AWS leva equipe da Oncoclínicas para home office em apenas três dias

Criado em 2010 com foco no tratamento de câncer, o Grupo Oncoclínicas é considerado atualmente um dos maiores e mais respeitados grupos especializados em oncologia, hematologia e radioterapia da América Latina. Em março de 2020, com a determinação do isolamento social por causa da pandemia de Covid-19, o grupo precisou criar um aparato de home office para seus colaboradores. Com a ajuda da AWS, a migração foi realizada em apenas três dias, sem qualquer impacto nas operações e no atendimento.

Com dez anos de atuação no Brasil, o Grupo Oncoclínicas tem 67 unidades em 11 dos principais estados brasileiros, contando com especialistas nas áreas de oncologia, radioterapia, hematologia e transplante de medula óssea, além de equipes multidisciplinares, cuidados complementares e o que há de mais avançado em assistência integrada e tratamento individualizado.

Essa estrutura reúne cerca de três mil funcionários, com cerca de 300 delas trabalhando no backoffice, em Belo Horizonte. O gerente de tecnologia da Oncoclínicas, Luiz Cruz, lembra que quando o isolamento social foi decretado por causa da pandemia de Covid-19, ele se viu diante de um tremendo desafio. “No dia 13 de março, a Oncoclínicas decretou o home office. Era uma sexta-feira e, a partir de segunda-feira, os profissionais do backoffice não poderiam mais trabalhar dentro da companhia”, diz, lembrando que o trabalho remoto nunca havia sido utilizado e que a eles não estavam preparados para isso.

Depois de algumas pesquisas, a equipe de TI da Oncoclínicas procurou um provedor de cloud que oferecia uma solução de virtualização. “O problema é que eles me pediram uma semana para fazer uma prova de conceito e, se ela funcionasse, mais um mês para me entregar as 50 primeiras máquinas. Nós não tínhamos esse tempo”, lembra.

Na mesma época, a equipe de TI do grupo estava discutindo um outro projeto com a AWS, que acabou deixado de lado por causa da necessidade de se montar a estrutura remota. Ao saber o motivo da paralisação do projeto, os profissionais da AWS decidiram apresentar a solução Amazon WorkSpaces. “Quando falei da urgência, eles me apresentaram uma prova de conceito em apenas duas horas e disseram que poderiam colocar o ambiente em produção em 24 horas, com apoio do Jonathan Miranda da AWS”, ressalta.

A POC foi apresentada junto com a CloudIgniter, especialista em cloud AWS, e montada em apenas uma máquina, colocada no ar em 30 minutos. De acordo com Cruz, a solução funcionou perfeitamente, o que fez com que a Oncoclínicas fechasse as primeiras 50 máquinas. “Passamos os requisitos e, em 24 horas, nos entregaram as primeiras 50 máquinas, que foram distribuídas”, conta. Com a aceitação por parte dos usuários, foram feitos pedidos de 50 em 50, até chegarem às 300 máquinas necessárias para o backoffice. “A aceitação foi tão boa que tínhamos colaboradores querendo devolver o notebook para utilizar o desktop virtual”.

Como a aprovação dos usuários, logo a solução foi estendida também às clínicas porque havia o risco de se perder consultas por falta de pessoal no call center para fazer o atendimento. Além disso, as equipes das clínicas não contavam com notebooks ou VPN. “Foi aí que pensamos em entregar desktops virtuais para que o time de atendimento também pudesse trabalhar de casa. Com isso, conseguimos manter os agendamentos de consultas”, comemora.

Com as clínicas funcionando normalmente, o grupo chegou a contar com 400 máquinas virtuais no Amazon WorkSpaces. Aos poucos a situação foi voltando ao normal, mas hoje o grupo ainda utiliza 190 máquinas virtuais. “Estamos planejando continuar com o home office mesmo com o fim da pandemia. A estrutura do Amazon WorkSpaces é mais segura do que trabalhar com VPN no computador pessoal do colaborador. Não há riscos de uma eventual contaminação atingir nossa rede”, destaca.

O projeto foi possível também porque o Amazon WorkSpaces ajuda a cumprir requisitos de conformidade e segurança, incluindo qualificação para a HIPAA (Health Insurance Portability & Accountability Act).

Cruz afirma que se hoje a Oncoclínicas precisar colocar seus 3 mil funcionários para trabalhar remotamente, isso é possível. “Isso em uma estrutura construída em apenas 24 horas. A partir do segundo lote de 50 máquinas, a disponibilização ocorria em questão de horas. Era muito rápido escalar”, diz.

O uso da Amazon WorkSpaces permitiu também que a Oncoclínicas colocasse todos os seus workloads no ambiente remoto, integrando a sua estrutura interna – sistemas de gestão, BI etc. Com isso, os gerentes das clínicas, por exemplo, conseguiam acessar e emitir relatórios trabalhando de casa.

Atualmente, os principais usuários do Amazon WorkSpaces são os times de backoffice e call center. “A AWS colocou uma governança rígida por trás dessa infraestrutura. Hoje tenho relatórios demonstrando o que os usuários estão utilizando, o que me possibilita fazer o balanceamento das máquinas virtuais para quem realmente precisa”, revela.

Além disso, ao final do projeto, a solução, além de entregue em tempo recorde, ficou 18% mais barata do que a inicialmente orçada. “O outro provedor queria entregar custo por hora, limitando o uso a oito horas por dia. Isso tornaria a gestão mais complexa e precisávamos de tranquilidade. A AWS me entregou 24x7”, diz.

Segundo Cruz, a agilidade com que a AWS atendeu à demanda da Oncoclínicas abriu uma relação de confiança muito forte entre as duas empresas. Por conta disso, o time de TI do grupo já planeja, onde a estrutura poderá ser replicada na AWS. “Uma das visões da Oncoclínicas é que temos que ajudar quem nos ajuda, por isso a parceria tende a crescer”, conclui.