会議室環境

Echo Dot などの Alexa 対応デバイスを使用して会議室をアップグレードすると、Alexa を使用して、Cisco TelePresence Systems、Cisco Webex Rooms キット、Polycom Group シリーズ、Zoom Rooms、および Crestron 3 シリーズなどの、一般的なビデオ会議および室内システムを管理できます。Alexa for Business は Polycom Trio 8500 および 8800 にも組み込まれており、最新のファームウェアをインストールするだけで有効化できます。Alexa for Business はユーザーの Office365、Google G Suite、あるいは Microsoft Exchange カレンダーと統合してスケジュールされた会議を検索し、Amazon Chime、BlueJeans、Cisco Webex、RingCentral、Skype for Business、Zoom などの一般的な UC プラットフォームからの会議に自動的に参加できます。

会議に参加する – 会議機器、リモコン、カレンダー招待を使用した面倒な手作業が不要になります。従業員は、会議をハンズフリーで始められます。

発話を試す: 

  • 「Alexa、会議に参加して」または「Alexa、会議を始めて」
  • 「Alexa、会議を終了して」または「Alexa、中断して」

瞬時に予約する – 従業員が Alexa を使用して会議に参加し、部屋が空いている場合、Alexa によって部屋が自動的に予約されます。 

会議終了のリマインダー – Alexa では、予約時間の終了が近づくとユーザーにリマインダーで通知し、会議を時間どおりに終えられるようにすることができます。リマインダーのタイミングと動作の両方を設定できます。Alexa では、音を再生するか、「時間を確認してください」といった言葉を再生することができます。

会議室を予約する – 従業員は今いる部屋の予約状況を Alexa を使用してすばやく確認し、空いている場合は予約することができます。 

発話を試す:

  • 「Alexa、この部屋は空いている?」または「Alexa、この部屋は正午に予約されている?」
  • 「Alexa、この部屋を予約したのは誰?」
  • 「Alexa、部屋を予約して」または「Alexa、午前 10 時まで部屋を予約して」
  • 「Alexa、会議を延長して」または「Alexa、30 分会議を延長して」

利用できる会議室を見つける – Alexa では、従業員が予約できるオフィス内の部屋を見つけることができます。

発話を試す:

  • 「Alexa、部屋を見つけて」 
  • 「Alexa、1 時間使える部屋を見つけて」
  • 「Alexa、正午に使える部屋を見つけて」

声で発言と応答の履歴を削除する – 従業員は、以下の言葉を使用して、発言と応答の履歴を削除するように Alexa に指示できます。

発話を試す:
  •  「Alexa、今日私が話したことをすべて削除して」または「Alexa、今私が言ったことを削除して」

会議室の使用率

Alexa for Business では、会議の合計数、使用頻度の最も高い会議室と最も低い会議室、予約出席率、Alexa によって使用可能になった会議室の時間など、会議室の使用率メトリクスを利用できるようになりました。この機能により、IT の管理者と施設の管理者は、全体的な会議室の使用率を把握して向上させることができます。

インテリジェントルームリリース – Alexa では、誰も会議の予約にチェックインしなかった場合、部屋のカレンダーの招待をリリースします。従業員は、Alexa を使用して会議を開始する場合 (「Alexa、会議に参加して」)、または Alexa が組み込まれた会議機器で通話する場合、自動的にチェックインします。単に「Alexa、チェックインして」と言うこともできます。

会議室の使用率メトリクス – Alexa for Business では、予約の最も多い部屋と最も少ない部屋を管理者に知らせることができます。管理者は、Alexa for Business コンソールからスプレッドシートまたは Tableau でメトリクスをダウンロードして分析し、各部屋の予約会議数や、各会議の時間の長さを確認できます。インテリジェントルームリリースが行われるようになったことで、Alexa for Business では、部屋の出席率や、自動的にリリースされた会議に対して部屋が予約された回数に関するデータも提供します。

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従業員の生産性

Alexa for Business を使用すると、ユーザーは自分の個人用 Alexa デバイスをオフィスの自分のデスクや自宅、または外出先で仕事に使用できます。ユーザーはこれらの機能を IT にかかわりなく使用できます。また、IT 管理者がユーザーを Alexa for Business アカウントに招待すると、ユーザーは Alexa for Business 登録ポータルを使って参加できるようになります。ユーザーが登録されたら、プライベートスキルをユーザーが使用できるようにすることができます。 

会議に参加する – Alexa ユーザーは既存の Alexa デバイスまたは Alexa アプリケーションを使用し、「Alexa、会議に参加して」と言うことで会議に参加できます。Alexa では、ユーザーの次の会議を自動的に見つけて、その会議に参加します。会議の招待には、ワンクリックダイヤルイン番号、会議 ID、PIN (例えば、206-555-0100、1234、123) が必要です。

発話を試す:

  • 「Alexa、会議に参加して」 
  • 「Alexa、会議を終了して」 
  • 「Alexa、会議を始めて」 
  • 「Alexa、中断して」

カレンダーを管理する – 「Alexa、カレンダーの予定を教えて」または「Alexa、次の会議はいつ?」と聞くことで、仕事と個人のカレンダーを把握できます。Alexa では、続く 4 つのイベントについて答えることができ、イベントをスケジューリング、変更、またはキャンセルすることができます。

発話を試す:

  • 「Alexa、カレンダーの予定を教えて」
  • 「Alexa、次の会議はいつ?」
  • 「Alexa、次のイベントは何?」
  • 「Alexa、ジョンとの会議をスケジューリングして」
  • 「Alexa、会議を移動 (または、会議のスケジュールを変更) して」
  • 「Alexa、会議をキャンセルして」

E メールを読んで応答する – 「Alexa、E メールを読んで」と言うことで E メールを操作できます。 Alexa では、仕事用と個人用の E メールを読むことができ、返信、フラグ付け、削除、アーカイブ、未読としてマークすることができるようになります。

発話を試す:

  • 「Alexa、E メールを読んで」
  • アクション: 「返信して」、「次」、「未読としてマークして」、「フラグを付けて」、「削除して」、「アーカイブして」

遅れについて会議参加者に連絡する – 「Alexa、遅れている」と言うのみで、会議に遅れていることを会議参加者に伝えることができます。Alexa から会議参加者全員に短い E メールが送信され、遅れていることが通知されます。また、Alexa に「Alexa、次の会議に 10 分遅れる」と言うことで、どれくらい遅れることが予想されるかを指定できます。 Alexa では、E メールを送信する前にユーザーがどの会議を指しているのかを確認します。その会議のユーザー以外の参加者が 1 人のみで、ユーザーが 10 分以上遅れる場合には、Alexa では会議のスケジュールを変更するようサポートすることが提案されます。Alexa では、会議の招待にカンファレンスブリッジを見つけた場合、デバイスから会議に参加するように提案します。

発話を試す:

  • 「Alexa、遅れている」
  • 「Alexa、5 分遅れている」
  • 「Alexa、次の会議に遅れる」

仕事関連の更新情報を入手する – 「Alexa、仕事日について教えて」とたずねることで、仕事日の計画を上手に立てることができます。Alexa ではその日の概要を確認することができ、次の会議の招待、キャンセルされた会議の招待、返信されていない会議の招待、会議の競合、不明な場所、カンファレンスブリッジ、当日のリマインダーといったユーザーのカレンダーに関連した最大 3 件までの重要な更新情報を通知します。追加の更新情報がある場合、Alexa では最大 3 件までの更新情報を確認できます。従業員は Alexa が提供する情報を使用して、準備する必要のある次の会議、競合を解消するためにスケジュールを変更する必要のある会議やリマインダー、参加を検討する必要のある新しい会議、土壇場でのキャンセル、物理的または仮想的な場所を見つける必要のある会議についてすばやく知ることができます。

発話を試す:

  • 「Alexa、仕事日について教えて」
  • 「Alexa、仕事の更新情報を教えて」または「Alexa、仕事の概況を教えて」
  • 「Alexa、仕事日の準備をさせて」

管理とマネジメント

Alexa for Business では、Alexa for Business コンソールまたは Alexa for Business コンソールの API を使用して、デバイス、ユーザー、スキルを管理できます。

Alexa デバイスのプロビジョニング

共有デバイスの設定を簡単にするため、Alexa for Business では、Amazon.com に登録されている Echo デバイスから選択してインポートするか、デバイス設定ツールを使用して複数の Echo デバイスを社内の Wi-Fi ネットワーク (WPA2 Enterprise または WPA2 Personal) に接続すると同時に、Alexa for Business アカウントにそれらを追加できます。デバイス設定ツールは、設定モード状態のデバイスをスキャンし、検出されたデバイスをアカウントに自動的に登録します。デバイス設定ツールを使用すると、各デバイスを手動で個別に設定する必要がなくなります。

社内カレンダーにアクセス可能

Alexa for Business により、社内カレンダーが Alexa for Business アカウントにリンクされます。これにより、Alexa で会議室で会議を始めるための会議情報にアクセスできるようになり、登録ユーザーはカレンダーに関連したスキルを使用できます。Office 365、Microsoft Exchange、Google G-Suite のカレンダーにリンクできます。また、ユーザーに音声プロフィール (ユーザーの音声を Alexa が認識するようにトレーニングできる機能) を設定するよう依頼することもできます。Alexa は、音声が音声プロフィールと一致する登録ユーザーにのみ応答します。

共有デバイスの管理

Alexa for Business では、Alexa for Business コンソールまたはコンソール API を使用して、共有設定された Echo デバイスを管理できます。各デバイスに対して、会議室の指定といったロケーションの設定、公開スキルやプライベートスキルの割り当て、ユーザーがスキルを追加することや自分のアカウントにデバイスを登録してしまうことを防止するためのデバイスの保護を行えます。

Alexa for Business でルームプロフィールを作成すれば、建物の住所、タイムゾーン、ウェイクワードなどの設定を適用するために使用できます。ルームプロフィールは、共有設定された Echo デバイスを配置したロケーションに関連付けられており、これらのデバイスはルームプロフィールに基づいて設定されます。ルームプロフィールを変更すると、そのプロフィールに関連付けられたすべての共有デバイスに変更が適用されます。

Alexa for Business により、共有 Echo デバイスを社内ネットワークに設定するために使用されるネットワークプロフィールを作成できます。ネットワークプロフィールはデバイスに関連付けられており、SSID、ネットワークセキュリティタイプ、認証情報、説明などのネットワーク構成の設定で構成されています。ネットワークプロフィールを変更すると、そのプロフィールに関連付けられたすべての共有デバイスに変更が適用されます。また、ネットワークプロフィールは、パスワードローテーションや証明書ローテーション (WPA2 Enterprise WiFi ネットワーク用) にも使用できます。 

スキルの管理

Alexa スキルは、Alexa の機能が向上する音声駆動型機能です。Alexa for Business により、組織で作成された公開スキルやカスタムのプライベートスキルが共有デバイスに割り当てられ、登録ユーザーがプライベートスキルを利用できるようになります。Alexa for Business ではスキルグループを作成でき、これを特定の共有デバイスに割り当てることができます。スキルグループを変更すると、そのスキルグループに関連付けられたすべてのデバイスに変更が適用されます。

会議室を設定する

Alexa for Business では、会議室を設定できるため、Alexa を使用して会議を始めることや会議室の機器をコントロールすることができます。Alexa for Business を使用すると、社内カレンダーへのリンク、Alexa デバイス向けの会議室のロケーション設定、各会議室のビデオ機器の種類の指定を行えます。また、お好みの会議アプリケーションの設定やデフォルトの電話会議情報を指定することもできます。スケジュールされた会議を始めるため、Alexa for Business は会議リクエストにある接続情報を自動的に検索し、機器を会議に接続します。会議の機器のための Alexa for Business デバイス API を使用すると、独自のカスタムスキルを構築して、Alexa で専用機器を操作できるようにすることや、会議室で特定のタスクを実行することができます。

ユーザー登録の管理

Alexa for Business を使用すると、組織内のユーザーを招待して、Alexa for Business アカウントに Alexa の個人アカウントを登録できます。Alexa for Business コンソールを使用すると、招待したいユーザーを指定でき、システムにより登録方法に関する指示が含まれた E メールが自動的に送信されます。ユーザーが登録すると、ユーザーはカスタムのプライベートスキルを使用できるようになります。また、いつでもユーザーを Alexa for Business アカウントから削除できます。Alexa for Business ユーザー管理を既存のエンタープライズの Identity and Access Management システムと統合するための API を使用することもできます。

API での、発言と応答の履歴の削除

管理者は、DeleteDeviceUsageData API を使用して発言と応答の履歴を削除できます。また、AWS Lambda を使用して削除を自動化することもできます。詳細については、このブログをお読みください。

音声録音の確認を有効または無効にする

Alexa for Business では、管理するデバイスの音声録音がサービスの向上目的で手動確認され、活用されてもよいかルームプロファイルレベルで管理者が指定できるようになりました。ルームプロファイル内の新しい設定である [Data Use Policy (データ利用規約)] を使用すると、Amazon のサービス向上目的による音声録音の手動確認を Alexa for Business に許可する (デフォルト) か、許可しないかを設定できます。通常、アルゴリズム改善のため手動確認される録音の割合は非常にわずかです。この機能の詳細と、Alexa for Business でルームプロファイルを作成および管理する方法については、こちらのドキュメントをお読みください。

開発者

プライベートスキルの構築

Alexa Skills Kit を使用することで、独自のスキルを構築できます。Alexa for Business を使用すると、パブリックの Alexa スキルストアに公開することなく、Alexa for Business アカウント内の共有デバイスや登録ユーザーでこれらのスキルを利用できるようになります。スキルの構築に関する詳細については、Alexa プライベートスキルを参照してください。

Alexa for Business API へのアクセス

Alexa for Business で提供される追加 API を使用すれば、スキルにコンテキストを追加し、管理タスクを自動化できます。ResolveRoom API では、デバイスの位置情報が提供されます。これにより、Alexa にコンテキストが追加され、ユーザーの音声操作が向上します。Alexa for Business では、ビデオ会議用機器や室内システムを制御するスキルを構築することができます。AWS SDK/CLI に含まれる Alexa for Business API を使えば、管理タスクの自動化、デバイス管理、既存の管理ツールと Alexa for Business の統合が可能です。Alexa for Business API の詳細については、API リファレンスガイドを参照してください。

AVS デバイスと Alexa for Business の統合

Alexa for Business を使用すると、デバイスメーカーは Alexa for Business コンソールを使って Alexa Voice Service (AVS) デバイスを共有デバイスとして登録し管理することができます。デバイスメーカーが Alexa for Business を使って新しい AVS デバイスを構築する方法や、既存の AVS デバイスで Alexa for Business を有効にする方法については、ウェブサイトAlexa for Business を構築するを参照してください。AVS の使用を開始するには、AVS デバイス SDK のウェブサイトを参照してください。

お知らせを送信する

Alexa for Business 組織の 1 つ以上の部屋に Alexa のお知らせを送信できます。Alexa は事前に起動し、選択された部屋向けの入力済みのお知らせを音声によりアナウンスします。お知らせは、Alexa for Business コンソールから、あるいは SendAnnoucement API を使用して作成できます。API を使用すると、開発者は任意のアプリから Alexa for Business マネージド型エンドポイントでテキストまたは音声によるアナウンスをトリガーできます。コンソールからお知らせをテストする方法についての詳細は、管理ガイドをご覧ください。

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