Erus aumenta en 10x la productividad de abogados con inteligencia artificial

La Inteligencia Artificial está transformando la productividad global, llegando a todos los sectores, incluso al área legal, que rara vez adopta avances tecnológicos. Erus, una organización que digitaliza bufete de abogados a nivel nacional y desarrolla su propio software, comenzó ese viaje cuando empezó a buscar la forma de eficientizar el proceso de captura de información de sus clientes, los cuales manejaban miles y miles de casos de demandas, y todo tenía que hacerse manualmente.

Ricardo Mercado, director general de Erus, explica que inicialmente la compañía diseñó un sistema de Registro de Procesos o Datos (ERP) para eficientizar el servicio. “El cliente requería leer escrituras hipotecarias de cientos de páginas, extraer información y plantarla en el caso, identificar el tipo, etc”, dice. “Era un trabajo muy tedioso con innumerables interrupciones, lo cual hacía que capturar cada demanda tardaba hasta una hora y media o dos, dependiendo del personal”, detalla Mercado. Un abogado común y corriente hacía sólo tres o cuatro casos al día, y la empresa igual no podía tener el control de supervisión a nivel nacional.

Buscando soluciones para optimizar el trabajo, que se estaba convirtiendo en un talón de Aquiles para la empresa, Erus entendió que la solución estaría en la adopción de sistemas basados en inteligencia artificial.

Erus habló con varias empresas para elegir las mejores herramientas de IA para apoyar su negocio. “Hablamos con Google, Microsoft y otra empresa dedicada a lo mismo. Al final, no pudieron apoyarnos en el desarrollo del ERP que necesitábamos y, honestamente, era a un costo altísimo”.

Además, Mercado explica que con cualquier de esos proveedores, el negocio caminaba a que se necesitaba un socio tecnológico para hacer la implementación. “Nosotros desarrollamos software, no necesitábamos un partner, incluso probablemente podíamos desarrollar mejor que uno de ellos, ya que conocíamos el negocio en detalles”, dice el ejecutivo. Erus entonces creó su propio departamento de IT y fue cuando se acercó a AWS.

Con el apoyo de los arquitectos de AWS, diseñaron toda la arquitectura del nuevo sistema. “Ese fue el detonador para que quisiéramos trabajar con AWS. De la mano con los expertos de AWS logramos hacer el proyecto muy rápido, en cuestión de dos meses ya estábamos aplicándolo al primer estado y ahora está en todo el país de forma cotidiana”, añadió.

Para crear su sistema, Erus utilizó el servicio de OCR (Reconocimiento Óptico de Caracteres) Amazon Textract, servicio de procesamiento inteligente de documentos que permite extraer automáticamente automáticamente texto impreso, texto manuscrito, elementos de diseño y datos de cualquier documento. Para el tema de almacenamiento en la nube de AWS, Erus eligió a Amazon Simple Storage Service (Amazon S3) e implementó Amazon Bedrock, para todo lo que es inteligencia artificial generativa con modelos de aprendizaje automático avanzados.

Mercado explica cómo funciona el sistema, que logra la captura de información de demandas en forma masiva. “Primero tenemos el Cargador Masivo en el que se sube miles de escrituras al sistema, éste lee cada una y las acomoda en los archivos del ERP por caso, y automáticamente organiza e interpreta la información. Después, hay el módulo Supervisor, que es el que asigna cada caso al personal, para que estos a su vez, lo abran, respondan cinco preguntas que hace el sistema, básicamente para clasificar qué tipo de demanda es”, dice.

Aunque el sistema todavía requiere la etapa del visto bueno de un abogado, Mercado afirma que todo el proceso de captura de demanda, que antes tardaba alrededor de 120 minutos, hoy se completa en 20 minutos (por demanda). “Un buen abogado podía sacar cuatro demandas al día. Al mes, cada profesional capturaba un promedio de 20 a 30 – hoy si el abogado que lo propone pudiera lograr alrededor de 200 capturas mensuales. Es muy beneficioso tomando en cuenta que la naturaleza de nuestro negocio es sacar miles y miles de demandas”, recalca Mercado.

Gracias al sistema basado en IA generativa, el grupo empresarial de Erus ha tenido un crecimiento impresionante. “De ser una empresa nueva, estamos escalando muy rápido, el grupo tiene actualmente 17 despachos en diferentes estados del país y algunos de ellos tienen un sistema judicial automatizado, lo cual le da más agilidad al servicio, porque los abogados trabajan desde oficina sin perder tiempo”, señala.

“Monetariamente no podemos medirlo porque nunca hemos trabajado de la manera antigua (capturar manualmente debido a que la empresa nació digitalmente), pero lo que sí sabemos es que, si capturamos las demandas más rápido, tenemos etapas facturables más rápido, así de simple”.

Además de la alta productividad gracias al nuevo sistema, Erus tiene ahora la satisfacción de lograr algo no muy común en estos tiempos: retención del personal. "Los beneficios van más allá del ahorro de tiempo. Al tratarse de un trabajo agotador cuando se realiza manualmente, el hecho de ofrecer a los abogados colaboradores un sistema que automatiza procesos permite que Erus no solo retenga los talentos con los que ya cuenta, sino también atraiga personas para trabajar en la empresa."

Mercado explica que Erus fue innovador en la creación de un sistema como ese. “Actualmente nuestra empresa tiene más de 100 abogados activos y ninguno expresó haber trabajado con un sistema como el nuestro. Es un sistema que da al abogado las herramientas para ayudar en su labor, es un plus y por supuesto quiere quedarse a trabajar así”.

El ERP de Erus surgió para ser un sistema propio para agilizar el servicio interno, pero ha sido tan eficiente y con tan excelentes resultados que la compañía planea ofrecerlo comercialmente a partir de Marzo del 2025. “El sistema se volvió una maquiladora de demandas, por ejemplo, si un abogado se lo propone puede trabajar 200 demandas por mes con facilidad, y no hacemos más porque no se puede saturar el sistema judicial y nos pueden llamar la atención”, dice. “Tenemos una plataforma que se llama Intern, que es la versión comercial de este proyecto, la cual al mismo tiempo que trabaja con la empresa lo ofreceremos a la venta y funcionará para cualquier rubro”.