Leadinfo economiza 30% nos custos e melhora a eficiência dos desenvolvedores em 50% usando a AWS

A Leadinfo é uma empresa de escala vertical sediada nos Países Baixos que ajuda clientes B2B — de organizações esportivas a agências de marketing digital e empresas da indústria de base de aço e embalagens — a segmentar os prospects de vendas analisando informações sobre visitantes do site. Ela observou que os negócios aumentaram rapidamente depois que a pandemia de COVID-19 acabou com muitas chamadas de vendas presenciais. Ao migrar os dados dos clientes de vários bancos de dados na AWS para o Amazon Aurora, a Leadinfo reduziu os custos mensais de TI em 30% e melhorou a eficiência dos desenvolvedores em 50%. Isso ajudou a empresa a lançar rapidamente os novos atributos para os clientes e a criar uma base para o crescimento contínuo dos negócios.

A Leadinfo, sediada nos Países Baixos, criou sua oferta de software como serviço (SaaS) para responder a uma pergunta importante para os vendedores B2B: quem está visitando o site da minha empresa para saber mais sobre o que nós oferecemos? A Leadinfo diz que a meta é ajudar os vendedores a descobrir informações que os ajudem a “transformar os visitantes anônimos do site em clientes”.

Essa habilidade se tornou mais importante do que nunca com a chegada da pandemia de COVID-19, que acabou com a maioria das chamadas de vendas presenciais em muitas partes do mundo. E isso levou a um crescimento explosivo nos negócios da Leadinfo.

Fundada em 2017, a Leadinfo fundamentou sua infraestrutura de TI no Amazon Web Services (AWS) desde o início. Porém, à medida que a empresa crescia cada vez mais rápido, a Leadinfo precisava garantir que a tecnologia acompanhasse as ambições. Por isso, eles trabalharam com a equipe da AWS para identificar formas de manter a eficiência da sua TI. Uma estratégia com a qual eles concordaram foi consolidar os bancos de dados, o que ajudaria a gerenciar melhor uma base de clientes em expansão acelerada, o aumento rápido dos custos de TI e as demandas crescentes dos desenvolvedores da empresa.

Ao migrar os quatro bancos de dados em andamento para um único banco de dados — o Amazon Aurora, um banco de dados relacional criado para a nuvem — a empresa reduziu os custos mensais de TI em 30%, melhorou a eficiência dos desenvolvedores em 50% e reduziu pela metade o tempo exigido para integrar novos desenvolvedores. Dessa forma, a Leadinfo foi capaz de acelerar o lançamento dos novos atributos do serviço, permitindo que os clientes gerassem leads de vendas com mais rapidez e facilidade.

Apenas 3 anos após a fundação, a Leadinfo estava crescendo rapidamente e percebeu que precisava de uma atualização da TI. A empresa se reuniu com uma equipe de especialistas em bancos de dados, arquitetos de soluções e outros especialistas da AWS para desenvolver uma nova abordagem de dados.

Usando o processo AWS Working Backwards, as equipes avaliaram as necessidades e metas da Leadinfo por meio de uma série de workshops, exercícios e outras discussões. “Analisamos nossa situação ideal”, diz Quirijn Kleppe, chefe de produto e crescimento da Leadinfo. “Analisamos quais indicadores-chave de desempenho definiríamos para nós e como deveria ser fácil desenvolver um novo atributo. E então começamos a pensar: 'OK, do que precisamos para chegar lá?' Ficou bem claro que precisávamos de um sistema que fosse fácil de usar, de aprender e de trabalhar.”

Em seguida, as equipes testaram três provas de conceito (PoCs) para determinar qual abordagem funcionaria melhor. A resposta acabou sendo migrar para um sistema de banco de dados e análise criado com o Amazon Aurora. Mais tarde, a Leadinfo também adicionaria o Amazon Athena, um serviço de consulta para análise de dados, e o AWS Glue, um serviço de integração de dados sem servidor.

Com a decisão de mudar para uma nova infraestrutura de dados, a próxima etapa foi começar a migrar os dados dos clientes de vários bancos de dados em andamento para o Amazon Aurora. “Tínhamos muitos dados e todos precisavam ser migrados com grande eficiência para não duplicarmos nem estragarmos nada”, diz Kleppe. “Assim, começamos com a migração de cinco perfis de clientes, depois 20, 50, 100. Depois de identificarmos tudo o que poderia dar errado ou que deu errado, migramos toda a nossa base de clientes.”

Essa abordagem iterativa funcionou bem. Ao identificar as complexidades que surgiram durante cada estágio da migração dos grandes conjuntos de dados, a Leadinfo conseguiu tornar os estágios subsequentes do processo mais rápidos.

A transferência de todos os dados dos clientes para o novo sistema levou cerca de um mês e meio. Depois disso, “observamos um enorme aumento na eficiência e a média de custo diminuiu 30%”, diz Kleppe. “E esperamos que eles diminuam muito mais.” É previsto que, no fim, a redução nos custos seja de 60%.

Os clientes não notaram qualquer problema durante a migração. Depois que a migração foi concluída, porém, eles rapidamente começaram a notar melhorias. “Eles notaram que nosso software é muito mais estável e que os dados estão sempre disponíveis quando eles precisam”, diz Kleppe. “Isso é importante porque eles constroem todo o modelo de vendas com base nos nossos produtos.”

Os desenvolvedores da Leadinfo também podem lançar novos atributos para os clientes mais rapidamente do que antes, porque a migração tornou as atualizações de software mais eficientes ao reunir dados de vários bancos de dados em um só lugar.

Por exemplo, com os dados do cliente agora consolidados em um único banco de dados, a Leadinfo conseguiu adicionar muito mais opções de filtragem ao software. Com isso, os clientes podem ajustar as informações sobre quem está visitando seu site e segmentar os prospects de vendas com mais precisão. Os resultados filtrados também carregam mais rapidamente do que antes, aparecendo nas telas dos clientes em menos de 1 segundo. “Em geral, antes da migração o tempo de carregamento para um cliente de grande porte era de 1 minuto”, diz Kleppe. “Agora, ele processa em 0,5 segundo.”

Os desenvolvedores são mais eficientes porque não precisam mais pesquisar profundamente o código distribuído entre vários bancos de dados. Com todos os dados agora em um único banco de dados, é mais fácil identificar e corrigir os problemas do software.

Isso também ajuda a Leadinfo a atrair novos desenvolvedores mais rapidamente, porque eles não precisam mais ser treinados sobre quais dados são armazenados e onde. “Antes, havia muitos sistemas e plataformas de dados diferentes”, diz Kleppe. “Nossos desenvolvedores levavam muito tempo para aprender o que funcionava e o que não funcionava. Agora, temos apenas um sistema, o Amazon Aurora. Podemos dizer: 'esse é o caminho certo.'”

Com uma capacidade aprimorada de gerenciar uma grande e crescente base de clientes, a Leadinfo espera continuar se expandindo globalmente. Também planeja adicionar mais atributos solicitados pelos clientes, como integração com sistemas de gerenciamento de relacionamento com clientes ou a capacidade de lidar com gravações de tela.

Agora, a empresa também pode lançar atributos para mercados específicos — por exemplo, suporte para idiomas ou moedas específicos. Com essas novas opções, os clientes podem personalizar a maneira de usar o software da Leadinfo para necessidades específicas.

Usando o Amazon QuickSight para analisar os dados dos clientes e identificar tendências e padrões de uso, a Leadinfo está obtendo insights para ajudar a continuar crescendo, mantendo a eficiência e gerenciando os custos. “Eu poderia dizer quantos clientes adicionamos hoje, quantos usuários de teste temos nos Países Baixos em comparação ao Reino Unido, quais são as taxas de conversão, quantos clientes cancelam o serviço e quantos cancelam a assinatura”, diz Kleppe. “É realmente uma visão de tudo o que está acontecendo na empresa, o que torna a tomada de decisões muito mais fácil.”

A Leadinfo está usando esses insights para desenvolver um roteiro de negócios que será seguido no próximo ano. Porém, o projeto de migração já significou um progresso significativo para a empresa. “No final das contas, isso realmente levou nossa empresa dez passos à frente”, diz Kleppe.