Expérience de salles de réunion

Vous pouvez mettre à niveau vos salles de réunion avec un appareil compatible Alexa, tel qu'un Echo Dot, et utiliser Alexa pour contrôler les systèmes de visioconférence et en salle populaires, y compris les systèmes de téléprésence Cisco, le kit Cisco Webex Rooms, la série Polycom Group, les Zoom Rooms, ainsi que Crestron 3-Series. Alexa for Business est également intégré aux Polycom Trio 8500 et 8800, et peut être activé en installant simplement le dernier microprogramme. Alexa for Business s'intègre à votre calendrier Office365, Google G Suite ou Microsoft Exchange pour rechercher votre réunion planifiée et peut rejoindre automatiquement des réunions à partir de plateformes UC populaires, notamment Amazon Chime, BlueJeans, Cisco Webex, RingCentral, Skype Entreprise et Zoom.

Rejoindre des réunions : plus besoin de jouer avec l'équipement de conférence, les télécommandes et les invitations de calendrier. Vos employés peuvent démarrer leurs réunions en mode mains-libres.

Énoncés à essayer : 

  • « Alexa, rejoins ma réunion » ou « Alexa, démarre la réunion »
  • « Alexa, mets fin à la réunion » ou « Alexa, raccroche »

Réservation instantanée : lorsqu'un employé rejoint une réunion à l'aide d'Alexa et que la salle est également libre, Alexa réservera automatiquement celle-ci pour lui. 

Rappel de fin de réunion : Alexa peut assurer le déroulement des réunions à l'heure en rappelant à l'utilisateur que sa réservation est bientôt terminée. Vous pouvez configurer à la fois le moment et le comportement du rappel. Alexa peut jouer un son, ou parler et dire quelque chose comme « vérification de l'heure ».

Réserver des salles de réunion : vos employés peuvent utiliser Alexa pour vérifier rapidement la disponibilité de la salle dans laquelle ils se trouvent et la réserver si elle est libre. 

Énoncés à essayer :

  • « Alexa, cette salle est-elle libre ? » ou « Alexa, cette salle est-elle réservée à midi ? »
  • « Alexa, qui a réservé cette salle ? »
  • « Alexa, réserve la salle » ou « Alexa, réserve la salle jusqu'à 10h »
  • « Alexa, prolonge la réunion » ou « Alexa, prolonge la réunion d'une demi-heure »

Trouver des salles de réunion disponibles : Alexa peut trouver des salles disponibles dans votre bureau pour que les employés puissent les réserver.

Énoncés à essayer :

  • « Alexa, trouve une salle » 
  • « Alexa, trouve une salle pour une heure »
  • « Alexa, trouve une salle à midi »

Supprimer l'historique de la voix et des réponses via la voix : les employés peuvent demander à Alexa de supprimer l'historique des énoncés vocaux et des réponses à l'aide des énoncés suivants.

Énoncés à essayer :
  •  « Alexa, supprime tout ce que j'ai dit aujourd'hui » ou « Alexa, supprime ce que je viens de dire »

Utilisation des salles de réunion

Alexa for Business offre désormais des métriques d'utilisation de salle de conférence, telles que le nombre total de réunions, les salles de conférence les plus utilisées et les moins utilisées, le taux de réservations honorées et le nombre d'heures de salles de conférence libérées par Alexa. Collectivement, ces fonctionnalités permettent aux responsables informatiques et des installations de mesurer et d'augmenter l'utilisation des salles de réunion.

Libération intelligente des salles : Alexa publiera l'invitation sur le calendrier d'une salle si personne ne vérifie sa réservation de réunion. Les employés seront enregistrés automatiquement s'ils débutent leurs réunions avec Alexa (« Alexa, rejoins la réunion ») ou sont en communication sur un appareil de conférence doté d'Alexa. Il leur suffit également de dire « Alexa, rejoins ma réunion ».

Métriques d'utilisation des salles de réunion : Alexa for Business montrera aux administrateurs quelles sont leurs salles les plus et les moins réservées. Ils peuvent télécharger et analyser des métriques à partir de la console Alexa for Business dans une feuille de calcul ou un tableau pour afficher le nombre de réunions réservées dans chaque salle, ainsi que le temps associé à ces réunions. Avec la libération intelligente des salles activée, Alexa for Business fournira également des données sur les taux de fréquentation des salles et le nombre de fois où une salle a été réservée au cours d'une réunion automatiquement libérée.

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Productivité des employés

Avec Alexa for Business, vos utilisateurs peuvent utiliser leurs propres appareils Alexa pour travailler au bureau, depuis leur domicile ou pendant leurs déplacements. Ils peuvent utiliser ces fonctionnalités sans intervention de l'équipe informatique. Les administrateurs informatiques peuvent inviter des utilisateurs à rejoindre leur compte Alexa for Business. Pour ce faire, ceux-ci doivent se rendre sur le portail d'inscription Alexa for Business. Une fois qu'ils se sont inscrits, vous pouvez mettre à leur disposition des compétences privées. 

Rejoindre des réunions : les utilisateurs d'Alexa peuvent rejoindre des réunions à l'aide de leurs appareils Alexa existants ou de l'application Alexa en disant « Alexa, rejoins ma réunion ». Alexa trouvera automatiquement votre prochaine réunion et la rejoindra. Un numéro d'appel en un clic, un ID de réunion et un code PIN (par exemple, 206-555-0100,,1234,,123) sont requis dans l'invitation à la réunion.

Énoncés à essayer :

  • « Alexa, rejoins ma réunion » 
  • « Alexa, mets fin à la réunion » 
  • « Alexa, lance la réunion » 
  • « Alexa, raccroche »

Gérer votre calendrier : vous pouvez rester à jour dans votre travail et votre calendrier personnel en demandant « Alexa, qu'est-il noté sur mon agenda ? » ou « Alexa, quand est ma prochaine réunion ? ». Alexa vous informera de vos quatre prochains événements et vous permettra de les planifier, de les déplacer ou de les annuler.

Énoncés à essayer :

  • « Alexa, qu'est-il noté sur mon agenda ? »
  • « Alexa, quand est ma prochaine réunion ? »
  • « Alexa, quel est mon prochain événement ? »
  • « Alexa, programme une réunion avec John. »
  • « Alexa, déplace/reprogramme ma réunion »
  • « Alexa, annule ma réunion »

Lire et répondre aux e-mails : vous pouvez interagir avec votre messagerie en disant « Alexa, lis mes e-mails ». Alexa pourra lire vos e-mails professionnels et personnels, et vous permettra d'y répondre, de les signaler, supprimer, archiver ou marquer comme non lus.

Énoncés à essayer :

  • « Alexa, lis mes e-mails »
  • Actions : « répondre », « suivant », « marquer comme non lu », « marquer », « supprimer », « archiver »

Informer les participants à la réunion d'un retard : vous pouvez informer les participants de votre réunion que vous rejoindrez la réunion en retard en disant simplement « Alexa, je suis en retard ». Alexa enverra un bref e-mail à tous les participants à la réunion, les informant de votre retard. Vous pouvez également spécifier la durée de votre retard en disant « Alexa, je serai en retard de 10 minutes à ma prochaine réunion ». Alexa demandera le nom de la réunion à laquelle vous faites référence avant d'envoyer l'e-mail. Si la réunion est programmée avec une seule autre personne, Alexa vous proposera de vous aider à reprogrammer la réunion si vous avez plus de 10 minutes de retard. Si Alexa trouve un pont de conférence dans l'invitation à la réunion, elle vous proposera de vous aider à rejoindre la réunion via l'appareil.

Énoncés à essayer :

  • « Alexa, je suis en retard »
  • « Alexa, je suis en retard de 5 minutes »
  • « Alexa, je suis en retard à ma prochaine réunion »

Obtenir des informations professionnelles récentes : planifiez mieux votre journée de travail en disant « Alexa, parle-moi de ma journée de travail ». Alexa vous fournira un aperçu de la journée et vous informera de trois informations récentes importantes liées à votre calendrier, telles que des invitations à des réunions à venir, annulées ou sans réponse, des conflits de réunion, un emplacement et un pont de conférence manquants, ainsi que des rappels pour la journée. S'il existe d'autres informations récentes, Alexa vous en fournira trois de plus maximum. À l'aide des informations fournies par Alexa, les employés peuvent rapidement se renseigner sur la prochaine réunion à laquelle ils doivent se préparer, les réunions ou les rappels qu'ils doivent reprogrammer pour limiter les conflits, les nouvelles réunions auxquelles ils doivent envisager de participer, les annulations de dernière minute et les réunions auxquelles ils doivent ajouter un emplacement physique ou virtuel.

Énoncés à essayer :

  • « Alexa, parle-moi de ma journée de travail »
  • « Alexa, quelles sont mes informations professionnelles récentes ? » ou « Alexa, quelles sont mes briefings professionnels ? »
  • « Alexa, prépare-moi à ma journée de travail »

Administration et gestion

Alexa for Business vous permet de gérer vos appareils, utilisateurs et compétences à l'aide de la console Alexa for Business ou de l'API de cette dernière.

Mise à disposition des appareils Alexa

Pour simplifier la configuration des appareils partagés, Alexa for Business vous permet d’importer certains appareils Echo enregistrés sur Amazon.com, ou propose un outil de configuration d'appareil qui vous permet de connecter plusieurs appareils Echo à votre réseau Wi-Fi d'entreprise (WPA2 d’entreprise ou personnel) et de les ajouter dans le même temps à votre compte Alexa for Business. L'outil de configuration d'appareil recherche les appareils en mode de configuration et, une fois ceux-ci détectés, les enregistre automatiquement sur votre compte. Cela vous évite d'avoir à configurer manuellement chaque appareil.

Activation de l'accès à votre calendrier d'entreprise

Alexa for Business vous permet de lier votre calendrier d'entreprise à votre compte Alexa for Business. Alexa peut ainsi accéder aux informations concernant les réunions pour lancer ces dernières dans vos salles de conférence et permet aux utilisateurs inscrits d'utiliser les compétences liées au calendrier. Vous pouvez associer des calendriers Office 365, Microsoft Exchange et Google G-Suite à votre compte. Vous pouvez également exiger des utilisateurs qu'ils configurent un profil vocal, une capacité permettant d'apprendre à Alexa à reconnaître leur voix. Alexa ne répond alors aux utilisateurs inscrits que si leur voix correspond à leur profil vocal.

Gestion des appareils partagés

Alexa for Business vous permet de gérer vos appareils Echo partagés à l'aide de la console Alexa for Business ou de l'API de cette dernière. Vous pouvez attribuer à chaque appareil un emplacement tel qu'une salle de conférence, lui attribuer des compétences publiques et privées, et le sécuriser pour éviter que des utilisateurs n'ajoutent des compétences ou n'enregistrent l'appareil sur leur propre compte.

Alexa for Business vous permet de créer des profils de pièce que vous pouvez utiliser pour appliquer des paramètres tels que l'adresse du bâtiment, le fuseau horaire et le mot-clé d'activation. Les profils sont associés aux lieux où vous avez placé les appareils Echo partagés et les paramètres de ces derniers sont tirés du profil de pièce. Lorsque vous modifiez un profil de pièce, les modifications sont appliquées à tous les appareils partagés associés au profil.

Alexa for Business permet de créer des profils de réseau utilisés pour configurer des appareils Echo partagés sur votre réseau d'entreprise. Les profils de réseau sont associés à des appareils et comprennent des paramètres de configuration de réseau, tels que le SSID, le type de sécurité du réseau, les informations d'identification et la description. Lorsque vous modifiez le profil du réseau, les modifications effectuées sont appliquées à tous les appareils partagés associés au profil. Les profils de réseau peuvent être également utilisés pour la rotation des mots de passe et des certificats (pour les réseaux Wi-Fi d'entreprise WPA2). 

Gestion des compétences

Les compétences Alexa Skills sont des capacités à commande vocale qui améliorent la fonctionnalité d'Alexa. Alexa for Business vous permet d'attribuer les compétences publiques et les compétences privées personnalisées que votre organisation a créées pour vos appareils partagés. Vous pouvez également mettre les compétences privées à la disposition des utilisateurs inscrits. Alexa for Business vous permet de créer des groupes de compétences, que vous pouvez ensuite attribuer à des appareils partagés spécifiques. Lorsque vous apportez des modifications à un groupe de compétences, ces changements sont appliqués à tous les appareils associés au groupe.

Configuration des salles de conférence

Alexa for Business vous permet de configurer vos salles de conférence de manière à pouvoir utiliser Alexa pour lancer des réunions et contrôler l'équipement de vos salles de conférence. Avec Alexa for Business, vous pouvez lier votre compte à votre calendrier d'entreprise, définir l'emplacement des salles de conférence de vos appareils Alexa et préciser le type d'équipement vidéo utilisé dans chaque salle de conférence. Vous pouvez également indiquer vos paramètres d'application de réunion préférés ainsi que les informations de téléconférence par défaut. Pour lancer des réunions planifiées, Alexa for Business peut rechercher automatiquement les informations d'accès dans la demande de réunion et relier votre équipement à la réunion. À l'aide des API d'appareil Alexa for Business conçues pour les équipements de conférence, vous pouvez créer vos propres compétences personnalisées qui permettent à Alexa de fonctionner avec votre équipement spécialisé ou d'accomplir des tâches spécifiques dans vos salles de conférence.

Gestion de l'inscription des utilisateurs

Avec Alexa for Business, vous pouvez inviter des utilisateurs de votre organisation à enregistrer leur compte Alexa personnel auprès de votre compte Alexa for Business. À l'aide de la console Alexa for Business, vous pouvez préciser quels utilisateurs vous souhaitez inviter. Le système leur envoie alors automatiquement un e-mail contenant des instructions relatives à l'inscription. Une fois les utilisateurs inscrits, vous pouvez mettre vos compétences privées personnalisées à leur disposition. Vous pouvez également supprimer des utilisateurs de votre compte Alexa for Business à tout moment. De plus, une API vous permet d'intégrer l'administration des utilisateurs Alexa for Business dans des systèmes internes de gestion des identités et des accès.

Supprimer l'historique des commandes vocales et des réponses via des API

Les administrateurs peuvent supprimer l'historique des énoncés vocaux et des réponses à l'aide des API DeleteDeviceUsageData. Ils peuvent également automatiser la suppression à l'aide d'AWS Lambda. Pour en savoir plus, consultez ce blog.

Activer ou désactiver les vérifications des enregistrements vocaux

Alexa for Business permet désormais aux administrateurs d'indiquer, au niveau du profil de la salle, si les enregistrements vocaux d'appareils qu'ils gèrent seront vérifiés manuellement et utilisés pour améliorer nos services. Grâce à une nouvelle préférence, Politique d'utilisation des données, située dans le profil de la pièce, les clients peuvent autoriser (par défaut) ou refuser les vérifications manuelles d'enregistrements vocaux par Alexa for Business, ces derniers étant utilisés pour améliorer les services d'Amazon. Par défaut, seul un faible pourcentage de ces enregistrements est vérifié manuellement pour améliorer ces algorithmes. Pour en savoir plus sur cette fonctionnalité et sur la façon dont créer et gérer des profils de la pièce pour Alexa for Business, consultez notre documentation.

Développeur

Création de compétences privées

À l'aide du kit de compétences Alexa, vous pouvez créer vos propres compétences. Avec Alexa for Business, vous pouvez mettre ces compétences à disposition des appareils partagés et des utilisateurs inscrits sur votre compte Alexa for Business, sans les publier dans l'Alexa Skills Store. Pour en savoir plus sur la création de compétences, consultez la page relative aux compétences privées Alexa.

Accès aux API Alexa for Business

Alexa for Business propose des API supplémentaires que vous pouvez utiliser pour ajouter du contexte à vos compétences et automatiser des tâches administratives. L'API ResolveRoom fournit des informations sur l'emplacement des appareils, qui peuvent être utilisées pour donner à Alexa plus de contexte et améliorer l'interaction vocale pour l'utilisateur. Alexa for Business vous permet de créer des compétences pour contrôler l’équipement et les systèmes intégrés à une salle de conférence vidéo. À l’aide des API Alexa for Business incluses dans le kit SDK et l’interface de ligne de commande AWS, vous pouvez automatiser des tâches administratives, gérer des appareils et intégrer Alexa for Business à vos outils de gestion existants. Pour en savoir plus les API Alexa for Business, consultez le guide de référence d'API

Intégration d’appareils AVS à Alexa for Business

Alexa for Business permet aux fabricants d’appareils d’autoriser les appareils Alexa Voice Service (AVS) à être enregistrés et gérés en tant qu’appareils partagés à l’aide de la console Alexa for Business. Pour découvrir comment les fabricants peuvent développer de nouveaux appareils AVS avec Alexa for Business, ou autoriser Alexa for Business sur des appareils AVS existants, rendez-vous sur le site web Créer avec Alexa for Business. Pour faire vos premiers pas avec AVS, consultez le site web Kit SDK pour les appareils AVS.

Envoi d'annonces

Vous pouvez envoyer des annonces Alexa vers une ou plusieurs salles de votre organisation Alexa for Business. Alexa activera et diffusera l'annonce de manière proactive que vous avez saisi dans les salles que vous avez sélectionnées. Vous pouvez créer une annonce depuis la console Alexa for Business ou en utilisant l'API SendAnnoucement. L'API permet aux développeurs de déclencher une annonce texte ou audio sur les points de terminaison gérés par Alexa for Business depuis n'importe quelle application. Pour découvrir comment tester les annonces depuis la console, consultez notre Guide d'administrateur.

En savoir plus sur la tarification d'Alexa for Business

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