Utilisateurs

Stockage et gestion de contenu

Stocker du contenu sur Amazon WorkDocs

Vous pouvez stocker pratiquement tous les types de fichiers dans Amazon WorkDocs. Chaque compte utilisateur Amazon WorkDocs dispose par défaut d’une capacité de stockage de 1 To. Les administrateurs peuvent définir des limites de stockage pour chaque utilisateur, mais aussi acheter des capacités de stockage supplémentaires, facturées à l'utilisation. Le volume de données supplémentaires et le nombre de documents que vous pouvez stocker ne sont pas limités.


Contrôle de fichier

Amazon WorkDocs vous permet de contrôler qui peut accéder à, commenter et télécharger ou imprimer vos fichiers. Vous pouvez verrouiller des fichiers pour les modifier et vous assurer que les modifications apportées ne sont pas écrasées par d’autres contributeurs, ce qui élimine la nécessité de coordonner les modifications. Vous pouvez également désactiver les commentaires lorsque vous avez terminé un document.
 

Recherche

Amazon WorkDocs Smart Search simplifie les recherches

Amazon WorkDocs Smart Search accélère vos recherches de contenu pour vous permettre de consacrer plus de temps à créer, modifier et partager des fichiers avec vos collègues. Cette fonction vous permet de rechercher dans les noms de fichiers et de dossiers, mais aussi dans le contenu, les commentaires et les étiquettes des documents. Vous affiner votre recherche en fonction de l’emplacement de contenu, la plage de dates et d'heures de la dernière mise à jour et le type de fichier spécifique. Les résultats s’affichent sous la forme d’une liste triée, les dossiers étant présentés avant les fichiers.

 

Partage

Partager un lien

Vous pouvez partager des fichiers avec n'importe qui en utilisant un lien pouvant être partagé, inviter n'importe quel utilisateur interne à contribuer et demander des commentaires. Lorsque vous créez un lien, vous décidez si ce lien est visible par tout le monde ou uniquement par les autres utilisateurs. Vous pouvez également définir une date d'expiration et un mot de passe.

Inviter des utilisateurs internes et externes

Avec Amazon WorkDocs, vous pouvez inviter d’autres personnes à voir, contribuer à et partager la propriété de vos fichiers en saisissant des noms d’utilisateur, des noms de groupe et des adresses e-mail. Vous pouvez également demander des commentaires spécifiques avec un message personnel et définir une date limite. Pour partager du contenu en externe, vous pouvez inviter un utilisateur externe à créer un compte invité la première fois qu’il se connecte à Amazon WorkDocs.

Partage de fichier en 1 clic

Vous pouvez partager des fichiers directement d’un simple clic depuis l'Explorateur de fichiers Windows sur leurs PC Windows à l'aide d'Amazon WorkDocs Companion. Pour utiliser cette fonctionnalité, l'application Amazon WorkDocs Companion doit être installée sur votre PC Microsoft Windows. Vous pouvez mettre en ligne des fichiers sur votre site Amazon WorkDocs et les partager au moyen d’un lien automatiquement copié dans votre presse-papier.

 

Modification

Modification dans Microsoft Office

Vous pouvez modifier des documents directement dans Microsoft Office avec Amazon WorkDocs Companion. Amazon WorkDocs Companion est une application qui vous permet de modifier des fichiers Microsoft Office, .pdf et .txt. Vous pouvez enregistrer vos modifications en tant que nouvelle version sur votre site Amazon WorkDocs. Grâce à Amazon WorkDocs Companion, vous n'avez plus besoin de télécharger, enregistrer et charger manuellement vos fichiers lorsque vous accédez à Amazon WorkDocs depuis votre navigateur.

Ouverture avec Microsoft Office Online

Amazon WorkDocs vous permet également d'ouvrir et éditer des fichiers Microsoft Office directement dans votre navigateur en utilisant Ouvrir avec Office Online. Vous pouvez examiner les commentaires et modifier les fichiers Microsoft Office sans changer d’application.

Hancom ThinkFree Office Online

Amazon WorkDocs vous permet de créer des fichiers Microsoft Office en temps réel depuis votre navigateur avec l’édition collaborative fournie par Hancom Thinkfree Office Online. Vous pouvez créer de nouveaux documents, feuilles de calcul et présentations sans quitter votre navigateur.

 

Commentaire

Faire des commentaires

Avec Amazon WorkDocs, vous pouvez ajouter des commentaires privés, mettre en forme du texte de commentaire, résoudre des commentaires et répondre à des commentaires dans une conversation suivie. Lorsque vous fournissez des commentaires dans Amazon WorkDocs, vous pouvez ajouter des commentaires généraux ou des commentaires sur des sections spécifiques d'un fichier.

Notifications

Vous pouvez notifier une personne de la présence de votre commentaire en le taguant à l’aide de son @identifiant. Vous pouvez également désactiver les notifications par e-mail pour des fichiers spécifiques.

Demander un commentaire

Lorsque vous partagez un document, vous pouvez assigner des collègues à une tâche qui apparaissent ensuite dans l’onglet « tasks » en haut à droite de l’interface utilisateur d’Amazon WorkDocs.

 

Amazon WorkDocs Drive

Amazon WorkDocs Drive est une application de bureau qui associe la facilité de travail dans l'explorateur de fichiers Windows ou le Finder de Mac à l'échelle d'Amazon WorkDocs. Avec Amazon WorkDocs Drive, tous vos fichiers sont disponibles à la demande depuis votre appareil sans consommer l'espace disque précieux de votre PC ou Mac. Vous pouvez utiliser Amazon WorkDocs Drive en tant que lecteur principal et vous n'avez pas besoin d'utiliser de partages en réseau pour stocker votre contenu.

Toutes les modifications que vous apportez au contenu auquel vous accédez via Amazon WorkDocs Drive sont automatiquement synchronisées avec votre site Amazon WorkDocs et sont également accessibles depuis n'importe quel autre appareil via les applications Amazon WorkDocs.

Amazon WorkDocs Drive est disponible sur les PC Microsoft Windows, Amazon WorkSpaces et la version 10.11 ou ultérieure de macOS.

 

Tâches

Amazon WorkDocs Tasks, vous permet de consulter, en un seul et même emplacement, les points d'action qui sont en attente, assignés et résolus. Les types de tâches que vous pouvez utiliser incluent l'envoi de contenu en révision, les demandes d'accès à un fichier, le transfert de propriété d'un fichier et les demandes d'action de la part de votre administrateur de site. Avec les tâches, vous et vos équipes pouvez collaborer plus efficacement en mettant en avant les points d'action de la journée. 

 

Flux d'activités

Les flux d’activité Amazon WorkDocs vous aident à suivre les engagements des autres utilisateurs concernant votre contenu sur votre site Amazon WorkDocs. Vous pouvez chercher des actions par nom de fichier, de dossier ou d'utilisateur en temps réel. Vous pouvez également utiliser de multiples options pour filtrer vos résultats.

 

Gestion des versions illimitée

Vous pouvez facilement garder une trace des versions précédentes dans Amazon WorkDocs grâce à une gestion des versions illimitée. À chaque fois qu'un fichier est enregistré, une nouvelle version du fichier est créée. Avec Amazon WorkDocs, tous les commentaires sont associés à une version spécifique du fichier, vous pouvez donc facilement faire référence aux commentaires des versions précédentes.

 

Synchronisation

Avec le client Amazon WorkDocs Sync, vous pouvez créer un répertoire sur votre bureau pour rester synchronisé avec votre contenu dans le cloud. Tous les fichiers que vous ajoutez au dossier sont automatiquement chargés vers votre site Amazon WorkDocs via une connexion chiffrée et synchronisés sur vos autres appareils. Vous pouvez également choisir quels fichiers et dossiers doivent être synchronisés sur votre ordinateur via le client Amazon WorkDocs Sync.

 

Accès Web et mobile

Vous pouvez accéder à votre site Amazon WorkDocs depuis n’importe quel navigateur et une connexion à Internet. Vous pouvez également accéder à Amazon WorkDocs via des applications mobiles sur iOS, Android et Fire Tablet afin de participer depuis n'importe quel appareil à tout moment.

 

Contenu et recherche hors ligne WorkDocs Drive

Avec les fonctionnalités hors ligne de Workdocs Drive, vous pouvez accéder à du contenu même lorsque la connectivité réseau est limitée. En outre, vous pouvez également trouver du contenu en mode en ligne et hors ligne via Smart Search. WorkDocs Smart Search permet d'interroger le contenu, les commentaires et les étiquettes du document en plus d'effectuer une recherche de fichiers par nom.  

Flux de travail d’approbation WorkDocs

Vous pouvez utiliser les flux de travail d’approbation pour respecter les processus métier établis au sein de votre organisation. Vous pouvez créer un flux de travail d’approbation pour transférer vos documents et autres fichiers stockés dans WorkDocs vers un ou plusieurs utilisateurs aux fins d’approbation. Les flux de travail d’approbation permettent aux utilisateurs de créer des flux de travail visant à automatiser le suivi et la gestion de leurs processus d’approbation de documents.  

Administrateurs

Chiffrement

Avec Amazon WorkDocs, votre contenu est chiffré en transit et au repos pour assurer la sécurité de vos données et vous aider à répondre aux exigences réglementaires et de conformité. Amazon WorkDocs est bâti sur AWS où la sécurité est notre priorité numéro un.

 

Conformité

Amazon WorkDocs est admissible HIPAA, conforme à la norme PCI DSS et répond aux exigences de conformité ISO

Amazon WorkDocs vous aide à respecter vos normes juridiques et de conformité pour la collaboration et la gestion des fichiers. Avec Amazon WorkDocs, vous pouvez stocker et collaborer sur des fichiers qui contiennent des données médicales et financières sensibles. Pour vous aider à démontrer votre engagement concernant la sécurité des informations, Amazon WorkDocs dispose également des certifications ISO 9001, 27001, 27107 et 27018.


Intégration du système Active Directory

Gérer les utilisateurs avec votre Active Directory

Amazon WorkDocs vous permet d'utiliser votre Active Directory pour gérer vos utilisateurs. Si vous utilisez Active Directory, vous pouvez créer des groupes d’utilisateurs, activer Multi-Factor Authentication (MFA) et configurer single sign-on (SSO) pour votre site Amazon WorkDocs. Vos utilisateurs peuvent également se connecter avec leurs identifiants existants lorsque vous utilisez Active Directory avec Amazon WorkDocs.

Avec Amazon WorkDocs, vous pouvez intégrer Active Directory de deux façons : en établissant une relation d'approbation sécurisée entre votre Active Directory sur site et votre contrôleur de domaine AWS Directory Service for Microsoft Active Directory (Enterprise Edition), ou en utilisant le connecteur Active Directory d'AWS Directory Service.
 

Flux d'activités

Recherche par nom de fichier, de dossier ou d'utilisateur

Avec Amazon WorkDocs, vous pouvez utiliser le Flux d'activités pour suivre des actions sur tout le site par nom de fichier, de dossier ou d'utilisateur en temps réel. Vous pouvez également utiliser de multiples options pour filtrer vos résultats.

 

Résidence des données

Précise dans quelle région AWS stocker les fichiers de vos utilisateurs

Vous pouvez préciser dans quelle région AWS stocker votre contenu pour aider à répondre aux exigences en matière de résidence des données. Vos utilisateurs peuvent accéder à votre site Amazon WorkDocs de n'importe où dans le monde, peu importe la région AWS que vous choisissez. Référez-vous aux Régions AWS pour voir où Amazon WorkDocs est actuellement disponible.

 

Conservation des données

Amazon WorkDocs vous permet de spécifier une politique de conservation des données côté site pour les fichiers et dossiers de vos utilisateurs. Avec une politique de conservation des données, vous pouvez récupérer des fichiers et des dossiers supprimés par l'utilisateur pendant la période de conservation des données. Les politiques de conservation s'appliquent à l'ensemble des fichiers et dossiers associés à un site Amazon WorkDocs, et bien que leur durée par défaut soit de 60 jours, celle-ci peut être ajustée avec une valeur comprise entre 0 et 365 jours.

 

Listes vertes de filtrage d'IP

Spécifiez les adresses IP à partir desquelles les utilisateurs peuvent accéder à votre site Amazon WorkDocs

Les listes d'autorisation basées sur les adresses IP peuvent être ajoutées à votre console d’administrateur Amazon WorkDocs. Vous pouvez définir des plages d’adresses IP pour lesquelles vous souhaitez autoriser l’accès. Lorsqu’un utilisateur essaye de se connecter à votre site Amazon WorkDocs à partir d’un navigateur, de son Amazon WorkDocs Drive, de son appareil mobile, de son application synchronisée ou de son application compagne, l’adresse IP à l’origine de la demande est évaluée par rapport à votre liste d’autorisation. Si elle ne figure pas sur cette liste d’autorisation, l’accès lui sera refusé. Si vous ne filtrez pas l'accès des utilisateurs par adresse IP avec une liste d'autorisation, toutes les adresses IP pourront accéder à votre site.

 

Développeurs

Kit SDK Amazon WorkDocs

Intègre la gestion et la collaboration de fichier dans vos solutions et applications

Le kit SDK Amazon WorkDocs vous aide à construire la collaboration de contenu et la gestion de capacités dans vos solutions et applications en fournissant un niveau d'accès administrateur et utilisateur complet aux ressources de site Amazon WorkDocs. En utilisant le kit SDK Amazon WorkDocs, vous pouvez également intégrer le flux d'activités à vos solutions analytiques pour établir une surveillance en temps réel de vos utilisateurs et fichiers Amazon WorkDocs.

API extensible

Le kit SDK Amazon WorkDocs comprend une API extensible offrant des actions de niveau administrateur et utilisateur pour : l'administration des utilisateurs, la gestion d'autorisations, le partage, les commentaires, les métadonnées, l'étiquetage et le suivi d'activités.

Partie du kit SDK d'AWS

Le kit SDK Amazon WorkDocs fait partie du kit SDK AWS pour que vous puissiez facilement tirer parti du potentiel d'AWS en matière de sécurité, de surveillance, de logique métier, d'analyse, de stockage, d'intelligence artificielle et de développement d'applications.

 

Surveillance et notifications de l’API

Si vous voulez surveiller les actions de l’API, Amazon WorkDocs est intégré avec AWS CloudTrail et Amazon SNS. AWS CloudTrail enregistre les appels d'API et Amazon SNS vous prévient lorsque de nouveaux fichiers journaux sont livrés. Vous pouvez utiliser AWS CloudWatch pour automatiquement surveiller certains critères et vous prévenir lorsque ces critères sont atteints dans vos journaux CloudTrail.

 

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