Akıllı Belge İşleme nedir?
Akıllı belge işleme (IDP), diğer dijital iş süreçleriyle entegre olmak için kağıt tabanlı belgelerden veya belge görüntülerinden manuel veri girişi sürecini otomatikleştirir. Örneğin, stok seviyeleri düşük olduğunda tedarikçilere otomatik olarak sipariş veren bir iş sürecinin iş akışını düşünün. Süreç otomatik olmasına rağmen tedarikçi ödeme alana kadar sipariş gönderilmez. Tedarikçi e-posta yoluyla bir fatura gönderir ve hesap ekibi ödemeyi tamamlamadan önce verileri manuel olarak girerek sorun veya hatalar oluşturan manuel kontrol noktaları sunar. Bunun yerine IDP sistemleri fatura verilerini otomatik olarak çıkarır ve muhasebe sistemine istenen biçimde girer. Makine öğrenimi (ML) ve çeşitli yapay zeka (AI) teknolojilerinin kullanımıyla belge yönetimini otomatikleştirmek için belge işlemeyi kullanabilirsiniz.
Akıllı belge işlemenin faydaları nelerdir?
IDP, işletmelere pek çok avantaj sunar. Bu avantajlardan bazıları aşağıdadır.
Ölçeklenebilirlik
Manuel belge işleme, işinizin verimliliğini düşürerek insan hatalarına neden olabilir. Bir seferde kaç belge işleyebileceğinize dair sınırlamalar da getirir. IDP çözümleri ile belgeleri uygun ölçekte, doğru bir şekilde tarayabilirsiniz. ML/AI çözümleri belgeleri hatasız işler. Yüksek isabet ve verimlilikle ağır operasyonel talepleri yönetebilirsiniz.
Maliyet verimliliği
Belge işleme ve analizinin otomasyonu, genel giderleri azaltır. İşlemlerinizin merkezinde tekrarlayan görevleri otomatikleştirebilir, manuel veri girişi ve işlemeden kaynaklanan maliyetleri ortadan kaldırarak sorunların üstesinden gelebilirsiniz. İş operasyonlarınız genelinde üretkenliği artırmak ve iş akışlarını kolaylaştırmak için IDP'den yararlanabilirsiniz.
Müşteri memnuniyeti
IDP ile müşteri belgelerini daha hızlı işleyebilirsiniz. Müşteri katılımı, rezervasyonlar ve belgeleri içeren ödemeler gibi görevleri otomatikleştirmek için IDP'yi kullanabilirsiniz. Sohbet robotları, müşteri sorgularına daha kişiselleştirilmiş bir yanıt vermek için müşteri belgelerinden gelen verileri kullanabilir. Müşterilere cevap ve hizmet sunmak, müşteri ilişkilerini daha hızlı geliştirir.
Akıllı belge işlemenin kullanım alanları nelerdir?
Akıllı belge işleme, birçok farklı sektörden işletme için yararlıdır.
Sağlık hizmetleri
IDP, sağlık kayıtlarının yönetimini geliştirir. Sağlık sektörü, hastane veya tıbbi kurum ile her temasında eksiksiz hasta kayıtları tutmalıdır. Sağlık işletmeleri, hasta kayıtlarından veri çıkarmak ve tıbbi belgeleri daha iyi düzenlemek için IDP kullanır. Sağlık sigortası sektörü, talepleri doğrulamak ve bu alandaki manuel evrak işlerini azaltmak için IDP kullanmaktadır.
Finans
Finans sektörü, gider yönetimi ve fatura işlemenin çeşitli alanlarını otomatikleştirmek için IDP kullanır. İşletmeler giderlerden, formlardan ve işletme makbuzlarından veri çıkararak gider raporu oluşturmayı kolaylaştırabilir. Finans departmanları, hem çalışan hem de yüklenici ödemelerini hızlı ve verimli bir şekilde yönetebilir. Örneğin, bir IDP çözümü finansal belgelerden rakamlar çıkarabilir ve gelecekteki ödemeler için veri işleyebilir.
Hukuk
Hukuk sektöründeki işletmeler, sözleşmeleri analiz etmek için IDP'yi kullanabilir. Hukuk ekipleri, yasal bir sözleşmenin şartlarını ve yükümlülüklerini analiz etmek için doğal dil işlemeyi (NLP) kullanır. Daha sağlam yasal davalar oluşturmak için yasal belgelerden ve mahkeme kayıtlarından veri çıkarabilirler.
Lojistik
Lojistik sektöründe çalışan işletmelerin gönderileri, transit izinleri ve diğer hayati belgeleri izlemesi gerekir. Şirketler, insandan kaynaklanan kritik hata olasılıklarını azaltmak için belgeleri işlemek üzere IDP kullanır. IDP veri çıkarma, doğrulama ve sınıflandırma konusunda yardımcı olarak lojistik sektöründeki şirketlerin lojistik işlevlerini hızlandırmasını sağlar.
İnsan Kaynakları
İnsan kaynakları (İK) temsilcileri, bir adayın öz geçmişinden önemli bilgileri çıkarmak için IDP'yi kullanır. IDP sistemi zamandan tasarruf etmeyi sağlar ve İK ekiplerinin en iyi adaylar arasında seçim yapmaya odaklanmasını sağlar. İK sektörü bordro, izin tahsisi ve diğer İK işlevlerini yönetirken IDP kullanır.
Aşağıdaki resim, IDP'nin YTD brüt maaşı ve kazanılan hastalık süresi gibi bir çalışanın maaş taslağından önemli bilgileri nasıl çıkarabileceğini göstermektedir.
Akıllı belge işlemede kullanılan teknolojiler nelerdir?
IDP, farklı belge türlerini işlemek için bir dizi teknoloji kullanır.
Optik karakter tanıma
Optik karakter tanıma (OCR), bir metin görüntüsünü makine tarafından okunabilen bir metin biçimine dönüştüren süreçtir. Kağıt belgeleri taramak ve aranabilir metin verileriyle görüntülere dönüştürmek için OCR kullanabilirsiniz. OCR belge işleme için çok önemlidir çünkü kağıt formlar, makbuzlar, faturalar, sözleşmeler, yasal belgeler ve daha fazlasını dijitalleştirilmiş belgelere dönüştürür.
Her biri farklı uygulamalara sahip birkaç OCR türü vardır:
- Basit OCR yazılımı, metin görüntülerini metin ve yazı tipi görüntü desen şablonlarıyla karşılaştırmak için eşleştirme algoritmaları kullanır
- Akıllı karakter tanıma (ICR) yazılımı metni işlemek için eğri ve çizgi gibi farklı görüntü niteliklerini işlemek için makine öğrenimi yazılımını kullanır
- Akıllı kelime tanıma, ICR'ye benzer ilkeleri kullansa da karakterler üzerinde tek tek çalışmak yerine tüm kelimeleri işlemeye odaklanır
- Optik işaret tanıma metin sistemleri, logolar ve filigranları tanımlamak için eşleştirme algoritması kullanır
Doğal dil işleme
NLP, bilgisayarların insan dilini analiz etmesini, yorumlamasını ve anlamasını sağlayan bir makine öğrenimi teknolojisidir. NLP yazılımı duyguyu, içeriği veya niyeti analiz etmek için metin ve ses verilerini işler. NLP, insan dilini işlemek için makine öğrenimi, hesaplamalı dil bilim ve derin öğrenme modelleri dahil olmak üzere bir dizi teknoloji kullanır. Bu teknolojilerden bazıları şunlardır:
- Hesaplamalı dil bilim, insan dilinin özünü yakalayan çerçeveler oluşturmak için anlamsal ve söz dizimsel analiz kullanır
- Makine öğrenimi teknolojisi, NLP modellerinin metaforlar, cümle yapısı değişiklikleri, dil bilgisi, konuşma dili, iğneleyici sözler ve insan konuşmasının diğer unsurlarına dair anlayışını geliştirmelerini sağlar
- Derin öğrenme sinir ağları, bilgisayarların örnek verilerdeki karmaşık kalıpları tanımasını, sınıflandırmasını ve tanımlamasını sağlar
NLP, özellikle yapılandırılmamış belgelerle ve canlı kayıtlar veya insan konuşması gibi yapılandırılmamış verilerle çalışırken kullanışlıdır.
Doğal dil işleme hakkında bilgi edinin
Derin öğrenme hakkında bilgi edinin
Sinir ağları hakkında bilgi edinin
Robotik süreç otomasyonu
Robotik süreç otomasyonu (RPA), insan eylemlerini otomatikleştiren yazılımların oluşturulmasını ve dağıtılmasını kolaylaştıran bir teknoloji türüdür. RPA yazılımı ile iş akışlarını otomatikleştirebilirsiniz. Örneğin, bir kullanıcı bir belgeyi nasıl işlediğini kaydedebilir. RPA yazılımı daha sonra aynı adımları tekrarlayarak manuel belge işleme çalışması ihtiyacını ortadan kaldırır. Veri çıkarma, veri yakalama ve daha fazlası gibi herhangi bir işlemi otomatikleştirmek için RPA'yı kullanabilirsiniz.
Akıllı belge işleme nasıl çalışır?
IDP, yapılandırılmış verilerden e-posta veya rapor gibi yapılandırılmamış metinlere kadar çeşitli belge türlerinden verileri yorumlayabilir, sınıflandırabilir ve ayıklayabilir. Aşağıda sürece dair genel bir bakış sunulmaktadır.
Belge sınıflandırma
IDP'deki ilk adım, belgeleri yakalamak ve sınıflandırmaktır. Bu adım, hem kağıt hem de dijital belgeleri sisteme aktarmayı içerir. Belge işleme araçları, faturalar, satın alma siparişleri veya yasal sözleşmeler gibi taranan farklı belge türlerini tanımak ve kategorize etmek için yapay zekayı kullanır. Bu sınıflandırma, her belge türü için sonraki işleme adımlarını belirleme konusunda son derece önemlidir.
Veri ayıklama
Sınıflandırmadan sonra sistem, belgelerden ilgili verileri çıkarır. IDP sistemleri, OCR ve NLP kullanarak tarih, miktar veya isim gibi belirli bilgileri doğru bir şekilde tanımlar.
Çıkarma işleminden sonra sistem, doğruluğu sağlamak için veri doğrulaması da gerçekleştirir. Örneğin, sistem çıkarılan verileri mevcut veri tabanlarıyla çapraz referans verebilir veya hataları kontrol etmek için önceden tanımlanmış kuralları kullanabilir.
Veri işleme
Doğrulama sonrasında çıkarılan veriler amacına göre işlenir. Örneğin, fatura verileri ödeme işlemleri için yönlendirilebilir ve sözleşme ayrıntıları yasal bir platforma gönderilebilir. IDP sistemi, kesintisiz veri akışı ve işlenen verilere dayalı eylemleri otomatikleştirmek için ERP ve CRM gibi diğer iş sistemleriyle entegre olur.
Sürekli öğrenme
IDP sistemlerinin önemli bir özelliği, zaman içinde öğrenme ve gelişme özellikleridir. Sistemler makine öğrenimi algoritmalarını kullanarak önceki hatalardan öğrenir ve isabeti artırmak için belge biçimlerindeki değişikliklere uyum sağlar. Sürekli öğrenme süreci, iş ihtiyaçları ve belge türleri geliştikçe bile sistemin etkili kalmasını sağlar.
Raporlama ve analitik
IDP sistemleri işlem süresi, hata oranları ve aktarım hızı hacimleri gibi ölçümleri izleyebilir. Bu sistemler sorunları belirlemeye, iş akışlarını iyileştirmeye ve genel verimlilik için veri odaklı kararlar almaya yardımcı olan öngörüler elde etmek için iş analitiği tarafından daha fazla işlenebilir.
AWS akıllı belge işlemeye nasıl yardımcı olur?
Amazon Web Services (AWS), Akıllı Belge İşeme (IDP) gereksinimlerinizi destekleyen iki hizmet sunar.
Amazon Textract, herhangi bir belgeden el yazısı, düzen ögeleri, basılı metinler ve verileri otomatik olarak çıkarmayı kolaylaştırır. Amazon Textract, manuel etkileşime gerek kalmadan her tür belgeyi okumak, işlemek ve anlamak için makine öğrenimi kullanır. Amazon Textract ile şunları yapabilirsiniz:
- İş belgelerinden önemli bilgileri yüksek isabet düzeyiyle çıkarmak
- Pazar taleplerine uyum sağlamak için ihtiyaç duyduğunuz esnekliğe sahip olmak için belge işleme hattınızı ölçeklendirmek
- Uyumluluk standartlarını karşılayan güvenli bir ortamda veri işlemeyi otomatikleştirmek
Amazon Comprehend, metindeki değerli öngörüleri ve bağlantıları ortaya çıkarmak için makine öğrenimi kullanan bir NLP hizmetidir. Tam olarak yönetilen ve sürekli eğitilmiş bir hizmettir, bu sayede kaynakların ölçeklendirilmesini, kodun bakımını veya eğitim verilerinin bakımını yönetmek zorunda kalmazsınız. Amazon Comprehend ile şunları yapabilirsiniz:
- Herhangi bir belge biçimindeki metinden değerli öngörüleri keşfetmek
- Belgelerden duygu, metin, kelime öbeği veya konu çıkararak belge işleme hattını basitleştirmek
- Özel belgelerdeki kimliği tanımlayabilecek bilgileri (PII) tanımlamak ve düzenlemek
Amazon Textract ve Amazon Comprehend ile uçtan uca IDP çözümü oluşturmayı öğrenin.
Hemen bir hesap oluşturup AWS'de akıllı belge işlemeye başlayın.
AWS'de Sonraki Adımlar
