Dropbox 的 HelloSign 在 1 週內建置了 HelloWorks 功能，該功能可使用 Amazon Textract 自動建置電子表單

HelloSign 是於 2019 年成立的 Dropbox 公司，提供可簡化業務營運的數位工作流程平台，讓客戶無需印表機或傳真機即可收集電子簽名。利用 HelloSign 的產品 HelloWorks，客戶可以將 PDF 轉換為適合行動裝置的 Web 表單，以供多人快速輕鬆地完成。但直到 2019 年，依賴 HelloSign 的公司首先必須從 PDF 中手動建置電子表單，而這通常需要耗費至少一個小時，才能收集電子簽名。該程序極為繁瑣，進而導致了不良的人員消耗。

為簡化和加速 HelloWorks 中的表單建立程序，HelloSign 選擇使用 Amazon Web Services (AWS)。HelloSign 使用 Amazon Textract 在其 HelloWorks 中快速開發了一項自動建置功能，其中 Amazon Textract 是一項全受管機器學習服務，可自動從掃描的文件中擷取文字和資料，不僅超越簡單的光學字元辨識 (OCR)，還可以識別、理解和擷取表單和表格中的資料。現在，客戶可以掃描 PDF 以自動將其轉換為可自訂、適合行動裝置的智慧表單。這種全新的工作流程更為高效，可幫助 HelloSign 將新客戶的表單建立量增加兩倍，並有助於提高客戶滿意度。

HelloSign 公司成立於 2010 年，擁有三款產品：HelloSign (可將電子簽名整合至應用程式中)；HelloFax (一種電子傳真服務)；和 HelloWorks (一種用於表單建置的適合行動裝置的電子簽名解決方案)。企業使用 HelloWorks 從 PDF 建立電子表單，然後將這些表單傳送給大量最終使用者簽名。最終使用者甚至可以在行動裝置上輕鬆填寫這些表單。這種能力可提高表單完成率，而該程序則可減少人為錯誤和冗餘。政府表單 (例如 W-9、W-4 或 I-9) 是 Web 應用程式中最常用的表單。

在調查為什麼某些客戶開始但從未完成表單建立程序時，HelloWorks 團隊發現，手動設計和架構電子表單需要的時間和精力比許多使用者實際需要的更多。「建置這些表單的程序極為繁瑣，因為客戶必須上傳 PDF，重新建立 PDF 上的所有欄位，然後對應所有輸出資料，」HelloWorks 產品經理 Benny Kao 解釋道。「客戶只是沒有一個小時的時間來重新建立表單，或者他們忘記了還有一個未完成的表單。」 因此，該團隊試圖簡化表單建立程序。

HelloSign 平台已全面採用 AWS，會使用 Amazon Simple Storage Service (Amazon S3) 等服務。Amazon S3 是一種物件儲存服務，提供領先業界的可擴展性、資料可用性、安全性及效能。「我們的 DevOps 團隊已經熟悉使用 AWS，」HelloWorks 的資深軟體工程師 Skyler Parr 說道。「對我們的小團隊來說，與競爭對手合作代表將會有更多的工作。」 HelloWorks 團隊開發了一種概念驗證，可用於在駭客馬拉松期間處理營收驗證表單，並在不久之後實作原型。「2019 年 7 月的 Hackweek 專案期間，完成了與 Amazon Textract 的首次整合，」HelloSign 的資深軟體工程師 Fernanda Mora 說道。「在成功實作第一個概念驗證後，我們實作了一個原型，以確保能夠滿足我們的所有要求，並在 2020 年 3 月下旬開始開發 Beta 版。Beta 版從 2020 年 6 月開始逐步向我們的使用者群發佈，並於該月底全面推出。」

在駭客馬拉松期間，HelloWorks 團隊找到了如何將 Amazon Textract 的資料轉換為適合自己的資料的方式；有效地對應服務，以與 HelloWorks 的內部系統協同運作。使用 Amazon Textract，該系統甚至能夠為大量客戶提供高品質的使用者體驗。HelloWorks 旨在讓使用者能夠在他們離開 Web 應用程式或遇到中斷連線的情況下，從中斷的地方繼續。「作為工程師，我們在建立原型時會尋求原型的易用性和服務速度，」Parr 說道。「使用 Amazon Textract，我們可以有一個良好的開發測試循環，並快速從 AWS 獲得回饋意見。我們能夠將其與我們的系統進行整合，並使其滿足我們的需求。」

Amazon Textract 讓 HelloWorks 能夠快速、自動地對掃描到其系統中的幾乎任何表單進行轉換，而無需人工干預或設定。由於 Amazon Textract 已針對 W-2、1099-MISC、1040 和患者登記表單 (大多數可使用 HelloWorks 進行順暢處理的表單) 等文件進行了訓練，因此集成非常順利。Amazon Textract 將 HelloWorks 客戶建立表單所需的平均時間從至少一個小時減少到平均 40 秒 (最快 8 秒，最慢 75 秒)。「客戶上傳 PDF，按一下 Scan (掃描)，然後等待 40 秒或更短時間。接著，所有欄位都會自動對應到 PDF，」Kao 解釋道。「他們所要做的就是仔細檢查是否已正確建立元件。」

Amazon Textract 提高了 HelloWorks 使用者的參與度和保留率。自 2020 年 5 月內部測試版發佈以來，已經掃描了成千上萬的頁面。在 HelloWorks 中掃描文件後，83% 的客戶在定性調查中回答該工具非常有用。此外，從 2020 年 3 月至 2020 年 7 月，使用 HelloWorks 新形式建立的表單環比增長 26%。Kao 表示：「註冊該產品的新公司團隊數量與建立新表單的比例增加了三倍，這很大程度上是由於採用了 Amazon Textract。」「該產品協助解決了我們最大的障礙之一：減少建立表單所需的投入。」 此外，由於建立的表單數量增加，直接影響是傳送表單和簽名的數量也相應增長。

在 COVID-19 疫情期間，自動建置功能對 HelloWorks 客戶尤為有用。當許多中小型企業向薪資保護計畫申請財務支援時，金融科技公司會使用 HelloWorks 快速傳送大量計畫申請。此外，醫院已使用 HelloWorks 來為其接收患者提供便利，而救護車服務亦已使用其來為需要進行 COVID-19 檢測的人員進行註冊。

展望未來，HelloWorks 團隊希望改進 Web 應用程式，以建立更智慧、回應更快的使用者體驗。「我們考慮在使用者介面中支援更多使用案例和元件，」Kao 說道。因此，客戶無需了解如何編寫程式碼亦可存取更多功能。

利用 Amazon Textract 及依賴 AWS 的支援，HelloSign 可快速建置一個使用者友好的功能，並為其客戶和最終使用者簡化和加速業務。「我們沒有很多可以分析影像或 PDF 的工具，」Parr 說道。「因此，使用 AWS 的服務來為我們提供支援，即表示我們就此少了一項後顧之憂，而且我們可以擴展我們產品的功能，而無需聘請該領域的專家。這樣一來，可助力我們保持團隊的精簡和敏捷。能夠與 AWS 團隊合作並回答我們的問題，讓整個過程順利進行。」