Was ist EDI?

Was ist elektronischer Datenaustausch?

Elektronischer Datenaustausch (EDI) ist der automatisierte Austausch von Geschäftsdokumenten zwischen Organisationen. Die täglichen Unternehmensworkflows erfordern den Austausch von Dokumenten wie Rechnungen, Bestellungen und Versandformularen. Herkömmlich werden Dokumente in Papierform oder E-Mails mit Anhängen zwischen Unternehmensvertretern ausgetauscht, die dann die Dokumentendaten manuell verarbeiten und in ihren Unternehmensdatensystemen ausfüllen. Die EDI-Technologie automatisiert diese Workflows, sodass digitale Systeme Dokumente über Unternehmensgrenzen hinweg ohne menschlichen Eingriff austauschen und verarbeiten können. Unternehmen können IT-Systeme mit anderen in ihrem B2B-Netzwerk verbinden, um Zeit zu sparen und Fehler bei der manuellen Verarbeitung zu vermeiden.

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Was sind die Vorteile des elektronischen Datenaustauschs?

EDI bietet Unternehmen die folgenden Vorteile.

Zeit sparen

Die Rechnungsstellung, die Bearbeitung von Bestellungen und die Dateneingabe sind in einer Nicht-EDI-Umgebung zeitaufwändig. Mit EDI können Sie Low-Code-Umgebungen verwenden, um gängige Schritte zur Dateiverarbeitung und -freigabe auf einfache Weise zu automatisieren und so Zeit und Mühe zu sparen.

EDI beseitigt auch die Verzögerungen, die mit papierbasierten Kommunikationsmethoden verbunden sind. Es ermöglicht die sofortige Lieferung und den Austausch von Geschäftsdokumenten. Die sofortige Übertragung von elektronischen Dokumenten ermöglicht schnellere Reaktionszeiten und schnellere Entscheidungsfindung.

Fehler reduzieren

Aufgrund der automatischen Verarbeitung von EDI können Sie Fehler bei der manuellen Dateneingabe vermeiden. EDI kann auch bei der Erkennung von Fehlern und Datenanomalien in Dokumenten helfen. Eine höhere Genauigkeitsrate in Dokumenten trägt mit dieser Methode weiter zur Effizienz der Datenverarbeitung bei.

Höhere Sicherheit

Mit EDI können Sie den Benutzerzugriff und die Authentifizierung besser kontrollieren. EDI verwendet eine Kombination aus Authentifizierung und Verschlüsselung, um zu kontrollieren, wer auf bestimmte Dateien zugreifen kann. Das elektronische System ist viel sicherer als herkömmliche Methoden, bei denen Papier an erster Stelle steht.

Konnektivität verbessern

Sie können cloudnative Dateiübertragungsdienste verwenden, um große Datenmengen schnell und einfach mit Geschäftspartnern, Benutzern und Anbietern zu teilen. EDI-Transaktionen lassen sich problemlos in Ihre Geschäftsprozesse integrieren und die Konnektivität in Ihrem Unternehmen verbessern.

Wie funktioniert der elektronische Datenaustausch?

EDI funktioniert hauptsächlich mit zwei Übertragungsarten:

Eine Punkt-zu-Punkt- oder direkte EDI-Verbindung verbindet zwei Geschäftssysteme mit sicheren Protokollen.
Das Value-Added Network (VAN) -Verfahren verwendet ein Drittanbieter-Netzwerk, das den Datenübertragungsprozess überwacht

EDI-Software verwendet üblicherweise ein Postfach-Paradigma, um den Dokumentenaustausch und die Stapelverarbeitung zu erleichtern. Sichere Internetprotokolle wie Simple Object Access Protocol (SOAP), Secure File Transfer Protocol (SFTP) und HTTPS-basierte Protokolle wie AS2 werden zur Übertragung von EDI-Dokumenten verwendet. Darüber hinaus gewährleisten Kommunikationsstandards, die von verschiedenen Organisationen – wie dem Accredited Standards Committee X12, Peppoi und ODETTE – reguliert werden, ein grundlegendes Maß an Datenverwaltung und ermöglichen eine hohe Datenqualität bei EDI-Transaktionen.

EDI-Software kann auch zwei oder mehr Datensegmente kombinieren, um dem Dokument mehr Kontext zu bieten. EDI kann beispielsweise die Datenelemente ITEMQUANTITY und ITEMDESCRIPTION in ORDERLINE kombinieren, um die Artikel und Mengen in einer Bestellung umfassend zu beschreiben. Datenkombinationen bieten einen umfassenderen Kontext und optimieren die Struktur von EDI-Dokumenten.

Die folgende Abbildung zeigt ein Beispiel für EDI zwischen zwei Organisationen: einem Anbieter und einem Zahler.

Was erfordert die Implementierung des elektronischen Datenaustauschs?

Im Folgenden sind die drei wichtigsten Schritte zur Implementierung von EDI für die Verarbeitung von Geschäftsdokumenten aufgeführt.

Infrastruktur einrichten

Im ersten Schritt muss ein Unternehmen alle EDI-Hardware- und Softwarekomponenten erwerben und einrichten. Diese Aspekte verwalten die Übertragung, Integration, Übersetzung und Pfadzuordnung für EDI-Dokumente. Die EDI-Software stellt sicher, dass alle Geschäftsdokumente in das richtige Format konvertiert werden. Zu den gängigen Softwarekomponenten gehören:

EDI-Zuordnungssoftware, die Felder in einer Datei, wie Namen und Adressen, aufnimmt und sie dann in standardisierte Dokumente überträgt
Software zum Umhüllen und Entkuppeln von Stapeln für Sender und Empfänger zum Empfangen, Verpacken und Entpacken von Transaktionen
Nachrichtenrouting-Software, um Nachrichten zu senden, sie an die richtigen Empfängeradressen zuzustellen und sicherzustellen, dass die Nachricht ein kompatibles Format für die Zieladresse hat

In der Regel umfasst dieser Schritt auch die Einrichtung und Verbindung zu VANs, die zuverlässige und sichere Übertragungswege bieten. Wenn Sie EDI intern verwalten möchten, müssen Sie sicherstellen, dass Sie über die erforderliche Hardware wie Netzwerkgeräte, Speicher und Server verfügen.

Verbindungen aufbauen

Nachdem Sie die technologischen Grundlagen für Ihr EDI-System gelegt haben, müssen Sie eine Verbindung zu Geschäftspartnern herstellen. Da Sie Dokumente mit diesen Handelspartnern verarbeiten und austauschen, müssen Sie EDI-Standards implementieren, die eine sichere Verbindung ermöglichen.

Verschiedene Branchen und Regionen können jeweils ein eigenes EDI-Standardformat bevorzugen. Sie können Ihr EDI-System so konfigurieren, dass es dieselben Standards wie Ihre Handelspartner verwendet, was den Austausch von EDI-Dokumenten erleichtert. Die Konfiguration umfasst auch die Einrichtung der VPNs, Firewalls oder AS2-Verbindungen, die Sie benötigen, um einen sicheren Datenübertragungspfad zu gewährleisten.

Standards einhalten

Ihr EDI-System muss den von Ihrer Branche geforderten Datenschutzbestimmungen und -standards entsprechen. Wenn die von Ihnen verwendeten Standards aktualisiert werden, müssen Sie Ihr System anpassen, um die Konformität zu gewährleisten. Auch wenn Ihre Handelspartner beschließen, die von ihnen befolgten Standards zu ändern, sollten Sie sich ihrer neuen Spezifikationen bewusst sein und in der Lage sein, sie zu berücksichtigen.

Was sind die Herausforderungen von Lösungen für den elektronischen Datenaustausch?

Unternehmen, die eine EDI-Lösung implementieren möchten, stehen möglicherweise vor den folgenden häufigen Herausforderungen.

Kosten für die Umsetzung

Die Verwendung von EDI in Ihren Geschäftsprozessen erfordert eine erhebliche Anfangsinvestition. Sie müssen in Hardware, Software und Systeme investieren, die den regulatorischen Standards entsprechen. Wenn Sie einen externen EDI-Netzwerkanbieter verwenden, müssen Sie auch für diese Dienste bezahlen. Um den Erfolg der EDI-Integration sicherzustellen, müssen Sie Ihre Mitarbeiter in Bezug auf EDI-Prozesse, -Ansätze, -Standards und -Software schulen. Kontinuierliche Schulungen sind auch mit Kosten verbunden und erfordern, dass Unternehmen zugängliche Schulungsressourcen bereitstellen.

Zuordnung von Dokumenten

Eine weitere Herausforderung besteht darin, das EDI-Format effektiv vorhandenen Dokumenten zuzuordnen. Wenn Sie derzeit mehrere Systeme verwenden, müssen Sie Ihr Datenmapping ausgiebig testen, um die Genauigkeit sicherzustellen. Der Prozess kann zeitaufwändig und komplex sein, wenn Sie nicht über das Fachwissen verfügen, um ihn zu überwachen.

Herausforderungen bei der Skalierung

Sobald Ihre EDI-Lösungen in Betrieb sind, fällt es Ihnen möglicherweise schwer, Ihr System für alle Logistikpartner und Anbieter zu skalieren. Beispielsweise können Bestellungen je nach Geschäftspartner unterschiedliche Geschäftsregeln, Datenelemente und Dokumentfelder haben. Um Ihr EDI-System zu skalieren, müssen Sie sich an die unterschiedlichen EDI-Bereitschaftsgrade der verschiedenen Anbieter anpassen.

Laufende Überwachung

Ungenaue, unvollständige oder inkonsistente Informationen behindern EDI-Lösungen. Sie müssen EDI-Systeme und aktuelle Sicherheitsstandards kontinuierlich überwachen, um mögliche Störungen, eine Verringerung der Datenqualität oder Verstöße gegen die Vorschriften zu verhindern. Um neu auftretende Compliance-Probleme zu vermeiden, müssen Sie Ressourcen für regelmäßige Audits, Sicherheitsbewertungen und Leistungsüberprüfungen bereitstellen.

Wie kann AWS Ihre Anforderungen an den elektronischen Datenaustausch erfüllen?

Amazon Web Services (AWS) bietet die AWS Transfer Family an, mit der Sie Daten mit sicheren, einfachen und skalierbaren Dateiübertragungen einfach teilen und verwalten können. Mit Transfer Family können Sie:

Dateiübertragungen verwalten und Ihre Übertragungsabläufe in wenigen Stunden modernisieren,
Informationen in Amazon Elastic File System (Amazon EFS) oder Amazon Simple Storage Service (Amazon S3) speichern und automatisierte, ereignisgesteuerte Aufgaben mit einem Low-Code-Service auslösen,
die Sicherheitsanforderungen mit Datenverschlüsselung, VPC, FIPS-Endpunkten und PGP erfüllen,
Tausende von gleichzeitigen Benutzern unterstützen, um Ihre B2B-Dateiübertragungen schnell zu skalieren.

Sie können Transfer Family verwenden, um Ihr EDI-Dokumentensystem in einen leistungsstarken und modernen Dateiübertragungsworkflow umzuwandeln.

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