iTom verlangt die Zustimmung des Kunden, bevor es seinen Mitarbeitern Zugang zu den Kundeninformationen auf der FGO-Plattform gewährt. Wenn dieser Zugang gewährt wird, dient er in der Regel dem Support oder einer anderen kundenorientierten Funktion. Um diese Funktionalität bereitzustellen, musste iTom Sicherheitskontrollen einrichten. „In unseren Nutzungsbedingungen ist festgelegt, dass unsere Kunden Eigentümer ihrer Daten sind“, so Valeriu Filip, Chief Executive Officer (CEO) bei iTom. „Unsere Support- und Unterstützungsservices dürfen individuelle Kundendaten nur dann überprüfen, wenn unsere Kunden uns darum bitten.“

Das rumänische Unternehmen versuchte zunächst, die Anmeldeinformationen seiner Kunden selbst zu verwalten, was sich jedoch als zu zeitaufwändig und komplex erwies. „Wir wollten die neuesten Cloud-Technologien nutzen, um unsere Verwaltungsaufgaben zu vereinfachen und Bedenken hinsichtlich Datenlecks und Datenverlusten auszuräumen“, so Filip. „Wir mussten die Daten unserer Kunden mit dem höchstmöglichen Maß an Vertrauen schützen, und das haben wir mit AWS erreicht.“

iTom verwendet AWS Secrets Manager, das zum Schutz der Geheimnisse beiträgt, die für den Zugriff auf Anwendungen, Services und IT-Ressourcen benötigt werden, um die Anmeldeinformation seiner Mitarbeiter zu schützen. Durch den Einsatz von AWS Secrets Manager in Kombination mit getrennten IAM-Rollen und Single Sign-On (SSO)-Services stellt iTom die Rückverfolgbarkeit sicher und verhindert den unbefugten Zugriff auf Kundendaten. „Die Anmeldeinformationen unserer Kunden sind für die Mitarbeiter von iTom unzugänglich“, so Filip. „Dies hilft uns beim Einhalten unserer Nutzungsbedingungen und Datenschutzbestimmungen.“

Mit AWS kann iTom die Vorteile von Zugriffsüberwachungs- und Prüffunktionen nutzen, die auch das Vertrauen der Kunden erhöhen. „Unsere Kunden sagen uns, dass sie sich besser aufgehoben fühlen, wenn sie wissen, dass wir unser Produkt auf AWS aufgebaut haben“, so Filip. „Wir können aus 80 verschiedenen Sicherheitszugriffskontrollen wählen, und die FGO-Plattform kann im Zusammenspiel mit den AWS-Funktionen erweiterte Protokolle führen, wenn eine Aktion an den Daten durchgeführt wird. Unsere Kunden wissen stets, welcher Benutzer seine Daten geändert hat und wann.“

iTom hat die Produktivität seiner IT-Mitarbeiter durch die Überarbeitung der internen Entwicklungsprozesse gesteigert. Vor der Nutzung von AWS entwickelte und testete das IT-Team die Updates auf einem lokalen Server und veröffentlichte sie alle paar Wochen. Jetzt verwenden die iTom-Entwickler einen automatisierten Build- und Bereitstellungsprozess auf GitHub mit AWS. Sie können gleichzeitig an bis zu 10 Funktionen oder Fehlerkorrekturen arbeiten und so die Häufigkeit und Geschwindigkeit der Übertragung von sicheren Updates in die Produktion erhöhen.

Dieser kontinuierliche Entwicklungs- und Testprozess bietet die beste Erfahrung für seine Kunden, da die Plattform immer auf dem neuesten Stand ist und die neuesten Funktionen bietet. „Wir können jetzt eine neue Infrastruktur aufbauen und die neuen Software-Updates automatisiert entwickeln und testen“, so Filip. „Dadurch können wir unseren Kunden mehr Funktionen auf sichere und getestete Weise zur Verfügung stellen, und das in einem sehr hohen Tempo, jeden Tag von Montag bis Donnerstag, mit etwa 10 neuen Funktionen pro Woche. In einem Jahr veröffentlichen wir mindestens 400 neue Funktionen, was für eine Unternehmensmanagement-Plattform wirklich enorm ist.“

Mit der wachsenden Beliebtheit seiner FGO-Plattform möchte iTom sicherstellen, dass der Anmeldevorgang so nahtlos und schnell wie möglich abläuft und dass die Kunden raschen Zugriff auf häufig genutzte Ressourcen haben. Um bei diesen Aufgaben zu helfen, verwendet das Unternehmen Amazon ElastiCache für Redis, einen In-Memory-Datenspeicher, der eine Latenzzeit von weniger als einer Millisekunde bietet, um Echtzeitanwendungen im Internet zu betreiben.

iTom kann jetzt Aufgaben wie die Vergabe von Rechnungsnummern automatisieren, wenn mehrere Benutzer gleichzeitig Rechnungen erstellen, ohne dass die Datenbank wiederholt abgefragt werden muss. Das bedeutet, dass FGO Rechnungen in wenigen Sekunden ausstellen kann und eine 98-prozentige SLA-Garantie für die Ausführung von API-Aufrufen für die meisten Vorgänge innerhalb von 1 bis 5 Sekunden bietet.

iTom möchte kleinen Unternehmen bei der Automatisierung aller Aspekte ihrer betrieblichen Abläufe helfen, einschließlich der Rechnungsstellung, des Abgleichs von Zahlungs- und Inkassoprozessen und der Sicherheit zum Schutz sensibler Kundendaten. Vor dem Einsatz von FGO druckten viele Unternehmen Rechnungen und Quittungen aus und gaben sie als unverschlüsselte E-Mail-Anhänge weiter, wodurch private Informationen dem Risiko von Diebstahl oder Verlust ausgesetzt waren. Ähnliche Szenarien gab es bei Bankkontoauszügen, die im pdf- oder csv-Format heruntergeladen und vom Geschäftsinhaber per E-Mail an den Buchhalter geschickt wurden, wodurch die in den Transaktionsdetails enthaltenen Finanzinformationen kompromittiert wurden. All diese Informationen werden nun von FGO automatisch von den Banken ausgelesen und sicher an die Buchhalter gesendet, ohne dass diese sich Sorgen um den Datenschutz machen müssen, oder sie können nun von FGO über PSD2 ausgelesen werden.

FGO verwendet Amazon Simple Storage Service (Amazon S3) und Amazon Simple Email Service (Amazon SES), die es iTom-Kunden ermöglichen, vertrauliche Dokumente einfach zu versenden und den Zugriff darauf zu kontrollieren. „Amazon SES speichert alle wichtigen Dokumente an einem sicheren Ort in FGO, auf den nur der Buchhalter des Kunden Zugriff hat“, so Filip.

Da FGO immer mehr Kunden aufnimmt, kann iTom seine Ressourcen problemlos hochskalieren, um der steigenden Nachfrage gerecht zu werden, die auch einen Anstieg des Datenverkehrs um das 100-Fache in Stoßzeiten umfasst. Der Aufbau von FGO auf Amazon Elastic Compute Cloud (Amazon EC2) bietet sichere und flexible Rechenkapazität für die Workloads des Unternehmens. Amazon RDS für SQL Server erleichtert iTom den weiteren Ausbau seines Kundenstamms.

Für die Zukunft ist eine Migration auf Amazon Aurora geplant, das für hohe Leistung und Verfügbarkeit auf globaler Ebene ausgelegt ist. „Unsere Ambitionen werden nicht länger von unserer Infrastruktur ausgebremst“, so Filip. „Wir haben die Möglichkeit, in großen Dimensionen zu denken und neue Kunden und Funktionen hinzuzufügen, und wissen gleichzeitig, dass unsere Kundendaten stets sicher sind.“