UniCosta agiliza trámites de educación, financieros y administrativos a través de AWS

La Universidad de la Costa es una de las universidades más importantes de Barranquilla, Colombia, y tiene el propósito de funcionar magistralmente tanto a nivel académico, como en la respuesta tecnológica a estudiantes y personal administrativo. A través de AWS mejoraron la escalabilidad de su plataforma y llevaron a la nube varios procesos de educación, administrativos y financieros, con lo cual beneficiaron a los tiempos de gestión en el trabajo de sus colaboradores y la oferta de un mejor servicio a los estudiantes.

Uno de los principales desafíos que tenía la institución era garantizar la disponibilidad de su plataforma, para que de este modo todos los estudiantes pudieran conectarse a ella a cualquier hora, incluso en horarios donde la demanda se incrementa de manera importante.

Por otro lado, en la región Caribe, los cortes de electricidad son constantes. Este factor imposibilitaba que mantener un respaldo de la información, especialmente la administrativa. Lo relativo a los servicios financieros también presentaba dificultades, ya que para el personal cada corte de luz les implicaba reiniciar los servidores y revisar la información. Por lo anterior, era necesario buscar un sitio donde ésta pudiera estar segura y a la mano, y la nube fue la opción más idónea.

La universidad ya trabajaba con infraestructura propia, con un solo servidor. Incluso, ya contaban con un sistema SAP para los trámites relacionados a la nómina. Sin embargo, con los cortes de electricidad y la demanda de conexión, les provocaba una pérdida en la capacidad de respuesta de los equipos. Además, al ser un solo equipo y tener un tiempo significativo en funcionamiento, la infraestructura con la que contaban comenzó a deteriorarse y exigía una inversión para su renovación.

“El desafío era garantizar la disponibilidad y escalabilidad de la plataforma, para el cumplimiento de las funciones misionales de la institución: la docencia, la investigación y la extensión. También un medio que nos permitiera tener en resguardo y disponible el sistema financiero y de nómina de la universidad. Necesitábamos tener servicios en la nube, que fueran un respaldo para poder cumplir esa meta, y que además, permitieran que diversos procesos administrativos que los estudiantes llevaban a cabo de forma presencial, pudieran llevarse a cabo de manera online”, explicó Lilibeth Navarro, directora de Tecnología de UniCosta.
 

Navarro explica que la decisión fue por la necesidad imperante de solucionar la inestabilidad del sistema que estaban presentando, y que AWS le resolvió tan solo en un par de días. Dentro de la planeación que realizaron en 2019, estaba el objetivo de mejorar la plataforma de atención a los estudiantes, con el objetivo de que tuvieran más y mejores servicios, y que facilitara los trámites que realizaban presencialmente en la universidad. Necesitaban garantizar el servicio de dicha plataforma y la opción era subir todo a la nube.

“La Rectoría y la Vicerrectoría Administrativa ya visualizaban que era necesario hacer cambios y aliarnos con partners que nos ayudaran a perfeccionar lo que ya estábamos haciendo. Un día tuvimos una caída de la plataforma que podía perjudicar a los estudiantes, y AWS nos explicó que era algo que se podía resolver muy rápidamente con su tecnología, y aceptamos comenzar a trabajar con ellos”, explica la directora de Tecnología.

El 7 de marzo de 2020 se evaluaba la posibilidad de trabajar con AWS; para el 10 de marzo ya se había hecho la migración de su propia infraestructura a dicha plataforma. Hace cinco años la universidad no contaba con información en la nube; actualmente se tienen varios servicios en la plataforma de AWS, como todo lo referente a servicios estudiantiles, sistemas administrativos, entre otros.

“Desde el primer momento, el servicio que ofrece AWS fue lo más importante. La migración se realizó rápidamente y sin tener interferencias en la conexión, gracias al equipo de Amazon. Siempre hay alguien que resuelve nuestras necesidades y dudas, que está al lado tuyo, guiándote en el proceso. Eso es algo que tiene mucho valor”, detalla la ejecutiva, quien asegura que AWS es una de las plataformas más robustas de servicios de computación en la nube: “el contacto directo de la empresa hacia nosotros como cliente, nos genera seguridad y confianza”.

Entre los servicios de AWS que usa UniCosta, se encuentran los siguientes: Amazon Virtual Private Cloud (Amazon VPC), AWS Server Migration Service (AWS SMS), Amazon Elastic Compute Cloud (Amazon EC2), Amazon Relational Database Service (Amazon RDS), Amazon Simple Storage Service (Amazon S3), Amazon Aurora y AWS Backup.
 

Gracias a la migración a la plataforma de AWS, hoy la Universidad de la Costa puede garantizar la disponibilidad de los servicios online a estudiantes de manera remota y en el sitio, 24 horas al día, los siete días de la semana. Hay total disponibilidad del sistema ERP y lo asociado a él, lo cual, además, ha permitido optimizar los tiempos de las cargas de trabajo de los colaboradores. Hoy el sistema tiene una mayor escalabilidad y resiliencia.

“Sabemos que siempre hay oportunidades de mejora, pero hoy, podemos decir que el estudiante está satisfecho con la plataforma, porque puede entrar en cualquier momento y realizar trámites a través de esta, sin tener que acudir físicamente a la Universidad. Por otro lado, hemos logrado que los sistemas financieros trabajen de manera óptima, dando tranquilidad a la administración de la universidad, pues sabe que aunque haya un corte de luz el día 29 o 30, la nómina se podrá pagar sin problemas”, asegura Lilibeth.

Con la migración de su infraestructura a la nube, hoy la institución está cumpliendo parte de sus objetivos, planteados desde 2019: están logrando la felicidad sostenible, que es uno de sus pilares.

“Gracias al sistema EMMA, que vive en AWS y que fue desarrollado por estudiantes de la universidad, se redujeron en un 70% los procesos administrativos que antes hacían de forma presencial y hoy los realizan de manera online. Esto es parte de la política ‘A un click de distancia’, con la cual se tiene el compromiso de responder rápida y eficazmente a las necesidades de los estudiantes”, detalla la directora de Tecnología de UniCosta.

Es importante destacar que, EMMA es resultado del desarrollo de estudiantes de la institución y que ha sido un trabajo en conjunto con la Rectoría y la Vicerrectoría administrativa, que han orientado todos los esfuerzos para cumplir con el plan de la universidad. EMMA vive en AWS para garantizar la rapidez con que debe responder a los estudiantes.

Actualmente, al trasladar estos procesos en la nube, se garantiza que toda la información está resguardada y que una plataforma como SAP podrá cumplir sus fines con éxito. “SAP cubre toda la parte financiera y de nómina; a través de éste se pueden realizar pagos en línea y también se paga la nómina de los más de 1,200 empleados que colaboran en la universidad. Ya no hay problemas con estos y el rendimiento del sistema ha mejorado considerablemente”, explica Navarro.

Hoy, los servicios ofrecidos se ajustan a las nececesidades requeridas por la institución para el cumplimiento de sus políticas tecnológicas del proyecto educativo institucional, tales como: pertinencia técnica y funcional, disponibilidad y accesibilidad, y seguridad de la información.
 

Dentro de lo que se planea realizar en el corto plazo está la idea de fomentar la formación en la tecnologías asociadas a AWS, para fortalecer las habilidades y competitividad de estudiantes y colaboradores de la institución. Así mismo, se analizarán la soluciones de escritorio remoto para cargas de trabajo de software especializado que utilizan los estudiantes.

Con una universidad que está 100% de forma presencial, después de dos años de pandemia, UniCosta planea seguir trabajando con AWS, ya que la robustez de Amazon les garantiza la capacidad y funcionalidad de las plataformas y su respuesta.

Para 2023 esperan sumar más servicios, para que los estudiantes cada vez se sientan más satisfechos con lo que se les ofrece. Por ejemplo, se espera que para ese año, el total de los servicios que se hacían en la oficina de forma presencial ya estén en línea en la plataforma.