Caratteristiche di Amazon WorkDocs

Memorizza contenuti su Amazon WorkDocs: su Amazon WorkDocs puoi memorizzare virtualmente qualsiasi tipo di file. Ogni account utente in Amazon WorkDocs include di default 1 TB di capacità di storage. Gli amministratori possono configurare limiti di storage per i singoli utenti e acquistare storage aggiuntivo per gli utenti secondo tariffe basate sull'uso effettivo. Non c'è alcun limite alla quantità di dati aggiuntivi o al numero di documenti che è possibile memorizzare.

Versioni multiple illimitate: è possibile tenere traccia delle versioni precedenti su Amazon WorkDocs con versioni multiple illimitate. Ogni volta salvi un file, ne viene creata una nuova versione. Con Amazon WorkDocs tutti i feedback vengono associati a una versione specifica del file, così da facilitare i riferimenti alle versioni precedenti.

Ricerca: la ricerca è semplificata grazie alla funzione Smart Search di Amazon WorkDocs che velocizza le ricerche di contenuti e ti consente di dedicare più tempo alla creazione, alla modifica e alla condivisione di file con i colleghi. Ti consente di cercare all'interno di documenti, commenti ed etichette, oltre che nei nomi di file o cartelle. È possibile affinare la ricerca aggiungendo la posizione del contenuto, l’ora dell’ultimo aggiornamento e un intervallo di date, e tipi di file specifici. I risultati vengono restituiti sotto forma di elenchi ordinati, con le cartelle visualizzate prima dei file.

Contenuti e ricerche offline di WorkDocs Drive: grazie alle funzionalità offline di WorkDocs Drive, puoi accedere al contenuto anche quando la connettività di rete è limitata. Inoltre, potrai ricercare i contenuti desiderati sia online che offline tramite Smart Search. Smart Search di WorkDocs permette di eseguire query su contenuti, commenti ed etichette di documenti oltre alla ricerca di file per nome.

Condividi un link: puoi condividere file con chiunque utilizzando un link condivisibile, invitare qualsiasi utente interno a collaborare al file e richiedere feedback. Quando crei un link, puoi decidere se sarà pubblico a tutti o solo ad alcuni utenti. Inoltre, puoi assegnare una data di scadenza al link e proteggerlo con una password.

Invita utenti interni ed esterni: con Amazon WorkDocs è possibile invitare altri utenti a visualizzare, collaborare o diventare i co-proprietari dei file inserendo il nome utente, i nomi del gruppo e gli indirizzi e-mail. Puoi anche richiedere feedback con un messaggio personale e impostare una data di scadenza. Per condividere i contenuti esternamente, è possibile invitare un utente esterno a creare un account ospite per la prima volta che questo accede a Amazon WorkDocs.

Condivisione di file con un clic: è anche possibile condividere i contenuti con un solo clic direttamente da Esplora file di Windows sui propri PC Windows tramite Amazon WorkDocs Companion. Per usare questa funzionalità, l'applicazione Amazon WorkDocs Companion deve essere installata su un PC con Microsoft Windows. Puoi caricare file sul tuo sito Amazon WorkDocs e condividerli con un link copiato in automatico sui tuoi appunti.

Controllo dei file: Amazon WorkDocs ti permette di controllare chi accede, commenta, scarica o stampa i tuoi file. È possibile bloccare il file per apportare modifiche e assicurarsi che queste non siano sovrascritte da altri collaboratori, così da non dover coordinare le modifiche. È inoltre possibile disabilitare i feedback quando un file è stato completato.

Crittografia: con Amazon WorkDocs, i file sono crittografati sia in transito, sia su disco, per garantire la sicurezza dei tuoi dati e aiutarti a rispettare i requisiti normativi e di conformità. Amazon WorkDocs è realizzato su AWS, dove la sicurezza è la priorità assoluta.

Gestione delle attività: con Amazon WorkDocs Tasks, è possibile esaminare, da un unico portale, tutte le azioni in sospeso, quelle assegnate e quelle portate a termine. I tipi di azioni includono: contenuti inviati a revisione, richiesta di accesso a un file, trasferimento della proprietà di un file e richiesta di intervento da parte dell'amministratore del sito. Amazon WorkDocs Tasks consente a te e ai tuoi team di collaborare in modo più efficiente, mettendo in evidenza le azioni critiche del giorno.

Amazon WorkDocs Drive è un'applicazione desktop che unisce la facilità di lavorare con Esplora File di Windows o con Mac Finder alle dimensioni di Amazon WorkDocs. Con Amazon WorkDocs Drive, tutti i tuoi file sono disponibili a richiesta dal tuo dispositivo, senza tuttavia occupare prezioso spazio su disco sul tuo PC o Mac. Il servizio può essere utilizzato come unità di storage principale senza dover utilizzare condivisioni di rete per memorizzare i propri file.

Tutte le modifiche apportate ai contenuti in Amazon WorkDocs Drive vengono automaticamente sincronizzate con il tuo sito Amazon WorkDocs e sono disponibili per l’accesso da qualsiasi altro dispositivo tramite le apposite applicazioni.

Amazon WorkDocs Drive è disponibile per PC Microsoft Windows, Amazon WorkSpaces e per la versione macOS 10.11 e successive.

Commenti: con Amazon WorkDocs, puoi aggiungere commenti privati, formattare il testo del commento, risolvere e rispondere ai commenti in una conversazione. I feedback in Amazon WorkDocs possono essere commenti generali su un documento o note su parti specifiche di un file.

Notifiche: puoi inviare una notifica a un altro utente nei tuoi commenti taggandolo con il suo @nomeutente. Puoi anche disattivare le notifiche e-mail per i file.

Richiedi un feedback: quando condividi un documento, puoi assegnare ai colleghi un compito che apparirà nella scheda “Tasks” nella parte superiore destra dell’interfaccia utente di Amazon WorkDocs.

Modifica i documenti in Microsoft Office: con Amazon WorkDocs Companion è possibile modificare i documenti direttamente in Microsoft Office. Amazon WorkDocs Companion è un’applicazione che consente di modificare file di Microsoft Office, .pdf e .txt dal proprio browser. È possibile salvare le proprie modifiche come una nuova versione sul proprio sito di Amazon WorkDocs. Con Amazon WorkDocs Companion non è più necessario scaricare, salvare e caricare manualmente i file quando si accede ad Amazon WorkDocs dal proprio browser.

Funzione Open with Microsoft Office Online: Amazon WorkDocs inoltre ti permette di aprire e modificare i file Microsoft Office direttamente dal browser utilizzando la funzione Open with Open Office Online. Puoi controllare i feedback, scrivere e modificare i documenti Microsoft Office senza dover cambiare le applicazioni.

Hancom ThinkFree Office Online: Amazon WorkDocs ti permette di creare file Microsoft Office in tempo reale dal tuo browser con l’editing collaborativo di Hancom ThinkFree Office Online. Puoi creare nuovi documenti, fogli di calcolo e presentazioni senza dover lasciare il tuo browser.

Amazon WorkDocs Activity Feed ti consente di tener traccia in modo semplice di qualsiasi attività che coinvolga i propri contenuti effettuata da altri utenti sul tuo sito Amazon WorkDocs. Puoi ricercare le azioni per file, cartella o nome utente in tempo reale. Puoi anche utilizzare più opzioni per filtrare i tuoi risultati.
Con Amazon WorkDocs, gli amministratori possono utilizzare il feed attività per monitorare le azioni nell'intero sito per file, cartella o nome utente in tempo reale. Puoi anche utilizzare più opzioni per filtrare i tuoi risultati.

Puoi accedere al tuo sito Amazon WorkDocs da qualsiasi browser tramite una connessione Internet. Puoi anche accedere ad Amazon WorkDocs tramite applicazioni mobili su iOS, Android e Fire Tablet, così da poter collaborare da qualsiasi dispositivo, in ogni momento

L’utilizzo di un flusso di lavoro di approvazione permette di aderire ai procedimenti aziendali in seno alla propria organizzazione. È possibile creare un flusso di lavoro di approvazione per inviare documenti e altri file salvati in WorkDocs a uno o più utenti per la loro approvazione. Un flusso di lavoro di approvazione consente agli utenti di creare flussi di lavoro per tracciare e gestire l’approvazione dei documenti in maniera automatica.

Conformità: Amazon WorkDocs è idoneo allo standard HIPAA, conforme allo standard PCI DSS e in linea con i requisiti di conformità ISO. Amazon WorkDocs ti permette di rispettare i requisiti normativi e di conformità relativi alla collaborazione e alla gestione dei file. Con Amazon WorkDocs puoi memorizzare e collaborare su file che contengono dati sensibili di ambito medico e finanziario. Inoltre, a maggior sostegno del tuo impegno per la sicurezza delle informazioni, Amazon WorkDocs ha ricevuto le certificazioni ISO 9001, 27001, 27107 e 27018.

Integrazione con Active Directory: Amazon WorkDocs permette di utilizzare Active Directory per gestire gli utenti. Con l’utilizzo di Active Directory puoi creare gruppi utente, effettuare l’autenticazione MFA (multi-fattore) e configurare accessi SSO (single sign-on) per il tuo sito Amazon WorkDocs. I tuoi utenti possono anche accedere con le proprie credenziali esistenti quando utilizzano Active Directory con Amazon WorkDocs.

È possibile integrare Active Directory con Amazon WorkDocs in due modi: stabilendo una relazione di trust tra AD e il controller di dominio di AWS Directory Service per Microsoft Active Directory (Enterprise Edition) oppure utilizzando AWS Directory Service Active Directory Connector.

Posizione fisica dei dati: puoi specificare la regione AWS in cui memorizzare i file degli utenti, così da poter rispettare i requisiti relativi alla posizione fisica dei dati. Gli utenti possono accedere al sito Amazon WorkDocs ovunque si trovino, indipendentemente dalla regione AWS scelta. Fai riferimento alla sezione sulle regioni AWS per conoscere dove Amazon WorkDocs è attualmente disponibile.

Conservazione dei dati: Amazon WorkDocs ti permette di specificare una policy di conservazione dei dati a livello di sito per file e cartelle degli utenti. Tramite l'applicazione di una policy di conservazione dei dati, è possibile recuperare i file e le cartelle eliminati dagli utenti durante il periodo di validità della policy di conservazione. Le policy di conservazione si applicano a tutti i file e le cartelle associati a un sito Amazon WorkDocs e possono essere regolati dal valore predefinito di 60 giorni a un altro compreso tra 0 e 365 giorni.

Filtro IP ed elenchi di indirizzi consentiti: gli elenchi basati su indirizzi IP consentiti possono essere aggiunti alla console di amministrazione di Amazon WorkDocs. Puoi impostare gli intervalli di indirizzi IP a cui vuoi consentire l’accesso. Quando un utente prova a connettersi al tuo sito Amazon WorkDocs da browser, Amazon WorkDocs drive, dispositivo mobile, sync o applicazioni complementari, l’indirizzo IP dal quale viene originata la richiesta viene confrontato con l’elenco di indirizzi consentiti. Se non è presente tra gli indirizzi consentiti, verrà negato l’accesso. Senza il filtraggio degli utenti in base all’indirizzo IP con riferimento a un elenco di indirizzi consentiti, tutti gli indirizzi IP avranno possibilità di accesso.

Strumento di migrazione: usando l’applicazione del servizio di migrazione Amazon WorkDocs, puoi configurare le attività di migrazione e l’account WorkDocs di destinazione, nonché il sito su cui eseguire la migrazione dei dati. Puoi programmare l’attività di migrazione affinché venga eseguita in un periodo specifico come operazione di trasferimento dati una tantum, oppure scegliere migrazioni regolari per ridurre al minimo il tempo di inattività degli utenti. L’applicazione del servizio di migrazione offre informazioni aggiornate e relative allo stato dei lavori di migrazione, inclusi report dettagliati al termine della migrazione.

Selezione della lettera di unità: con Amazon WorkDocs Drive, puoi selezionare qualsiasi lettera di unità personalizzata basata sulle configurazioni, gli standard e le preferenze della tua organizzazione. Puoi anche distribuire in massa una lettera di unità specifica per la tua organizzazione. Questa funzionalità permette alla tua organizzazione non solo di avere maggiore flessibilità, ma anche di disporre del controllo di cui hai bisogno per selezionare una specifica lettera di unità per il tuo WorkDocs Drive virtuale.

Il kit SDK Amazon WorkDocs ti permette di aggiungere creare capacità di collaborazione e gestione dei contenuti all’interno delle tue soluzioni e applicazioni esistenti fornendo accesso completo a livello di amministratore e di utente alle risorse del sito di Amazon WorkDocs. Utilizzando il kit SDK Amazon WorkDocs, puoi integrare il feed attività con le tue soluzioni di analisi, per creare monitoraggio in tempo reale dei tuoi utenti e file Amazon WorkDocs.

API espandibili: il kit SDK Amazon WorkDocs include un'API espandibile che fornisce operazioni a livello di amministratore e di utente per amministrazione utente, gestione di autorizzazioni, condivisione, creazione di commenti, metadati, applicazione di etichette e monitoraggio delle attività.

Parte dell’SDK AWS: il kit SDK Amazon WorkDocs fa parte del kit SDK AWS, perciò è più semplice sfruttare le qualità della piattaforma AWS per sicurezza, monitoraggio, logica di business, analisi, intelligenza artificiale, archiviazione e sviluppo di applicazioni.

Monitoraggio delle API e notifiche: se hai bisogno di monitorare le azioni delle API, Amazon WorkDocs è integrato con AWS CloudTrail e Amazon SNS. AWS CloudTrail registra le chiamate API e Amazon SNS ti invia una notifica quando vengono consegnati nuovi file di registro. Puoi utilizzare AWS CloudWatch per monitorare e ricevere automaticamente un avviso quando vengono soddisfatti determinati criteri nei tuoi registri CloudTrail.