Experiencia en salas de reuniones

Puede optimizar una sala de reuniones con un dispositivo compatible con Alexa, como Echo Dot, y utilizar el asistente para controlar sistemas en sala y de videoconferencia conocidos, incluidos Cisco TelePresence Systems, el kit Cisco Webex Rooms, Polycom Group Series, Zoom Rooms y Crestron 3-Series. Alexa for Business también está integrado en Polycom Trio 8500 y 8800 y, para activarlo, tan solo se debe instalar el firmware más reciente. Alexa for Business interactúa con las agendas de Office365, Google G Suite o Microsoft Exchange para buscar reuniones programadas y, además, puede ingresar a reuniones de forma automática a partir de plataformas de comunicaciones unificadas conocidas, como Amazon Chime, BlueJeans, Cisco Webex, RingCentral, Skype Empresarial y Zoom.

Ingreso a una reunión: olvídese de las pruebas caseras con equipos para conferencias, controles remotos e invitaciones de calendario. Los empleados pueden iniciar las reuniones con la modalidad de manos libres.

Comandos que se pueden utilizar: 

  • “Alexa, quiero entrar a la reunión” o “Alexa, inicia la reunión”
  • “Alexa, finaliza la reunión” o “Alexa, corta”

Reserva instantánea: cuando un empleado ingresa a una reunión con Alexa y la sala está desocupada, el asistente reservará la sala automáticamente para los participantes. 

Recordatorio de finalización de reunión: Alexa recuerda al usuario cuando el plazo de reserva está por vencerse, lo que permite que se respeten los horarios de las reuniones. Es posible configurar tanto los plazos como el comportamiento de los recordatorios. Alexa puede emitir un sonido o hablar y decir algo como “controlar horario”.

Reserva de salas de reuniones: sus empleados pueden usar Alexa para verificar rápidamente la disponibilidad de la sala en la que se encuentran y reservarla si está libre. 

Comandos que se pueden utilizar:

  • “Alexa, ¿esta sala está libre?” o “Alexa, ¿esta sala está reservada para el mediodía?”
  • “Alexa, ¿quién reservó esta sala?”
  • “Alexa, reserva la sala” o “Alexa, reserva la sala hasta las 10 h”
  • “Alexa, extiende la reunión” o “Alexa, extiende la reunión media hora más”

Búsqueda de salas de reuniones disponibles: Alexa puede buscar salas disponibles en una oficina para que los empleados puedan reservarlas.

Comandos que se pueden utilizar:

  • “Alexa, busca una sala” 
  • “Alexa, busca una sala para una reunión de una hora”
  • “Alexa, busca una sala para el mediodía”

Eliminación del historial de comandos orales y respuestas mediante instrucciones por voz: los empleados pueden solicitar a Alexa que elimine el historial de comandos orales y respuestas mediante el uso de las siguientes instrucciones por voz.

Comandos que se pueden utilizar:
  •  “Alexa, borra todo lo que dije hoy” o “Alexa, borra lo que acabo de decir”

Uso de salas de reuniones

Alexa for Business ahora provee métricas relacionadas con el uso de las salas de reuniones, tales como la cantidad total de reuniones, las salas de reuniones más y menos utilizadas, el índice de asistencia a reservas y horas de salas de reuniones desocupadas por Alexa. Estas características permiten medir y aumentar el uso de las salas de reuniones tanto a los directores de TI como a los de instalaciones.

Desocupación inteligente de salas: Alexa anulará la invitación en el calendario de una sala si nadie se registra en la reserva para la reunión. Los empleados que utilicen Alexa para iniciar su reunión (“Alexa, entrar a la reunión”) o estén participando en una llamada con un dispositivo para conferencia compatible con Alexa se registrarán de forma automática. También pueden decir simplemente “Alexa, regístrame”.

Métricas de uso de salas de reuniones: Alexa for Business informará a los administradores cuáles fueron las salas con mayor y menor nivel de reservas. Pueden descargar y analizar las métricas en la consola de Alexa for Business en formato de hoja de cálculo o cuadro para ver la cantidad de reuniones reservadas en cada sala, así como también el tiempo asociado con dichos eventos. Cuando la desocupación inteligente de salas esté activada, Alexa for Business también proveerá datos acerca de los índices de asistencia de las salas y cuántas veces una sala se reservó mediante una reunión que se anuló automáticamente.

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Productividad de los empleados

Con Alexa for Business, los usuarios pueden utilizar sus dispositivos Alexa personales para trabajar, en sus hogares o en el lugar en el que se encuentren. Pueden utilizar estas características sin la participación del equipo de TI. Los administradores de TI también pueden invitar a unirse a su cuenta de Alexa for Business a los usuarios, quienes, posteriormente, pueden unirse mediante el portal de inscripción de Alexa for Business. Una vez que estén inscritos, puede poner a su disposición habilidades privadas. 

Participación en reuniones: los usuarios de Alexa pueden unirse a las reuniones mediante dispositivos de Alexa que ya posean o mediante la aplicación de Alexa, a través del comando “Alexa, quiero entrar a la reunión”. Alexa encontrará automáticamente la próxima reunión y lo ingresará a ella. Para la invitación de la reunión, se solicita un número telefónico, un identificador de reunión y un PIN de un clic (p. ej., 206-555-0100,,1234,,123).

Comandos que se pueden utilizar:

  • “Alexa, quiero entrar a la reunión” 
  • “Alexa, finaliza la reunión” 
  • “Alexa, inicia la reunión” 
  • “Alexa, corta”

Gestión de agenda: puede mantenerse informado acerca de su agenda laboral y personal, ya que puede preguntar “Alexa, ¿qué actividades tengo en la agenda?” o “Alexa, ¿cuándo tengo la próxima reunión?”. Alexa le informará cuáles son los siguientes cuatro eventos y le permitirá programarlos, modificarlos o cancelarlos.

Comandos que se pueden utilizar:

  • “Alexa, ¿qué actividades tengo en la agenda?”
  • “Alexa, ¿cuándo tengo la próxima reunión?”
  • “Alexa, ¿cuál es mi próximo evento?”
  • “Alexa, programa una reunión con John”
  • “Alexa, modifica o reprograma la reunión”
  • “Alexa, cancela la reunión”

Lectura y respuesta de correos electrónicos: puede decir “Alexa, lee mis correos”. Alexa lee correos laborales y personales, que podrá responder, marcar, eliminar, archivar o marcar como no leídos.

Comandos que se pueden utilizar:

  • “Alexa, lee mis correos”
  • Acciones: “responder”, “siguiente”, “marcar como no leído”, “marcar”, “eliminar”, “archivar”

Aviso de demora a los participantes de una reunión: puede informar a los participantes de una reunión acerca de una demora con un comando tan simple como “Alexa, estoy atrasado”. Alexa enviará un correo breve a todos los participantes para informarles acerca del retraso. También puede especificar cuánto demorará con el comando “Alexa, llegaré 10 minutos tarde a mi próxima reunión”. Alexa confirmará a qué reunión se refiere antes de enviar el correo. Si la reunión es con una sola persona y la demora es superior a los 10 minutos, Alexa le sugerirá reprogramar la reunión. Si Alexa encuentra un puente de conferencia en la invitación de una reunión, le sugerirá ayudarlo a unirse a la reunión mediante un dispositivo.

Comandos que se pueden utilizar:

  • “Alexa, estoy atrasado”
  • “Alexa, estoy 5 minutos atrasado”
  • “Alexa, llegaré tarde a mi próxima reunión”

Actualizaciones sobre actividades laborales: planifique mejor su día de trabajo con el comando “Alexa, cuéntame cómo será mi día laboral”. Alexa ofrecerá un resumen del día e informará acerca de hasta tres actualizaciones importantes relacionadas con su agenda, como invitaciones no confirmadas, reuniones canceladas o sin confirmar, incompatibilidades entre reuniones, falta de información sobre ubicación y puente de conferencia y recordatorios para el día. Si hay actualizaciones adicionales, Alexa proveerá hasta tres más. Con la información provista por Alexa, los empleados pueden saber rápidamente para qué reuniones deben prepararse, qué reuniones o recordatorios deben reprogramar para evitar incompatibilidades, qué reuniones nuevas deben tener en cuenta, qué cancelaciones de último momento ocurrieron y a qué reuniones deben agregarles ubicaciones físicas o virtuales.

Comandos que se pueden utilizar:

  • “Alexa, cuéntame cómo será mi día laboral”
  • “Alexa, ¿qué novedades hay en mi trabajo?” o “Alexa, ¿qué información tengo sobre mi trabajo?”
  • “Alexa, prepárame para mi día laboral”

Administración y gestión

Alexa for Business permite que administre sus dispositivos, usuarios y habilidades al usar la consola de Alexa for Business o la API de consola de Alexa for Business.

Provisión de dispositivos de Alexa

Para simplificar la configuración de dispositivos compartidos, Alexa for Business le permite importar dispositivos Echo seleccionados registrados con Amazon.com y ofrece una herramienta de configuración de dispositivo que permite conectar múltiples dispositivos Echo a su red Wi-Fi corporativa (tanto si tiene WPA2 Personal como WPA2 Enterprise) y agregarlos a su cuenta de Alexa for Business al mismo tiempo. La herramienta de configuración de dispositivo escanea los dispositivos que se encuentran en el modo de configuración y, cuando los encuentra, los registra automáticamente a su cuenta. Con su herramienta de configuración de dispositivo, no necesita configurar manualmente cada dispositivo de manera individual.

Habilitar el acceso a su calendario corporativo

Alexa for Business le permite vincular su calendario corporativo a su cuenta de Alexa for Business. Esto permite que Alexa acceda a la información de la reunión para iniciar reuniones en su sala de conferencias y permite que sus usuarios inscritos usen las habilidades relacionadas con el calendario. Puede vincular los calendarios de Office 365, Microsoft Exchange y Google G-Suite. También puede necesitar que los usuarios configuren un perfil de voz, una capacidad a través de la cual pueden enseñarle a Alexa a reconocer su voz. Alexa responderá solamente a los usuarios inscritos si su voz coincide con su perfil de voz.

Administrar dispositivos compartidos

Alexa for Business permite que administre sus dispositivos Echo compartidos al usar la consola Alexa for Business o la consola API. Para cada dispositivo puede establecer una ubicación, como la designación de una sala de conferencias, asignar habilidades públicas y privadas, y asegurar el dispositivo para impedir que los usuarios agreguen o registren el dispositivo a su propia cuenta.

Alexa for Business permite que cree perfiles de salas en que puede usar para aplicar las configuraciones como la creación de una dirección, la zona horaria y la palabra de activación. Los perfiles de la sala están asociados con las ubicaciones en donde ha colocado los dispositivos Echo compartidos y las configuraciones para esos dispositivos provienen el perfil de la sala. Cuando usted realiza un cambio en el perfil de la sala, este se aplica a todos los dispositivos compartidos asociados con ese perfil.

Alexa for Business le permite crear perfiles de red que se utilizan para configurar dispositivos Echo compartidos en la red empresarial. Los perfiles de red están asociados a dispositivos y consisten en ajustes de configuración de red como SSID, tipo de seguridad de red, credenciales y descripción. Cuando usted realiza un cambio en el perfil de red, este se aplica a todos los dispositivos compartidos asociados con ese perfil. Los perfiles de red también se pueden utilizar para rotación de contraseñas y de certificados (para redes WiFi empresariales WPA2). 

Habilidades de administración

Alexa Skills son capacidades manejadas por voz que mejoran la funcionalidad de Alexa. Alexa for Business permite que asigne habilidades públicas y personalice las habilidades privadas que su organización ha creado para sus dispositivos compartidos y hacer que las habilidades privadas estén disponibles para sus usuarios inscritos. Alexa for Business le permite crear grupos de habilidades que luego puede asignar a los dispositivos específicos compartidos. Cuando cambia un grupo de habilidad, el cambio se aplica a todos los dispositivos asociados con el grupo de habilidad.

Configurar salas de conferencias

Alexa for Business permite que configure sus salas de conferencias de manera que pueda usar Alexa para iniciar sus reuniones y controlar su equipo de sala de conferencias. Con Alexa for Business, puede vincular a su calendario corporativo, configurar la ubicación de la sala de conferencias para sus dispositivos de Alexa y especificar el tipo de equipo de video en cada sala de conferencias. También puede proveer su configuración de aplicación preferida y la información de llamada de conferencia predeterminada. Para iniciar las reuniones programadas, Alexa for Business puede consultar la información de marcado en el pedido de reunión y unir su equipo a la reunión. Al usar las API del dispositivo de Alexa for Business para el equipo de conferencia, puede crear sus propias habilidades personalizadas que permitan que Alexa trabaje con el equipo especializado o realice tareas específicas en sus salas de conferencias.

Administrar la inscripción de usuario

Con Alexa for Business, puede invitar a los usuarios en su organización para que inscriban su cuenta personal de Alexa con su cuenta de Alexa for Business. Al usar la consola Alexa for Business, puede ingresar los usuarios que quisiera invitar y el sistema envía automáticamente un correo electrónico con las instrucciones sobre cómo inscribirse. Cuando sus usuarios se hayan inscrito, puede hacer que sus habilidades privadas personalizadas estén disponibles para que ellos las usen. También puede eliminar los usuarios de su cuenta de Alexa for Business en cualquier momento. También existen API disponibles para que pueda integrar la administración de usuarios de Alexa for Business en la identidad de la empresa existente y acceder a los sistemas de administración.

Eliminar historial de comandos orales y respuestas a través de API

Los administradores pueden utilizar las API DeleteDeviceUsageData para eliminar historiales de comandos orales y respuestas. También pueden automatizar la eliminación con AWS Lambda. Si desea obtener más información, lea esta publicación de blog.

Habilitar o deshabilitar la revisión de grabaciones de comandos de voz

Alexa for Business ahora permite a los administradores designar, a nivel de perfil de sala, si las grabaciones de comandos de voz provenientes de los dispositivos que ellos administran se revisarán manualmente y utilizarán para mejorar nuestros servicios. Mediante el uso de una nueva preferencia, Data Use Policy (Política de uso de datos), ubicada en la sección Room Profile (Perfil de sala), los clientes pueden habilitar (opción predeterminada) o deshabilitar las revisiones manuales de Alexa for Business de grabaciones de comandos de voz que se utilizan para mejorar los servicios de Amazon. De manera predeterminada, solo un porcentaje muy reducido de estas grabaciones se revisa manualmente para mejorar los algoritmos. Para obtener más información sobre esta característica y cómo crear y administrar perfiles de sala en Alexa for Business, consulte la documentación.

Desarrollador

Crear habilidades privadas

Con Alexa Skills Kit puede crear habilidades personalizadas. Con Alexa for Business, puede hacer que estas habilidades estén disponibles para los dispositivos compartidos y para los usuarios inscritos en su cuenta de Alexa for Business, sin tener que publicarlas en el Alexa Skills Store público. Para obtener más información sobre las habilidades de creación, consulte Alexa Private Skills.

Acceder a las API de Alexa for Business

Alexa for Business ofrece API adicionales, que puede utilizar para añadir contexto a sus habilidades y automatizar las tareas administrativas. La API ResolveRoom ofrece información de ubicación de dispositivo que puede usarse para ofrecer a Alexia contexto adicional y mejorar la interacción de voz para el usuario. Alexa for Business le permite desarrollar habilidades para controlar los equipos de videoconferencias y sistemas en la sala. Al utilizar la API de Alexa for Business incluidas en el SDK/la CLI de AWS, puede automatizar las tareas administrativas, gestionar dispositivos e integrar Alexa for Business con sus actuales herramientas de administración. Para obtener más información sobre las API de Alexa for Business, consulte la Guía de referencia de API.

Integrar dispositivos AVS con Alexa for Business

Alexa for Business permite a los fabricantes de dispositivos habilitar los dispositivos del servicio de voz Alexa Voice Service (AVS) para que se puedan registrar y gestionar como dispositivos compartidos al utilizar la consola de Alexa for Business. Para obtener más información acerca de cómo los fabricantes de dispositivos pueden desarrollar nuevos dispositivos AVS con Alexa for Business, o activar dispositivos AVS existentes con Alexa for Business, visite el sitio web Crear con Alexa for Business. Para comenzar a usar el AVS, visite el sitio web SDK para dispositivos de AVS.

Enviar anuncios

Puede enviar anuncios de Alexa a una o más salas en su organización Alexa for Business. Alexa activará de manera proactiva y dirá el anuncio que escriba para las salas que seleccione. Puede crear un anuncio desde la consola de Alexa for Business o con la API SendAnnouncement. La API permite que los desarrolladores activen un anuncio de texto o de audio en los puntos de enlace administrados en Alexa for Business desde cualquier aplicación. Para obtener información sobre cómo poner a prueba el anuncio desde la consola, visite la Guía del Administrador.

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