Caratteristiche di Amazon WorkDocs

Memorizza contenuti su Amazon WorkDocs

Su Amazon WorkDocs puoi memorizzare virtualmente qualsiasi tipo di file. Ogni account utente in Amazon WorkDocs include di default 1 TB di capacità di storage. Gli amministratori possono configurare limiti di storage per i singoli utenti e acquistare storage aggiuntivo per gli utenti secondo tariffe basate sull'uso effettivo. Non c'è alcun limite alla quantità di dati aggiuntivi o al numero di documenti che è possibile memorizzare.

Controllo dei file

Amazon WorkDocs ti permette di controllare chi accede, commenta, scarica o stampa i tuoi file. È possibile bloccare il file per apportare modifiche e assicurarsi che queste non siano sovrascritte da altri collaboratori, così da non dover coordinare le modifiche. È inoltre possibile disabilitare i feedback quando un file è stato completato.
 

La ricerca è semplificata grazie alla funzione Smart Search di Amazon WorkDocs

Smart Search di Amazon WorkDocs velocizza le ricerche di contenuti e ti consente di dedicare più tempo alla creazione, alla modifica e alla condivisione di file con i colleghi. Ti consente di cercare all'interno di documenti, commenti ed etichette, oltre che nei nomi di file o cartelle. È possibile affinare la ricerca aggiungendo la posizione del contenuto, l’ora dell’ultimo aggiornamento e un intervallo di date, e tipi di file specifici. I risultati vengono restituiti sotto forma di elenchi ordinati, con le cartelle visualizzate prima dei file.

Condividi un link

Puoi condividere file con chiunque utilizzando un link condivisibile, invitare qualsiasi utente interno a collaborare al file e richiedere feedback. Quando crei un link, puoi decidere se sarà pubblico a tutti o solo ad alcuni utenti. Inoltre, puoi assegnare una data di scadenza al link e proteggerlo con una password.

Invita utenti interni ed esterni a collaborare al file

Con Amazon WorkDocs è possibile invitare altri utenti a visualizzare, collaborare o diventare i co-proprietari dei file inserendo il nome utente, i nomi del gruppo e gli indirizzi e-mail. Puoi anche richiedere feedback con un messaggio personale e impostare una data di scadenza. Per condividere i contenuti esternamente, è possibile invitare un utente esterno a creare un account ospite per la prima volta che questo accede a Amazon WorkDocs.

Condivisione di file con un clic

È anche possibile condividere i contenuti con un solo clic direttamente da Esplora file di Windows sui propri PC Windows tramite Amazon WorkDocs Companion. Per usare questa funzionalità, l'applicazione Amazon WorkDocs Companion deve essere installata su un PC con Microsoft Windows. Puoi caricare file sul tuo sito Amazon WorkDocs e condividerli con un link copiato in automatico sui tuoi appunti.

Modificare i documenti in Microsoft Office

Con Amazon WorkDocs Companion è possibile modificare i documenti direttamente in Microsoft Office. Amazon WorkDocs Companion è un’applicazione che consente di modificare file di Microsoft Office, .pdf e .txt dal proprio browser. È possibile salvare le proprie modifiche come una nuova versione sul proprio sito di Amazon WorkDocs. Con Amazon WorkDocs Companion non è più necessario scaricare, salvare e caricare manualmente i file quando si accede ad Amazon WorkDocs dal proprio browser.

Funzione Open with Microsoft Office Online

Amazon WorkDocs inoltre ti permette di aprire e modificare i file Microsoft Office direttamente dal tuo browser utilizzando la funzione Open with Open Office. Puoi controllare i feedback, scrivere e modificare i documenti Microsoft Office senza dover cambiare le applicazioni.

Hancom ThinkFree Office Online

Amazon WorkDocs ti permette di creare file Microsoft Office in tempo reale dal tuo browser con l’editing collaborativo di Hancom ThinkFree Office Online. Puoi creare nuovi documenti, fogli di calcolo e presentazioni senza dover lasciare il tuo browser.

Commenti

Con Amazon WorkDocs, puoi aggiungere commenti privati, formattare il testo del commento, risolvere e rispondere ai commenti in una conversazione. I feedback in Amazon WorkDocs possono essere commenti generali su un documento o note su parti specifiche di un file.

Notifiche

Puoi inviare una notifica a un altro utente nei tuoi commenti taggandolo con il suo @nomeutente. Puoi anche disattivare le notifiche e-mail per i file.

Richiedere un feedback

Quando condividi un documento, puoi assegnare ai colleghi un compito che apparirà nella sezione “Tasks” nella parte superiore destra dell’interfaccia utente di Amazon WorkDocs.

Amazon WorkDocs Drive è un'applicazione desktop che unisce la facilità di lavorare con Esplora File di Windows o con Mac Finder alle dimensioni di Amazon WorkDocs. Con Amazon WorkDocs Drive, tutti i tuoi file sono disponibili a richiesta dal tuo dispositivo, senza tuttavia occupare prezioso spazio su disco sul tuo PC o Mac. Il servizio può essere utilizzato come unità di storage principale senza dover utilizzare condivisioni di rete per memorizzare i propri file.

Tutte le modifiche apportate ai contenuti in Amazon WorkDocs Drive vengono automaticamente sincronizzate con il tuo sito Amazon WorkDocs e sono disponibili per l’accesso da qualsiasi altro dispositivo tramite le apposite applicazioni.

Amazon WorkDocs Drive è disponibile per PC Microsoft Windows, Amazon WorkSpaces e per la versione macOS 10.11 e successive.

Con Amazon WorkDocs Tasks, è possibile esaminare, da un unico portale, tutte le azioni in sospeso, quelle assegnate e quelle portate a termine. I tipi di azioni includono: contenuti inviati a revisione, richiesta di accesso a un file, trasferimento della proprietà di un file e richiesta di intervento da parte dell'amministratore del sito. Amazon WorkDocs Tasks consente a te e ai tuoi team di collaborare in modo più efficiente, mettendo in evidenza le azioni critiche del giorno. 

Amazon WorkDocs Activity Feed ti consente di tener traccia in modo semplice di qualsiasi attività che coinvolga i tuoi contenuti effettuata da altri utenti sul tuo sito Amazon WorkDocs. Puoi ricercare le azioni per file, cartella o nome utente in tempo reale. Puoi anche utilizzare più opzioni per filtrare i tuoi risultati.

È possibile tenere traccia delle versioni precedenti su Amazon WorkDocs effettuando illimitate versioni multiple. Ogni volta che il file viene salvato, ne viene creata una nuova versione. Con Amazon WorkDocs tutti i feedback vengono associati a una versione specifica del file, così da facilitare i riferimenti alle versioni precedenti.

Con Amazon WorkDocs Sync Client puoi creare una cartella sul tuo desktop per rimanere sincronizzato con i tuoi contenuti sul cloud. Qualsiasi file aggiunto a questa cartella sarà automaticamente caricato sul tuo sito Amazon WorkDocs tramite una connessione crittografata e sincronizzato su tutti i dispositivi configurati. Puoi scegliere quali file e cartelle sincronizzare sul tuo computer utilizzando Amazon WorkDocs Sync Client.

Puoi accedere al tuo sito Amazon WorkDocs da qualsiasi browser tramite una connessione Internet. Puoi anche accedere ad Amazon WorkDocs tramite applicazioni mobili su iOS, Android e Fire Tablet, così da poter collaborare da qualsiasi dispositivo, in ogni momento.

Grazie alle funzionalità offline di Workdocs Drive, puoi accedere al contenuto anche quando la connettività di rete è limitata. Inoltre, potrai ricercare i contenuti desiderati sia online che offline tramite Smart Search. Smart Search di WorkDocs permette di eseguire query su contenuti, commenti ed etichette di documenti oltre alla ricerca di file per nome.  

L’utilizzo di un flusso di lavoro di approvazione permette di aderire ai procedimenti aziendali in seno alla propria organizzazione. È possibile creare un flusso di lavoro di approvazione per inviare documenti e altri file salvati in WorkDocs a uno o più utenti per la loro approvazione. Un flusso di lavoro di approvazione consente agli utenti di creare flussi di lavoro per tracciare e gestire l’approvazione dei documenti in maniera automatica.  

Con Amazon WorkDocs, i file sono crittografati sia in transito, sia su disco, per garantire la sicurezza dei tuoi dati e aiutarti a rispettare i requisiti normativi e di conformità. Amazon WorkDocs è realizzato su AWS, dove la sicurezza è la priorità assoluta.

Amazon WorkDocs è idoneo allo standard HIPAA, conforme allo standard PCI DSS e in linea con i requisiti di conformità ISO

Amazon WorkDocs ti permette di rispettare i requisiti normativi e di conformità relativi alla collaborazione e alla gestione dei file. Con Amazon WorkDocs puoi memorizzare e collaborare su file che contengono dati sensibili di ambito medico e finanziario. Inoltre, a maggior sostegno del tuo impegno per la sicurezza delle informazioni, Amazon WorkDocs ha ricevuto le certificazioni ISO 9001, 27001, 27107 e 27018

Gestisci gli utenti con la tua Active Directory esistente

Amazon WorkDocs ti permette di utilizzare Active Directory per gestire i tuoi utenti. Con l’utilizzo di Active Directory puoi creare gruppi utente, effettuare l’autenticazione MFA (multi-fattore) e configurare accessi SSO (single sign-on) per il tuo sito Amazon WorkDocs. I tuoi utenti possono anche accedere con le proprie credenziali esistenti quando utilizzano Active Directory con Amazon WorkDocs.

È possibile integrare Active Directory con Amazon WorkDocs in due modi: stabilendo una relazione di trust tra AD e il controller di dominio di AWS Directory Service per Microsoft Active Directory (Enterprise Edition), oppure utilizzando AWS Directory Service Active Directory Connector.
 

Cerca le azioni per file, cartella o nome utente

Con Amazon WorkDocs, puoi utilizzare il feed attività per monitorare le azioni nell'intero sito per file, cartella o nome utente in tempo reale. Puoi anche utilizzare più opzioni per filtrare i tuoi risultati.

Specifica in quale regione AWS memorizzare i file dei tuoi utenti

Puoi specificare la regione AWS in cui memorizzare i file dei tuoi utenti, così da poter rispettare i requisiti relativi alla posizione fisica dei dati. Gli utenti possono accedere al sito Amazon WorkDocs ovunque si trovino, indipendentemente dalla regione AWS scelta. Fai riferimento alla sezione sulle regioni AWS per conoscere dove Amazon WorkDocs è attualmente disponibile.

Amazon WorkDocs ti permette di specificare una policy di conservazione dei dati a livello di sito per file e cartelle degli utenti. Tramite l'applicazione di una policy di conservazione dei dati, è possibile recuperare i file e le cartelle eliminati dagli utenti durante il periodo di validità della policy di conservazione. Le policy di conservazione si applicano a tutti i file e le cartelle associati a un sito Amazon WorkDocs e possono essere regolati dal valore predefinito di 60 giorni a un altro compreso tra 0 e 365 giorni.

Specifica gli indirizzi IP da cui gli utenti effettueranno l’accesso al sito di Amazon WorkDocs

Gli elenchi basati su indirizzi IP consentiti possono essere aggiunti alla console di amministrazione di Amazon WorkDocs. Puoi impostare gli intervalli di indirizzi IP a cui vuoi consentire l’accesso. Quando un utente prova a connettersi al tuo sito Amazon WorkDocs da browser, Amazon WorkDocs drive, dispositivo mobile, sync o applicazioni complementari, l’indirizzo IP dal quale viene originata la richiesta viene confrontato con l’elenco di indirizzi consentiti. Se non è presente tra gli indirizzi consentiti, verrà negato l’accesso. Senza il filtraggio degli utenti in base all’indirizzo IP con riferimento a un elenco di indirizzi consentiti, tutti gli indirizzi IP avranno possibilità di accesso.

Usando l’applicazione del servizio di migrazione Amazon WorkDocs, puoi configurare le attività di migrazione e l’account WorkDocs di destinazione, nonché il sito su cui eseguire la migrazione dei dati. Puoi programmare l’attività di migrazione affinché venga eseguita in un periodo specifico come operazione di trasferimento dati una tantum, oppure scegliere migrazioni regolari per ridurre al minimo il tempo di inattività degli utenti. L’applicazione del servizio di migrazione offre informazioni aggiornate e relative allo stato dei lavori di migrazione, inclusi report dettagliati al termine della migrazione.

Con Amazon WorkDocs Drive, puoi selezionare qualsiasi lettera di unità personalizzata basata sulle configurazioni, gli standard e le preferenze della tua organizzazione. Puoi anche distribuire in massa una lettera di unità specifica per la tua organizzazione. Questa funzionalità permette alla tua organizzazione non solo di avere maggior flessibilità, ma anche di disporre del controllo di cui hai bisogno per selezionare una specifica lettera di unità per il tuo WorkDocs Drive virtuale.

Crea collaborazione e gestione dei file nelle tue soluzioni e applicazioni

Il kit SDK Amazon WorkDocs ti permette di aggiungere creare capacità di collaborazione e gestione dei contenuti all’interno delle tue soluzioni e applicazioni esistenti fornendo accesso completo a livello di amministratore e di utente alle risorse del sito di Amazon WorkDocs. Utilizzando il kit SDK Amazon WorkDocs, puoi integrare il feed attività con le tue soluzioni di analisi, per creare monitoraggio in tempo reale dei tuoi utenti e file Amazon WorkDocs.

API espandibili

Il kit SDK Amazon WorkDocs include un'API espandibile che fornisce operazioni a livello di amministratore e di utente per: amministrazione utente, gestione di autorizzazioni, condivisione, creazione di commenti, metadati, applicazione di etichette e monitoraggio delle attività.

Parte dell’SDK AWS

Il kit SDK Amazon WorkDocs fa parte del kit SDK AWS, perciò è più semplice sfruttare le qualità della piattaforma AWS per sicurezza, monitoraggio, logica di business, analisi, intelligenza artificiale, archiviazione e sviluppo di applicazioni.

Se hai bisogno di monitorare le azioni delle API, Amazon WorkDocs è integrato con AWS CloudTrail e Amazon SNS. AWS CloudTrail registra le chiamate API e Amazon SNS ti invia una notifica quando vengono consegnati nuovi file di registro. Puoi utilizzare AWS CloudWatch per monitorare e ricevere automaticamente un avviso quando vengono soddisfatti determinati criteri nei tuoi registri CloudTrail.