Usuários

Armazenamento e gerenciamento de conteúdo

Armazene conteúdo no Amazon WorkDocs

Praticamente qualquer tipo de arquivo pode ser armazenado no Amazon WorkDocs. Como padrão, cada conta individual de usuário no Amazon WorkDocs inclui 1 TB de capacidade de armazenamento. Os administradores podem configurar limites de armazenamento para cada usuário e adquirir armazenamento adicional para usuários com pagamento conforme o uso. Não há limite para a quantidade de dados adicionais ou número de documentos que podem ser armazenados.


Controle de arquivos

O Amazon WorkDocs permite que controlar quem pode acessar, comentar, fazer download ou imprimir arquivos. Você pode bloquear arquivos para fazer alterações e garantir que as edições não sejam sobrescritas por outros colaboradores, eliminando a necessidade de coordenar as alterações. Você também pode desabilitar o feedback depois de concluir um arquivo.
 

Pesquisa

Pesquisa facilitada com o Amazon WorkDocs Smart Search

O Amazon WorkDocs Smart Search acelera as pesquisas de conteúdo para que você tenha mais tempo para criar, editar e compartilhar arquivos com colegas. Ele permite pesquisar o conteúdo dos documentos, os comentários e os rótulos, além de nomes de pastas e de arquivos. Você pode refinar ainda mais a pesquisa por local do conteúdo, intervalos de data e hora da última atualização e tipos de arquivo específicos. Os resultados são exibidos como uma lista ordenada, com as pastas exibidas antes dos arquivos.

 

Compartilhamento

Compartilhar um link

Você pode compartilhar arquivos como qualquer pessoa usando um link compartilhável, convidar qualquer usuário interno a contribuir e solicitar feedback. Ao criar um link, você decide se o link é público para qualquer pessoa ou apenas para outros usuários. Você pode definir uma data de expiração e uma senha para o link.

Convide outra pessoas, internas ou externas

Com o Amazon WorkDocs, você pode convidar outra pessoas para visualizar, contribuir e compartilhar a propriedade de arquivos. Basta inserir os nomes dos usuários, os nomes dos grupos e os endereços de e-mail. Também é possível solicitar feedback específico com uma mensagem pessoal e definir um prazo. Para compartilhar externamente o conteúdo, você pode convidar um usuário externo a criar uma conta de convidado na primeira vez que fizer login no Amazon WorkDocs.

Compartilhamento de arquivo com 1 clique

Você também pode compartilhar conteúdo com um único clique no Explorador de Arquivos do Windows em PCs com Windows usando o Amazon WorkDocs Companion. Para usar esse recurso, o aplicativo Amazon WorkDocs Companion deve estar instalado no computador com Microsoft Windows. Você pode fazer upload de arquivos para o site do Amazon WorkDocs e compartilhá-los com um link copiado automaticamente para a área de transferência.

 

Edição

Edição no Microsoft Office

Você pode editar documentos diretamente no Microsoft Office usando o Amazon WorkDocs Companion. O Amazon WorkDocs Companion é um aplicativo que permite editar arquivos Microsoft Office, .pdf e .txt no navegador. Você pode salvar as alterações como uma nova versão no site do Amazon WorkDocs. Com o Amazon WorkDocs Companion, não é mais necessário fazer download, salvar e fazer upload de arquivos manualmente quando você acessa o Amazon WorkDocs de um navegador.

Abra com o Microsoft Office Online

O Amazon WorkDocs também permite abrir e editar arquivos do Microsoft Office diretamente do navegador usando o recurso Open with Office Online. Você pode examinar feedback, editar e fazer alterações em arquivos do Microsoft Office sem alternar aplicativos.

Hancom ThinkFree Office Online

O Amazon WorkDocs permite criar arquivos do Microsoft Office em tempo real do navegador com a edição colaborativa baseada no Hancom Thinkfree Office Online. Você pode criar novos documentos, planilhas e apresentações sem sair do navegador.

 

Feedback

Comentários

Com o Amazon WorkDocs, você pode adicionar comentários privados, formatar texto de comentários, resolver comentários e responder a comentários em uma conversa organizada em tópicos. Ao fornecer feedback no Amazon WorkDocs, você pode adicionar comentários gerais ou sobre seções específicas de um arquivo.

Notificações

Você pode notificar uma pessoa sobre seu comentário marcando essa pessoa com @username. Também é possível desabilitar notificações de e-mail para arquivos.

Solicitar feedback

Ao compartilhar um documento, você pode atribuir aos colegas uma tarefa que aparecerá na guia “Tasks” no canto superior direito da interface do usuário do Amazon WorkDocs.

 

Amazon WorkDocs Drive

O Amazon WorkDocs Drive é um aplicativo de desktop que combina a facilidade de trabalho do Explorador de Arquivos do Windows ou do Finder do Mac com a escala do Amazon WorkDocs. Com o Amazon WorkDocs Drive, todos os arquivos ficam disponíveis sob demanda no seu dispositivo, sem consumir espaço de disco valioso no PC ou Mac. Você pode usar o Amazon WorkDocs Drive como unidade principal do usuário, sem necessidade de usar compartilhamentos de rede para armazenar conteúdo.

Todas as alterações efetuadas no conteúdo acessado por meio do Amazon WorkDocs Drive são sincronizadas automaticamente com o site do Amazon WorkDocs, bem como disponibilizadas para acesso de qualquer outro dispositivo por meio de aplicativos do Amazon WorkDocs.

O Amazon WorkDocs Drive está disponível para PCs com Microsoft Windows, Amazon WorkSpaces e macOS versão 10.11 ou posterior.

 

Tarefas

Com as tarefas do Amazon WorkDocs, você pode revisar os itens de ação pendentes, atribuídos e resolvidos em um só lugar. Os tipos de tarefas que você pode usar incluem enviar conteúdo para revisão, solicitar acesso a um arquivo, transferir a propriedade de um arquivo e solicitar ação do administrador do site. Com as tarefas, você e suas equipes podem colaborar com mais eficiência, destacando itens de ação críticos para o dia. 

 

Feed de atividades

O feed de atividades do Amazon WorkDocs ajuda a rastrear facilmente o envolvimento de outros usuários com o conteúdo no site do Amazon WorkDocs. Você pode pesquisar ações por arquivo, pasta ou nome do usuário em tempo real Também é possível usar várias opções para filtrar os resultados.

 

Versionamento ilimitado

Com o versionamento ilimitado, você pode rastrear facilmente as versões anteriores no Amazon WorkDocs. Sempre que um arquivo é salvo, uma nova versão do arquivo é criada. Com o Amazon WorkDocs, todo o feedback é associado a uma versão de arquivo específica. Portanto, você pode consultar facilmente comentários em interações anteriores.

 

Sincronização

Com o cliente do Amazon WorkDocs Sync, você pode criar uma pasta na área de trabalho que fica sincronizada com o conteúdo na nuvem. Todos os arquivos adicionados à pasta serão transferidos automaticamente via upload para o site do Amazon WorkDocs usando uma conexão criptografada, e sincronizados com todos os outros dispositivos. Você também pode escolher os arquivos e as pastas a serem sincronizados no computador usando o cliente do Amazon WorkDocs Sync.

 

Acesso móvel e web

Você pode acessar o site do Amazon WorkDocs de qualquer navegador com uma conexão à Internet. Você também pode acessar o Amazon WorkDocs por meio de aplicativos móveis no iOS, no Android e no Fire Tablet para colaborar de qualquer dispositivo a qualquer momento.

 

Conteúdo offline e pesquisa offline do WorkDocs Drive

Com os recursos offline do WorkDocs Drive, é possível acessar conteúdo mesmo quando a conectividade da rede é limitada. Além disso, você também pode encontrar o conteúdo nos modos online e offline com a pesquisa inteligente. A pesquisa inteligente do WorkDocs permite consultar conteúdo, comentários e rótulos de documentos, além de pesquisar arquivos por nome.  

Fluxo de trabalho de aprovação do WorkDocs

Você pode usar o fluxo de trabalho de aprovação para aderir aos processos de negócios em sua organização. Você pode criar um fluxo de trabalho de aprovação para encaminhar documentos e outros arquivos armazenados no WorkDocs para um ou mais usuários com o objetivo de obter a aprovação deles. O fluxo de trabalho de aprovação permite que os usuários criem fluxos de trabalho para rastrear e gerenciar os processos de aprovação de documentos de maneira automática.  

Administradores

Criptografia

Com o Amazon WorkDocs, o conteúdo é criptografado quando em trânsito e ocioso para garantir a segurança dos dados e ajudar a cumprir requisitos normativos e de conformidade O Amazon WorkDocs é baseado na AWS, onde a segurança é a nossa maior prioridade.

 

Conformidade

O Amazon WorkDocs qualificado pela HIPAA, tem conformidade com o PCI DSS e está alinhado aos requisitos de conformidade da ISO

O Amazon WorkDocs ajuda você a cumprir requisitos normativos e de conformidade para colaboração e gerenciamento de arquivos. Com o Amazon WorkDocs, você pode armazenar e colaborar em arquivos que contêm dados financeiros e médicos confidenciais. Para ajudá-lo a demonstrar o seu compromisso com a segurança das informações, o Amazon WorkDocs também tem certificações ISO 9001, 27001, 27107 e 27018.


Integração com o Active Directory

Gerencie usuários com um Active Directory existente

O Amazon WorkDocs permite usar o Active Directory para gerenciar usuários. Se você usa o Active Directory, pode criar grupos de usuários, habilitar a Multi-Factor Authentication (MFA) e configurar o logon único (SSO) para o site do Amazon WorkDocs. Além disso, os usuários podem fazer login usando suas credenciais atuais quando você usa o Active Directory com o Amazon WorkDocs.

Com o Amazon WorkDocs, você pode integrar-se ao Active Directory de duas maneiras: estabelecendo um relacionamento seguro entre o Active Directory local e o controlador de domínios do AWS Directory Service for Microsoft Active Directory (Enterprise Edition) ou usando o AWS Directory Service Active Directory Connector.
 

Feed de atividades

Pesquise ações por arquivo, pasta ou nome do usuário

Com o Amazon WorkDocs, você pode usar o feed de atividades para rastrear ações em todo o site por arquivo, pasta ou nome do usuário em tempo real. Também é possível usar várias opções para filtrar os resultados.

 

Residência de dados

Especifique em que região da AWS os arquivos dos usuários são armazenados

Você pode especificar em que região da AWS o conteúdo é armazenado para ajudar a cumprir requisitos de residência dos dados. Os usuários podem acessar o site do Amazon WorkDocs de qualquer lugar do mundo, independentemente da região da AWS escolhida. Consulte as regiões da AWS para ver onde o Amazon WorkDocs está disponível no momento.

 

Retenção de dados

Agora, o Amazon WorkDocs permite que você especifique uma política de retenção de dados em todo o site para os arquivos e pastas de seus usuários. Com uma política de retenção de dados, você pode recuperar arquivos e pastas excluídos pelos usuários durante o período de retenção especificado pela política. As políticas de retenção são aplicáveis a todos os arquivos e pastas associados a um site do Amazon WorkDocs e a política de retenção pode ser alterada do valor padrão de 60 dias para qualquer valor entre 0 e 365 dias.

 

Listas de permissão para filtragem de IPs

Especifique de quais endereços IP os usuários podem acessar seu site do Amazon WorkDocs

As listas de permissão baseadas em endereços IP podem ser adicionadas no console de administração do Amazon WorkDocs. Você pode definir os intervalos de endereços IP que devem ser usados para acesso. Quando um usuário tenta se conectar a um site do Amazon WorkDocs usando um navegador, um Amazon WorkDocs Drive, um dispositivo móvel, uma sincronização ou um aplicativo complementar, o endereço IP de origem da solicitação é verificado na lista de permissões. Se o IP não estiver na lista de permissões, o acesso será negado. Se você não filtrar o acesso de usuários por endereço IP com uma lista de permissões, o acesso ficará aberto a todos os endereços IP.

 

Ferramenta de migração

Usando o aplicativo do serviço de migração do Amazon WorkDocs, é possível configurar tarefas de migração e selecionar a conta de destino do WorkDocs, bem como o site para o qual migrar os dados. Você pode programar a tarefa de migração para ser executada durante um período específico como uma transferência de dados única ou fazer migrações periódicas, minimizando o período de inatividade para os usuários. O aplicativo do serviço de migração disponibiliza informações e status atualizados das tarefas de migração, inclusive relatórios detalhados depois da conclusão bem-sucedida da migração.

Seleção de letra da unidade

Com o Amazon WorkDocs Drive, você pode selecionar qualquer letra da unidade personalizada com base nas configurações, nos padrões ou nas preferências da sua empresa. Você também pode fazer a implantação em massa de uma letra da unidade específica da sua empresa. Esse recurso oferece à sua empresa a flexibilidade e o controle necessários para selecionar uma letra da unidade específica do WorkDocs Drive virtual.

Desenvolvedores

Amazon WorkDocs SDK

Incorpore colaboração e gerenciamento de arquivos em soluções e aplicativos

O Amazon WorkDocs SDK ajuda a criar recursos de colaboração e gerenciamento de conteúdo em soluções e aplicativos, oferecendo acesso completo de administrador e usuário a recursos do site do Amazon WorkDocs. Usando o SDK do Amazon WorkDocs, você também pode integrar o feed de atividades a uma solução de análises para criar um monitoramento de usuários e arquivos do Amazon WorkDocs em tempo real.

API extensível

O Amazon WorkDocs SDK inclui uma API extensível que oferece ações de administradores e usuários para administração de usuários, gerenciamento de permissões, compartilhamento, comentários, metadados, rótulos e rastreamento de atividades.

Parte do AWS SDK

O Amazon WorkDocs SDK faz parte do AWS SDK e permite aproveitar facilmente os recursos de segurança, monitoramento, lógica de negócios, análises, armazenamento, inteligência artificial e desenvolvimento de aplicativos da AWS.

 

Monitoramento e notificações de APIs

Se você quiser monitorar ações de APIs, o Amazon WorkDocs é integrado ao AWS CloudTrail e ao Amazon SNS. O AWS CloudTrail registra chamadas de APIs e o Amazon SNS notifica a entrega de arquivos de log. Você pode usar o AWS CloudWatch para monitorar e alertar automaticamente quando determinados critérios são atendidos nos logs do CloudTrail.

 

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