Abbiamo un livello di controllo e di standardizzazione che non potremmo ottenere con i data center locali.
Chad Marino Executive Director of Technology Services

Kaplan, Inc. fornisce ogni anno a più di 1,2 milioni di studenti in tutto il mondo una gamma di offerte di istruzione secondaria, preparazione per esami, istruzione professionale, formazione in lingua inglese, preparazione universitaria e istruzione primaria a privati, istituzioni e aziende. Durante più di 75 anni di storia, prima come pioniere della preparazione di esami, poi uno dei primi leader di istruzione online e adesso fornitore di istruzione globale, Kaplan è stato riconosciuto per aver diffuso l'accesso all'istruzione e aver utilizzato innovazioni tecnologiche e nel campo della scienza dell'educazione per migliorare continuamente i risultati dei suoi studenti e partner. Kaplan opera in più di 30 paesi, impiega più di 22.000 professionisti e mantiene relazioni e partnership con più 1.000 distretti scolastici, college e università e più di 2.600 aziende e imprese. Kaplan è una società controllata di Graham Holdings Company e il suo maggiore dipartimento.

Oggi Kaplan è composta da diversi dipartimenti con necessità diverse di infrastruttura IT e modelli di utilizzo oscillanti, fra cui il dipartimento Kaplan’s Test Prep (KTP), che prepara gli studenti agli esami di ammissione come il SAT, ACT, GRE, GMAT, LSAT, MCAT e agli esami di licenza professionale. Per supportare il KTP, Kaplan eseguiva gli ambienti di sviluppo e test in un data center di livello 1 ubicato a New York. Quando Sandy, una delle tempeste più micidiali e devastanti della stagione degli uragani della costa atlantica del 2012, ha spazzato la città, il centro di hosting è rimasto interrotto per circa due settimane.

"Per fortuna, l'ambiente di produzione è rimasto operativo ma continuavamo a preoccuparci di cosa sarebbe potuto accadere", racconta il direttore esecutivo dei servizi tecnologi di Kaplan, Chad Marino. Anche le risorse di backup e ripristino manuale si trovavano a New York. "Il fatto che il nostro ambiente di backup si trovasse nella stessa città in cui si trovava l'ambiente di produzione era un problema fondamentale che doveva essere risolto", spiega Marino.

Inoltre, con l'espansione dell'attività e un'architettura IT di crescente complessità, è diventato sempre più difficile per Kaplan soddisfare i requisiti PCI DSS (Payment Card Industry Data Security Standard) e la conformità ai requisiti SOC (Service Organization Controls). Kaplan doveva trovare un'infrastruttura IT flessibile che permettesse di crescere migliorando al tempo stesso la resilienza, la sicurezza e l’agilità.

Kaplan aveva 12 data center differenti nell'organizzazione e ha iniziato a trasferire le applicazioni in Amazon Web Services (AWS) per consolidare l'infrastruttura. Racconta Marino: "Una delle cose che ci ha spinti a migrare nel cloud è il fatto di doversi occupare di hardware che aveva raggiunto il termine del ciclo di vita e che lo spazio nei data center si stava esaurendo".

Kaplan ha inoltre trovato interessante la maturità delle offerte AWS. "Amazon Relational Database Service (Amazon RDS) permette al nostro team DBA di passare meno tempo sulla manutenzione giornaliera e più sui miglioramenti. Inoltre Elastic Load Balancing ci ha permesso di abbandonare sistemi di bilanciamento del carico costosi e complicati e conservare le funzionalità necessarie”, afferma Marino.

L'uragano Sandy ha spinto l'azienda a migrare KTP e altri servizi condivisi che fanno parte dei dipartimenti Kaplan Higher Education e Kaplan International, per un totale di 900 GB di dati. "Abbiamo iniziato nel maggio 2013 con la migrazione in AWS degli ambienti di sviluppo, controllo della qualità e gestione temporanea", racconta il project manager Ravi Munjuluri. "Abbiamo completato quella parte della transizione in Ottobre e abbiamo iniziato a pianificare la migrazione della produzione. Nel gennaio 2014, abbiamo iniziato a migrare gli elementi dello stack di applicazioni nell'ambiente di produzione uno per uno, per minimizzare l'impatto sull'attività. L'ultimo sforzo è stato in agosto e tutto è stato completato in un fine settimana. Abbiamo cominciato il venerdì e la domenica mattina eravamo già operativi".

Durante il trasferimento nel cloud, Kaplan ha migrato circa 50 applicazioni e 50 sub-applicazioni annidate nello stack. Nel data center, il dipartimento utilizzava una SAN (Storage Area Network) per collegare server x86, processori Sun Sparc e il sistema operativo Solaris a sei database Oracle Database 10g e Windows SQL.

Kaplan ha migrato lo stack di applicazioni in Amazon Virtual Private Cloud (Amazon VPC) e l'hosting dei database è eseguito su una combinazione di istanze Amazon Elastic Compute Cloud (Amazon EC2) che utilizzano Amazon Linux Machine Images e Amazon Relational Database Service (Amazon RDS) per Oracle. Afferma Marino: "Il nostro obiettivo è di migrare tutti i database in RDS per semplificarne la gestione e le capacità di dimensionamento".

Per monitorare le risorse, Kaplan usa Amazon CloudWatch, un servizio che raccoglie e monitora i parametri di utilizzo e gestisce gli allarmi. L'utilizzo di CloudWatch permette inoltre all'azienda di ottimizzare le proprie risorse, per esempio, riducendo le istanze quando il tasso di utilizzo diminuisce.

Il team di Kaplan ha progettato la migrazione dei dati in funzione degli strumenti integrati Oracle. "Abbiamo usato script PERL di AWS per migrare i dati e hanno funzionato molto bene", dichiara Avi Hack, direttore dell'architettura e della progettazione dei sistemi. Con la combinazione di script e di AWS Elastic Beanstalk, l'azienda è stata in grado di automatizzare lunghi processi e di pre-installare l'ambiente di migrazione, cosa che ha reso l'intero processo molto più rapido e semplice.

Con il processo di migrazione, Kaplan ha deciso di utilizzare più Regioni AWS e zone di disponibilità negli Stati Uniti, in Asia Pacifico e in Europa. L'azienda usa Amazon Route 53 come soluzione DNS per instradare il traffico utente verso la zona di disponibilità più vicina migliorando così l'esperienza utente complessiva e riducendo la latenza. "Utilizzare più regioni ci permette di avvicinare i dati al cliente per offrirgli una migliore esperienza utente", afferma Marino.

La preparazione effettuata da Kaplan ha permesso una transizione ad AWS senza soluzione di continuità. Inoltre Kaplan si è appoggiato durante il processo di migrazione all'AWS Support, Business-level, per il riconoscimento e le best practice. "Avvalerci di AWS Support è stato fondamentale per risolvere i problemi potenziali", dichiara Marino.

Più di 250 persone dei team di sviluppo, operazioni, architettura e database hanno partecipato alla migrazione in AWS. "Per pianificare una migrazione di queste dimensioni, è fondamentale lavorare con tutti i team dell'IT, dal team di sviluppo a quello delle operazioni di infrastruttura," afferma Marino.

Dopo aver trasferito il dipartimento KTP in AWS, Kaplan ha venduto l'attrezzatura precedente e ha chiuso il data center. L'azienda continua a riprogettare applicazioni per vari dipartimenti a mano a mano che continua la migrazione in AWS. Oggi Kaplan ha ridotto il numero dei suoi data center da 12 a 4 strutture.

Oltre a un'infrastruttura più affidabile e a latenza inferiore, Kaplan ha anche ottenuto una migliore comprensione del costo delle applicazioni e dei sistemi. "Avendo contrassegnato tutte le istanze in AWS, adesso siamo in grado di analizzare i costi specifici dal livello applicativo a ciascuna risorsa associata a un'applicazione. Questo ci ha consentito di far emergere i costi nascosti del funzionamento delle applicazioni", afferma Marino.

Kaplan prevedere ulteriori miglioramenti nel processo di sviluppo grazie all'utilizzo di AWS. Dice Hack: "Utilizzando AWS CloudFormation e l'AWS Command Line Interface (CLI), possediamo un livello di controllo e di standardizzazione che non potevamo ottenere con i data center locali. Adesso possiamo creare facilmente degli ambienti ed eliminarli quando non ci servono più". Spiega Marino: "Questo ci permette di approfittare della forza di AWS mantenendo al tempo stesso la forza del nostro data center locale e dà agli sviluppatori il tempo di riprogettare le applicazioni da eseguire in AWS". Il team di Kaplan afferma che continuerà a cercare le situazioni nelle quali ha senso trasferire sistemi e applicazioni dai data center tradizionali nel cloud.

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