Con AWS, el ITBA ofrece educación en línea y una mejor experiencia a sus estudiantes

El Instituto Tecnológico de Buenos Aires eligió los servicios de AWS para renovar sus sistemas de información y completar su plan estratégico de transformación digital.

En el Instituto Tecnológico de Buenos Aires (ITBA), desde que comenzó la pandemia, no se perdió un solo día de clases. En 2015, esta universidad argentina puso en marcha un plan estratégico de transformación digital, que contemplaba la renovación completa de los servicios de tecnología de la información. Lo denominaron Reboot de TI.

El objetivo principal era convertirse en una universidad en la que se aprendiera no solo puertas adentro, ya que eso significaba desperdiciar innumerables oportunidades. Sin perder la esencialidad de las clases presenciales, lo que se buscaba era disponer de más herramientas para aprovechar al máximo los tiempos de coincidencia entre profesores y estudiantes.

Hasta ese momento, el departamento de tecnología de la universidad funcionaba como un área de soporte, una “sala de máquinas” dedicada a mantener un data center, actualizar software, aplicar parches, reparar equipos y resolver problemas de conectividad y disponibilidad. El plan de transformación digital traía consigo un cambio de visión, en el que la tecnología sería tomada como un aliado estratégico que acompañara a la universidad en las actividades que la definen como tal: la docencia y el aprendizaje de los estudiantes, la investigación y las actividades de extensión en la comunidad.

El punto de partida, entonces, fue la redefinición del área de Tecnología de la Información del ITBA. “La idea era que el equipo no estuviera preocupado por la tecnología en sí misma sino por colaborar con los procesos centrales de la universidad y ver cómo darles soporte”, cuenta Martín Giller, CIO.

La infraestructura tecnológica no estaba a la altura de las expectativas. Los servidores presentaban un deterioro en su rendimiento y el costo de mantenimiento era elevado. Adecuar el data center iba a requerir una inversión muy importante y no eliminaba los gastos de mantenimiento, ni liberaba recursos humanos ni resolvía conflictos de seguridad. En este escenario, el equipo estaba convencido de que la solución era adoptar una política “Cloud First”.

“Sí o sí debíamos ir a la nube. Íbamos a encarar una verdadera transformación digital y necesitábamos poder construir soluciones a una velocidad suficiente como para que la comunidad las pudiera recibir en el plazo de cinco años que se había propuesto”, sostiene Giller.

Más que un proveedor de infraestructura, lo que se buscaba era otro tipo de relación, una experiencia colaborativa que potenciara los servicios de ambas partes. Este aliado debía satisfacer cinco requisitos: ser un diferenciador estratégico en términos de posicionamiento institucional; tener un prestigio acorde al de la universidad; entender la misión de la educación en la Argentina y adecuar su oferta; abrazar la innovación como forma de trabajo; y garantizar el cumplimiento de los niveles de servicio comprometidos.

En el ITBA consideraron que Amazon Web Services reunía y excedía esos requisitos y que se mantenía dentro de los niveles presupuestarios de la universidad, sin generar desequilibrio alguno. Además, un caso testigo serviría para confirmar que el camino era la nube y de la mano de AWS. Por eso, se decidió un primer proyecto que estaría llamado a resolver un proceso crítico de la universidad: el de las inscripciones al inicio de cada cuatrimestre.

El ITBA tiene 3000 estudiantes y las inscripciones se realizan en simultáneo. Cuando llega el día, prácticamente todos los estudiantes acceden al sistema para reservar su vacante en cada asignatura y lo hacen en los primeros minutos, ante el riesgo de quedarse sin cupo en el horario y con el profesor elegidos. Era habitual que el sistema colapsara y que los alumnos vieran frustrada su inscripción en la opción de preferencia.

La solución llegó desde la nube de AWS, adonde se subió una aplicación que es desarrollo propio del ITBA y que permitió disponibilizar nuevas instancias de front-end, utilizando Elastic Load Balancing, Amazon Elastic Compute Cloud (Amazon EC2) y AWS Auto Scaling. Las estadísticas indican que en 2015, durante los primeros cinco minutos de inscripción, solo 64 estudiantes lograban hacerlo; este último cuatrimestre, en el mismo período, se inscribieron 1800 alumnos.

“A partir de entonces, escalábamos solamente para esa necesidad y luego desescalábamos con mucha facilidad, y el costo era totalmente sustentable para la universidad, que resolvía en forma sencilla un problema de más de diez años”, señala Giller.

El éxito de este primer proyecto apuntaló la política de “Cloud First” y se formuló un programa ordenado para la migración completa a la nube, que comenzó por los sistemas web, incluyó todos los nuevos desarrollos y dejó para el final los servidores más pesados. El anterior data center se convirtió en un nodo de comunicación y ya no quedaron servicios locales de aplicaciones.

En el área de TI, las ventajas fueron significativas. “Tuvimos una reducción del 50% en el time-to-market”, dice Martín Giller. Y ejemplifica con una aplicación móvil, que tomó en su momento diez meses ponerla operativa, considerando la etapa del sizing de infraestructura.

En el sizing se apreció otra gran ventaja. Cuando se decidió implementar el servicio de virtualización de laboratorios, el dilema era correr el riesgo de sobrestimar la infraestructura necesaria, lo que supone una inversión mayor, o subestimarla, lo que puede afectar la disponibilidad del servicio. Con la nube, estos riesgos desaparecen y se reducen las inversiones iniciales.

Otros beneficios apuntan al objetivo de brindar un mayor soporte a los procesos académicos y de gestión de la universidad, donde la palabra clave es disponibilidad.

El Learning Management System (LMS) es la aplicación central de cualquier institución educativa. Allí interactúan profesor y estudiante, se entregan materiales, se rinden exámenes. Hace cinco años, no era infrecuente que el sistema presentara caídas. “Con la migración a la nube, todo eso desapareció porque AWS da la posibilidad de tener varios entornos disponibles muy fácilmente y ya no hay que dedicar tiempo al mantenimiento o a la actualización”, indica Giller.

Garantizada la disponibilidad del LMS, los esfuerzos se dirigieron a los clásicos laboratorios de la universidad. La estrategia del equipo fue virtualizar las múltiples aplicaciones tecnológicas utilizadas y disponibilizarlas a los estudiantes, que ya no tenían que trasladarse a los laboratorios.

Todos estos beneficios fueron consolidados y potenciados por la implementación de un hub integrador Cloud con tecnología SQS. “Gracias a este sistema, todas las aplicaciones están conectadas entre sí, compartiendo información y brindando accesos y recursos de manera inmediata. Esto dinamiza las operaciones y genera un cambio radical en el delivery de servicios. Como resultado, puede observarse una eficiencia administrativa y una experiencia de usuario superadora”, destaca Giller.

Hay números que hablan a favor de esta transformación: una encuesta de 2015 indicaba que la satisfacción de los alumnos con el área de tecnología era del 40% y la más reciente encuesta realizada entre los estudiantes arrojó un índice de satisfacción que alcanza el 71%. Pero, además, este cambio radical en la percepción sobre los servicios de TI se dio no solo por parte de los alumnos sino, también, por parte de los docentes y de todo el staff.