Besprechungsräume – eine neue Erfahrung

Sie können Ihre Besprechungsräume mit einem Alexa-fähigen Gerät wie einem Echo Dot aufwerten und Alexa zum Steuern beliebter Videokonferenz- und Konferenzraumsysteme verwenden, darunter Cisco TelePresence Systems, Cisco Webex Rooms Kit, Polycom Group Series, Zoom Rooms und Crestron 3-Series. Alexa for Business ist außerdem in Polycom Trio 8500 sowie 8800 integriert und kann ganz einfach durch Installieren der neuesten Firmware aktiviert werden. Alexa for Business kann in Ihren Office365-, Google G Suite- oder Microsoft Exchange-Kalender integriert werden, um nach geplanten Besprechungen zu suchen, und kann von beliebten UC-Plattformen aus, darunter Amazon Chime, BlueJeans, Cisco Webex, RingCentral, Skype for Business und Zoom, automatisch an Besprechungen teilnehmen.

Besprechungsteilnahme – Keinen Aufwand mehr durch Konfigurieren von Konferenzgeräten, Remoteteilnehmern und Kalendereinladungen. Ihre Mitarbeiter können Besprechungen per Freisprechoption starten.

Mögliche Sprachbefehle: 

  • "Alexa, nimm an meiner Besprechung teil" oder "Alexa, starte die Besprechung"
  • "Alexa, beende die Besprechung" oder "Alexa, lege auf"

Sofortbuchung – Wenn ein Mitarbeiter an einer Besprechung mithilfe von Alexa teilnimmt und der Raum frei ist, wird der Raum automatisch durch Alexa gebucht. 

Erinnerung an Besprechungsende – Alexa kann für das pünktliche Beenden von Besprechungen sorgen, indem sie den Benutzer informiert, wenn die Reservierung fast abgelaufen ist. Sie können das Timing und das Verhalten der Erinnerung konfigurieren. Alexa kann ein Tonsignal wiedergeben oder etwas wie "Zeitüberprüfung" sagen.

Buchen von Besprechungsräumen – Ihre Mitarbeiter können Alexa für eine schnelle Verfügbarkeitsprüfung des Raums verwenden, in dem sie sich befinden, und ihn reservieren, falls er frei ist. 

Mögliche Sprachbefehle:

  • "Alexa, ist dieser Raum frei?" oder "Alexa, ist dieser Raum um 12 Uhr gebucht?“
  • "Alexa, wer hat diesen Raum gebucht?"
  • "Alexa, buche den Raum" oder "Alexa, reserviere den Raum bis 10 Uhr"
  • "Alexa, verlängere die Besprechung" oder "Alexa, verlängere die Besprechung um eine halbe Stunde"

Suchen verfügbarer Besprechungsräume – Alexa kann verfügbare Räume in Ihrer Firma suchen, die Mitarbeiter dann reservieren können.

Mögliche Sprachbefehle:

  • "Alexa, suche einen Raum" 
  • "Alexa, suche einen Raum für eine Stunde"
  • "Alexa, suche einen Raum für 12 Uhr"

Löschen des Sprach- und Antwortverlaufs per Sprache – Mitarbeiter können Alexa mithilfe folgender Sprachbefehle dazu auffordern, den Verlauf der Sprachbefehle und Antworten zu löschen.

Mögliche Sprachbefehle:
  •  "Alexa, lösche alles, was ich heute gesagt habe" oder "Alexa, lösche, was ich gerade gesagt habe"

Nutzung von Besprechungsräumen

Alexa for Business stellt jetzt Metriken für die Nutzung von Besprechungsräumen bereit, wie beispielsweise die Gesamtzahl der Besprechungen, die am häufigsten und seltensten genutzten Besprechungsräume, die Reservierungsanwesenheitsrate und die durch Alexa freigegebenen Besprechungsraumstunden. All diese Funktionen ermöglichen IT- und Büro-Managern das Messen und Steigern der Nutzung von Besprechungsräumen.

Intelligente Raumfreigabe – Alexa gibt die Einladung im Kalender eines Raums frei, wenn sich niemand in die Besprechungsreservierung eincheckt. Mitarbeiter werden automatisch eingecheckt, wenn sie Alexa zum Starten der Besprechung verwenden ("Alexa, nimm an der Besprechung teil") oder wenn sie sich in einer Besprechung auf einem Konferenzgerät mit integrierter Alexa-Anwendung befinden. Sie können auch einfach sagen: "Alexa, einchecken".

Metriken für die Besprechungsraumnutzung – Alexa for Business zeigt Administratoren die am häufigsten und seltensten gebuchten Räume. Diese können Metriken aus der Alexa for Business-Konsole in ein Spreadsheet oder eine Tabelle herunterladen und analysieren, um die Anzahl der für die einzelnen Räume gebuchten Besprechungen sowie die Zeiten für diese Besprechungen zu überprüfen. Bei aktivierter intelligenter Raumfreigabe stellt Alexa for Business außerdem Daten zu Raumanwesenheitsraten und dazu bereit, wie oft ein Raum über eine automatisch freigegebene Besprechung gebucht wurde.

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Mitarbeiterproduktivität

Mit Alexa for Business können Benutzer ihre eigenen Alexa-Geräte für die Arbeit im Büro, zu Hause oder unterwegs verwenden. Sie können diese Funktionen ohne Einbeziehung der IT verwenden. IT-Administratoren können Benutzer außerdem einladen, ihrem Alexa for Business-Konto beizutreten. Die Benutzer können dazu das Alexa for Business-Registrierungsportal verwenden. Nach der Registrierung können Sie ihnen private Skills zur Verfügung stellen. 

An Besprechungen teilnehmen – Alexa-Benutzer können an Besprechungen teilnehmen, indem sie ihre vorhandenen Alexa-Geräte oder die Alexa-App verwenden und "Alexa, nimm an meiner Besprechung teil" sagen. Alexa findet automatisch die nächste Besprechung und nimmt daran teil. In der Besprechungseinladung müssen eine Mausklick-Einwahlnummer, eine Besprechungs-ID und eine PIN (z. B. 206-555-0100,,1234,,123) angegeben werden.

Mögliche Sprachbefehle:

  • "Alexa, nimm an meiner Besprechung teil" 
  • "Alexa, beende die Besprechung" 
  • "Alexa, starte die Besprechung" 
  • "Alexa, lege auf"

Verwalten Ihres Kalenders – Sie können hinsichtlich Ihres beruflichen und privaten Kalenders auf dem aktuellen Stand bleiben, indem Sie Alexa fragen: "Alexa, was steht in meinem Kalender?" oder "Alexa, wann ist meine nächste Besprechung?". Alexa teilt Ihnen Ihre nächsten vier Termine mit und ermöglicht Ihnen das zeitliche Planen, Verschieben oder Stornieren dieser Termine.

Mögliche Sprachbefehle:

  • "Alexa, was steht in meinem Kalender?"
  • "Alexa, wann ist meine nächste Besprechung?"
  • "Alexa, was ist mein nächster Termin?"
  • "Alexa, plane eine Besprechung mit John"
  • "Alexa, verschiebe meine Besprechung", "Alexa, plane meine Besprechung neu"
  • "Alexa, storniere meine Besprechung"

Lesen von und Antworten auf E-Mails – Sie können mit Ihren E-Mails interagieren, indem Sie Folgendes sagen: "Alexa, lies meine E-Mails." Alexa kann Ihre beruflichen und privaten E-Mails lesen und ermöglicht Ihnen das Antworten, Kennzeichnen, Löschen, Archivieren sowie das Markieren als ungelesen.

Mögliche Sprachbefehle:

  • "Alexa, lies meine E-Mails"
  • Aktionen: "Antworten", "Nächste", "Als ungelesen markieren", "Kennzeichnen", "Löschen", "Archivieren"

Informieren von Besprechungsteilnehmern über eine Verzögerung – Sie können Besprechungsteilnehmer darüber informieren, dass Sie sich verspäten, indem Sie einfach sagen: "Alexa, ich verspäte mich". Alexa sendet eine kurze E-Mail an alle Besprechungsteilnehmer und informiert sie über die Verzögerung. Sie können auch angeben, um wie viele Minuten Sie sich voraussichtlich verspäten werden, indem Sie sagen: "Alexa, ich komme zu meiner nächsten Besprechung 10 Minuten zu spät." Vor dem Senden der E-Mail prüft Alexa, auf welche Besprechung Sie sich beziehen. Falls die Besprechung nur mit einer einzigen Person stattfindet und Sie sich um mehr als 10 Minuten verspäten werden, schlägt Ihnen Alexa vor, die Besprechung neu zu planen. Falls Alexa eine Konferenzbrücke in der Besprechungseinladung findet, wird Alexa Ihnen vorschlagen, über das Gerät an der Besprechung teilzunehmen.

Mögliche Sprachbefehle:

  • "Alexa, ich verspäte mich"
  • "Alexa, ich verspäte mich um 5 Minuten"
  • "Alexa, ich komme zu meiner nächsten Besprechung zu spät"

Erhalten arbeitsbezogener Aktualisierungen – Verbessern Sie die Planung Ihres Arbeitstags, indem Sie "Alexa, gib mir Informationen zu meinem Arbeitstag" sagen. Alexa stellt Ihnen eine Übersicht des Tages bereit und informiert Sie über bis zu drei wichtige Aktualisierungen in Ihrem Kalender, wie etwa bevorstehende, stornierte und nicht beantwortete Besprechungseinladungen, Besprechungskonflikte, fehlende Orte und fehlende Konferenzbrücken sowie Erinnerungen für den Tag. Falls zusätzliche Aktualisierungen vorhanden sind, stellt Alexa bis zu drei weitere Aktualisierungen bereit. Mithilfe der von Alexa bereitgestellten Informationen können sich Mitarbeiter schnell über die nächste vorzubereitende Besprechung, Besprechungen oder Erinnerungen, die sie zum Vermeiden von Konflikten neu planen müssen, neue Besprechungen, an denen sie ggf. teilnehmen sollten, Stornierungen in letzter Minute sowie Besprechungen, denen sie einen physischen oder virtuellen Ort hinzufügen müssen, informieren.

Mögliche Sprachbefehle:

  • "Alexa, gib mir Informationen zu meinem Arbeitstag"
  • "Alexa, welche Arbeitsaktualisierungen habe ich?" oder "Alexa, was sind meine Arbeitsanweisungen?"
  • "Alexa, bereite mich auf meinen Arbeitstag vor"

Verwaltung und Management

Mit Alexa for Business können Sie Ihre Geräte, Benutzer und Skills über die Alexa for Business-Konsole oder das Alexa for Business-Konsolen-API verwalten.

Bereitstellen von Alexa-Geräten

Um die Einrichtung gemeinsamer Geräte zu erleichtern, ermöglicht es Ihnen Alexa for Business entweder, bei Amazon.com registrierte, ausgewählte Echo-Geräte zu importieren, oder bietet Ihnen ein Tool zum Einrichten von Geräten, mit dem Sie mehrere Echo-Geräte mit Ihrem Unternehmens-WLAN (WPA2 Enterprise oder WPA2 Personal) und gleichzeitig mit Ihrem Alexa for Business-Konto verbinden können. Das Geräte-Einrichtungstool scannt nach Geräten, die sich im Einrichtungsmodus befinden, und registriert diese nach erfolgreicher Identifikation automatisch bei Ihrem Konto. Dank des Geräte-Einrichtungstools müssen Sie nicht jedes Gerät manuell suchen und einrichten.

Aktivieren des Zugriffs auf Ihren Unternehmenskalender

Mit Alexa for Business können Sie Ihren Unternehmenskalender mit Ihrem Alexa for Business-Konto verknüpfen. So kann Alexa Meeting-Informationen abrufen, um Meetings in Konferenzräumen zu starten, und registrierte Benutzer können Funktionen nutzen, die mit dem Kalender zusammenhängen. Sie können Office 365-, Microsoft Exchange- und Google G-Suite-Kalender verknüpfen. Sie können außerdem festlegen, dass Benutzer ein Sprachprofil anlegen müssen, mit dem sie Alexa auf ihre jeweilige Stimme trainieren können. Alexa reagiert dann nur auf registrierte Benutzer, wenn deren Stimme mit dem jeweiligen Sprachprofil übereinstimmt.

Verwalten gemeinsamer Geräte

Mit Alexa for Business können Sie gemeinsame Echo-Geräte über die Alexa for Business-Konsole oder das Konsolen-API verwalten. Sie können für jedes Gerät einen Standort festlegen, wie einen bestimmten Konferenzraum, öffentliche und private Skills zuweisen und das Gerät sicher, damit Benutzer keine Skills hinzufügen oder das Gerät auf ihrem eigenen Konto registrieren können.

Mit Alexa for Business können Sie Raumprofile erstellen, um Einstellungen wie die Gebäudeadresse, die Zeitzone und das Wachkommando festzulegen. Raumprofile sind mit den Standorten verbunden, an denen Sie Ihre Echo-Geräte positioniert haben. Die Einstellungen für diese Geräte werden über das Raumprofil festgelegt. Wenn Sie ein Raumprofil ändern, werden die Änderungen auf alle gemeinsamen Geräte übertragen, denen dieses Profil zugewiesen wurde.

Mit Alexa for Business können Sie Netzwerkprofile erstellen, mit denen freigegebene Echo-Geräte in Ihrem Unternehmensnetzwerk eingerichtet werden. Netzwerkprofile sind Geräten zugeordnet und bestehen aus Netzwerkkonfigurationseinstellungen wie SSID, Netzwerksicherheitstyp, Anmeldeinformationen und Beschreibung. Wenn Sie ein Netzwerkprofil ändern, werden die Änderungen auf alle gemeinsamen Geräte übertragen, denen dieses Profil zugewiesen wurde. Netzwerkprofile können auch für die Passwort- und Zertifikatsrotation (für WPA2 Enterprise WLAN-Netzwerke) verwendet werden. 

Verwalten von Kompetenzen

Alexa Skills sind sprachgesteuerte Funktionen, die die Funktionalität von Alexa verbessern. Mit Alexa for Business können Sie Ihren gemeinsamen Geräten öffenlichte Skills und benutzerdefinierte private Skills, die Ihr Unternehmen erstellt hat, zuweisen und private Skills Ihren registrierten Benutzern verfügbar machen. Mit Alexa for Business können Sie Skills-Gruppen erstellen, die Sie dann wiederum bestimmten gemeinsamen Geräten zuweisen können. Wenn Sie eine Skill-Gruppe ändern, werden die Änderungen auf alle Geräte angewandt, denen diese Skill-Gruppe zugewiesen wurde.

Konfigurieren von Konferenzräumen

Mit Alexa for Business können Sie Ihre Konferenzräume so konfigurieren, dass Alexa Ihre Meetings starten und Ihre Konferenzraumgeräte steuern kann. Mit Alexa for Business können Sie Ihren Unternehmenskalender verknüpfen, den Konferenzraumstandort für Ihre Alexa-Geräte festlegen und den Typ der Videogeräte in jedem Konferenzraum spezifizieren. Außerdem können Sie Ihre bevorzugten Einstellungen für die Meeting-Anwendungen und die Standard-Konferenzgesprächinformationen angeben. Alexa for Business kann automatisch die Einwahlinformationen in der Meetinganfrage abrufen, um sich in ein geplantes Meeting einzuwählen, und verbindet Ihre Konferenzraumgeräte. Mit den Alexa for Business-Geräte-APIs für Konferenzgeräte können Sie Ihre eigenen Skills erstellen, mit denen Alexa mit den Spezialgeräten umgehen oder bestimmte Aufgaben in Ihren Konferenzräumen durchführen kann.

Verwalten der Benutzerregistrierung

Mit Alexa for Business können Sie Benutzer in Ihrem Unternehmen einladen, ihre persönlichen Alexa-Konten mit Ihrem Alexa for Business-Konto zu verbinden. Über die Alexa for Business-Konsole können Sie die Benutzer eingeben, die Sie einladen möchten, und das System versendet automatisch eine E-Mail mit den Registrierungsanweisungen an die Benutzer. Nachdem sich Ihre Benutzer registriert haben, können Sie ihnen Ihre eigenen privaten Skills verfügbar machen. Sie können Benutzer aus einem Alexa for Business-Konto natürlich auch jederzeit wieder entfernen. Außerdem steht Ihnen eine API zur Verfügung, mit der Sie die Alexa for Business-Benutzeradministration in Ihre vorhandenen Unternehmensidentitäts- und -Zugriffsverwaltungssysteme integrieren können.

Löschen des Sprach- und Antwortverlaufs per API

Administratoren können den Verlauf von Sprachbefehlen und Antworten mithilfe der DeleteDeviceUsageData-APIs löschen. Außerdem können sie das Löschen mithilfe von AWS Lambda automatisieren. Weitere Informationen finden Sie in diesem Blog.

Aktivieren oder Deaktivieren von Sprachaufnahmeprüfungen

Mit Alexa for Business können Administratoren nun auf Raumprofilebene festlegen, ob Sprachaufzeichnungen von Geräten, die sie verwalten, manuell geprüft und zur Verbesserung unserer Services verwendet werden. Mit einer neuen Einstellung, der Datennutzungsrichtlinie, die Sie im Raumprofil finden, können Kunden die manuelle Überprüfung von Sprachaufzeichnungen, die zur Verbesserung der Services von Amazon verwendet werden, durch Alexa for Business entweder zulassen (Standard) oder verbieten. Standardmäßig wird nur ein kleiner Teil dieser Aufzeichnungen zur Verbesserung dieser Algorithmen manuell ausgewertet. In unserer Dokumentation finden Sie weitere Informationen über diese Funktion und die Erstellung und Verwaltung von Raumprofilen in Alexa for Business.

Entwickler

Erstellen privater Skills

Mit dem Alexa Skills Kit können Sie Ihre eigenen Skills erstellen. Mit Alexa for Business können Sie diese für die gemeinsamen Geräte und registrierten Benutzer in Ihrem Alexa for Business-Konto verfügbar machen, ohne sie im öffentlich zugänglichen Alexa Skills Store veröffentlichen zu müssen. Weitere Informationen zum Erstellen von Skills finden Sie unter Alexa Private Skills.

Zugreifen auf Alexa for Business-APIs

Alexa for Business stellt zusätzliche APIs bereit, mit denen Sie Ihre Skills mit Kontext füllen und administrative Aufgaben automatisieren können. Die Resolve Room-API bietet Gerätestandortinformationen, mit denen Alexa zusätzlichen Kontext erhält und die Sprachinteraktionen für den Benutzer verbessert werden können. Alexa for Business ermöglicht Ihnen die Entwicklung von Skills zur Steuerung von Videokonferenzanlagen und In-Room-Systemen. Mit der im AWS SDK/CLI enthaltenen Alexa for Business API können Sie Verwaltungsaufgaben automatisieren, Geräte verwalten und Alexa for Business mit Ihren bestehenden Management-Tools integrieren. Weitere Informationen über die Alexa for Business-APIs finden Sie im API-Referenzleitfaden.

Integration von AVS-Geräten mit Alexa for Business

Alexa for Business ermöglicht es Geräteherstellern über die Alexa for Business-Konsole, Alexa Voice Service (AVS)-Geräte als freigegebene Geräte zu registrieren und verwalten. Um mehr darüber zu erfahren, wie Gerätehersteller neue AVS-Geräte mit Alexa for Business entwickeln oder bestehende AVS-Geräte Mit Alexa for Business ausstatten können, besuchen Sie die WebseiteBuild with Alexa for Business. Besuchen Sie für erste Schritte mit AVS die Webseite für das AVS-Geräte-SDK.

Versenden von Ankündigungen

Sie können Alexa-Ankündigungen an einen oder mehrere Konferenzräume in Ihrer Alexa for Business-Organisation senden. Alexa wird proaktiv aktiviert und kommuniziert die Ankündigung, die Sie eingeben, in den von Ihnen ausgewählten Konferenzräumen. Sie können Ihre Ankündigung in der Alexa for Business Console erstellen oder mithilfe der SendAnnoucement API. Die API ermöglicht es Entwicklern, von jeder App aus auf von Alexa for Business verwalteten Endpunkten Text- oder Audio-Ankündigungen auszulösen. Informationen zum Testen von Ankündigungen mithilfe der Konsole finden Sie in unserem Admin-Leitfaden.

Weitere Informationen zu den Preisen von Alexa for Business

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