Usuarios

Administración y almacenamiento de contenido

Almacenar contenido en Amazon WorkDocs

Puede almacenar prácticamente cualquier tipo de archivo en Amazon WorkDocs. De forma predeterminada, cada cuenta individual de usuario de Amazon WorkDocs dispone de 1 TB de capacidad de almacenamiento. Los administradores pueden definir límites de almacenamiento para cada usuario y también adquirir almacenamiento adicional para los usuarios a medida que sea necesario. No existe un límite en cuanto a la cantidad de datos o de documentos adicionales que se pueden almacenar.


Controlar archivos

Amazon WorkDocs le permite controlar quién puede acceder, comentar y descargar o imprimir sus archivos. Puede bloquear archivos para que no se puedan realizar cambios y asegurarse de que las ediciones no sean sobrescritas por otros colaboradores; así se elimina la necesidad de coordinar los cambios. También puede desactivar los comentarios cuando haya completado un archivo.
 

Búsqueda

Buscar fácilmente con Amazon WorkDocs Smart Search

Amazon WorkDocs Smart Search acelera las búsquedas de contenido para que pueda dedicar más tiempo a crear, editar y compartir archivos con sus colegas. Le permite realizar búsquedas en el contenido de los documentos, los comentarios y las etiquetas, además de los nombres de archivos y carpetas. Puede restringir más aún la búsqueda por ubicación del contenido, fecha y hora de la última actualización y tipos de archivos específicos. Los resultados se mostrarán como una lista ordenada, con las carpetas enumeradas antes de los archivos.

 

Uso compartido

Compartir un enlace

Puede compartir archivos con cualquier persona mediante un enlace que se pueda compartir, invitar a cualquier usuario interno para que realice contribuciones y solicitar comentarios. Cuando cree un enlace, podrá decidir si será público o si estará restringido a determinados usuarios. Puede establecer una fecha de caducidad y una contraseña para el enlace.

Invitar a usuarios internos y externos

Con Amazon WorkDocs, puede invitar a otros usuarios a ver, contribuir o ser copropietarios de sus archivos ingresando nombres de usuarios, nombres de grupos y direcciones de correo electrónico. También puede solicitar comentarios específicos mediante un mensaje personal y definir una fecha límite. Para compartir contenido externamente, puede invitar a un usuario externo a crear una cuenta de invitado la primera vez que inicie sesión en Amazon WorkDocs.

Compartir archivos con un solo clic

Los usuarios de Amazon WorkDocs pueden compartir archivos directamente desde el explorador de archivos de Windows en sus equipos Windows con un solo clic mediante Amazon WorkDocs Companion. Para usar esta función, debe instalar la aplicación de Amazon WorkDocs Companion en su PC de Microsoft Windows. Puede cargar archivos en su sitio de Amazon WorkDocs y compartirlos con un enlace que se copia automáticamente en su portapapeles.

 

Edición

Editar en Microsoft Office

Puede editar documentos directamente en Microsoft Office con Amazon WorkDocs Companion. Amazon WorkDocs Companion es una aplicación que le permite editar archivos de Microsoft Office, .pdf y .txt desde tu navegador. Puede guardar los cambios como una nueva versión en su sitio de Amazon WorkDocs. Con Amazon WorkDocs Companion, ya no necesita descargar, guardar y cargar archivos manualmente cuando accede a Amazon WorkDocs desde su navegador.

Abrir con Microsoft Office Online

Amazon WorkDocs también le permite abrir y editar archivos de Microsoft Office directamente desde su navegador usando la función Open with Office Online (Abrir con Office Online). Puede revisar los comentarios, editar y realizar cambios en los archivos de Microsoft Office sin cambiar de aplicación.

Hancom ThinkFree Office Online

Amazon WorkDocs le permite crear archivos de Microsoft Office en tiempo real desde su navegador con la edición colaborativa desarrollada por Hancom Thinkfree Office Online. Puede crear nuevos documentos, hojas de cálculo y presentaciones sin salir de su navegador.

 

Comentarios

Comentarios

Con Amazon WorkDocs, puede agregar comentarios privados, dar formato al texto de los comentarios, resolver comentarios y responder a los que se encuentran en una conversación en cadena. Cuando realice comentarios en Amazon WorkDocs, puede añadir aquellos que son generales o específicos de secciones de un archivo.

Notificaciones

Puede notificar a alguien sobre su comentario etiquetándolo con @nombre_usuario. También puede desactivar las notificaciones por email de los archivos.

Solicitar comentarios

Al compartir un documento, puede asignar a sus colegas una tarea que luego aparecerá en la pestaña "Tasks" (Tareas) en la parte superior derecha de la interfaz de usuario de Amazon WorkDocs.

 

Amazon WorkDocs Drive

Amazon WorkDocs Drive es una aplicación de escritorio que combina la facilidad de trabajar con el Explorador de archivos de Windows y Finder de Mac con la posibilidad de escalado de Amazon WorkDocs. Con Amazon WorkDocs Drive, todos sus archivos están disponibles bajo demanda desde su dispositivo sin consumir valioso espacio en disco en su PC o Mac. Puede usar Amazon WorkDocs Drive como su la unidad principal del usuario y no necesita utilizar recursos compartidos de red para almacenar su contenido.

Todos los cambios que implemente en el contenido accesible mediante Amazon WorkDocs Drive se sincronizan automáticamente con su sitio de Amazon WorkDocs. También estará disponible el acceso desde cualquier otro dispositivo a través de las aplicaciones de Amazon WorkDocs.

Amazon WorkDocs Drive se encuentra disponible para equipos con Microsoft Windows, Amazon WorkSpaces y macOS versión 10.11 y posteriores.

 

Tareas

Con las Tareas de Amazon WorkDocs, puede revisar los elementos de la acción que están pendientes, asignados y resueltos en un lugar. Los tipos de tareas que puede usar incluyen el envío de contenido para revisión, solicitar acceso a un archivo, transferir la propiedad de un archivo o solicitar una acción desde su administrador del sitio. Con la función Tasks (Tareas), usted y sus equipos pueden colaborar de forma más eficiente al destacar los elementos de la acción del día. 

 

Fuente de actividades

Amazon WorkDocs Activity Feed lo ayuda a realizar un seguimiento de los compromisos relacionados con su contenido creado por otros usuarios en su sitio de Amazon WorkDocs. Puede buscar acciones por archivo, carpeta o nombre de usuario en tiempo real También puedes usar múltiples opciones para filtrar los resultados.

 

Control de versiones sin límite

Puede realizar fácilmente un seguimiento de las versiones anteriores en Amazon WorkDocs con versiones ilimitadas. Se crea una nueva versión de un archivo cada vez que lo guarda. Con Amazon WorkDocs, todos los comentarios se asocian con una versión específica del archivo, por lo que puede consultar fácilmente los comentarios en iteraciones anteriores.

 

Sincronización

Con Amazon WorkDocs Sync Client, puede crear una carpeta en su escritorio para mantenerlo sincronizado con su contenido en la nube. Cualquier archivo que añada a dicha carpeta se cargará automáticamente a su sitio de Amazon WorkDocs mediante una conexión cifrada y permanecerá sincronizado en todos sus dispositivos. También puede elegir qué archivos y carpetas se sincronizarán en su computadora con Amazon WorkDocs Sync Client.

 

Acceso web y móvil

Puede acceder a su sitio de Amazon WorkDocs desde cualquier navegador con una conexión a Internet. También puede acceder a Amazon WorkDocs a través de aplicaciones móviles en iOS, Android y Fire Tablet para colaborar desde cualquier dispositivo en cualquier momento.

Administradores

Cifrado

Con Amazon WorkDocs, su contenido se cifra en tránsito y en reposo para garantizar la protección de sus datos y para ayudarlo a cumplir requisitos normativos y de conformidad Amazon WorkDocs se basa en AWS, donde la seguridad es la prioridad número uno.

 

Conformidad

Amazon WorkDocs cumple los requisitos de HIPAA, PCI DSS e ISO

Amazon WorkDocs lo ayuda a cumplir con sus requisitos normativos y de conformidad para la colaboración y la administración de archivos. Con Amazon WorkDocs, puede almacenar y colaborar en archivos que contienen datos financieros y médicos confidenciales. Para ayudarlo a demostrar su compromiso con la seguridad de la información, Amazon WorkDocs también cuenta con las certificaciones ISO 9001, 27001, 27107 y 27018.


Integración con Active Directory

Administre usuarios con su Active Directory existente

Amazon WorkDocs le permite usar su Active Directory para administrar a sus usuarios. Si usa Active Directory, puede crear grupos de usuarios, habilitar la función Muti-Factor Authentication (MFA) y configurar el inicio de sesión único (SSO) para su sitio de Amazon WorkDocs. Los usuarios también pueden iniciar sesión con sus credenciales existentes cuando usa Active Directory con Amazon WorkDocs.

Con este servicio, puede realizar la integración con Active Directory de dos maneras: a través del establecimiento de una relación de confianza segura entre su Active Directory local y su controlador de dominios de AWS Directory Service para Microsoft Active Directory (Enterprise Edition), o a través del uso del conector de Active Directory para AWS Directory Service.
 

Fuente de actividades

Busque acciones por archivo, carpeta o nombre de usuario

Con Amazon WorkDocs, puede usar la función Activity Feed (Fuente de actividad) para rastrear las acciones de todo el sitio por archivo, carpeta o nombre de usuario en tiempo real. También puedes usar múltiples opciones para filtrar los resultados.

 

Residencia de datos

Especifique en qué región de AWS desea almacenar los archivos de sus usuarios

Puede especificar en qué región de AWS almacenar su contenido para ayudar a cumplir con los requisitos de residencia de datos. Sus usuarios pueden acceder a su sitio de Amazon WorkDocs desde cualquier lugar del mundo, independientemente de la región de AWS que elija. Consulte Regiones de AWS para averiguar en cuáles de ellas se encuentra disponible WorkDocs.

 

Retención de datos

Amazon WorkDocs le permite especificar una política de retención de datos que se aplica a todo el sitio para los archivos y las carpetas de los usuarios. Con una política de retención de datos, puede recuperar carpetas y archivos eliminados por los usuarios durante el periodo de vigencia de la política de retención. Las políticas de retención se pueden aplicar a todos los archivos y las carpetas asociados con un sitio de Amazon WorkDocs, y se pueden ajustar desde el valor predeterminado de 60 días a cualquier valor entre 0 y 365 días.

 

Listas de direcciones permitidas y filtrado de IP

Especifique desde qué direcciones IP los usuarios pueden obtener acceso a su sitio de Amazon WorkDocs

Las listas de permitidos basadas en direcciones IP pueden agregarse a la consola de administración de Amazon WorkDocs. Puede definir rangos de direcciones IP desde los cuales desee suministrar acceso. Cuando un usuario intente conectarse a su sitio de Amazon WorkDocs a partir de su navegador, Amazon WorkDocs Drive, dispositivo móvil, Sync o aplicación complementaria, la dirección IP a partir de la cual se originó la solicitud se analizará con la lista de permitidos. Si no se encuentra en la lista, el acceso será denegado. Si no filtra el acceso de los usuarios por dirección IP con una lista de permitidos, el acceso estará disponible para todas las direcciones IP.

 

Desarrolladores

SDK de Amazon WorkDocs

Introduzca la administración y la colaboración en archivos en sus soluciones y aplicaciones

 El SDK de Amazon WorkDocs lo ayuda en la creación de contenido en colaboración y de las capacidades de administración en sus soluciones y aplicaciones al proporcionar acceso completo de nivel de usuario y administrador a los recursos del sitio de Amazon WorkDocs. Con el SDK de Amazon WorkDocs, también puede integrar la fuente de actividades a sus soluciones analíticas para crear una monitorización en tiempo real de los archivos y usuarios de Amazon WorkDocs.

API de extensibilidad

El SDK de Amazon WorkDocs incluye una API ampliable que proporciona acciones de nivel de usuario y administrador para: administración de usuarios, administración de permisos, colaboración en archivos, publicación de comentarios, metadatos, etiquetado y seguimiento de actividades.

Parte del SDK de AWS

El SDK de Amazon WorkDocs forma parte del SDK de AWS, por lo que puede aprovechar con facilidad la capacidad de AWS en materia de seguridad, monitorización, lógica de negocio, análisis, almacenamiento, inteligencia artificial y desarrollo de aplicaciones.

 

Notificaciones y monitorización de las API

Si quiere monitorizar las acciones de las API, Amazon WorkDocs está integrado con AWS CloudTrail y Amazon SNS. AWS CloudTrail registra las llamadas a la API y Amazon SNS le notifica cuando se entregan nuevos archivos de registro. Puede usar AWS CloudWatch para monitorear y crear alertas automáticamente cuando se cumplan determinados criterios en los logs de CloudTrail.

 

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