Étude de cas Jour de la Terre

Jour de la Terre, une organisation à but non lucratif canadienne, multiplie les retombées de ses projets en les associant aux initiatives écologiques des entreprises, des organisations à but non lucratif et des groupes de bénévoles. Depuis 1995, Jour de la Terre a aidé à planter 500 000 arbres, à distribuer 65 000 citernes pluviales et 20 000 bacs de compostage, à recueillir 100 tonnes de déchets électroniques (dont 125 000 téléphones portables) et propose 200 ateliers sur le thème de la réduction des déchets alimentaires aux particuliers et aux organisations. Jour de la Terre possède un bureau à Paris en plus de son siège social à Québec.

Jour de la Terre est constamment à la recherche de projets créatifs pour atténuer les effets sur l'environnement. Ses employés doivent fréquemment faire face à de nouveaux défis en termes de communication, de relation client, de logistique et de distribution.

Comment Jour de la Terre fait-elle pour accomplir autant avec tant de collaborateurs différents ? Selon le directeur général Pierre Lussier, une des clés de la réussite de cette organisation vient du fait qu'elle permet depuis longtemps à tous ses employés de faire avancer les projets grâce à l'acquisition de nouvelles applications, de nouveaux services et d'autres solutions informatiques dès qu'ils en ressentent le besoin. Au début, cette pratique a apporté davantage de flexibilité et d'agilité, ce qui a permis de contrebalancer les inconvénients de la mise en œuvre d'un si grand nombre de nouveaux services sans surveillance informatique. Mais à mesure que le portefeuille de solutions de l'organisation continuait de se développer, Lussier a commencé à s'inquiéter.

« Nous en sommes arrivés au point où nous ne savions même plus les services que nous proposions, et cette situation s'est aggravée du fait du taux élevé de renouvellement du personnel de l'organisation », ajoute Lussier. « Un si grand nombre de personnes achetaient nos services et hébergeaient des sites Web en projet auprès de divers fournisseurs. Ensuite, quand ces employés décidaient de nous quitter, nous ne savions pas toujours qui avait acheté quel service, et encore moins où il était hébergé ou quelles étaient les informations d'identification ».

Par ailleurs, la sécurité des données et les procédures de sauvegarde de l'organisation étaient mauvaises, les flux de travail étaient inefficaces, les coûts étaient difficiles à analyser et Jour de la Terre n'avait pas conscience de l'impact environnemental de son infrastructure informatique. Lussier a commencé à rechercher un moyen de mettre au clair ce qui était, selon lui, un « véritable fouillis ».

Après avoir examiné plusieurs options avec ses trusted advisors conscients des besoins informatiques des petites organisations à but non lucratif, Jour de la Terre a décidé de transférer son infrastructure informatique vers Amazon Web Services (AWS) dans le but d'améliorer le contrôle et la visibilité, sans nuire à l'agilité et à la flexibilité, et sans engager de dépenses de recrutement d'informaticiens.

« L'utilisation d'AWS nous permet de tout centraliser à des conditions très avantageuses du point de vue économique », explique Lussier. « Notre organisation peut accéder à une infrastructure simple à comprendre et à utiliser par tous nos employés, et qui nous permet d'avoir plus de maîtrise sur l'accès et les nouveaux services ».

LinkByNet, un consultant APN de niveau Avancé, a aidé Jour de la Terre à façonner et à concrétiser son transfert vers AWS. Dorénavant, il fournit des services gérés continus. Lussier a indiqué que LinkByNet est un partenaire idéal pour une organisation comme Jour de la Terre. « La proposition de LinkByNet nous convenait parfaitement. Il est évident que LinkByNet comprend et apprécie réellement les organisations à but non lucratif et souhaite travailler avec ce type d'organisations ».

Durant la première phase de la transition, qui s'est étalée de septembre à novembre 2016, LinkByNet a aidé Jour de la Terre à transférer ses bases de données, ses formulaires Internet et ses trois sites Web, hébergés dans les centres de données regroupés de divers fournisseurs, vers une solution AWS qui utilise des compartiments de stockage Amazon Simple Storage Service (Amazon S3) et des instances Amazon Elastic Compute Cloud (Amazon EC2). Désormais, l'organisation exécute ses applications de messagerie et de calendrier sur Amazon WorkMail. Grâce à Amazon WorkDocs, les employés de Jour de la Terre peuvent dorénavant stocker, partager et collaborer sur des fichiers enregistrés n'importe où et sur n'importe quel appareil.

Le transfert de son infrastructure informatique sur le cloud AWS a permis à Jour de la Terre d'améliorer considérablement ses sauvegardes, sa résilience et la sécurité de ses données. « Il n'y a aucune comparaison possible entre AWS et notre ancienne solution pour ce qui est de la protection de nos données essentielles », précise Lussier. Il poursuit en expliquant que les employés sont aussi plus efficaces grâce aux outils collaboratifs étendus et mieux connectés et aux référentiels de données centralisés. « J'estime que la solution AWS a aidé à accroître l'efficacité de notre personnel d'environ 15 % ».

Les dépenses informatiques de l'organisation ont également été réduites. « Le passage au Cloud AWS a peut-être permis de réduire de 20 % le coût d'exploitation de notre infrastructure informatique », estime Lussier. « Mais honnêtement, il est difficile de faire une estimation précise. Ce transfert était nécessaire notamment parce qu'il était difficile d'appréhender nos coûts avec notre ancienne solution ».

Mais la nouvelle solution ne se contente pas de mieux faire comprendre les coûts de son infrastructure informatique à Jour de la Terre. « En tant qu'organisation environnementale consommant énormément de solutions informatiques, nous voulons que l'impact de notre infrastructure informatique soit le moins fort possible. Pour y parvenir, nous devons commencer par évaluer cet impact. », explique Lussier. « Notre méthode de codage a-t-elle très peu d'impact ? La consommation énergétique de nos serveurs est-elle aussi efficace que possible ? AWS nous aide à répondre aux questions concernant l'impact environnemental de notre infrastructure informatique comme nous n'aurions jamais pu le faire auparavant ».

Lussier explique que ces réponses sont importantes pour Jour de la Terre, pas seulement pour qu'elle puisse réduire son impact, mais aussi pour qu'elle puisse ouvrir la voie vers ce qui lui semble être une direction importante. « Comme le recours aux solutions informatiques ne fera qu'augmenter, il est important que nous essayions tous de comprendre les effets concrets de nos décisions dans ce domaine, » poursuit Lussier. « Nous sommes fiers d'être associés à AWS, pas seulement pour son engagement à utiliser une énergie durable, mais également parce que ces solutions offrent un excellent point de départ à un dialogue plus important sur cet enjeu environnemental crucial ».