可以在完成文件后禁用反馈。

加密:通过 Amazon WorkDocs,您的内容会进行传输中加密和静态加密,以便确保数据的安全性,并帮助您满足法规与合规性要求。Amazon WorkDocs 构建于 AWS 之上,其中的安全性是我们的首要任务。

任务管理:借助 Amazon WorkDocs 任务,您可以在一个位置查看待处理、已分配及已解决的操作项。您可以使用的任务类型包括发送内容以供审阅、请求访问文件、转移文件的所有权以及请求站点管理员执行操作。在任务中,您和您的团队可通过突出显示当天的操作项而更有效地协作。

WorkDocs Drive

Amazon WorkDocs Drive 是一种桌面应用程序,它集 Windows 文件资源管理器或 Mac Finder 的易用性和 Amazon WorkDocs 的可扩展性于一体。使用 Amazon WorkDocs Drive,您的所有文件都可从设备按需访问,无需消耗宝贵的个人电脑或 Mac 磁盘空间。您可以将 Amazon WorkDocs Drive 用作主用户驱动器,且无需使用网络共享来存储您的内容。

您对可通过 Amazon WorkDocs Drive 访问的内容所做的全部更改都会自动同步到您的 Amazon WorkDocs 站点,并且还可以通过 Amazon WorkDocs 应用程序从任何其他设备访问。

Amazon WorkDocs Drive 适用于 Microsoft Windows PC、Amazon WorkSpaces、macOS 版本 10.11 及更高版本。

协作

评论:借助 Amazon WorkDocs,您可以添加私有评论、设置评论文本的格式、解答评论,以及在主题对话中回复评论。在 Amazon WorkDocs 中提供反馈时,您可以添加总体评论,也可以针对文件的特定部分添加评论。

通知:您可以通过使用 @username 标记某人来通知此人您的评论。您还可以针对文件禁用电子邮件通知功能。

请求反馈:共享文档时,您可以为同事分配一项任务,该任务随后将显示在 Amazon WorkDocs 用户界面右上角的“任务”选项卡中。

编辑

在 Microsoft Office 中编辑:您可以在 Microsoft Office 中使用 Amazon WorkDocs Companion 直接编辑文档。借助 Amazon WorkDocs Companion 应用程序,您可以在浏览器中编辑 Microsoft Office、.pdf 和 .txt 文件。您可以在 Amazon WorkDocs 站点上将您的更改保存为一个新版本。借助 Amazon WorkDocs Companion,您在从浏览器访问 Amazon WorkDocs 时无需再手动下载、保存和上传文件。

使用 Microsoft Office Online 打开:借助 Amazon WorkDocs,您还可直接在浏览器中使用“使用 Office Online 打开”功能来打开和编辑 Microsoft Office 文件。您无需切换应用程序即可查看对 Microsoft Office 文件的反馈,以及对文件进行编辑和更改。

Hancom ThinkFree Office Online:Amazon WorkDocs 允许您通过 Hancom Thinkfree Office Online 提供的协作编辑,从您的浏览器实时创建 Microsoft Office 文件。您无需离开浏览器即可创建新文档、电子表格和演示文稿。

活动源

Amazon WorkDocs 活动源可帮助您轻松跟踪 Amazon WorkDocs 站点上其他用户与您的内容的互动情况。您可以实时地按文件、文件夹或用户名搜索各种操作。您也可以使用多种选项来筛选结果。
通过 Amazon WorkDocs,管理员可以使用活动源实时地按文件、文件夹或用户名跟踪站点范围内的操作。您也可以使用多种选项来筛选结果。

Web 和移动访问

您可以通过任何接入互联网的浏览器来访问您的 Amazon WorkDocs 站点。您还可以通过 iOS、Android 和 Fire 平板电脑上的移动应用程序来访问 Amazon WorkDocs,以随时在任何设备上进行协作

WorkDocs 审批工作流程

您可以使用审批工作流程来您遵守组织中的业务流程。您可以创建审批工作流程,将存储在 WorkDocs 中的文档和其他文件传送给一个或多个用户,供其审批。审批工作流程使用户能够构建工作流程,以自动方式跟踪和管理其文档审批流程。

对于管理员

合规性:Amazon WorkDocs 符合 HIPAA 标准、PCI DSS 标准和 ISO 合规性要求。Amazon WorkDocs 可帮助您满足协作和文件管理的法规与合规性要求。使用 Amazon WorkDocs,您可以存储和协作处理包含敏感财务和医疗数据的文件。为了帮助您证明您对信息安全的承诺,Amazon WorkDocs 还拥有 ISO 9001、27001、27107 和 27018 认证。

Active Directory 集成:Amazon WorkDocs 允许您使用 Active Directory 来管理您的用户。如果使用 Active Directory,则您可以为 Amazon WorkDocs 站点创建用户组,启用 Multi-Factor Authentication (MFA) 和配置单点登录 (SSO)。将 Active Directory 与 Amazon WorkDocs 结合使用时,您的用户也可以使用其现有凭证登录。

使用 Amazon WorkDocs,您可以通过两种方法与 Active Directory 集成 – 在您的本地 Active Directory 和适用于 Microsoft Active Directory(企业版)域控制器的 AWS Directory Service 之间建立安全的信任关系,或者使用 AWS Directory Service Active Directory Connector。

数据驻留:您可以指定将您的内容存储在哪个 AWS 区域,以帮助满足数据驻留要求。无论您选择哪个 AWS 区域,您的用户都可以从世界的任何地方访问您的 Amazon WorkDocs 站点。要了解目前支持 Amazon WorkDocs 的区域,请参阅 AWS 区域。

数据保留:Amazon WorkDocs 使您可以对用户的文件和文件夹指定站点范围内的数据保留策略。通过数据保留策略,您可以在保留策略期限内恢复用户删除的文件和文件夹。保留策略适用于与 Amazon WorkDocs 站点关联的所有文件和文件夹,而且您可以将保留策略的默认期限(60 天)更改为 0 到 365 天之间的任意值。

IP 筛选允许列表:您可以在您的 Amazon WorkDocs 管理控制台中添加基于 IP 地址的允许列表。您可以设置希望为其提供访问权限的 IP 地址范围。当用户尝试从浏览器、Amazon WorkDocs Drive、移动设备、同步或配套应用程序连接到您的 Amazon WorkDocs 站点时,系统将根据您的允许列表评估发出请求的 IP 地址。如果该 IP 地址不在允许列表中,则访问将被拒绝。如果您不通过允许列表根据 IP 地址筛选用户访问,则将对所有 IP 地址开放访问权限。

迁移工具:使用 Amazon WorkDocs 迁移服务应用程序,您可以配置迁移任务,并确定要将数据迁移到的 WorkDocs 账户和站点。您可以为迁移任务制定计划,可以在特定时期作为一次性数据传输操作执行,也可以定期迁移,从而为用户最大程度地减少停机时间。该迁移服务应用程序提供迁移作业的最新信息和状态,其中包括迁移成功完成后的详细报告。

驱动器号选择:借助 Amazon WorkDocs Drive,您可以根据组织的配置、标准或首选项选择任何自定义驱动器号。您还可以为组织批量部署特定的驱动器号。此功能不仅为您的组织提供了灵活性,还提供了为您的虚拟 WorkDocs Drive 选择特定驱动器号所需的控制权。

对于开发人员

通过提供对 Amazon WorkDocs 站点资源的完整管理员和用户级访问权限,Amazon WorkDocs 软件开发工具包可帮助您将内容协作和管理功能构建到您的解决方案和应用程序中。使用 Amazon WorkDocs 软件开发工具包,您也可以将活动源与自己的分析解决方案集成,以便对您的 Amazon WorkDocs 用户和文件进行实时监控。

可扩展的 API:Amazon WorkDocs 软件开发工具包中包含一个可扩展的 API,让您可以针对用户管理、权限管理、共享、评论、元数据、标注和活动跟踪以管理员身份和用户身份进行各种操作。

AWS 软件开发工具包的一部分:Amazon WorkDocs 软件开发工具包是 AWS 软件开发工具包的一部分,因此您可以轻松利用 AWS 在安全性、监控、业务逻辑、分析、存储、人工智能和应用程序开发方面的优势。

API 监控和通知:如果您想监控 API 操作,Amazon WorkDocs 将与 AWS CloudTrail 和 Amazon SNS 集成。AWS CloudTrail 可以记录 API 调用,而 Amazon SNS 会在传输完新的日志文件时通知您。您可以使用 AWS CloudWatch 进行自动监控,并让其在 CloudTrail 日志满足特定条件时提醒您。

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