電子データ交換 (EDI) は何ですか?
電子データ交換 (EDI) は、組織間でビジネス文書を自動的に交換することです。日常のビジネスワークフローでは、請求書、注文書、出荷フォームなどの文書の交換が必要とする。伝統的に、紙ベースの文書や添付ファイル付きの電子メールは、企業の代表者間で共有されてから、企業の代表者は手動で文書データを処理して企業のデータシステムに入力します。EDI 技術はこれらのワークフローを自動化し、デジタルシステムが人間の関与なしに組織の境界を越えて文書を共有および処理できるようにします。組織は、IT システムを B2B ネットワーク内の他のシステムに接続して時間を節約し、手動処理によるエラーを排除できます。
電子データ交換にはどのような利点がありますか?
EDI は企業に次のような利点をもたらします。
時間を節約
EDI 以外の環境では、請求書の発行、発注書の処理、データ入力に時間がかかります。EDI で、ローコード環境を使用して一般的なファイル処理と共有手順を簡単に自動化できるため、時間と労力を節約できます。
また、EDI は、紙ベースの通信方法に伴う遅延も解消します。ビジネス文書の即時配信と交換を提供します。電子文書を瞬時に送信できるため、応答時間が短縮され、意思決定が速くなります。
エラーを減らす
EDI の自動処理により、手動でのデータ入力エラーを回避できます。EDI は、文書内のエラーやデータ異常の検出にも役立ちます。文書の精度が高いほど、この方法によるデータ処理効率がさらに向上します。
セキュリティを強化する
EDI を使用すると、ユーザーアクセスと認証をより適切に制御できます。EDI は、認証と暗号化を組み合わせて、特定のファイルにアクセスできるユーザーを制御します。電子システムは、従来のペーパーファースト方式よりもはるかに安全です。
接続性の強化
ビジネスパートナー、ユーザー、ベンダーと大量のデータセットをすばやく簡単に共有するため、クラウドネイティブな File Transfer サービスを使用できます。EDI トランザクションは、ビジネスプロセスに簡単に統合したり、社内の接続を強化したりすることが可能です。
電子データ交換はどのように行われますか?
EDI は、主に次の 2 つの送信形式を使用します:
- ポイントツーポイント接続または直接 EDI 接続は、2つのビジネスシステムを安全なプロトコルで接続します
- 付加価値ネットワーク (VAN) 方式では、データ転送プロセスを監視するサードパーティのネットワークを使用します
EDI ソフトウェアは通常、メールボックスのパラダイムを使用して文書の交換とバッチ処理を容易にします。Simple Object Access Protocol (SOAP)、セキュア File Transfer プロトコル (SFTP) などのセキュアインターネットプロトコル、および AS2 などの HTTPS ベースのプロトコルは、EDI ドキュメントの送信に使用されます。さらに、認定標準委員会 X12、Peppoi、ODETTE など、さまざまな組織によって管理されている通信標準により、ベースラインレベルのデータガバナンスを確保し、EDI トランザクションにおける高いデータ品質を実現できます。
EDI ソフトウェアでは、2 つ以上のデータセグメントを組み合わせて、文書内のコンテキストを充実させることもできます。たとえば、EDI では ITEMQUANTITY とITEMDESCRIPTIONというデータエレメントをORDERLINEに組み合わせて、注文に含まれる品目と数量を包括的に記述できます。データの組み合わせにより、より豊富なコンテキストが得られ、EDI 文書の構造が合理化されます。
次の画像は、プロバイダーと支払者という 2 つの組織間の EDI の例を示しています。
電子データ交換の実装には何が必要ですか?
ビジネス文書を処理するための EDI を実装する主なステップは、以下の3つです。
インフラの確立
最初のステップでは、企業があらゆる EDI ハードウェアおよびソフトウェアコンポーネントを入手してセットアップする必要があります。これらの側面は、EDI 文書の送信、統合、翻訳、経路マッピングを管理します。EDI ソフトウェアは、あらゆるビジネス文書が正しい形式に変換されることを保証します。一般的なソフトウェアコンポーネントには以下が含まれます:
- 名前や住所などのファイル内のフィールドを取得し、標準化された文書に転送する EDI マッピングソフトウェア
- 送信者と受信者がトランザクションを受信、ラップ、アンラップするためのバッチエンベロープおよびデエンベロープソフトウェア
- メッセージを送信し、正しい受信者アドレスに配信し、メッセージが宛先アドレスと互換性のある形式であることを確認するためのメッセージルーティングソフトウェア
通常、このステップには、信頼性が高く安全な転送経路を提供する VAN の設定と接続も含まれます。EDI を社内で管理する場合は、ネットワーク機器、ストレージ、サーバーなど、必要なハードウェアがあることを確認する必要があります。
接続を確立する
EDI システムの技術的基盤を築いたら、ビジネスパートナーとつながる必要があります。これらの取引先と文書を処理したり交換したりするため、安全で安心な接続を促進する EDI 標準を実装する必要があります。
業界や地域によって、それぞれ異なる EDI 標準フォーマットが好まれる場合があります。取引先と同じ標準を使用するように EDI システムを構成できるため、EDI 文書の交換が容易になります。構成には、安全なデータ転送経路を確保するために必要な VPN、ファイアウォール、または AS2 接続の設定も含まれます。
標準を遵守する
EDI システムは、業界で要求されるデータ保護規制と標準に準拠している必要があります。使用している標準に更新がある場合は、システムを調整してコンプライアンスを維持する必要があります。同様に、取引先が従う基準を変更することを決定した場合は、その新しい仕様を認識し、それに対応できるようにする必要があります。
電子データ交換ソリューションにはどのような課題がありますか?
EDI ソリューションの実装を検討している企業は、次のような一般的な課題に直面する可能性があります。
実装コスト
ビジネスプロセスで EDI を使用するには、多額の初期投資が必要です。規制基準に準拠したハードウェア、ソフトウェア、システムに投資する必要があります。サードパーティの EDI ネットワークプロバイダーを使用している場合は、それらのサービスの料金も支払う必要があります。EDI の統合を成功させるには、EDI のプロセス、アプローチ、標準、およびソフトウェアについてスタッフをトレーニングする必要があります。継続的なトレーニングにはコスト面での影響もあり、企業は利用可能なトレーニングリソースを確立する必要があります。
ドキュメントマッピング
もう 1 つの課題は、EDI 形式を既存の文書に効果的にマッピングすることです。現在複数のシステムを使用している場合は、データマッピングを広範囲にわたってテストして正確性を確認する必要があります。それを監督する専門知識がないと、プロセスに時間がかかり、複雑になる可能性があります。
スケーリングに関する課題
EDI ソリューションが稼働した後は、すべてのロジスティクスパートナーやベンダーにシステムをスケールするのが難しいと感じるかもしれません。たとえば、発注書には、取引相手によってビジネスルール、データ要素、およびドキュメントフィールドが異なる場合があります。EDI システムをスケールするには、ベンダーごとに異なる EDI 対応レベルに適応する必要があります。
継続的なモニタリング
不正確な、不完全な、または一貫性のない情報は、EDI ソリューションを妨げます。EDI システムと現在のセキュリティ標準を継続的に監視して、システムの中断、データ品質の低下、またはコンプライアンス違反を防ぐ必要があります。新たなコンプライアンス問題を軽減するには、定期的な監査、セキュリティ評価、パフォーマンスレビューに資源を割り当てる必要があります。
AWS はお客様の電子データ交換要件をどのようにサポートできますか?
Amazon Web Services (AWS) には AWS Transfer Family が提供されていて,これを使用すると、安全でシンプル、かつスケーラブルな File Transfer でデータを簡単に共有および管理できます。トランスファーファミリーでは、次のことが可能になります:
- File Transfer を管理し、転送ワークフローを数時間で最新化します
- Amazon Elastic File System (Amazon EFS) または Amazon Simple Storage Service (Amazon S3) に情報を保存し、ローコードサービスで自動化されたイベント駆動型タスクをトリガーします
- データ暗号化、VPC、FIPS エンドポイント、PGP によるセキュリティ要件への準拠
- 数千人の同時接続ユーザーをサポートして、B2B File Transfer を迅速に拡張できます
Transfer Family を使用すると、EDI ドキュメントシステムを強力で最新の File Transfer ワークフローに変換できます。
今すぐアカウントを作成して、AWS での電子データ交換を始めましょう。
