ASEAN Foundation Meningkatkan Data Sharing Menggunakan SAP di AWS

Sejak didirikan pada tahun 1967, Perhimpunan Bangsa-Bangsa Asia Tenggara (ASEAN) telah menjadi pendorong utama atas pertumbuhan ekonomi dan kemajuan sosial bagi 10 negara anggotanya. Tiga dekade kemudian, para pemimpin negara ini menyadari akan kebutuhan untuk mempersatukan anggotanya dengan tujuan yang sama, dengan mendirikan ASEAN Foundation.

Berpusat di Jakarta, organisasi ini bertujuan untuk membangun komunitas ASEAN yang terpadu dan sejahtera. kerjasama mulai dari forum regional hingga pemberian beasiswa dan banyak lainnya. Mencakup empat bidang yang bertema seni dan budaya, pembangunan komunitas, pendidikan, dan media. Organisasi ini telah menerapkan lebih dari 20 rencana jangka panjang sejak tahun 2014, yang memberikan dampak kepada lebih dari 17.000 pemuda di seluruh negara ASEAN.

Sebagai organisasi nirlaba yang terdaftar, ASEAN Foundation memiliki model kepegawaian yang sederhana, dengan menjalankan programnya hanya dengan 18 karyawan. Sejak awal, organisasi ini telah menggunakan jasa TI dari pihak ketiga dan tidak memiliki sumber daya atau departemen TI secara khusus. Untuk entri data dan menjalankan laporan, staf keuangan dan akuntansinya menggunakan QuickBooks versi offline.

Donatur dari ASEAN Foundation terdiri atas pemerintah negara dan badan terkait, seperti Uni Eropa dan USAID. Organisasi-organisasi ini menuntut laporan yang transparan dan rinci yang dibagikan secara teratur setiap bulannya. Laporan tersebut mencakup dokumen keuangan secara menyeluruh, yang menunjukkan pengeluaran aktual dibandingkan dengan anggaran per kategori biaya.

ASEAN Foundation bertujuan untuk meningkatkan otomatisasi, agar dapat mengurangi beban pembuatan laporan yang harus dikerjakan oleh stafnya dan mengeliminasi kesalahan dari entri data manual. Organisasi ini juga berupaya untuk menghadirkan data proyek online, untuk memfasilitasi kerja jarak jauh. Pimpinan pengurus mengidentifikasi SAP sebagai sistem ERP yang dipilih dan melakukan pendekatan dengan regional SAP agar dapat memperkenalkan mitra untuk implementasi.

Atas rekomendasi dari SAP Asia, pada tahun 2019 ASEAN Foundation mulai bekerja dengan Sterling Team, SAP Gold Partner, untuk mendesain cetak biru sistem SAP Business One. Tim Sterling memberikan pilihan untuk menjalankan SAP Business One HANA di server lokal atau di cloud. Organisasi ini memilih untuk menjalankan SAP Business One HANA di AWS Cloud, yang memiliki kemampuan untuk mengintegrasikan dan menyimpan data dari pengadaan, hingga pembayaran online. Dengan memanfaatkan SAP Business One HANA di AWS, direktur eksekutif, manajer proyek, dan kepala divisi program dapat menyetujui dokumen purchase order atau invoice pembayaran saat dalam perjalanan, hal ini penting karena mereka sering melakukan perjalanan.

AWS telah menjalankan SAP sejak tahun 2008, lebih lama dari penyedia cloud lainnya. Dan secara terus menerus menambah dan memperbaharui kemampuan SAP berdasarkan saran dari pelanggan. Kini, ASEAN Foundation memiliki fleksibilitas untuk memasukan beban kerja dan sumber daya ke dalam sistem SAP. Dengan AWS, organisasi ini memiliki pilihan yang luas untuk SAP dan tipe cloud-native instance untuk menyesuaikan beban kerja dan mengoptimalkan kinerja.

Meluncurkan sistemnya pada Januari 2020, organisasi ini mendapatkan dukungan dana dari TechSoup untuk mengimplementasikan SAP Business One HANA di AWS. Tim Sterling mewakili organisasi mengambil peran sebagai pengelola penyedia layanan, menangani kustomisasi dan masalah teknis yang berhubungan dengan SAP Business One HANA, “Tim Sterling sangatlah membantu, dimulai dari fase rancangan dan selalu menawarkan saran teknis yang berharga untuk kami,” ujar Ninik Rahayu, head of operations di ASEAN Foundation.

Pengelolaan SAP Business One HANA sehari-hari ditangani oleh Rahayu dan timnya, yang masing-masing memiliki berbagai tanggung jawab lainya dalam organisasi, tetapi tidak memiliki latar belakang teknis. “SAP di AWS adalah aplikasi ramah pengguna yang bisa kami akses dari perangkat apa pun, bahkan ponsel. Ini sangat menghemat waktu kami,” ujarnya. Sejak bermigrasi ke SAP di AWS, ASEAN Foundation selalu menutup pembukuan bulanannya tepat waktu dan tidak pernah menunda pembayaran.

Pengeluaran proyek memerlukan persetujuan yang berlapis, sebagai bagian dari pengawasan organisasi. Sebelum adanya SAP di AWS, proses ini meliputi bukti cetak pesanan pembelian dan daftar permintaan. Dokumen tersebut terkadang berada di meja direktur hingga seminggu saat beliau bepergian, hal ini dapat menunda pencairan dana dan kemajuan proyek. Kini, manajemen bisa menyetujui dokumen melalui perangkat seluler mereka pada hari yang sama dengan adanya permintaan. Karyawan juga bisa melakukan data entry dan menjalankan laporan dari jarak jauh di sepanjang tahun 2020, saat sebagian besar staf bekerja dari rumah.

Dengan SAP Business One HANA di AWS, ASEAN Foundation telah menghadirkan sistem pelaporan intinya secara online dan mengeliminasi isolasi data. Sebelumnya, karyawan mengekstrak data dari QuickBooks dan membuat spreadsheet Microsoft Excel untuk setiap jenis laporan, sebuah tugas membosankan yang rawan akan kesalahan. Tapi kini, data keuangan, akuntansi, pengadaan, dan penggajian organisasi semuanya disimpan dan terintegrasi dalam SAP Business One HANA, dan laporan pun bisa dihasilkan dengan mengklik satu tombol.

Mereka juga mampu menyesuaikan laporan untuk mengakomodasi kebutuhan bisnis yang terus berkembang dan permintaan khusus dari donatur. Para staf cukup memberitahu Tim Sterling tentang kebutuhanya, dan kustomisasi laporan ditambahkan ke SAP. Laporan akhir bulan, yang tadinya merupakan tugas berhari-hari yang ditakuti, kini bisa diselesaikan dalam hitungan jam. Laporan dari bulan sebelumnya terkunci untuk menjaga integritas datanya, dengan demikian dapat memastikan bahwa dokumen keuangan yang ada tidak dapat diakses tanpa sengaja atau diubah selama entri data.

Lebih dari itu, data pribadi karyawan seperti riwayat gaji, resume, dan klaim medis juga sangat dilindungi di AWS Cloud. ASEAN Foundation bekerja dengan Tim Sterling untuk membuat database karyawan di SAP Business One HANA, dengan mengikuti rekomendasi dari AWS. Karyawan memiliki akses ke data berdasarkan sistem dengan kontrol akses Least Privilege.

Kepatuhan juga akan disederhanakan dengan SAP di AWS. Organisasi ini diaudit setiap tahun oleh sebuah firma eksternal, yang mengindikasikan bahwa audit tahun 2021 akan lebih mudah dibandingkan tahun-tahun sebelumnya. “Auditor tidak perlu memeriksa semua dokumen kami pada tahun 2020, tetapi cukup membuka SAP dan memeriksa proses bisnis kami di sistem,” ujar Rahayu. “Kita semua akan menghemat waktu dan tenaga.”

Setiap tahunnya, ASEAN Foundation berupaya untuk menarik lebih banyak donor dalam mendanai proyek baru dan yang sudah berjalan. Para donor biasanya mengirimkan dokumen panjang yang harus dilengkapi oleh organisasi, menjelaskan secara detail tentang proyek serta proses keuangan, administrasi, dan teknologi. Rahayu mengutarakan, “Penggunaan SAP di AWS tentunya menjadi suatu nilai tambah, ini menunjukkan bahwa kami memiliki kontrol internal yang memadai.”

Untuk mempelajari lebih lanjut, kunjungi SAP on AWS