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Com 100% de sua estrutura na nuvem AWS, Daniel Advogados ganha agilidade, segurança e reduz custos

2021

Com mais de 60 anos de atuação, a Daniel Advogados é um dos maiores escritórios do País, com forte atuação na área de Propriedade Intelectual. Com um legado de dados enorme e convivendo com processos de negócios cada vez mais complexos, como o processamento da RPI (Revista da Propriedade Industrial), há cerca de dois anos o escritório iniciou sua jornada de transformação digital. Parte fundamental desse processo foi a migração de 100% de sua infraestrutura para a nuvem AWS.
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Hoje a relação com a AWS é vital para nosso processo de transformação digital. Somos um escritório de advocacia, mas com uma pegada gigante de produtos e serviços digitais. Apostamos as fichas na AWS porque não faz sentido fazer isso de outra forma. Muito do que fazemos hoje não seria possível com uma estrutura física”

Mauro Ferraz
head de TI do Daniel Advogados

Desafio

A Daniel Advogados opera no mercado brasileiro desde 1959, com forte atuação no setor de Propriedade Intelectual. Até 2002, o escritório se chamava Daniel & Cia.. Naquele ano, mudou sua denominação social para Daniel Advogados, passando a atuar também em outras áreas do Direito. Em 2005 o escritório deu início a um profundo processo de mudança, que envolveu a criação de departamentos internos, oferta de novos serviços e a ampliação do time de colaboradores.

Este trabalho de expansão tem o seu ápice no final de 2016, com o lançamento de uma nova marca, que reflete o posicionamento do escritório como prestador de serviços jurídicos e consultoria estratégica na gestão de Propriedade Intelectual. Hoje, a Daniel tem escritórios em São Paulo e no Rio de Janeiro, localizados nos centros empresariais mais importantes de ambas as capitais. As unidades funcionam totalmente integradas, conectadas online, com uma equipe multidisciplinar oferecendo aos clientes de qualquer segmento um atendimento personalizado, com as soluções em Propriedade Intelectual mais adequadas a cada caso.

Este processo de expansão trouxe desafios para a área de TI do escritório, que ao longo de sua história acumulou um imenso legado de dados e criou processos de negócio que foram se tornando mais complexos. Um destes processos críticos era o processamento da Revista da Propriedade Industrial (RPI), liberada semanalmente pelo INPI (Instituto Nacional da Propriedade Industrial) trazendo publicações de despachos e decisões em relação a processos de patentes, marcas e desenhos industriais.

Houve um tempo em que o próprio fundador do escritório, Percy Daniel, ajudava a checar os prazos e datas manualmente, algo que precisa ser feito com rapidez para garantir a concessão de importantes marcas e patentes. "São milhões de despachos e, se não acompanharmos o pagamento das taxas oficiais e publicações em geral, registros e direitos podem ser perdidos", aponta Alicia Daniel-Shores, CEO do Daniel Advogados.

O processo evoluiu mas, mesmo assim, ele era executado em um único servidor e durava quase um dia inteiro. Além disso, a executiva lembra que o aumento na complexidade dos sistemas de BPM (Business Process Management) e GED (Gestão Eletrônica de Documentos) utilizados pelo escritório tornaram necessária a migração para uma plataforma em nuvem, mais flexível e escalável. “Trabalhávamos no modelo de CPD e tínhamos uma equipe de infraestrutura para cuidar disso, um trabalho muito operacional e focado em hardware. Com a necessidade de modernizar nossos serviços, vimos que isso não poderia ser feito no modelo tradicional”, completa o head de TI do Daniel Advogados, Mauro Ferraz.

Por que AWS

Decidida a mudança para a nuvem, a equipe de TI do escritório iniciou a busca por um fornecedor que garantisse o cumprimento de critérios como aumento de velocidade, mais segurança e redução de custos. A nova arquitetura deveria suportar o sistema de gestão da empresa, o Protheus da Totvs, até ali implementado on-premises, além de garantir maior velocidade no tratamento dos cerca de 10 TB de dados armazenados pelo escritório.

Depois de um rigoroso processo de seleção, o Daniel Advogados optou pela migração de seus sistemas, processos de negócios e base histórica de dados para a nuvem da AWS, o que foi feito em dezembro de 2018. “Mudar para a nuvem da AWS foi incrivelmente ágil, simples e sem nenhum impacto na nossa operação. Eu recomendo para todo mundo”, declara Alicia.

Ferraz lembra que o maior desafio do processo foi levar os dados para nuvem sem impactar na rotina da operação. “Em três meses criamos um ambiente novo na AWS, mas ainda no modelo tradicional, usando o Oracle dentro do Amazon Relational Database Service (Amazon RDS). Quando viramos tivemos um ganho muito grande de desempenho e custos, já que nosso hardware on-premises era superdimensionado e exclusivo”, explica.

O head de TI explica que o processo de migração para a nuvem da AWS foi feito com ferramentas como o AWS Lambda para executar códigos sem provisionar servidores, pagando somente pelo uso; e o Amazon Relational Database Service (RDS), usado para configurar, operar e escalar bancos de dados relacionais em poucos cliques para ajudar na replicação dos dados. Antes da virada para o cloud, cada unidade possuía um storage segregado para a rede local e os backups eram feitos em fitas. Com a nova arquitetura, o sistema de arquivo foi virtualizado e centralizado em cloud com ajuda do serviço AWS Storage Gateway. “Além de trazer maior segurança, a migração para nuvem também foi útil para questões de compliance, uma vez que a AWS já atende regras internacionais relacionadas à proteção de dados”, ressalta, lembrando que o armazenamento e backup dos dados ficou à cargo do Amazon Simple Storage Service Glacier.

Na nova arquitetura, o processamento da Revista da Propriedade Industrial, que antes levava um dia inteiro, com do Amazon Elastic Compute Cloud (Amazon EC2), passou a ser feito em poucas horas, trazendo um grande dinamismo para todas as áreas do negócio. Na nova estrutura, a carga diária de BI passou a ser feita no Amazon Aurora e os milhares de arquivos que compunham a base de dados do escritório passaram a ser processados e indexados pelo Amazon Elasticsearch Sevice (Amazon ES).

Ferraz explica que hoje sua área está em pleno estágio de otimização desta estrutura. “Passamos pela primeira fase de virada para o cloud e tivemos os primeiros ganhos de custo e escalabilidade. De lá para cá, mudamos muito nossa infraestrutura. Estamos trabalhando muito com automação, com o AWS Auto Scaling”, revela.

Desde então, a área de TI adotou o conceito Cloud First, conseguindo atingir a independência da infraestrutura física dos escritórios, o que se provou bastante efetivo no início da pandemia, quando a virada para o home office dos colaboradores foi feita em poucos dias e com baixo impacto. Para equipes que demandavam uma intensa troca de dados com o cloud, utilizamos o Amazon Workspaces, uma vez que essa ferramenta resolve problemas de latência. “Hoje, por exemplo, se o escritório do Rio ou São Paulo cair, o impacto será mínimo para a operação. Se o colaborador estiver trabalhando remoto, é capaz de nem perceber a queda.”, diz.

Já com os principais sistemas na nuvem, a equipe de Ferraz passou a dedicar-se à criação de novos serviços para escalar ainda mais o negócio. A ativação do Amazon ES, por exemplo, permitiu a criação de uma ferramenta de pesquisa interna capaz de acessar os 60 anos de documentos indexados. “Aqui utilizamos componentes de Inteligência Artificial e Machine Learning da AWS. Foi um desenvolvimento interno usando a estrutura da AWS”, revela.

A nova estrutura trouxe mudanças também no perfil do time de TI. “O perfil da equipe passou a mudar para um cenário de projeto. Formamos uma área de DevOps aqui dentro e passamos a utilizar muito o AWS Lambda para automatizar nossas rotinas. Estando na nuvem, as coisas começam a se encadear de uma forma que não seria possível no modelo tradicional”, diz.

A jornada da Daniel Advogados inclui também a criação de um datawarehouse onde são compilados todos os dados transacionais do escritório e que permitiu a implementação do primeiro projeto de PowerBI. Hoje, a Daniel conta com as informações críticas disseminadas e acessíveis à toda a companhia e iniciou o uso de Big Data.

Em outra frente, o escritório implementou uma solução de telefonia em nuvem, o sistema 3CX, que hoje permite e transferência de ramais para celulares e notebooks. O modelo já estava implementado quando os colaboradores adotaram o trabalho remoto e, segundo Ferraz, o desenho da solução teve forte participação dos arquitetos da AWS.

“Hoje a relação com a AWS é vital para nosso processo de transformação digital. Somos um escritório de advocacia, mas com uma pegada gigante de produtos e serviços digitais. Apostamos as fichas na AWS porque não faz sentido fazer isso de outra forma. Muito do que fazemos hoje não seria possível com uma estrutura física”, comemora.

Benefícios

Com a migração de sua estrutura para a nuvem e a criação de novos serviços, a Daniel Advogados vem colhendo benefícios em várias frentes. Um deles é o ganho de velocidade no sistema de gestão do escritório, o Protheus, da Totvs. De acordo com Ferraz, o ERP, que hoje roda em uma das availability zones de São Paulo, teve um ganho de desempenho e processamento considerável frente ao modelo on-premises.

Os ganhos de velocidade também foram sentidos no trabalho com a base histórica de dados. Na infraestrutura legada, a carga de dados diários do sistema de BI levava horas para ser feita, processo que hoje leva alguns minutos utilizando o banco de dados Aurora. "O ambiente apresentou uma performance melhor, sem a necessidade de investimentos na otimização da infraestrutura ou problemas de migração do banco de dados, o que nos rendeu ganhos em agilidade e resultados diretos nos processos internos", relata o executivo.

A agilidade maior se nota também na busca de documentos internos, que hoje é feita em segundos, trazendo um ganho considerável para a rotina do escritório. Outro ganho importante foi com a segurança dos dados. A estrutura da AWS apresenta resiliência de 99,999999999% e conformidade para cumprir com os requisitos normativos mais rigorosos de segurança de dados. O serviço é importante para escritórios na área de propriedade intelectual, uma vez que lidam com dados sensíveis e confidenciais em relação a marcas, patentes e até mesmo segredos de negócio.

Além de velocidade e eficiência, o uso da nuvem trouxe também reduções significativas de custos. No caso do sistema de telefonia em nuvem, utilizado hoje por mais de 200 usuários, houve uma economia de 60% em relação ao contrato anterior. "Ao todo, a migração para a AWS trouxe uma redução de 40% nos custos de infraestrutura de TI do escritório, além de permitir que o time possa se dedicar a projetos de grande valor ao negócio, o que antes era inviável", destaca Ferraz.

Próximos passos

Com a migração concluída, a Daniel Advogados deve dedicar-se agora à otimização da infraestrutura existente. “Estamos investindo bastante em automação de nossa infraestrutura. Nosso time tem trabalhado em CI (continuous integration), CD (continuous delivery) e automação de testes. Na área de virtualização, estamos começando a utilizar o Amazon EKS para criar a virtualização e utilizar os recursos de forma mais eficiente e escalável, fazendo o deploy de vários sistemas utilizando a mesma infraestrutura”, diz.

Segundo o executivo, o processo de otimização tem dois enfoques: custo e escala. “Com a virtualização, estamos estudando novos modelos de contratação da infraestrutura sob demanda no AWS. Para alguns sistemas e processos, o uso de spot instances passa a fazer mais sentido do que servidores EC2 dedicados.”, revela. Ferraz explica que a adoção de cloud foi a primeira parte do processo de transformação digital do escritório, que agora inicia também a mudança cultural, que vai levar a novos projetos e demandas para o time de TI. “Temos muitos projetos de automação do Business que dependem da automação de infraestrutura e só conseguimos abrir essa porta no momento em que viramos para o AWS”, conclui.

Sobreo Daniel Advogados

Em 1940, Percy Daniel ingressou no escritório de advocacia de Carl Kincaid, no Rio de Janeiro, tornando-se, posteriormente, o sócio responsável pelo departamento de Propriedade Intelectual. Após a morte do Sr. Kincaid, Percy Daniel fundou, em 1959, a Daniel & Cia., em sociedade com seu irmão, sua irmã e seu filho, Denis Allan Daniel, que, em 1977, tornou-se sócio majoritário.

Em janeiro de 2002, o escritório mudou sua denominação social para Daniel Advogados, passando a atuar também em outras áreas do Direito. Em 2005, ainda sob a presidência de Denis e tendo sua filha, Alicia Daniel-Shores, como CEO, o escritório deu início a um profundo processo de mudança, que envolveu a criação de novos departamentos internos, oferta de novos serviços e a contratação de novos profissionais.

Benefícios com AWS

  • Ganho de performance do sistema de gestão em relação ao modelo on-premises;
  • Redução de horas para minutos no processo de carga diária de dados do BI;
  • Resiliência de 99,999999999%;.
  • Redução de 60% nos custos com estrutura telefônica; 
  • Redução de 40% nos custos de infraestrutura de TI.


Serviços AWS utilizados

Amazon RDS

O Amazon RDS facilita a configuração, a operação e a escalabilidade de bancos de dados relacionais na nuvem. O serviço oferece capacidade econômica e redimensionável e automatiza tarefas demoradas de administração, como provisionamento de hardware, configuração de bancos de dados, aplicação de patches e backups.

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AWS Lambda

AWS Lambda permite que você execute código sem provisionar ou gerenciar servidores. Você paga apenas pelo tempo de computação consumido.

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Amazon Aurora

O Amazon Aurora é um banco de dados relacional compatível com MySQL e PostgreSQL criado para a nuvem e que combina a performance e a disponibilidade de bancos de dados empresariais tradicionais com a simplicidade e a economia de bancos de dados de código aberto.

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Amazon Workspaces

O Amazon WorkSpaces é um serviço de virtualização de desktop persistente e totalmente gerenciado que permite que seus usuários acessem os dados, aplicações e recursos de que precisam, em qualquer lugar, a qualquer hora, de qualquer dispositivo compatível.

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