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Un leader finanziario semplifica l'amministrazione dei contratti con il cloud: ecco come

Articolo | Lettura di 3 minuti

di Lou Perugini, Worldwide Lead, Finance Transformation/CFO Horizontal, AWS

Lou Perugini
Worldwide Lead, Finance Transformation/CFO Horizontal, AWS

Il ruolo del CFO sta cambiando. Oggi, prevede spesso di trovare nuove fonti di valore, respingere i disturbatori digitali e guidare la trasformazione a livello aziendale. Ma, prima di poter guidare una trasformazione su larga scala, i CFO devono modernizzare le operazioni e liberare i dipendenti dalle lunghe attività di routine.

Nel 2020, il team di finanza globale di AWS passava più di 150 ore al mese elaborando manualmente i contratti non standard dei clienti per ratificare la rilevazione dei ricavi. Era un'attività noiosa e, con i ricavi di AWS che crescevano del 40% all'anno, il numero di contratti da rivedere stava aumentando rapidamente. Il team di finanza non riusciva a stare al passo, e divenne chiaro che era necessario trovare un modo migliore per gestire il lavoro, piuttosto che aggiungere personale al team.

La risposta era uno strumento di elaborazione intelligente dei documenti.

La sfida: elaborazione manuale dei documenti

La sfida: elaborazione manuale dei documenti

Molti reparti finanziari, anche quelli delle aziende di Fortune 500, svolgono il 90% del lavoro con Microsoft Excel e dispongono di team di persone che elaborano grandi volumi di documenti manualmente. In AWS, gli analisti esperti inseriscono ogni contratto in un sistema che li scansiona ed estrae i termini contrattuali fondamentali per poi caricarli in fogli di lavoro Excel.

Mike Pokorny, direttore di AWS Accounting, aveva bisogno di un modo per restare al passo con il carico di lavoro crescente e liberare gli analisti per le attività di maggior valore. Si è rivolto al team AWS ProServe per chiedere aiuto.

La soluzione: elaborazione intelligente e automatica dei documenti

La soluzione: elaborazione intelligente e automatica dei documenti

In tre settimane, il team ha progettato e costruito una soluzione chiamata Elaborazione intelligente dei documenti per il CFO (IDP-CFO). Questo strumento converte automaticamente i contratti stampati in formato digitale, estrae i termini contrattuali chiave e li organizza in un database.

La soluzione di elaborazione intelligente dei documenti ha ridotto dell'80% il tempo impiegato dagli analisti per la revisione dei contratti e ha portato anche a molti altri miglioramenti:

  • Riduzione del numero di ore-lavoro da 150 a 30 al mese
  • Diminuzione del numero di analisti coinvolti da cinque a uno
  • Diminuzione del tempo medio di elaborazione di un contratto dell'80%, a meno di un minuto
  • Riduzione del numero di contratti che richiedono una revisione manuale dell'85%
Citazione

Stiamo risparmiando centinaia di ore al mese in persone, tempo e lavoro che possiamo ridistribuire in altre aree della nostra funzione di contabilità per sostenere una crescita più rapida di AWS".

La cosa più importante è che questo strumento ha liberato gli analisti da una parte del lavoro manuale di routine, consentendo loro di trascorrere più tempo lavorando ad analisi finanziarie di maggior valore e sostenendo la crescita di AWS. Inoltre, agli analisti piace lavorare con tecnologie all'avanguardia. Dato che lo strumento cattura tutti i dati rilevanti del contratto, possono utilizzarlo per ricavare informazioni dettagliate sui documenti analizzati: ad esempio, quali termini hanno maggior probabilità di portare a occasioni mancate di guadagno.


Citazione

Siamo riusciti a ridistribuire le persone perché lavorino ad attività più gratificanti, e questo aiuta la nostra azienda".


L'IDP-CFO può gestire qualunque attività di analisi dei documenti grazie a due funzionalità uniche di cui non dispongono altri strumenti:

Flessibilità: la soluzione AWS usa l'elaborazione del linguaggio naturale (NLP) per identificare i termini contrattuali e i loro valori ogni volta che appaiono in un contratto. Spesso, i prodotti concorrenti riescono a trovare i termini contrattuali fondamentali solo quando vengono organizzati in un determinato modo, ad esempio in una tabella.

Machine learning: il componente della ML consente allo strumento di migliorare costantemente l'identificazione dei termini in documenti diversi. Quando un documento viene rivisto manualmente, la tecnologia impara da ciò che la persona ha fatto per correggere l'eccezione e applica automaticamente ciò che ha appreso in futuro. In questo modo, i leader finanziari non avranno bisogno di conoscere tecnologie complesse, per utilizzare lo strumento.

Lo strumento IDP-CFO può essere utilizzato per automatizzare molti processi di contabilità, ad esempio la contabilità dei fornitori e dei clienti, la riconciliazione dei conti e l'inserimento lavorativo di fornitori e dipendenti. Per esempio, Broadridge Financial Solutions, un'azienda fintech che fornisce alle aziende pubbliche soluzioni per documenti finanziari e comunicazioni con gli azionisti, l'ha utilizzato per automatizzare un processo manuale di analisi di moduli di delega. IDP-CFO estrae dati di governance sociale e ambientale (Environmental Social Governance, ESG) e di altro genere in modo che l'azienda possa prevedere le sfide che possono emergere durante le assemblee degli azionisti. In precedenza, Broadridge aveva un team di 160 persone che impiegava più di 50.000 ore all'anno raccogliendo dati manualmente. Ora, grazie allo strumento IDP-CFO, l'azienda può generare informazioni dettagliate da più di 5 milioni di punti dati di voti per delega raccolti in uno storico di 10 anni, con una riduzione significativa delle ore di lavoro.

Uno dei primi passi della trasformazione del ramo finanziario è digitalizzare la documentazione e automatizzare il più possibile. IDP-CFO consente ai reparti finanziari di fare questo primo passaggio verso l'ingresso nell'era digitale senza costruire il proprio strumento o adattarne un altro che non è altrettanto efficace.

Citazione

"Abbiamo preso un'attività altamente manuale e ripetitiva e l'abbiamo automatizzata in modo tale da semplificare drasticamente il nostro lavoro."

Contatta il tuo account manager AWS se vuoi saperne di più.

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Informazioni sull'autore

di Lou Perugini, Worldwide Lead, Finance Transformation/CFO Horizontal, AWS

Lou Perugini è il leader mondiale di riferimento per la trasformazione finanziaria e il personaggio CFO di Amazon Web Services. È specializzato nell'aiutare i CFO a comprendere la natura trasformativa dell’AWS Cloud e come il cloud può essere utilizzato come volàno per fornire agilità aziendale e affrontare i cambiamenti ad alta frequenza. Aiuta anche i CFO a misurare il valore della trasformazione e a prepararsi per gli impatti finanziari dei progetti di trasformazione.

Prima di entrare in AWS, Lou era un CFO di divisione di una grande azienda di servizi IT e ha una vasta esperienza nel settore dei servizi IT e dell'outsourcing. Lou è un CPA (non praticante) che ha una vasta esperienza in contabilità, FP&A, operazioni di data center e operazioni aziendali.

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