Caratteristiche di Amazon WorkDocs

Amazon WorkDocs fornisce un client Web e applicazioni mobili su iOS, Android e Fire Tablet, per permetterti di accedere ai file e collaborare da qualsiasi dispositivo, in ogni momento. Il client Web ti permette di visualizzare e fornire feedback per oltre 35 tipi di file, cercare file, inserire file tra i preferiti e visualizzare il feed delle attività. Le applicazioni mobili ti consentono di visualizzare e fornire feedback per oltre 35 tipi di file, modificare i file utilizzando le applicazioni sul tuo dispositivo, cercare file e selezionare file per l'accesso offline. Puoi aprire file Microsoft Office, .pdf e .txt utilizzando le applicazioni predefinite sul tuo computer e salvare automaticamente le modifiche in Amazon WorkDocs con l'applicazione WorkDocs Companion. 

Il client di sincronizzazione di Amazon WorkDocs consente di impostare una cartella del computer da mantenere sincronizzata con WorkDocs. Qualsiasi file aggiunto a questa cartella sarà automaticamente caricato in WorkDocs tramite una connessione crittografata e sincronizzato su tutti i dispositivi configurati. Puoi scegliere quali file e cartelle sincronizzare sul tuo computer utilizzando il client di sincronizzazione. 

Amazon WorkDocs è un'applicazione desktop nativa che unisce la facilità di lavorare in Windows File Explorer o Mac Finder con i vantaggi della scalabilità di Amazon Workdocs. Con Amazon WorkDocs Drive, tutti i tuoi file sono disponibili on demand sul tuo dispositivo, senza occupare spazio importante sul disco del tuo PC o Mac. Amazon WorkDocs può essere utilizzato come unità di storage principale senza dover utilizzare condivisioni di rete per memorizzare i propri file.

Amazon WorkDocs Drive consente di utilizzare diverse caratteristiche di Amazon WorkDocs e accedere direttamente a Windows File Explorer o Mac Finder; ad esempio, è possibile condividere file, contrassegnare i preferiti, bloccare o sbloccare file per modifiche ed effettuare ricerche. Tutte le modifiche apportate ai contenuti in WorkDocs Drive vengono automaticamente sincronizzate con Amazon WorkDocs e sono disponibili per l’accesso da qualsiasi altro dispositivo tramite le apposite applicazioni.

Amazon WorkDocs Drive è disponibile per PC Microsoft Windows, Amazon WorkSpaces e per la versione macOS 10.11 e successive.
 

Puoi condividere file con chiunque utilizzando un link condivisibile, invitare tutti a contribuire e richiedere feedback. Quando crei un link, puoi decidere se sarà pubblico a tutti o solo ad alcuni utenti e puoi impostare una data di scadenza e una password. Inoltre, puoi invitare altri ad accedere ai tuoi file inserendo nomi utente, nomi di gruppi e indirizzi e-mail. Quando inviti qualcuno al di fuori della tua organizzazione, al primo accesso dovrà creare un account utente guest per entrare in WorkDocs. Per gli utenti guest non sono previsti costi aggiuntivi e possono unicamente visualizzare i file. Gli amministratori possono effettuare l'upgrade di utenti guest a utenti standard in qualsiasi momento. Gli utenti possono essere invitati come comproprietari, collaboratori o spettatori. Puoi anche richiedere feedback con un messaggio personale e impostare una data di scadenza. Le richieste di feedback in sospeso sono visualizzate in WorkDocs come in fase di revisione o in attesa di feedback. Puoi controllare chi può visualizzare il feedback e modificare il tuo file. Puoi disabilitare i link e rimuovere i collaboratori in qualsiasi momento. Riceverai una notifica e-mail quando i tuoi file vengono aggiornati, ricevono feedback, vengono citati con @username e quando viene richiesto un feedback. Puoi visualizzare la tua attività relativa a condivisione e file nel feed attività.

I feedback in Amazon WorkDocs possono essere commenti generali su un documento o note su parti specifiche di un file. Puoi avvertire qualcuno della presenza del tuo commento con @username, aggiungere un commento privato, definire lo stile dei commenti con una formattazione semplice, rispondere ai commenti in una conversazione, risolvere i commenti o filtrarli. Puoi anche disattivare le notifiche e-mail per i file. 

Ogni volta che il file viene salvato in Amazon WorkDocs, ne viene creata una nuova versione. Tutto il feedback viene associato a una versione specifica del file, per la tua facilità di riferimento alle versioni precedenti.

Puoi bloccare i file, disabilitare il feedback e disabilitare il download e la stampa dei tuoi file. Bloccando un file durante la modifica, potrai accertarti che le modifiche apportate non vengano sovrascritte e che siano sempre coerenti. Quando un file viene sbloccato, è possibile salvare le modifiche direttamente sul file o eliminarle. Puoi richiedere di sbloccare un file e Amazon WorkDocs notificherà il proprietario e i comproprietari del file. Puoi disabilitare il feedback per i file in cui hai terminato il lavoro e disabilitare il download e la stampa dei tuoi file, per garantire che rimangano in WorkDocs.

Il feed attività di Amazon WorkDocs ti permette di cercare azioni per file, cartella o nome utente, quasi in tempo reale e utilizzare più opzioni per filtrare i tuoi risultati. Gli amministratori possono utilizzare il feed attività per monitorare le azioni sull'intero sito e gli utenti possono tenere traccia con facilità delle attività relative ai loro file. Utilizzando il kit SDK WorkDocs, puoi integrare il feed attività con le tue soluzioni di analisi, per creare monitoraggio in tempo reale dei tuoi utenti e file WorkDocs.

Amazon WorkDocs consente agli utenti di aprire e modificare i file Microsoft Office direttamente nell'applicazione Web di WorkDocs utilizzando la funzione Open with Open Office. Open with Office Online consente agli utenti di modificare in modo collaborativo i file Microsoft Office con l’applicazione Web WorkDocs mediante l’uso delle note applicazioni Microsoft Office, tra cui Word Online, Excel Online e PowerPoint Online. Gli utenti possono ora rivedere il feedback, apportare modifiche in modo collaborativo e integrare le modifiche desiderate nei loro file Microsoft Office senza dover passare da un’applicazione all’altra. WorkDocs assicura il controllo automatico delle versioni dei documenti per consentire agli utenti di tenere traccia degli aggiornamenti del relativo contenuto.

Amazon WorkDocs ti permette di utilizzare Active Directory per gestire i tuoi utenti. Con Active Directory, i tuoi utenti possono effettuare l'accesso con le loro credenziali esistenti, puoi creare gruppi di utenti per WorkDocs, utilizzare il tuo server RADIUS esistente per abilitare l'autenticazione a più fattori (MFA, Multi-Factor Authentication) e configurare la funzionalità Single Sign-On (SSO). L'integrazione con Active Directory è possibile in due modi: stabilendo una relazione di trust tra AD e il controller di dominio di AWS Directory Service per Microsoft Active Directory (Enterprise Edition), oppure utilizzando AWS Directory Service Active Directory Connector.

Gli utenti di Amazon WorkSpaces possono accedere ad Amazon WorkDocs senza costi aggiuntivi. Inoltre hanno a disposizione 50 GB di storage. Lo spazio di archiviazione può essere aumentato a 1 TB nella maggior parte delle regioni per una tariffa scontata di 2 USD per utente WorkSpaces al mese. Puoi utilizzare Active Directory per gestire gli utenti WorkDocs e WorkSpaces e abilitare la funzionalità Single Sign-On (SSO) tra WorkDocs e WorkSpaces.

Puoi specificare la regione AWS in cui memorizzare i file dei tuoi utenti, per aiutare a rispettare i requisiti di località dei dati. Gli utenti possono accedere a WorkDocs dovunque si trovino, indipendentemente dalla regione AWS scelta. Fai riferimento alle regioni AWS per vedere dove è attualmente disponibile WorkDocs.

In Amazon WorkDocs, i file sono crittografati sia in transito, sia su disco, per garantire la sicurezza dei tuoi dati e aiutarti a rispettare i requisiti normativi e di conformità

Amazon WorkDocs è idoneo allo standard HIPAA, conforme allo standard PCI DSS e in linea con i requisiti di conformità ISO, per aiutarti a rispettare i tuoi requisiti normativi e di conformità, per la collaborazione e la gestione dei file. Se disponi di un BAA (Business Associate Agreement) con Amazon Web Services (AWS), puoi utilizzare Amazon WorkDocs per l'archiviazione e la collaborazione su file conformi allo standard HIPAA, compresi documenti che contengono informazioni sanitarie protette. Grazie alla conformità allo standard PCI DSS, WorkDocs può essere utilizzato per archiviare e collaborare sui file che contengono dati sensibili sui possessori di carte di credito. WorkDocs è dotato delle certificazioni ISO 9001, 27001, 27107 e 27018. La certificazione ISO 9001 significa che puoi utilizzare WorkDocs come prova per i tuoi programmi ISO 9001 e i programmi di qualità specifici del settore, come GxP nelle scienze naturali. La certificazione ISO 27001 testimonia il nostro impegno verso la sicurezza delle informazioni a tutti i livelli. La certificazione ISO 27017 non solo attesta il nostro impegno costante ad allinearci alle best practice globali del settore, ma dimostra che WorkDocs dispone di un sistema di controlli ad elevata precisione specifici per i servizi cloud. La certificazione ISO 27109 significa che WorkDocs dispone di un sistema di controlli rivolto specificatamente a proteggere la privacy dei tuoi file.

Puoi utilizzare il feed attività per monitorare le azioni nell'intero sito per file, cartella o nome utente, quasi in tempo reale e utilizzare più opzioni per filtrare i tuoi risultati. Utilizzando il kit SDK WorkDocs, puoi integrare il feed attività con le tue soluzioni di analisi, per creare monitoraggio quasi in tempo reale dei tuoi utenti e file WorkDocs.

Il kit SDK Amazon WorkDocs libera dalla pressione di dover aggiungere funzioni di collaborazione e gestione dei contenuti a soluzioni e applicazioni esistenti perché fornisce accesso completo a livello di amministratore e di utente alle risorse del sito di Amazon WorkDocs.

Il kit SDK Amazon WorkDocs include un'API espandibile che fornisce operazioni a livello di amministratore e di utente per: amministrazione utente, gestione di autorizzazioni, condivisione, creazione di commenti, metadati, applicazione di etichette e monitoraggio delle attività.

Il kit SDK Amazon WorkDocs fa parte del kit SDK AWS, perciò è più semplice sfruttare le qualità della piattaforma AWS per sicurezza, monitoraggio, logica di business, analisi, intelligenza artificiale, archiviazione e sviluppo di applicazioni.

Amazon WorkDocs è integrato con AWS CloudTrail e Amazon SNS per aiutare a monitorare le azioni API. AWS CloudTrail registra le chiamate API e Amazon SNS ti invia una notifica quando vengono consegnati nuovi file di registro. Puoi utilizzare AWS CloudWatch per monitorare e ricevere automaticamente un avviso quando vengono soddisfatti determinati criteri nei tuoi registri CloudTrail.