過去の資料を用いて業務の引き継ぎをサポートする

自治体で業務を行っている職員様において、3年など一定期間を経過した後の異動を経験する方は多いのではないでしょうか。

異動の際には引き継ぎが生じるかと考えますが、細かい業務や年に数回しか行われない業務に関して引き継ぎを行うことは難しく、後々「どのように対応すれば良いのか？」という疑問が生まれることもあるかもしれません。
また、今後人口減少に伴なって職員数も減少することが考えられ、よりスムーズかつ人を介さずに自分の業務について調べられる環境が必要となることが考えられます。

こうした業務をスムーズに理解するためには庁内の資料から必要な情報を調べることが重要になると考えますが、膨大な庁内の資料から該当する箇所を検索することは困難です。そこで、庁内情報を横断的に収集し検索できる環境を用意することによって、自身の業務に関する情報をすぐに調べることができるようになるかと考えます。

そこで、既存のファイルサーバやグループウェアの情報を収集し、職員の方からの質問に応じて自動で検索、最適な回答を生成するチャットボットの構成を考えました。
これを利用することによって引き継ぎから漏れていた作業について気軽に検索し、職員の方の業務をサポートすることができるようになります。

例：
職員：　XX の申請には何が必要？
チャットボット： △△の資料に必要事項を記入し、◯◯ 課長の承認が必要です。

また、チャットボットからの回答には回答に使用したエビデンスとなる庁内資料のリンクを追記することも可能になります。
これによって、より詳細な情報が必要なときも資料を読むことで情報を得ることができるようになります。

生成 AI 単独では難しい自治体独自の情報について回答できるようにするため、庁内資料を収集して検索可能とするサービス（Amazon Kendra）を追加しました。また、庁内資料を基にすることによって生成 AI の回答精度も向上します。

庁内資料を横断的に検索することで引き継ぎしきれなかった業務等をサポートするチャットボットについて紹介しました。

今後の展望としては生成 AI が資料を読み込むことで業務のスケジュールを把握し、リマインドメールを送ってくれるような機能を追加することもできるかもしれません。