Leadinfo Menghemat 30% Biaya TI dan Meningkatkan Efisiensi Pengembang Hingga 50% Menggunakan AWS

Leadinfo adalah perusahaan yang sedang berkembang yang berbasis di Belanda yang membantu pelanggan B2B—dari organisasi olahraga, agensi pemasaran digital, hingga bisnis industri berat di bidang baja dan pengemasan—menargetkan prospek penjualan dengan menganalisis informasi tentang pengunjung situs web. Bisnisnya tumbuh dengan cepat setelah pandemi COVID-19 menyebabkan terhentinya banyak kunjungan penjualan tatap muka. Dengan memigrasikan data pelanggannya dari beberapa basis data di AWS ke Amazon Aurora, Leadinfo mengurangi biaya TI bulanannya sebesar 30 persen sembari meningkatkan efisiensi pengembang sebesar 50 persen. Hal ini telah membantu mereka meluncurkan fitur baru bagi pelanggan dengan cepat dan membangun fondasi untuk pertumbuhan bisnis yang berkelanjutan.

Leadinfo yang berbasis di Belanda membangun perangkat lunak sebagai layanan (SaaS) miliknya yang menawarkan jawaban untuk pertanyaan penting bagi tenaga penjualan B2B: Siapa yang mengunjungi situs web perusahaan saya untuk mengetahui lebih detail tentang produk yang kami tawarkan? Leadinfo mengatakan bahwa tujuannya adalah membantu tenaga penjualan menemukan informasi untuk membantu mereka “mengubah pengunjung situs web anonim menjadi pelanggan.”

Kemampuan tersebut makin penting apalagi dengan datangnya pandemi COVID-19, yang menyebabkan terhentinya sebagian besar kunjungan penjualan tatap muka di berbagai penjuru dunia. Dan ini menyebabkan pertumbuhan bisnis Leadinfo meledak.

Didirikan pada tahun 2017, Leadinfo membangun infrastruktur TI miliknya di Amazon Web Services (AWS) sejak awal. Namun ketika perusahaan tumbuh semakin cepat, Leadinfo perlu memastikan teknologinya mampu mengikuti ambisinya. Jadi, perusahaan bekerja dengan tim AWS untuk mengidentifikasi cara-cara agar TI miliknya tetap efisien. Salah satu strategi yang mereka sepakati adalah dengan mengonsolidasikan basis data, yang akan membantu mengelola dengan lebih baik basis pelanggan yang berkembang pesat, biaya TI yang meningkat dengan cepat, dan permintaan yang meningkat pada pengembang perusahaan.

Dengan memigrasikan 4 basis data yang ada ke dalam satu basis data saja yaitu—Amazon Aurora, basis data relasional yang dibangun untuk cloud—perusahaan mengurangi biaya TI bulanannya sebesar 30 persen, meningkatkan efisiensi pengembang sebesar 50 persen, dan mengurangi separuh jumlah waktu yang dibutuhkan untuk mengorientasi pengembang baru. Hal ini telah membantu Leadinfo mempercepat peluncuran fitur layanan baru, sehingga pelanggan dapat menghasilkan prospek penjualan dengan lebih cepat dan lebih mudah.

Hanya 3 tahun setelah didirikan, Leadinfo berkembang pesat dan menyadari perlunya pembaruan TI. Perusahaan bertemu dengan tim spesialis basis data AWS, arsitek solusi, dan pakar lainnya untuk mengembangkan pendekatan data baru bagi perusahaan.

Dengan menggunakan proses AWS Working Backwards, tim menilai kebutuhan dan tujuan Leadinfo melalui serangkaian lokakarya, latihan, dan diskusi lainnya. “Kami mempelajari situasi ideal yang ingin kami capai,” kata Quirijn Kleppe, head of product and growth di Leadinfo. “Kami mempelajari indikator kinerja utama yang kami tentukan untuk kami sendiri dan seberapa mudah fitur baru harus dikembangkan. Lalu, kami mulai berpikir, 'Oke, apa yang kita butuhkan untuk mencapainya?' Jelaslah bahwa kami membutuhkan sistem yang mudah digunakan, mudah dipelajari, dan mudah dikerjakan.”

Tim kemudian menguji 3 bukti konsep (PoC) untuk menentukan pendekatan mana yang paling sesuai. Jawabannya ternyata bermigrasi ke basis data dan sistem analitik yang dibangun menggunakan Amazon Aurora. Leadinfo nantinya juga akan menambahkan Amazon Athena, layanan kueri untuk menganalisis data, dan AWS Glue, layanan integrasi data nirserver.

Dengan keputusannya untuk beralih ke infrastruktur data baru, langkah selanjutnya adalah mulai memigrasikan data pelanggan dari beberapa basis data yang ada ke Amazon Aurora. “Kami memiliki banyak data, yang semuanya harus dimigrasikan dengan cara yang sangat efisien sehingga kami tidak menduplikasi atau mengacaukan apa pun,” kata Kleppe. “Jadi kami mulai dengan memigrasikan 5 profil pelanggan, lalu 20, 50, 100. Setelah kami memilih semua hal yang mungkin bermasalah atau sudah bermasalah, kami memigrasikan seluruh basis pelanggan kami.”

Pendekatan iteratif ini bekerja dengan baik. Dengan mengidentifikasi kompleksitas yang muncul selama setiap tahap migrasi set data besar, Leadinfo mampu membuat tahapan proses selanjutnya agar bekerja lebih cepat.

Memindahkan semua data pelanggannya ke sistem baru membutuhkan waktu sekitar satu setengah bulan. Setelah itu, “kami melihat peningkatan efisiensi yang sangat besar dan rata-rata biaya menurun sebesar 30 persen,” kata Kleppe. “Dan itu diperkirakan akan berkurang jauh lebih banyak.” Pengurangan biaya pada akhirnya diharapkan menjadi 60 persen.

Pelanggan tidak melihat masalah apa pun selama migrasi. Namun, setelah migrasi selesai, mereka dengan cepat mulai memperhatikan peningkatan. “Mereka memperhatikan bahwa perangkat lunak kami jauh lebih stabil, data selalu ada saat mereka membutuhkannya,” kata Kleppe. “Hal ini penting, karena mereka membangun seluruh model penjualan mereka di produk kami.”

Pengembang Leadinfo juga dapat meluncurkan fitur baru bagi pelanggan dengan lebih cepat daripada sebelumnya, karena migrasi membuat pembaruan perangkat lunak menjadi lebih efisien dengan membawa data dari beberapa basis data ke dalam satu tempat.

Misalnya, dengan data pelanggan yang sekarang dikonsolidasikan ke dalam satu basis data, Leadinfo dapat menambahkan lebih banyak opsi filter ke perangkat lunaknya. Dengan demikian, pelanggan dapat menyempurnakan informasi tentang siapa yang mengunjungi situs web mereka, sehingga mereka dapat menargetkan prospek penjualan dengan lebih tepat. Hasil yang difilter juga dimuat lebih cepat daripada sebelumnya, yang muncul di layar pelanggan dalam waktu kurang dari 1 detik. “Secara umum, waktu pemuatan untuk pelanggan yang lebih besar adalah 1 menit sebelum migrasi,” kata Kleppe. “Kini, mereka menunggu 0,5 detik.”

Pengembang menjadi lebih efisien karena mereka tidak lagi harus mencari jauh ke dalam kode yang tersebar di banyak basis data. Dengan semua data yang kini berada dalam satu basis data, proses mengidentifikasi dan memperbaiki masalah perangkat lunak menjadi lebih mudah.

Hal ini juga membantu Leadinfo mengorientasikan pengembang baru dengan lebih cepat, karena mereka tidak perlu lagi dilatih tentang data apa yang disimpan dan di mana menyimpannya. “Sebelumnya, kami memiliki begitu banyak sistem dan platform data yang berbeda,” kata Kleppe. “Butuh waktu lama bagi pengembang kami untuk mempelajari apa yang berfungsi dan apa yang tidak berfungsi. Kini, kami hanya memiliki satu sistem, Amazon Aurora, dan kami berkata, 'Inilah kunci menuju kejayaan.'”

Dengan peningkatan kemampuan untuk mengelola basis pelanggan yang besar dan makin bertambah, Leadinfo berharap untuk dapat terus berkembang secara global. Leadinfo juga berencana untuk menambahkan lebih banyak fitur yang diminta oleh pelanggan, seperti integrasi dengan sistem manajemen hubungan pelanggan atau kemampuan untuk menangani rekaman layar.

Perusahaan ini kini juga dapat meluncurkan fitur ke pasar tertentu—misalnya, dukungan untuk bahasa atau mata uang tertentu. Opsi baru ini memungkinkan pelanggan untuk menyesuaikan cara mereka menggunakan perangkat lunak Leadinfo bagi kebutuhan khusus mereka.

Dengan menggunakan Amazon QuickSight untuk menganalisis data pelanggan guna mengidentifikasi pola dan tren penggunaan, Leadinfo mendapatkan wawasan yang membantunya terus berkembang sembari tetap efisien dan mengelola biaya. “Saya bisa memberi tahu Anda berapa banyak pelanggan yang kami tambahkan hari ini, berapa banyak pengguna uji coba yang kami miliki di Belanda dibandingkan dengan Inggris, berapa tingkat konversi mereka, berapa banyak pelanggan yang beralih dan membatalkan langganan,” kata Kleppe. “Layanan ini benar-benar memberi wawasan tentang segala sesuatu yang terjadi di perusahaan, yang membuat pengambilan keputusan jauh lebih mudah.”

Leadinfo menggunakan wawasan tersebut untuk menyusun strategi bisnis yang harus diikuti di tahun mendatang. Namun proyek migrasi telah memberi kemajuan yang signifikan bagi perusahaan. “Pada akhirnya, layanan ini benar-benar membawa perusahaan kami 10 langkah ke depan,” kata Kleppe.