使用者

內容儲存和管理

將內容儲存在 Amazon WorkDocs 中

幾乎所有類型的檔案都可以存放在 Amazon WorkDocs。Amazon WorkDocs 上的每個使用者帳戶預設都有 1 TB 的儲存容量。管理員可設定個別使用者的儲存限制,也可以依照按用量付費方式為使用者購買額外的儲存容量。可存放的其他資料數量和文件數量並沒有限制。


檔案控制

Amazon WorkDocs 可讓您控制誰可以存取、評論、下載或列印您的檔案。您可以鎖定檔案以進行變更,並確保其他參與者不會覆寫編輯,無需協調變更。您也可以在完成檔案後停用意見回饋。
 

搜尋

使用 Amazon WorkDocs Smart Search,即可讓您輕鬆搜尋

Amazon WorkDocs Smart Search 可加快內容搜尋的速度,因此您可以將時間用在與同事建立、編輯和共用檔案。除了檔案與資料夾名稱,它可讓您在多個文件內容、評論和標籤進行搜尋。您可以依內容位置、前次更新時間和日期範圍與特定的檔案類型來進一步縮小搜尋範圍。結果會以排序的清單顯示,並會在檔案前方顯示資料夾。

 

共享

共享連結

您可以使用可共享的連結、邀請任何內部使用者參與,以及請求意見回饋,與所有人共享檔案。建立連結時,您可以決定要將連結公開給每個人或僅公開給其他使用者。您可以在連結上設定過期日期和密碼。

邀請他人 – 內部和外部

利用 Amazon WorkDocs,您可以輸入使用者名稱、群組名稱和電子郵件地址來邀請其他人查看、參與或共同擁有您的檔案。您也可以透過私人訊息請求具體的意見回饋,並設定截止日期。要與外部使用者共享內容,您可以邀請外部使用者在首次登入 Amazon WorkDocs 時建立訪客帳戶。

按一下檔案共享

您還可以使用 Amazon WorkDocs Companion 並直接從 Windows 電腦上的 Windows 檔案總管按一下滑鼠,即可共享內容。要使用這項功能,請在 Microsoft Windows PC 安裝 Amazon WorkDocs Companion 應用程式。您可以將檔案上傳到 Amazon WorkDocs 網站,並使用自動複製到剪貼簿的接結進行共享。

 

編輯

在 Microsoft Office 中編輯

您可以使用 Amazon WorkDocs Companion 直接在 Microsoft Office 中編輯文件。Amazon WorkDocs Companion 是一款能讓您從瀏覽器編輯 Microsoft Office、.pdf 和 .txt 檔案的應用程式。您可以將所做的變更儲存為 Amazon WorkDocs 網站上的新版本。有了 Amazon WorkDocs Companion 之後,當您從瀏覽器存取 Amazon WorkDoc 時,便不需要手動下載、保存和上傳檔案。

使用 Microsoft Office Online 開啟

Amazon WorkDocs 也可以讓您使用「使用 Office Online 開啟」,直接從瀏覽器開啟及編輯 Microsoft Office 檔案。您無需切換應用程式,即可查看回饋、編輯以及變更 Microsoft Office 檔案。

Hancom ThinkFree Office Online

Amazon WorkDocs 能讓您透過 Hancom Thinkfree Office Online 提供的協作編輯,從您的瀏覽器即時建立 Microsoft Office 檔案。您無需離開瀏覽器即可建立新文件、試算表和簡報。

 

意見回饋

發表評論

透過 Amazon WorkDocs,您可以增加私人評論、格式化評論文字、解析評論以及回應對話串的評論。在 Amazon WorkDocs 中提供意見回饋時,您可新增整體評論或檔案特定部分的評論。

通知

您可以使用 @username 標註您的評論,即可通知他人您已發表評論。您還能停用檔案的電子郵件通知。

請求回饋

共享文件時,您可以為同事分配一項任務,該任務隨後會顯示在 Amazon WorkDocs 使用者界面右上角的“Tasks”標籤中。

 

Amazon WorkDocs Drive

Amazon WorkDocs Drive 是桌面應用程式,結合了 Windows 檔案總管或 Mac Finder 的工作便利性與 Amazon WorkDocs 的擴展性。使用 Amazon WorkDocs Drive,所有檔案都可從您的裝置隨需使用,不會耗費 PC 或 Mac 上珍貴的磁碟空間。您可以使用 Amazon WorkDocs Drive 做為主要使用者磁碟機,而且不需要使用網路共享就可以存放內容。

對透過 Amazon WorkDocs Drive 存取的內容所做的所有變更都會自動同步到 Amazon WorkDocs 網站,也可透過 Amazon WorkDocs 應用程式從任何其他裝置存取。

Amazon WorkDocs Drive 可供 Microsoft Windows 電腦、Amazon WorkSpaces 以及 macOS 版本 10.11 和更新版本使用。

 

任務

透過 Amazon WorkDocs Tasks,您可以在單一位置查看待處理、已指派或已解決的動作項目。您可以使用的任務類型包括傳送內容以供審閱、請求存取檔案、轉讓檔案擁有權以及請求網站管理員執行動作。利用 Tasks,可標示當天的關鍵動作項目,從而幫助您和團隊更有效地協作。 

 

活動摘要

Amazon WorkDocs Activity Feed 可幫助您輕鬆追蹝 Amazon WorkDocs 網站上其他使用者與您的內容的互動情況。您能夠以即時的速度依檔案、資料夾或使用者名稱搜尋動作您也可以使用多個選項來篩選結果。

 

無限制的版本控制

您可以使用無限版本控制功能,輕鬆追蹤 Amazon WorkDocs 中的舊版本。每次儲存時都會建立新的檔案版本。利用 Amazon WorkDocs,所有回饋都與特定檔案版本產生關聯,因此您可以輕鬆地在早期迭代中參考評論。

 

同步

使用 Amazon WorkDocs Sync Client,您可以在桌面上建立一個資料夾,以便與雲端中的內容保持同步。新增到資料夾的任何檔案都會透過加密連線自動上傳到 Amazon WorkDocs 網站,然後與其他裝置同步。您也可以使用 Amazon WorkDocs Sync Client 選擇電腦上要同步的檔案和資料夾。

 

Web 和行動存取

您可以從任何連接到網際網路的瀏覽器存取 Amazon WorkDocs 網站。您也可以透過 iOS、Android 和 Fire Tablet 上的行動應用程式存取 Amazon WorkDocs,以便隨時從任何裝置進行協作。

管理員

加密

利用 Amazon WorkDocs,內容在傳輸和靜態時都是加密狀態,以確保資料的安全性,並有助於符合法規和合規需求。Amazon WorkDocs 是建立在 AWS 之上,而安全是我們最重視的部分。

 

合規

Amazon WorkDocs 符合 HIPAA 資格、是 PCI DSS 合規服務,而且符合 ISO 合規需求

Amazon WorkDocs 可幫助您滿足協作和檔案管理的法規及合規要求。利用 Amazon WorkDocs,您可以儲存和協作內含敏感財務和醫療資料的檔案。為了協助您展現對資訊安全的承諾,Amazon WorkDocs 也擁有 ISO 9001、27001、27107 和 27018 認證。


Active Directory 整合

以現有 Active Directory 管理使用者

Amazon WorkDocs 讓您可以透過 Active Directory 管理使用者。如果使用 Active Directory,則可以為 Amazon WorkDocs 網站建立使用者群組、啟用 Multi-Factor Authentication (MFA) 以及設定單一登入 (SSO)。將 Active Directory 與 Amazon WorkDocs 搭配使用時,使用者也可以利用現有的登入資料進行登入。

利用 Amazon WorkDocs,您可以透過兩種方式與 Active Directory 整合 – 建立現場部署 Active Directory 與 AWS Directory Service for Microsoft Active Directory (Enterprise Edition) 網域控制站之間的安全信任關係,或使用 AWS Directory Service Active Directory Connector。
 

活動摘要

按檔案、資料夾或使用者名搜尋動作

利用 Amazon WorkDocs,您可以使用「活動摘要」並按照檔案、資料夾或使用者名稱,即時追踨整個網站的動作。您也可以使用多個選項來篩選結果。

 

資料駐留

指定要存放使用者檔案的 AWS 區域

您可以指定要將內容存放在哪個 AWS 區域,以符合資料駐留需求。無論您選擇哪個 AWS 區域,使用者都能從全球各地存取 Amazon WorkDocs 網站。請參閱 AWS 區域,查看目前哪些區域提供 Amazon WorkDocs。

 

資料保留

Amazon WorkDocs 可讓您針對使用者的檔案和資料夾指定全站台資料保留政策。利用資料保留政策,您可以在保留政策期間恢復使用者刪除的檔案和資料夾。保留政策適用於所有與 Amazon WorkDocs 站台關聯的檔案和資料夾,且可從預設的 60 天調整為從 0 到 365 天的任何值。

 

IP 篩選允許清單

指定使用者可從哪些 IP 地址存取您的 Amazon WorkDocs 網站

您可以在 Amazon WorkDocs 管理主控台中新增以 IP 地址為基礎的允許清單。並且設定要提供存取權的 IP 地址範圍。當使用者嘗試從瀏覽器、Amazon WorkDocs Drive、行動裝置、同步或隨附應用程式等連接到您的 Amazon WorkDocs 網站時,系統就會使用您的允許清單來評估發出請求的 IP 地址。如果 IP 地址不在允許清單上,存取就會遭到拒絕。如果您不要使用允許清單來按照 IP 地址篩選使用者存取,則所有 IP 地址都可存取網站。

 

開發人員

Amazon WorkDocs SDK

在解決方案和應用程式中建立檔案協作和管理

Amazon WorkDocs SDK 提供 Amazon WorkDocs 網站資源的完整管理員和使用者層級存取權,幫助您在解決方案和應用程式中建構內容協作和管理功能。使用 Amazon WorkDocs SDK 也可將活動摘要整合到分析解決方案,以建立 Amazon WorkDocs 使用者和檔案的即時監控。

可擴充 API

Amazon WorkDocs SDK 包括提供下列管理員和使用者層級動作的可擴充 API:使用者管理、許可管理、共用、註解、中繼資料、標籤以及活動追蹤。

AWS 開發套件的組成部分 

Amazon WorkDocs SDK 是 AWS 開發套件的一部分,所以您可以針對安全、監控、商業邏輯、分析、儲存、人工智慧及應用程式開發輕鬆利用 AWS 功能。

 

API 監控和通知

如果要監視 API 動作,Amazon WorkDocs 可以與 AWS CloudTrail 和 Amazon SNS 整合。AWS CloudTrail 會記錄 API 呼叫,而 Amazon SNS 會在交付新日誌檔時通知您。您可以使用 AWS CloudWatch 自動監控,並在達到 CloudTrail 日誌中的特定條件時提醒您。

 

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